Bạn đang có kế hoạch tổ chức một sự kiện cho công ty, doanh nghiệp của mình? Bạn không biết phải bắt đầu từ đâu và không biết tổ chức sự kiện gồm những công việc gì? Là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội với kinh nghiệm hơn 12 năm trong ngành, Tuấn Việt Media sẽ giúp bạn giải đáp tất tần tật những công việc cần làm khi tổ chức sự kiện thông qua bài viết dưới đây.
Để sự kiện được diễn ra thành công, bạn cần lên chi tiết những công việc cụ thể cần làm
Mục lục
Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì?
Xác định loại sự kiện
Trước hết, bạn cần xác định rõ sự kiện của mình định tổ chức là loại sự kiện gì, vì mỗi sự kiện mang một tính chất khác nhau, việc xác định rõ mục tiêu của sự kiện ngay từ đầu sẽ giúp cho kế hoạch của bạn đi đúng hướng. Đây là việc làm đầu tiên, định hướng cho các công việc phía sau khi triển khai sự kiện như là thành phần tham dự, thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện.
Ví dụ như những sự kiện giải trí thông thường dành cho trẻ em, với thành phần tham dự là các bé, bạn có thể tự do sáng tạo và thực hiện nhiều ý tưởng. Nhưng đối với những sự kiện hội nghị, hội thảo, người tham dự là những vị đại biểu, khách quý, cần chú trọng sự trang nghiêm và chuyên nghiệp hơn.
Xác định loại hình sự kiện giúp bạn có kế hoạch tốt trong việc chuẩn bị trang thiết bị và nhân sự sự kiện
Xác định thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện
Khi đã xác định được loại sự kiện và thành phần tham gia, bạn cần lên kế hoạch về thời gian địa điểm diễn ra sự kiện.
Địa điểm tổ chức có thể là trong nhà hoặc ngoài trời, tuỳ vào mong muốn của bạn. Những sự kiện trang trọng thường diễn ra trong hội trường, các khách sạn lớn,… ngược lại những sự kiện hoạt náo, vận động thường tổ chức ngoài trời.
Thời gian tổ chức sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: thời tiết, lịch trình của khách mời,… đối với các sự kiện cần yếu tố tâm linh như khai trương, khởi công, khánh thành,… gia chủ còn cần xem ngày giờ để có một khởi đầu thuận lợi. Cần chú ý những yếu tố này để lựa chọn thời điểm cho phù hợp.
Sự kiện khai trương, khánh thành, khởi công động thổ, … liên quan đến ngày giờ nên cần lưu ý thời gian tổ chức sự kiện
Dự trù ngân sách cho sự kiện
Đây là một công việc quan trọng khi tổ chức một sự kiện, mức độ đầu tư của bạn sẽ quyết định đến quy mô của sự kiện. Bạn cần dự trù khoản ngân sách dành cho sự kiện đồng thời cũng cần tính toán đến những khoản phát sinh trong quá trình triển khai kế hoạch của sự kiện.
Để có thể dự trù chi phí một cách chính xác nhất, bạn cần nắm rõ chi phí thuê thiết bị và nhân sự sự kiện cũng như các chi phí liên quan như đãi tiệc, thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Dưới đây là báo giá tổ chức sự kiện tại Tuấn Việt Media, mời quý khách tham khảo chi tiết để dễ dàng lên kế hoạch dự trù ngân sách cho sự kiện.
> Tham khảo: Báo giá tổ chức sự kiện – Tuấn Việt Media
Xác định các hạng mục cần có trong sự kiện và kịch bản chương trình
Sau khi đã có cái nhìn tổng quát về sự kiện, giờ là lúc bạn lên sơ bộ các hạng mục cần có trong sự kiện. Đối với những người chưa có kinh nghiệm, thì việc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tư vấn và đưa ra danh sách các hạng mục phù hợp với ngân sách mà bạn có, đồng thời một đơn vị tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm cũng sẽ hỗ trợ bạn lên kịch bản chương trình hấp dẫn, độc đáo dành mang màu sắc riêng của doanh nghiệp.
Làm việc với đơn vị tổ chức sự kiện
Đây là bước cần có sự phối hợp ăn ý giữa khách hàng và đơn vị tổ chức sự kiện. Bạn cần chốt lại các hạng mục sẽ triển khai đồng thời tiến hành ký hợp đồng để chuẩn bị đến ngày triển khai sự kiện. Một số hạng mục sẽ được triển khai trước, ví dụ như các hạng mục về truyền thông sự kiện.
> Có thể bạn quan tâm: Hợp đồng tổ chức sự kiện – Chuẩn xác và mới nhất 2024
Triển khai tổ chức sự kiện
Tuỳ vào mức độ phức tạp và số lượng thiết bị mà công việc setup sẽ mất từ 1 – 3 ngày để hoàn thành, bạn cần checklist các hạng mục thật kỹ để tránh thiếu sót, đồng thời trong quá trình tổng duyệt chương trình cần thật tỉ mỉ để đảm bảo timeline chương trình đã được xây dựng chặt chẽ.
Toàn cảnh quá trình setup trước sự kiện của Tuấn Việt Media
Kiểm tra và đánh giá sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, bạn sẽ tiến hành nghiệm thu và xử lý các công việc sau sự kiện cùng với doanh nghiệp và các đơn vị nhà cung cấp cho sự kiện.
Một số chủ đề liên quan về tổ chức sự kiện có thể bạn quan tâm:
Cần lưu ý gì khi tổ chức sự kiện?
Xin cấp phép tổ chức sự kiện
Bạn nên đặc biệt lưu ý vấn đề này bởi đây là công việc quyết định sự kiện của bạn có được diễn ra hay không. Trước khi sự kiện diễn ra ít nhất là 10 ngày, bạn cần làm hồ sơ xin cấp phép để đảm bảo sự kiện được duyệt và tổ chức suôn sẻ.
Dự đoán những rủi ro cho sự kiện
Đây là một công việc quan trọng nhưng lại thường hay bị bỏ qua, việc dự đoán những rủi ro sẽ giúp cho bạn lường trước được những vấn đề có thể xảy ra để có cách xử lý kịp thời và nhanh chóng.
Rủi ro về ngân sách
Như đã nói ở trên, bạn cần dự trù ra một khoản chi phí phát sinh trong quá trình triển khai sự kiện, bởi có những hạng mục mà bạn có thể đã thiếu sót cũng như khi triển khai có hỏng hóc cần thay mới, sửa chữa thì bạn sẽ không quá bị động về vấn đề tài chính mà có thể ngay lập tức xử lý tại hiện trường.
Rủi ro về thời tiết
Những rủi ro về thời tiết là điều khó tránh khỏi và cũng rất bất thường, chính vì thế mà bạn cần theo dõi thời tiết trước sự kiện khoảng 1 – 2 tuần để cập nhật các thay đổi, đồng thời đưa ra phương án backup cần thiết để đề phòng rủi ro như bố trí thêm bạt che, nhà giàn, dù tròn,… đối với các sự kiện ngoài trời, hoặc chuẩn bị thêm phương án chuyển vào trong nhà nếu cần thiết.
Dù tròn là thiết bị được lựa chọn nhiều nhất để đề phòng ảnh hưởng từ thời tiết
Rủi ro về chất lượng các nhà cung cấp
Không ít các trường hợp khách hàng khi lựa chọn nhà cung cấp, các đơn vị tổ chức sự kiện mà chưa kiểm tra năng lực của các đơn vị đó, nên khi đến ngày setup không kịp thay thế, xử lý nữa. Chính vì vậy mà cần phải kiểm tra, tìm hiểu kỹ năng lực của nhà cung cấp trước khi đặt bút ký vào hợp đồng. Việc kiểm tra này có thể thông qua trang web, fanpage, các sự kiện mà đơn vị đó đã từng tổ chức được nêu tên là đơn vị tài trợ, … .
> Xem thêm: Rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách xử lý nhanh gọn
Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín tại Hà Nội – Tuấn Việt Media
Tuấn Việt tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín với kho thiết bị có số lượng đồ lớn hàng đầu tại Hà Nội cùng hơn 12 năm kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi tự tin có thể đem đến cho khách hàng những sự kiện chuyên nghiệp, độc đáo.
> HOT: Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói – Tư vấn và báo giá chi tiết
Với phương châm “Uy tín tạo nên thương hiệu”, trong hơn một thập kỷ qua, Tuấn Việt đã thực hiện thành công trọn vẹn hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Hiểu được tâm lý khách hàng cũng như nghiên cứu kỹ càng về đặc thù riêng của từng doanh nghiệp, mỗi kế hoạch và kịch bản của các sự kiện luôn được đổi mới từng ngày và hứa hẹn sẽ tiếp tục mang đến những chương trình hoành tráng, ấn tượng và sáng tạo hơn nữa trong tương lai.
Liên hệ ngay: 0985 444 859 để được tư vấn miễn phí nhanh chóng.
Tham khảo thêm các thông tin về Tuấn Việt Media tại đây:
