Trong quá trình hợp tác tổ chức sự kiện với các bên đối tác, khách hàng, việc xây dựng và ký kết hợp đồng là điều cần thiết và một thỏa thuận giữa hai bên nhằm đảm bảo sự kiện được diễn ra chuyên nghiệp và chỉn chu. Vậy, một bản hợp đồng tổ chức sự kiện cần có những nội dung nào, trình bày bố cục ra sao thì hãy cùng Tuấn Việt Media tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Hợp đồng tổ chức sự kiện là gì?
Hợp đồng tổ chức sự kiện là hợp đồng dịch vụ được sử dụng khi có thỏa thuận mua/bán dịch vụ, sản phẩm giữa 2 bên khách hàng với công ty tổ chức sự kiện hoặc công ty tổ chức sự kiện với các đối tác hợp tác khác.
Tầm quan trọng của hợp đồng tổ chức sự kiện
Việc xác lập hợp đồng tổ chức sự kiện có ý nghĩa quan trọng trong việc trao đổi, thảo luận các điều khoản, hạng mục mong muốn trong việc tổ chức sự kiện, chương trình, giúp:
Thống nhất quan điểm, chi phí tổ chức chi tiết giữa cũng như các sản phẩm cung cấp của công ty, doanh nghiệp gửi đến khách hàng của mình
Bảo vệ các lợi ích hợp pháp khi xảy ra tranh chấp cũng như xác định được ai có thẩm quyền để giải quyết tranh chấp giữa hai bên.
Việc ký kết hợp đồng tổ chức còn giúp để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng, đối tác bởi tác phong chuyên nghiệp, chỉn chu minh bạch và an toàn của đơn vị tổ chức.
Nội dung cần có trong hợp đồng tổ chức sự kiện
Theo điều 398 Bộ luật dân sự năm 2015, hợp đồng tổ chức sự kiện có thể bao gồm các nội dung:
Đối tượng của hợp đồng;
Số lượng, chất lượng;
Giá, phương thức thanh toán;
Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;
Quyền, nghĩa vụ của các bên;
Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;
Phương thức giải quyết tranh chấp.
Bên cạnh đó, ngoài hợp đồng chính, những chỉnh lý, bổ sung, thỏa thuận riêng có thể được bổ sung vào hợp đồng phụ, hợp đồng đơn vụ, hợp đồng có điều kiện, hợp đồng vì lợi ích của người thứ ba, phụ lục đính kèm và có chữ ký, sự đồng thuận của tất cả các bên tham gia.
Thời gian, địa điểm tổ chức cần được trao đổi rõ ràng để đảm bảo kết quả chương trình
Gợi ý mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chuẩn xác nhất 2024
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
__________________________
HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
(Số……………………………………………..)
Căn cứ Luật dân sự số 33/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005;
Căn cứ Luật thương mại số 36/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 06 năm 2005;
Căn cứ vào nhu cầu và điều kiện của hai bên.
Hôm nay, ngày …… tháng…….năm ……, chúng tôi gồm:
Bên A(Bên sử dụng DV):
– Địa chỉ :
– Điện thoại : Fax:
– Mã số thuế:
– Đại diện : Chức vụ:
– Số tài khoản :
Bên B (Bên cung cấp DV):
– Địa chỉ :
– Điện thoại : Fax:
– Mã số thuế:
– Đại diện : Chức vụ:
– Số tài khoản :
Sau khi thỏa thuận, hai bên thống nhất thỏa thuận ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện với các điều khoản như sau:
ĐIỀU 1: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG
Bên A đồng ý chọn Bên B nhận cung cấp dịch vụ theo các điều khoản sau:
Địa điểm tổ chức:
Thời gian tổ chức:
Thi công lắp đặt ngày:
Dàn dựng âm thanh, ánh sáng, setup sân khấu
Thuê MC, PG, PB, nhân sự đón tiếp khách mời tham dự
Tổ chức sự kiện, điều phối, quản lý và xử lý các vấn đề phát sinh
Ấn phẩm thiết kế, kế hoạch truyền thông cho chương trình
Tính bảo mật của khách mời tham gia cũng như chương trình, sự kiện
Sự an toàn với toàn bộ khách mời, ban tổ chức có mặt tại chương trình
Các nội dung công việc thực hiện tại chương trình đã được Bên A đồng ý và phê duyệt tại bảng báo giá đính kèm
ĐIỀU 2: GIÁ CẢ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
- Tổng giá trị hợp đồng:
(Viết bằng chữ……………………..)
Giá đã bao gồm 10% VAT.
Các đợt thanh toán
Phương thức thanh toán: Chuyển khoản qua ngân hàng, tiền mặt hoặc qua một bên thứ 3.
ĐIỀU 3: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A
Có trách nhiệm đưa ra ý tưởng, kịch bản nội dung chương trình, cung cấp thông tin cũng như tạo điều kiện thuận lợi để bên B có thể dễ dàng hơn trong việc xây dựng nội dung.
Quản lý và giám sát trong thời gian diễn ra chương trình, đảm bảo không làm ảnh hưởng đến sự kiện tổ chức.
Các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ thuộc về trách nhiệm của bên B.
Phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong chương trình.
Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn số tiền đã cam kết.
ĐIỀU 4: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B
Đảm bảo chương trình diễn ra chính xác theo đúng tiến độ, kế hoạch có trong hợp đồng
Phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong chương trình.
Có trách nhiệm bảo mật thông tin, nội dung chương trình, không được đăng tải lên các phương tiện truyền thông khi chưa nhận được sự đồng ý của bên A.
Có trách nhiệm bồi thường thiệt hại và chịu phạt hợp đồng theo thỏa thuận cũng như quy định của pháp luật
Cần bàn giao đủ các hạng mục, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng
ĐIỀU 5: CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG VÀ GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP
Hai bên cam kết thực hiện đúng theo những điều khoản, hạng mục được quy định trong hợp đồng. Nếu có xảy ra bất kỳ tranh chấp không thể giải quyết bằng thương lượng sẽ được đưa lên cơ quan toà án có thẩm quyền để giải quyết.
ĐIỀU 6: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản của Hợp đồng tổ chức sự kiện.
Trong thời hạn hợp đồng, nếu các bên có sự phân chia, sáp nhập, giải thể, đổi tên thì hợp đồng này vẫn giữ nguyên hiệu lực.
Hợp đồng tổ chức sự kiện này có giá trị hiệu lực từ ngày ký và được lập thành 02 bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để cùng nhau thực hiện.
…, ngày…tháng…năm…
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
Những lưu ý khi làm hợp đồng tổ chức sự kiện
Trước khi đi đến ký kết hợp đồng chính thức, các bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
Cần xác định rõ loại hình hợp đồng cũng như đối tượng chuẩn bị ký, đảm bảo cả 2 bên đều đầy đủ năng lực pháp lý và có thể chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Cần trao đổi rõ ràng các điều khoản, hạng mục, đảm bảo tính minh bạch trong hợp đồng, tránh dẫn đến trường hợp tranh chấp làm ảnh hưởng đến tiến độ diễn ra chương trình cũng như uy tín của hai bên tham gia.
Các đơn vị nên tham khảo đội ngũ luật sư hay tự vấn pháp luật trước khi tham gia ký kết để đảm bảo quá trình thương thảo và hợp tác diễn ra thành công tốt đẹp.
Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp cùng trang thiết bị hiện đại được cung cấp bởi Tuấn Việt Media
Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Với tiêu chí “chuyên nghiệp – tận tình – giá tốt”, Tuấn Việt Media tự hào là đối tác thường xuyên, thân thiết của nhiều công ty, doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ: Thu Cúc TCI, SHB, Ngân hàng Agribank, VNPT, GPBank, Vinhomes, Viettel…
Chúng tôi hy vọng rằng với bài viết trên đây, các bạn sẽ có góc nhìn tổng quan về việc lên hợp đồng tổ chức sự kiện đầy đủ, chuẩn xác và nhờ đó có một chương trình diễn ra thành công, tốt đẹp.
> Tham khảo: Tổ chức sự kiện trọn gói – Tuấn Việt Media
Liên hệ Tuấn Việt Media với hotline: 0985 444 859 ngay hôm nay để sử dụng dịch vụ tổ chức tiệc tất niên, hội nghị khách hàng trọn gói, giá tốt tại Hà Nội với chiết khấu SIÊU HOT lên đến 30%.
Tham khảo thêm:
> Các rủi ro khi tổ chức sự kiện – Tuấn Việt Media gợi ý cách xử lý chuyên nghiệp, hiệu quả
> Kỹ năng cần có của chuyên viên tổ chức sự kiện – Tuấn Việt Media
