Trong những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện đang ngày càng phát triển và được quan tâm rộng rãi, đặc biệt là các bạn trẻ. Có nhiều câu hỏi đặt ra về việc cần phải trang bị những kỹ năng tổ chức sự kiện như thế nào để trở thành chuyên viên ưu tú, chuyên nghiệp thì hãy cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu ngay nhé!
Mục lục
Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì?
Điều tạo nên thành công của một chương trình không thể không kể đến vai trò của chuyên viên tổ chức sự kiện. Họ là những người tham gia xuyên suốt từ khâu lên ý tưởng, kịch bản cho đến khi sự kiện kết thúc, là đội ngũ quản lý, điều phối giám sát và đảm bảo chương trình diễn ra thành công tốt đẹp
Do đặc thù công việc, ngành tổ chức sự kiện cần có đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm với tư duy linh hoạt, sáng tạo, không chỉ quản lý công việc hiệu quả, làm việc chặt chẽ, minh bạch với khách hàng mà còn bắt kịp những xu hướng hiện đại.
Quy trình làm việc của chuyên viên tổ chức sự kiện
Là công ty với nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong ngành tổ chức sự kiện, Tuấn Việt Media rút ra được quy trình 5 bước làm việc tận tâm, uy tín và minh bạch của đội ngũ nhân sự, đảm bảo mang đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin, gặp mặt trao đổi với khách hàng đối tác
Bước 2: Xây dựng kế hoạch, kịch bản và nội dung
Bước 3: Báo giá dịch vụ và ký kết hợp đồng
Bước 4: Tổ chức chương trình sự kiện
Bước 5: Nghiệm thu
Những kỹ năng cần trang bị của chuyên viên tổ chức sự kiện
Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả
Trước khi diễn ra chương trình, khối lượng công việc cần chuẩn bị tương đối lớn, vì vậy, nhân sự cần có khả năng quản lý cũng như sắp xếp thời gian làm việc hợp lý. Không chỉ đảm bảo hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn mà còn đảm bảo sức khỏe và trạng thái tinh thần làm việc tối ưu, hiệu quả.
Kỹ năng lập kế hoạch chi tiết, tổng thể
Chuyên viên tổ chức sự kiện cần lên ý tưởng, xây dựng kịch bản và trao đổi, liên hệ với khách hàng, đối tác. Từng khâu tổ chức cần đảm bảo được lên kế hoạch chi tiết, dự trù ngân sách phù hợp, quy trình làm việc minh bạch, rõ ràng.
Một số hạng mục cần có trong bản kế hoạch tổ chức như: thời gian, địa điểm, đối tượng và số lượng khách mời tham dự, tiết mục văn nghệ, nghệ sĩ tham gia, trò chơi giao lưu, thông điệp truyền tải, chủ đề chương trình, báo giá hạng mục cụ thể, liên hệ báo chí, truyền thông, … .
Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork)
Đây là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng mà nhân sự tổ chức sự kiện cần có để đảm bảo sự phối hợp làm việc diễn ra nhịp nhàng, trơn tru, chuyên nghiệp, phân công công việc hợp lý và kịp tiến độ theo kế hoạch đề ra.
Một số bộ phận nhân sự làm việc trong quá trình tổ chức: bộ phận hậu cần, trang thiết bị sự kiện, bộ phận viết nội dung, thiết kế, chụp ảnh tại chương trình,…
Kỹ năng làm việc với khách hàng, đối tác
Chuyên viên tổ chức sự kiện cần có kỹ năng giao tiếp tốt, đặc biệt với khách hàng đối tác để có thể nắm rõ những yêu cầu, mong muốn của khách hàng, từ đó đề ra những ý tưởng, kế hoạch phù hợp, báo giá chi tiết rõ ràng
Không chỉ vậy, việc phát triển kỹ năng làm việc với đối tác khách hàng còn giúp mạng lưới quan hệ được mở rộng, thu hút thêm nhiều đối tượng tiềm năng.
Kỹ năng xử lý vấn đề linh hoạt
Trong quá trình tổ chức sự kiện không tránh khỏi phát sinh những vấn đề ngoài mong muốn như: thời tiết thay đổi, âm thanh thiết bị, phát sinh đến từ phía khách mời tham dự, cháy timeline chương trình,… vì vậy, đội ngũ nhân sự hết sức sát sao, kiểm tra kỹ lưỡng và giám sát các khâu tổ chức, xử lý kịp thời
Bên cạnh đó, ban tổ chức có thể chuẩn bị thêm nhiều phương án dự phòng để bảo đảm chương trình diễn ra thành công rực rỡ.
Có óc thẩm mỹ và kỹ năng sáng tạo
Thẩm mỹ và sáng tạo là hai yếu tố quan trọng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện giúp sự kiện trở nên cuốn hút, hấp dẫn với hình khối, bố cục bắt mắt, phối cảnh, màu sắc độc đáo, truyền tải được hết thông điệp từ chương trình.
Sáng tạo trong trang trí, sắp xếp các chi tiết tại sự kiện là kỹ năng quan trọng đối với chuyên viên tổ chức sự kiện
> Có thể bạn quan tâm: Review ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam – Tuấn Việt Media
Những ai phù hợp với nghề tổ chức sự kiện?
Thực tế, trên đây là những kỹ năng cần có của chuyên viên tổ chức sự kiện, có thể trang bị và xây dựng trong quá trình làm việc cũng như “chạy” chương trình. Nếu bạn có đủ đam mê với nghề, có một sức khỏe tốt, sự tận tâm, tỉ mỉ và tinh thần sẵn sàng học hỏi không ngừng thì hoàn toàn có thể thử sức với vị trí này.
Trên đây là những kỹ năng tổ chức sự kiện cần có đối với một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tuấn Việt Media hy vọng qua bài viết, các bạn có thêm góc nhìn tổng quan hơn về ngành cũng như trang bị cho mình những kỹ năng phù hợp.
Tuấn Việt Media với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề và được hơn 1000 khách hàng lớn nhỏ lựa chọn là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu Miền Bắc tự hào có thể đem đến cho khách hàng những sự kiện trọn vẹn với chi phí tối ưu nhất.
> Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện – Tuấn Việt Media
Liên hệ hotline: 0985 444 859 ngay hôm nay để sử dụng dịch vụ tổ chức tiệc tất niên, hội nghị khách hàng trọn gói, giá tốt tại Hà Nội với chiết khấu SIÊU HOT lên đến 30%.
