Gala dinner là sự kiện tri ân nhân viên, khách hàng, thường được tổ chức vào dịp cuối năm. Hiện nay, có rất nhiều loại hình gala dinner như kỷ niệm thành lập, tất niên cuối năm, gala dinner du lịch, gala dinner kết hợp team building, gala dinner tri ân khách hàng. Để cho sự kiện được diễn ra thành công, mỹ mãn việc lựa chọn đơn vị tổ chức gala dinner trọn gói ở Hà Nội là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Hãy cùng Tuấn Việt Media tham khảo các bước lên kế hoạch, các lưu ý khi lựa chọn đơn vị tổ chức Gala Dinner nhé!
Mục lục
Các bước lên kế hoạch tổ chức gala dinner
Không riêng gì tiệc gala dinner, khi tổ chức bất cứ sự kiện nào cũng cần có một bản kế hoạch càng chi tiết, càng rõ ràng thì tỷ lệ thành công càng cao.
Xác định ngân sách
Điều mà bất cứ các doanh nghiệp khi tổ chức tiệc gala dinner đều quan tâm tới đó là kinh phí dự trù bao nhiêu. Một bản dự trù kinh phí chính xác, chi tiết sẽ giúp cho công ty dễ dàng hơn trong việc quản lý dòng tiền.
Thời gian, địa điểm
Cần phải hoạch định chính xác thời gian tổ chức sự kiện gala dinner. Khi đã định được ngày tổ chức thì mọi công tác liên quan tới sự kiện dễ dàng quản lý. Tuy nhiên, đừng chọn ngày sát cuối năm, thời điểm này hầu như nhân viên, khách mời đều vướng bận chuyện thăm người thân, dọn dẹp nhà cửa, về quê, …
Sau khi đã lựa chọn được ngày tổ chức, bước tiếp theo chọn địa điểm phù hợp để tiệc gala dinner diễn ra. Thông thường, tổ chức gala dinner không chỉ tri ân nhân viên đã đồng hành thời gian qua, cũng như khách hàng, đối tác… Bên cạnh đó còn có các hoạt động khen thưởng đi kèm, trò chơi, tiệc tùng… Vì thế hãy lựa chọn địa điểm tổ chức thoáng, rộng có thể gợi ý như bãi biển, resort, trung tâm tổ chức sự kiện, khách sạn, nhà hàng…
Xác định số lượng thành viên tham gia
Dự kiến số lượng người tham gia càng chính xác thì công tác và khâu chuẩn bị cho sự kiện gala dinner càng dễ dàng. Vì thế cần lên danh sách người tham dự, bao gồm nhân viên, ban lãnh đạo công ty, đối tác, khách hàng thân thuộc… để quyết định quy mô tổ chức gala dinner.
Lên ý tưởng, chủ đề, mục tiêu
Để cho gala dinner được tổ chức hoành tráng, chuyên nghiệp, cần phải có ý tưởng độc đáo, ấn tượng, chủ đề hấp dẫn, truyền tải được nội dung của buổi lễ. Nên nhớ rằng, ý tưởng càng sáng tạo, càng hay dễ để lại một ấn tượng sâu sắc cho khách mời tham dự.
Lên kịch bản gala dinner
Việc làm tiếp theo sau khi xác định được kế hoạch, đó chính là kịch bản gala dinner. Xây dựng một kịch bản gala dinner trước hết phải phù hợp với chủ đề cần truyền tải. Ngoài ra, trong bản kịch bản phải được xây dựng cụ thể, rõ ràng từng hạng mục, nhân sự nào đảm nhận để dễ dàng điều hành sự kiện. Về cơ bản, kịch bản tổ chức tiệc gala dinner bao gồm:
- Lời dẫn chương trình của MC.
- Các tiết mục văn nghệ được trình diễn theo đúng thứ tự trong kịch bản.
- Thời lượng của từng hạng mục để MC dễ dàng kiểm soát, điều phối chương trình.
- Ghi chú rõ từng đạo cụ, hiệu ứng hệ thống âm thanh, ánh sáng.
> Xem thêm: 10+ Mẫu kịch bản MC sự kiện gala dinner thu hút, chuyên nghiệp – Tuấn Việt Media
Thiết bị, nhân sự, tiệc
Sân khấu là khu vực trung tâm của bữa tiệc. Vì thế để thu hút sự chú ý, quan tâm của khách mời cần thiết kế backdrop sao cho phù hợp, ấn tượng, chuyên nghiệp mà lại thể hiện được thông điệp cần truyền tải. Bên cạnh đó, để gala dinner thêm phần sôi động, hệ thống âm thanh ánh sáng rất quan trọng, để bữa tiệc trở nên có hồn và phấn khích.
Bên cạnh đó bố trí nhân sự chuyên đảm nhận từng hạng mục để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Thông thường tiệc gala dinner bao gồm các nhân sự như MC, đội văn nghệ, đội hệ thống âm thanh ánh sáng, đội kỹ thuật, …
Ngoài ra, tiệc gala dinner được tổ chức theo hình thức, đó là:
- Tiệc truyền thống: Tùy theo menu mà mỗi bàn sẽ dao động từ 4-6 món.
- Tiệc buffet: Tùy theo số lượng khách mời mà công ty phân bổ số lượng món cho phù hợp. Thông thường, tiệc buffet có 14 món trở lên.
Quản lý rủi ro
Một hạng mục không thể bỏ qua khi tổ chức gala dinner là quản lý, dự phòng các tình huống rủi ro có thể phát sinh. Sự cố về thời tiết, thiên tai, điện, âm thanh, ánh sáng… là chuyện dĩ nhiên có thể xảy ra, cần có kế hoạch dự phòng rủi ro để nhanh chóng xử lý các trường hợp xấu có khả năng diễn ra.
Tuấn Việt Media – Tổ chức gala dinner trọn gói – chi phí tiết kiệm tại Hà Nội
Hầu như doanh nghiệp nào cũng mong muốn tiệc gala dinner được diễn ra thành công, mỹ mãn. Nếu doanh nghiệp tự tay thực hiện tất tần tật các khâu của buổi lễ sẽ rất khó khăn, vì không có kinh nghiệm. Không chỉ đem lại kết quả không cao mà chi phí tự tổ chức sẽ rất cao, rất tốn kém. Vậy nên rất nhiều công ty đã lựa chọn dịch vụ tổ chức tiệc gala dinner trọn gói. Với chi phí tiết kiệm, dịch vụ chuyên nghiệp tại Hà Nội. Vậy tổ chức tiệc gala dinner trong gói tại Tuấn Việt bao gồm những hạng mục nào?
Lên ý tưởng, kế hoạch
Hiện nay, các công ty tổ chức gala dinner dưới nhiều hình thức khác nhau dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp mà đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng, concept chương trình đảm bảo độ mới lạ, độc đáo và hấp dẫn. Đồng thời, đội ngũ nhân viên của Tuấn Việt Media sẽ tiến hành lên kịch bản cụ thể và chi tiết được dẫn dắt bởi MC chuyên nghiệp, được phân công từng hạng mục cho cụ thể để chương trình được diễn ra theo đúng tiến độ.
Thiết bị
Thực sự để góp phần cho bữa tiệc gala dinner thành công không thể thiếu các thiết bị sự kiện. Ở Tuấn Việt Media, khách hàng không phải lo lắng, nhân viên chúng tôi sẽ hỗ trợ, tư vấn cho doanh nghiệp các thiết bị sự kiện cần thiết với mức ngân sách cho phù hợp.
Sân khấu tổ chức gala dinner được trang trí, thiết kế bắt mắt, thu hút sự chú ý và quan tâm của khách mời tham dự. Chúng tôi cung cấp mặt sàn gỗ chống thấm nước, bục sân khấu với chất liệu chân sắt sơn tĩnh điện tạo độ chắc chắn, an toàn. Đồng thời tạo độ trang trọng cho bữa tiệc không thể thiếu thảm trải sàn, có thể chọn màu đỏ hoặc bất cứ gam màu nào mà công ty yêu cầu sao cho phù hợp với địa điểm, quy mô của sự kiện.
Ngoài ra, sẽ thiết kế, in ấn và cho thuê khung backdrop, standee, banner theo nhu cầu, phù hợp với tiêu chuẩn của sân khấu. Tùy theo chất liệu như Hiflex, Formse, decal, PP… mà công ty lựa chọn để thi công backdrop, là nơi để mọi người ghi lại mọi khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện gala dinner.
> Xem thêm: 15+ Mẫu backdrop gala dinner đẹp nhất hiện nay – Tuấn Việt Media
Bên đó, Tuấn Việt còn cung cấp màn hình LED có độ phân giải cao, tạo hiệu ứng đa dạng cho sân khấu. Màn hình LED có chức năng hỗ trợ, trình chiếu các thước phim, video, hình ảnh về doanh nghiệp, công ty hoạt động và phát triển trong một năm vừa qua.
Đồng thời còn cung cấp các loại bàn ghế dành cho đại biểu, khách mời… Hiện nay những loại bàn được sử dụng cho tiệc gala dinner đó là bàn chữ nhật IBM – ghế banquet, bộ bàn tròn – ghế banquet, bộ bàn ghế Xuân Hòa, bàn cocktail – ghế bar…
Hệ thống âm thanh, ánh sáng bao gồm loa, mic, bàn, đèn… phục vụ cho buổi lễ gala dinner.
Cung cấp nhà giàn, nhà bạt, quạt điều hòa, ô lệch tâm, dù sự kiện… được bố trí tại khu vực sân khấu, khách mời đảm bảo sao cho phù hợp với sự kiện.
Nhân sự
Bên cạnh cung cấp trang thiết bị sự kiện thì bên Tuấn Việt Media còn cung cấp nhân sự sự kiện. Đội ngũ nhân sự chúng tôi số lượng lớn, được đào tạo bài bản, giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm, đó là:
Cung cấp MC sự kiện với nhiều gói đáp ứng nhu cầu của khách hàng như MC trẻ, MC nổi tiếng, MC truyền hình…
Nghệ sĩ, nhóm múa, vũ đoàn, ca sĩ… đáp ứng nhiều dòng nhạc, với các mức giá khác nhau. Tiết mục được dàn dựng trên nét văn hóa của doanh nghiệp, thương hiệu… theo nhu cầu tổ chức gala dinner.
Tuấn Việt Media cung cấp đội ngũ lễ tân với gương mặt ưa nhìn, ngoại hình chuẩn, dày dặn kinh nghiệm trong việc đảm nhận những công việc theo nhu cầu bao gồm như đón tiếp khách, trao thưởng…. Thông thường trang phục của lễ tân là áo dài hoặc váy dạ hộ đã bao gồm trong gói.
Đội ngũ điều phối, điều hành sự kiện yêu cầu phải có kinh nghiệm dày dặn trong việc phụ trách các hạng mục của sự kiện tiệc gala dinner như quản lý kỹ thuật, điều phối sự kiện, quản lý PGs, ca sĩ, phụ trách truyền thông…
Tiệc
Ngoài ra, Tuấn Việt Media còn cung cấp đa dạng các hình thức tiệc như tiệc truyền thống, tiệc buffet, tiệc trà…. để cho khách hàng có thêm nhiều sự lựa chọn. Tùy theo nhu cầu cũng như sở thích của khách hàng mà menu tiệc được đội ngũ nhân viên Tuấn Việt Media thiết kế riêng cho từng sự kiện tổ chức gala dinner.
Quản lý rủi ro
Trong quá trình lên kịch bản chương trình, quản lý rủi ro là một phần rất quan trọng. Đội ngũ nhân viên Tuấn Việt Media sẽ lên phương án dự giao nhiệm vụ cho từng người giải quyết sự cố (nếu có). Việc lên phương án dự phòng sẽ giúp cho sự kiện được diễn ra thành công.
Báo giá tổ chức gala dinner
Thực sự giá tổ chức sự kiện gala dinner giữa các đơn vị có sự chênh lệch là do các yếu tố khác nhau như hệ thống sân khấu, trang thiết bị hiện đại, MC giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm dẫn dắt, quản lý và xử lý nhanh gọn và linh hoạt các rủi ro cho sự kiện…
Sau đây là bảng báo giá tổ chức tiệc gala dinner, khách hàng có thể tham khảo tại Tuấn Việt Media
Khi khách hàng đang có nhu cầu tổ chức tiệc gala dinner tại Hà Nội thì hãy liên hệ qua Tuấn Việt số hotline 0985 444 859 để được nhân viên hỗ trợ, tư vấn tối đa từ A-Z.
Lý do nên chọn Tuấn Việt Media tổ chức gala dinner
Không phải ngẫu nhiên mà Tuấn Việt Media được khách hàng lựa chọn là đơn vị tổ chức tiệc gala dinner là nhờ vào các điểm nổi bật như sau:
- Tiếp nhận thông tin của khách hàng, tư vấn ý tưởng và kịch bản gala dinner cho quý khách.
- Hướng dẫn, tư vấn địa điểm cũng như cách tổ chức gala dinner cho quý khách hàng độc đáo, chuyên nghiệp.
- Đội ngũ nhân sự ở Tuấn Việt Media giàu kinh nghiệm, giỏi chuyên môn, phục vụ sự kiện chuyên nghiệp và khoa học.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết bị sự kiện hiện đại, chất lượng luôn có sẵn trong kho cho thuê với mức chi phí phải chăng.
- Xử lý nhanh chóng các thủ tục pháp lý liên quan tới việc tổ chức gala dinner tại Hà Nội.
- Quy trình làm việc khoa học, chuyên nghiệp, nhanh gọn… cam kết không phát sinh bất cứ chi phí tổ chức gala dinner nào khi đã ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn rõ ràng cho khách hàng.
Trên đây là các thông tin chia sẻ về việc tổ chức gala dinner, sự kiện được diễn ra thường niên vào cuối năm, tri ân nhân viên, khách hàng, hoạch định mục tiêu phát triển năm tới. Tuấn Việt Media tự hào là công ty tổ chức sự kiện đem đến sự thành công, mỹ mãn cho khách hàng. Mọi thông tin chi tiết khách hàng liên hệ qua Tuấn Việt Media số hotline 0985 444 859 để được hỗ trợ, tư vấn từ A-Z.
Xem thêm: Tổ chức tiệc tất niên trọn gói – Tuấn Việt Media
