Tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp, uy tín tại Tuấn Việt Media

Khánh thành là sự kiện quan trọng, để thông báo một công trình nào đó đã hoàn thiện và bắt đầu đưa vào hoạt động. Do đó, quý doanh nghiệp cần phải chú trọng lựa chọn đơn vị tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp. Tuấn Việt Media hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chắc chắn đem lại buổi lễ đầy ấn tượng. Hơn nữa, khi khách hàng sử dụng dịch vụ trọn gói sẽ được hưởng chính sách ưu đãi, chiết khấu lên đến 30% giúp tiết kiệm tối đa chi phí.

Tổ chức khánh thành cần chuẩn bị những gì?

Lễ khánh thành không chỉ quảng bá hình ảnh thương hiệu mà còn khẳng định vị thế quan trọng đối với đối tác và khách hàng. Chính vì thế, khi tổ chức lễ khánh thành, quý công ty cần phải chuẩn bị chu đáo bằng cách lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành. Thông thường, trong kế hoạch tổ chức lễ khách thành, đơn vị tổ chức cần chú ý đến các vấn đề sau:

Lên ý tưởng, chủ đề

Xác định rõ chủ đề cũng như thông điệp cần được truyền tải là yếu tố rất quan trọng. Dựa theo nguyện vọng, mục đích mà doanh nghiệp lên ý tưởng, chủ đề sao cho phù hợp với sự kiện lễ khánh thành. Bên cạnh đó, nội dung của chương trình phải tạo điểm nhấn, độc đáo và không trùng lặp, để lại ấn tượng sâu sắc cho khách mời tham dự.

Lập danh sách số lượng khách mời tham dự

Để quyết định tới quy mô và chất lượng của buổi lễ, công ty cần lập danh sách số lượng khách mời. Nên xem xét kỹ lưỡng các khách mời quan trọng, có tầm ảnh hưởng và tạo hiệu ứng tới buổi lễ.

Ngoài ra còn mời cả đối tác và khách hàng tiềm năng để tiếp cận sản phẩm, dịch vụ của công ty một cách tự nhiên qua lễ khánh thành. Vì thế khi chuẩn bị thiệp mời cần có sự chỉnh chu, cẩn thận và chu đáo thể hiện sự trang trọng, chuyên nghiệp của công ty dành cho khách mời tham dự.

Địa điểm tổ chức

Thông thường địa điểm tổ chức lễ khánh thành ngay tại nơi công trình hoàn thiện. Thế nhưng, ở một vài trường hợp công ty lựa chọn địa điểm tổ chức gần khu vực công trình cho tiện lợi. Địa điểm tổ chức khánh thành là hạng mục quyết định tới quy mô của sự kiện.

Các hạng mục cần chuẩn bị

Khi tổ chức lễ khánh thành công ty cần chuẩn bị các hạng mục như sau để triển khai sự kiện, đó là:

• Thủ tục pháp lý, xin giấy phép tổ chức buổi lễ khánh thành.
• Thiết kế hệ thống sân khấu bao gồm backdrop, cổng chào, stadee, sàn…
• Hệ thống trang thiết bị, thuê bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, đèn, loa, mic….
• Thi công, thiết kế cổng hơi, cổng bóng, bộ cắt băng khánh thành, hoa tươi…
• Tiệc tùng theo phong cách buffet, truyền thống, hay tiệc trà thân mật…
• Đội ngũ nhân sự bao gồm MC, nhóm nhạc, nhóm nhảy, đội múa lân sư rồng, PG, lễ tân…
• Quản lý các rủi ro và lên phương án xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh kịp thời.
• Sử dụng các phương tiện truyền thông để quảng bá sự kiện khánh thành công ty, quảng cáo sản phẩm, dịch vụ….

Dự trù ngân sách tổ chức sự kiện

Doanh nghiệp cần tính toán, phân bổ ngân sách cho phù hợp với từng hạng mục, đó là chi phí thuê thiết bị, chi phí thuê đội ngũ nhân sự, chi phí tiệc… đồng thời còn có chi phí phát sinh. Cần phải hoạch định rõ, sát từng hạng mục của sự kiện để từ đó ngân sách không vượt quá quy định ban đầu, để dễ dàng hơn trong việc quản lý dòng tiền khi tổ chức lễ khánh thành.

Kịch bản chương trình

Sự kiện khánh thành, công ty nào cũng mong muốn được diễn ra thành công, mỹ mãn. Vì thế cần phải có timeline chi tiết từng phần chính. Kịch bản tổ chức lễ khánh thành, doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Đón khách.
• Đội ngũ múa lân sư rồng trình diễn tiết mục chào mừng.
• MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, khách mời.
• Đại diện đại biểu phát biểu.
• Thực hiện nghi thức cắt băng tổ chức lễ khánh thành.
• Văn nghệ chào mừng, biểu diễn nghệ thuật.
• Tham quan công trình.
• Thưởng thức tiệc.
• Kết thúc buổi lễ

Một số lưu ý khi doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện khánh thành

Một buổi lễ khánh thành yêu cầu sự hoàn mỹ và chuyên nghiệp ở tất cả các khâu. Nhiều doanh nghiệp có ý định tự tổ chức lễ khánh thành. Lời khuyên chân thành là không nên tự tổ chức sự kiện khánh thành, là do:

• Không có kinh nghiệm nên cảm thấy lúng túng, không biết bắt đầu từ đâu, cảm giác mơ hồ khi lên ý tưởng, kế hoạch buổi lễ.
• Không biết giao nhiệm vụ cho người nào để đảm nhận tổ chức sự kiện.
  Việc thuê thiết bị phục vụ cho sự kiện ở đâu cho chất lượng, uy tín và giá cả phải chăng.
• Tốn kém rất nhiều chi phí mà lại không đem lại hiệu quả cao, hơn nữa không chuyên nghiệp thì để lại ấn tượng xấu cho khách mời tham dự.

Để tổ chức lễ khánh thành nhà máy được mỹ mãn, thành công việc nhờ sự hỗ trợ của đơn vị tổ chức sự kiện là lựa chọn đúng đắn, thiết thực. Đơn vị tổ chức có chuyên môn, giàu kinh nghiệm, thực hiện rất nhiều chương trình có quy mô lớn, nhỏ. Hơn nữa, nhân viên lại có ý tưởng phác thảo nội dung, kế hoạch chi tiết, cẩn thận mà lại độc đáo, thể hiện nét văn hóa của công ty.

> Xem thêm: Tổ chức lễ khánh thành thành công cần những yếu tố nào?

Dịch vụ tổ chức lễ khánh thành tại Tuấn Việt Media gồm những hạng mục nào?

Tuấn Việt Media tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp bao gồm các hạng mục như sau:

Tư vấn, lên ý tưởng lễ khánh thành

Ý tưởng độc đáo, sáng tạo làm cho lễ khánh thành ấn tượng, tạo sự thu hút cho người tham dự. Chính vì lý do này nên nhân viên Tuấn Việt Media đã phối hợp cùng công ty, doanh nghiệp để trao đổi, tạo ra những ý tưởng mang nét văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp. Khi thiết kế tư vấn, lên ý tưởng nội dung, cần truyền tải được thông điệp của sự kiện.

Cung cấp trang thiết bị

Không riêng gì sự kiện tổ chức lễ khánh thành mà ngay cả buổi lễ nào cũng cần có các thiết bị. Ở Tuấn Việt Media, trang thiết bị sự kiện số lượng lớn, sẵn ở kho, nhân viên sẽ tư vấn và hỗ trợ khách hàng chọn lựa sao cho phù hợp với ngân sách, quy mô của chương trình.

Bàn ghế sự kiện

Bàn ghế sự kiện lễ khánh thành được chia thành nhiều loại, đó là:

• Bàn ghế đại biểu: Bàn chữ nhật IBM, có kích thước 0,4m x 1,6m, được trải khăn màu theo yêu cầu của doanh nghiệp kết hợp cùng với quây. Ghế sử dụng là ghế banquet, có quây áo nhiều màu, kết hợp nơ màu.
• Bàn Xuân Hòa
• Bàn tròn: Đường kính 1m2 hoặc 1m6, được trải khăn theo yêu cầu, đi cùng với ghế banquet.
• Ngoài ra còn có bàn cocktail kèm với ghế bar.

Hệ thống âm thanh, ánh sáng

• Gói âm thanh bao gồm: loa, bàn mixer, micro không dây, nhân viên kỹ thuật… đáp ứng nhu cầu sự kiện.
• Gói ánh sáng bao gồm: đèn par Led, đèn COB chiếu sáng sân khấu, đèn beam moving, đèn follow…

Các thiết bị trình chiếu

• Màn hình LED
• TV
• Màn chiếu, máy chiếu

Backdrop

Backdrop sự kiện tổ chức lễ khánh thành được in ấn bằng chất liệu Hiflex chất lượng cao, được lắp ráp khung an toàn, chắc chắn. Nội dung trên backdrop thể hiện được thông điệp muốn truyền tải tới khách mời tham dự.

Sân khấu

Sân khấu là khu vực quan trọng, nơi diễn ra tất tần tật các hoạt động của sự kiện lễ khánh thành. Do đó, sân khấu cần phải đảm bảo được tiêu chí chắc chắn, an toàn và sang trọng. Khi thuê sân khấu ở Tuấn Việt Media khách hàng không phải lo lắng về vấn đề này. Chân sắt sơn tĩnh điện, mặt ván gỗ chống thấm, thảm trải sàn sân khấu đa dạng sắc màu như đỏ, xanh dương, xanh lá…

Thiết bị khác trong sự kiện

Để việc tổ chức lễ khánh thành được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi thì cần phải có một số thiết bị khác đi kèm đó là quạt điều hòa, quạt công nghiệp, máy sưởi phục vụ cả trong thời tiết nắng nóng và quá lạnh, rất tiện lợi.

Cột chắn inox để phân luồng di chuyển hoặc làm rào chắn cho khu vực sự kiện cũng là một vật dụng rất cần thiết cho buổi lễ. Ngoài ra, bộ cắt băng khánh thành cũng sẽ là 1 phần không thể thiếu để sự kiện khánh thành chỉn chu và thành công mỹ mãn.

Cung cấp nhân sự sự kiện

Bên cạnh việc cung cấp trang thiết bị sự kiện, Tuấn Việt Media còn cung cấp đầy đủ các nhân sự phục vụ sự kiện chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản và giàu kinh nghiệm trong nghề.

Nhân sự sự kiện tại Tuấn Việt Media bao gồm:

Cung cấp MC sự kiện chuyên nghiệp

MC sự kiện là một thành phần không thể thiếu ở bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào. Một MC sự kiện chuyên nghiệp sẽ vận hành toàn bộ sự kiện trơn chu, giải quyết tốt các sự cố không mong muốn phát sinh đồng thời quản lý thời gian hiệu quả giúp sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.

MC sự kiện do Tuấn Việt Media cung cấp đảm bảo có đầy đủ khả năng, tố chất cũng như kinh nghiệm dày dặn dẫn dắt các sự kiện. Quý khách có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng MC.

Cung cấp ca sĩ, vũ đoàn và PGPB

Đối với những buổi lễ quan trọng như lễ khánh thành thì việc có thêm sự trình diễn của ca sĩ chuyên nghiệp, vũ đoàn hoặc sự hỗ trợ từ dàn PGPB là điều hết sức cần thiết.

Ca sĩ và vũ đoàn góp phần khuấy động bầu không khí buổi lễ, giúp sự kiện trở nên vui tươi hứng khởi thêm. Ngoài ra sự hỗ trợ của PGPB sẽ giúp buổi lễ trở nên chuyên nghiệp, góp phần tạo nên sự hoành tráng của sự kiện.

Cung cấp đội múa lân sư rồng

Múa lân được xem là một nét đẹp văn hoá dộc đáo của Việt Nam chúng ta, thường được biểu diễn cho những buổi lễ quan trọng như sự kiện khánh thành. Tuấn Việt Media cung cấp đội múa lân sư rồng có kỹ năng cao và chuyên nghiệp, luôn bền bỉ và nhiệt huyết với nghề.

Chi phí tổ chức khánh thành tại Tuấn Việt Media

Chi phí tổ chức khánh thành bao gồm nhiều hạng mục như sau: chi phí thuê thiết bị âm thanh ánh sáng, chi phí cho trang trí, thiết kế sân khấu, chi phí thuê nhân công, phục vụ, an ninh, và nhiều khoản khác nữa… Do đó, khi tổ chức sự kiện, quý công ty cần cân nhắc nguồn tài chính cho phép để sử dụng dịch vụ phù hợp. Sau đây là bảng chi phí tổ chức lễ khánh thành tại Tuấn Việt Media, khách hàng có thể tham khảo:

Thêm một ưu đãi đặc biệt khi khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói tại Tuấn Việt sẽ có chương trình chiết khấu lên tới 30%, cực hấp dẫn.

Quy trình tổ chức khánh thành tại Tuấn Việt Media

Quy trình làm việc ở Tuấn Việt Media – công ty tổ chức khánh thành được thực hiện khoa học, chu đáo.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin của khách hàng và tiến hành trao đổi.

Bước 2: Lên ý tưởng, kế hoạch và báo giá cụ thể từng hạng mục cho khách hàng.

Bước 3: Khách hàng duyệt ý tưởng, kịch bản và thỏa thuận, nếu đồng ý như phương án thì tiến hành ký kết hợp đồng.

Bước 4: Chuẩn bị chu đáo các ấn phẩm truyền thông.

Bước 5: Nhận mặt bằng và tiến hành lắp đặt, trang trí sân khấu theo đúng bản hợp đồng được ký kết.

Bước 6: Duyệt lại kịch bản với công ty, phân bổ nhân sự đảm nhận từng hạng mục.

Bước 7: Chương trình sự kiện lễ khánh thành được tổ chức, diễn ra.

Bước 8: Thu dọn, trả lại mặt bằng và tiến hành thanh lý hợp đồng.

Lý do nên chọn công ty tổ chức lễ khánh thành – Tuấn Việt Media

Không phải ngẫu nhiên mà Tuấn Việt Media lại được khách hàng tin tưởng “chọn mặt gửi vàng” để tổ chức sự kiện lễ khánh thành trọn gói là nhờ các ưu điểm như sau:

• Là công ty tổ chức lễ khánh thành có nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi luôn đem đến cho khách hàng những chương trình chất lượng và uy tín nhất.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, đáp ứng mọi quy mô của chương trình sự kiện.
• Nhân viên Tuấn Việt Media giàu kinh nghiệm, giỏi chuyên môn. Luôn sáng tạo và đưa ra các ý tưởng hay, độc đáo.
• Đội ngũ kỹ thuật viên với tác phong làm việc nhanh chóng, linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh.
• Chi phí tối ưu trên thị trường, có thể tham khảo các đơn vị khác, ngoài ra khi thuê dịch vụ trọn gói còn nhận được nhiều chính sách ưu đãi, chiết khấu hấp dẫn.

Sau đây là một số hình ảnh thực tế mà Tuấn Việt Media đã thực hiện rất nhiều cho các sự kiện khánh thành lớn, nhỏ ở Hà Nội và khu vực lân cận, khách hàng có thể tham khảo:

Trên đây là các thông tin chia sẻ về sự kiện tổ chức lễ khánh thành long trọng, sang trọng và chuyên nghiệp với các hạng mục được mô tả chi tiết và đầy đủ. Khi khách hàng có nhu cầu tổ chức khánh thành hãy liên hệ với Tuấn Việt Media chắc chắn sẽ không làm quý công ty, doanh nghiệp thất vọng. Mọi thông tin liên hệ qua số hotline 0985 444 859 để nhân viên tư vấn, hỗ trợ chi tiết và cụ thể từ A-Z.