Dịch Vụ Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, trang thiết bị hiện đại, kho bãi phủ khắp Hà Nội… Tuấn Việt Media sẽ tư vấn phương án tổ chức hội nghị hội thảo với chi phí tối ưu phù hợp nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, ở đơn vị còn có chương trình chiết khấu, nhận ưu đãi lên tới 30% khi khách hàng sử dụng dịch vụ.

Các hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo

Hiện nay, các doanh nghiệp, công ty thường hay tổ chức hội thảo, hội nghị, để quảng bá hình ảnh thương hiệu, vừa gắn kết với đối tác và khách hàng tiềm năng. Trong đó tổ chức hội thảo, hội nghị khá đa dạng, tùy thuộc vào mục đích mà lựa chọn hình thức cho phù hợp.

Tổ chức hội nghị khoa học

Đây là hình thức hội nghị nhằm thảo luận và công bố những kết quả của các cá nhân. Các chuyên gia và diễn giả sẽ cùng nhau trao đổi, thảo luận với những người cùng chuyên môn. Vì vậy tổ chức hội nghị khoa học không thiên về mục đích quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty.

Workshop

Mục đích của buổi workshop được các doanh nghiệp tổ chức đem đến những kinh nghiệm, kiến thức chia sẻ về các lĩnh vực như marketing, ngân hàng, tài chính…. Trong đó, những người tham gia sẽ cùng nhau thảo luận, trao đổi để lĩnh hội kiến thức hoặc chia sẻ những điều mà mình biết tới mọi quan khách tham dự.

Ra mắt sản phẩm

Hình thức này mục đích là giới thiệu, công bố và quảng bá sản phẩm mới của công ty. Đây là bước đệm để doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng. Để lan tỏa thương hiệu sản phẩm tới khách hàng cần phải có yếu tố truyền thông.

Tri ân khách hàng

Sự kiện tri ân khách hàng được các công ty tổ chức thường niên vào dịp cuối năm. Đây là cơ hội để doanh nghiệp tri ân khách hàng, đối tác đã đồng hành trong một năm vừa qua. Thông qua sự kiện này, công ty dễ dàng tiếp cận với khách hàng, thu thập những ý kiến đóng góp để có những bước cải tiến trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm… tăng sức mạnh cạnh tranh trên thị trường.

Hội thảo du học

Hội thảo du học được tổ chức với mục đích giải đáp mọi thắc mắc của người tham gia về vấn đề du học. Bên cạnh đó, hội thảo còn là cơ hội để bên công ty cung cấp các dịch vụ du học tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo

Để cho chương trình hội nghị hội thảo được diễn ra thuận lợi, suôn sẻ cần lên kế hoạch cụ thể và chi tiết.

Xác định mục tiêu

Điều đầu tiên, công ty cần xác định mục đích, mục tiêu đạt được sau khi tổ chức hội nghị hội thảo. Để từ đó giúp cho sự kiện được diễn ra thành công và mỹ mãn.

Danh sách khách mời

Tùy tính chất, mục đích của sự kiện mà công ty sẽ mời khách tham dự là ai, thông thường sẽ là nhân viên, ban lãnh đạo, cán bộ… hoặc khách mời tự do. Để đảm bảo hội nghị hội thảo được diễn ra thuận lợi, thành công cần lưu ý thành phần tham dự.

Kịch bản

Cần xây dựng một bảng nội dung công việc và từng bộ phận nhân sự sẽ đảm bảo từng hạng mục đó. Dựa vào bảng phân công đó, bạn dễ dàng kiểm soát và quản lý tiến độ cũng như điều phối được chương trình.

Dự trù ngân sách

Để dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo sát nhất, trước khi lên từng hạng mục bạn phải khảo sát giá từ trước. Với bảng ngân sách dự trù, ban tổ chức dễ dàng quản lý, mua sắm, chuẩn bị cho sự kiện hội thảo.

Thời gian tổ chức

Nên lựa chọn ngày diễn ra hội nghị hội thảo vào cuối tuần hoặc những ngày thời tiết đẹp. Việc lựa chọn thời gian tổ chức hội thảo rất quan trọng để khách mời dễ dàng thu xếp đến tham dự.

Địa điểm tổ chức

Phụ thuộc vào quy mô mà lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị. Có thể là ngay tại văn phòng, phòng họp doanh nghiệp hoặc nhà hàng, trung tâm hội nghị…. Miễn sao đảm bảo được không gian phù hợp để hội thảo, hội nghị được diễn ra.

Công ty tổ chức hội nghị hội thảo tại Hà Nội – Tuấn Việt Media

Hiện nay có nhiều công ty tổ chức hội nghị hội thảo, trong số đó phải kể tới Tuấn Việt Media ở Hà Nội được khách hàng tin tưởng chọn lựa và sử dụng dịch vụ là nhờ vào các điểm nổi bật như sau:

Tư vấn, lên ý tưởng, kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo

Ý tưởng tổ chức hội thảo, hội nghị để thu hút sự chú ý, quan tâm của khách mời yêu cầu phải sáng tạo, độc đáo. Tuấn Việt Media và nhân viên sẽ tư vấn, lên ý tưởng không trùng lặp, gắn liền với mục đích sự kiện được tổ chức, truyền tải được thông điệp tới khách mời tham dự.

Thiết kế sân khấu, backdrop, slogan, thông điệp

Sân khấu là khu vực trung tâm, nơi diễn ra toàn bộ hoạt động của hội nghị, hội thảo. Chính vì thế, sân khấu cần được lắp đặt an toàn, chắc chắn… Khi sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo tại Tuấn Việt Media, khách hàng không phải lo lắng về hạng mục này, chân sắt sơn tĩnh điện, mặt ván gỗ chống thấm, đa dạng sắc màu… tùy theo nhu cầu của công ty, doanh nghiệp.

Backdrop thì được in ấn bằng chất liệu theo yêu cầu của đơn vị tổ chức. Có thể sử dụng chất liệu Hiflex, khung sắt đi kèm chắc chắn, nội dung thể hiện trên backdrop ngắn gọn, thể hiện rõ thông điệp muốn truyền tải.

> Xem thêm: Top 10 mẫu backdrop hội nghị trang trọng nhất hiện nay – Tuấn Việt Media

Cung cấp trang thiết bị

Các trang thiết bị được tổ chức hội nghị, hội thảo bao gồm như âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, hệ thống sân khấu…

Âm thanh, ánh sáng

Tùy theo tính chất, quy mô của hội nghị hội thảo mà lựa chọn hệ thống âm thanh ánh sáng như thế nào, số lượng thiết bị bao nhiêu. Đây là yếu tố quan trọng quyết định tới sự thành công của sự kiện, được các đơn vị cho thuê thiết bị chú trọng.

Màn hình LED

Nhiều đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo cảm giác chán ngắt khi sử dụng backdrop được làm từ bạt Hiflex hoặc in P.P bồi formex thì lúc này màn hình LED lại được ”lên ngôi”. Hiện nay, màn hình LED được chia thành nhiều loại, ở Việt Nam vẫn phổ biến màn hình LED P3 (Indoor) và màn hình LED P4 (Outdoor). Các hiệu ứng đặc biệt, độc đáo và hình ảnh chân thật được trình chiếu trên màn hình LED đã tạo nên sự chuyên nghiệp cho sự kiện, để lại ấn tượng tốt cho khách mời tham dự.

Hệ thống sân khấu

Một trong các thiết bị sự kiện rất cần thiết không thể thiếu trong tổ chức hội nghị hội thảo. Hiện nay có rất nhiều loại sân khấu phù hợp, đáp ứng được nhu cầu của đơn vị tổ chức, đó là sân khấu truyền thống, sân khấu lắp ghép di động.

Cung cấp bàn ghế hội nghị hội thảo

Tuấn Việt Media cung cấp bàn ghế hội nghị hội thảo đẹp mắt sang trọng và thanh lịch. Tuấn Việt sở hữu đa dạng các loại bàn ghế khác nhau. Với khả năng cung cấp bàn ghế không giới hạn mẫu mã và số lượng. Tuấn Việt tự tin mang đến sự hài lòng cho quý khách hàng.

Cung cấp nhân sự

Một trong các nhân tố quyết định tới sự thành công của hội nghị, hội thảo là nhân sự sự kiện. Công ty tổ chức hội nghị hội thảo Tuấn Việt Media cung cấp đầy đủ nhân sự ở các hạng mục như sau:

• MC dẫn chương trình hoạt náo, chuyên nghiệp, song ngữ…
• Lễ tân, PG sự kiện, PG ra mắt sản phẩm, PG tiệc, PG hội nghị-hội thảo, PG bán hàng…
• Cung cấp ca sĩ nổi tiếng, nhóm nhạc đa dạng dòng nhạc.
• Cung cấp nhóm múa, nhóm nhảy chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản.

Dịch vụ tiệc trà hội nghị hội thảo

Bên cạnh đó, Tuấn Việt Media cung cấp dịch vụ tiệc trà với menu đa dạng, tùy theo ngân sách mà lựa chọn cho phù hợp. Thông thường, tiệc trà tổ chức hội nghị hội thảo bao gồm các loại bánh, trái cây theo mùa, các loại thức uống như cà phê, nước khoáng, nước hoa quả…

Quản lý, giám sát sự kiện

Tuấn Việt Media nhiều năm kinh nghiệm trong dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị có quy mô lớn nhỏ. Để đem lại sự hoàn hảo cho sự kiện, chúng tôi cung cấp nhân sự quản lý, giám sát sự kiện như sau:

• Quản lý sự kiện là người lên ý tưởng, kịch bản, kiểm soát toàn bộ sự kiện .
• Giám sát sự kiện là quản lý từng hạng mục được diễn ra trong sự kiện như điều phối việc, PGs, ca sĩ… và thực hiện theo yêu cầu của quản lý.

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Chi phí tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng bao nhiêu, thực tế tùy thuộc vào các yếu tố như hình thức, mục đích, số lượng trang thiết bị, số lượng nhân sự… sẽ có các gói dịch vụ tổ chức cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Công ty, doanh nghiệp có thể liên hệ với Tuấn Việt Media để được nhân viên hỗ trợ, báo giá dịch vụ tổ chức hội nghị . Hoặc tham khảo các gói báo giá bên dưới:

Báo giá gói tổ chức hội nghị hội thảo gói chất lượng cao:

Báo giá gói tổ chức hội nghị hội thảo gói VIP

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo tại Tuấn Việt Media

Với quy trình làm việc chuyên nghiệp, khoa học, chắc chắn khách hàng sẽ hài lòng khi sử dụng dịch vụ tổ chức hội thảo hội nghị tại Tuấn Việt Media.

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng, liên hệ tư vấn, hỗ trợ và trao đổi sơ bộ những yêu cầu của khách hàng.
• Bước 2: Nhân viên tiến hành tới thực tế để khảo sát, đo đạc sân khấu, phác thảo ý tưởng… tất cả đều hướng tới mục tiêu đảm bảo cho sự kiện được thành công, mỹ mãn.
• Bước 3: Tiến hành báo giá cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ tổ chức trọn gói, phù hợp với kinh phí của quý khách hàng.
• Bước 4: Tuấn Việt Media và khách hàng tiến hành ký kết hợp đồng sau khi đồng ý thỏa thuận các điều khoản.
• Bước 5: Nhân viên Tuấn Việt Media tiến hành hoàn thiện kịch bản theo thỏa thuận.
• Bước 6: Hoàn thành công tác chuẩn bị, tổng duyệt trước khi chương trình được tổ chức.
• Bước 7: Tổ chức sự kiện đảm bảo không có bất cứ một sơ suất nào, đồng thời nhanh chóng, linh hoạt khắc phục sự cố (nếu có).
• Bước 8: Kết thúc sự kiện. Hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng.

> Xem thêm: Tổ chức hội nghị hội thảo trọn gói [ Chiết khấu LÊN ĐẾN 30% ] – Tuấn Việt Media

Hình ảnh tổ chức hội thảo hội nghị tại Tuấn Việt Media

Sau đây là một số dự án thực tế mà Tuấn Việt Media đã tổ chức, mời quý khách tham khảo:

Hội thảo y học bệnh viện đa khoa quốc tế Vinmec – 18/05/2023

Hội thảo:  The Next Power SHB Finance – 02/06/2023

Tổ chức hội thảo: Ra mắt hệ thống ra quyết định tín dụng ABBank – 11/05/2023

Hội thảo ngành tóc: L-Remove – 2022

Lý do nên chọn dịch vụ tổ chức hội nghị tại Tuấn Việt Media

Không phải ngẫu nhiên mà dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo tại Tuấn Việt Media được khách hàng tin tưởng chọn lựa là nhờ các lý do này.

Kinh nghiệm: 12 năm

Tuấn Việt Media có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề tổ chức hội nghị và hội thảo trọn gói. Từ những kinh nghiệm đó, nên nhân viên của Tuấn Việt Media biết cách tư vấn thiết bị sao cho phù hợp, tối ưu kinh phí cho khách hàng. Đồng thời công ty tổ chức hội thảo nhanh chóng xử lý các tình huống phát sinh hay các rủi ro bất ngờ xảy ra trong sự kiện.

Đầy đủ thiết bị

Khi sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo tại Tuấn Việt Media khách hàng không phải lo lắng về khoản trang thiết bị, máy móc. Hệ thống sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy quạt điều hòa, cây sưởi… đều đảm bảo chất lượng, hiện đại phục vụ cho sự kiện. Khách hàng không phải thuê ở bên thứ 3, giá cho thuê thiết bị ở Tuấn Việt giá tốt, đồng thời dễ quản lý.

Nhân sự

Nhân sự được đào tạo bài bản, giỏi chuyên môn, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc liên quan từ A-Z, đem đến cho khách hàng sự yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Đồng thời sự tận tâm, nhiệt tình và chu đáo của nhân viên đã để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng.

Kho bãi

Thêm một điểm ưu việt ở Tuấn Việt Media là hệ thống kho bãi phủ khắp các quận huyện ở Hà Nội. Điều này rất thuận lợi cho việc vận chuyển trang thiết bị, máy móc tới địa điểm tổ chức sự kiện của khách hàng. Đồng thời cam kết không phát sinh bất cứ một khoản phí nào khi sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo trọn gói ở Tuấn Việt Media.

Mời quý khách tham khảo thêm năng lực và kinh nghiệm của Tuấn Việt Media thông qua bảng HSNL dưới đây:

> Hồ sơ năng lực – Tuấn Việt Media

Trên đây là các thông tin chia sẻ về việc tổ chức hội nghị từ A-Z tại Tuấn Việt Media. Nếu khách hàng đang có nhu cầu tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ qua số hotline 0985 444 859 để nhân viên hỗ trợ, tư vấn và báo giá cụ thể và chi tiết.