Trong quá trình tổ chức sự kiện rất khó tránh khỏi việc phát sinh những vấn đề ngoài ý muốn, ảnh hưởng đến sự thành công của chương trình. Vậy những vấn đề đó là gì? Cách xử lý ra sao?
Hãy cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu chi tiết về các rủi ro khi tổ chức sự kiện thường gặp cũng như kinh nghiệm xử lý qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Rủi ro khi tổ chức sự kiện là gì?
Rủi ro khi tổ chức sự kiện là những sự vật, sự việc xảy ra ngoài ý muốn, không theo kế hoạch được định trước, có thể là trong khâu chuẩn bị, khi chương trình đang diễn ra hoặc sau khi kết thúc chương trình.
Điều đó có thể gây ra nhiều ảnh hưởng không tốt đến kết quả sự kiện, uy tín ban tổ chức thậm chí là sự an toàn của khách mời tham dự.
Các rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện và giải pháp cung cấp bởi Tuấn Việt Media
Rủi ro về thời tiết
Rủi ro về thời tiết gây ảnh hưởng không nhỏ đến khách mời tham dự và phía ban tổ chức, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời; dẫn đến trang thiết bị có thể bị chập, cháy do mưa, bão, gió mạnh, khách mời không thể tới,… thậm chí phải dời lịch, hoãn ngày tổ chức gây phát sinh nhiều chi phí, chậm tiến độ công việc.
Vì vậy, đối với sự kiện ngoài trời, để giảm thiểu tối đa sự ảnh hưởng của thời tiết, ban tổ chức có thể chủ động sử dụng các trang thiết bị phù hợp: giàn truss, ô dù, ô lệch tâm…Tùy vào ngân sách và dự báo thời tiết mà Tuấn Việt Media sẽ tư vấn quý khách phương án tối ưu nhất.
Dù tròn và nhà giàn không gian thường được sử dụng để dự phòng rủi ro về thời tiết
> Có thể bạn quan tâm: Cho thuê nhà bạt – Đa dạng chủng loại và kích thước khác nhau
Rủi ro về khách mời
Về phía khách mời tham dự, một số tình huống có thể phát sinh như: số lượng khách mời vượt quá hoặc không đạt so với mục tiêu đề ra, nghệ sĩ biểu diễn tham gia không đúng giờ, sự cố trang phục trên sân khấu, khách mời vắng mặt đột xuất.
Để dự phòng cho trường hợp trên, ban tổ chức có thể tham khảo một số phương án xử lý sau:
Lên kế hoạch truyền thông thu hút khách mời tham dự
Mở đơn đăng ký trước khi sự kiện diễn ra
Phân chia khu vực tiếp khách hợp lý
Chuẩn bị kế hoạch dự phòng, chủ động liên lạc với khách mời, nghệ sĩ biểu diễn trước khi sự kiện bắt đầu
Rủi ro về thời gian, địa điểm tổ chức
Công ty, doanh nghiệp tổ chức sự kiện có thể gặp tình trạng không gian chưa đáp ứng đủ số lượng khách mời tham dự, yêu cầu về cơ sở hạ tầng, vị trí chưa thuận tiện hoặc các vấn đề an ninh xung quanh địa điểm tổ chức.
Bên cạnh đó, tình trạng “cháy timeline”, thay đổi kịch bản các hoạt động cũng như thời gian phút chót,… cũng khiến ban tổ chức phải một phen lo lắng.
Đối với trường hợp này, ban tổ chức nên để thời gian dự kiến dư so với thời gian thực tế, lựa chọn địa điểm trước thời gian diễn ra khoảng 3 tuần đến 1 tháng để kịp thời chuẩn bị cho công tác truyền thông cũng như gửi thư mời tham dự.
Rủi ro về trang thiết bị sự kiện
Trang thiết bị gặp trục trặc trong khi chương trình diễn ra là trường hợp khá phổ biến: mic không kết nối, âm thanh vụt tắt, mất điện khi chương trình đang diễn ra,… gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời tham dự cũng như chất lượng chương trình. Ngoài ra còn có những rủi ro trong quá trình thi công – lắp đặt ảnh hưởng đến an toàn của nhân viên sự kiện, nghệ sĩ biểu diễn hay thậm chí khách mời tại sự kiện.
Để phòng tránh cũng như xử lý được những vấn đề trên thì bạn cần một đội ngũ nhân sự kỹ thuật dày dạn kinh nghiệm trong nghề và khả năng ứng biến linh hoạt. Thiết bị sử dụng phải được kiểm tra định kì bởi nhân sự phụ trách. Ngoài ra, ban tổ chức cần kiểm tra thiết bị trước, trong và sau chương trình, có kế hoạch chuẩn bị thêm thiết bị phát điện, đầu nối âm thanh, máy tính với cấu hình tốt,…phòng những trường hợp như trên có thể xảy ra.
> Xem thêm: Nghề tổ chức sự kiện – Những khó khăn và thách thức?
Rủi ro về tài chính
Các vấn đề gặp phải về tài chính có thể là vượt quá ngân sách cho phép do khâu dự trù không chính xác, các hoạt động phát sinh thêm trong quá trình tổ chức hoặc sự thiếu thống nhất giữa các bên đối tác (khách hàng, nhà cung cấp thiết bị, thi công hay nhà tài trợ,…)
Ban tổ chức cần lên dự trù ngân sách sát với nội dung kế hoạch đã thảo luận. Các mục, điều khoản cần ghi rõ trong hợp đồng hợp tác và có sự thống nhất rõ ràng, minh bạch giữa các bên, tránh những phát sinh không đáng có.
Rủi ro về quản lý an ninh, an toàn sự kiện
Trong sự kiện, có thể xuất hiện một số người hâm mộ quá khích với nghệ sĩ khách mời, đối tượng xâm nhập trái phép với hành vi phá hoại, trộm cắp tài sản, gây rối loạn trật tự công cộng.
Bên cạnh đó, trong quá trình diễn ra chương trình có thể xảy ra những phát sinh, sự cố về thiên tai, phòng cháy chữa cháy yêu cầu ban tổ chức cần có kế hoạch bảo vệ, sơ tán, đảm bảo an toàn đối với khách mời, cán bộ nhân viên tại sự kiện.
Rủi ro về truyền thông và dư luận
Khủng hoảng truyền thông gây ra những ảnh hưởng không nhẹ đối với chương trình, có thể làm cho mọi sự chuẩn bị trước đó đều đổ bể. Vì vậy, kế hoạch truyền thông chương trình cũng như khâu kiểm duyệt nội dung cần được diễn ra sát sao, chặt chẽ, giảm thiểu tối đa những rủi ro ngoài ý muốn.
Tổng kết các cách xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện
Bất kì một sự kiện lớn hay nhỏ thì đều tiềm ẩn những rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện sự kiện mà không phải nhân sự nào cũng giải quyết được.
Tuấn Việt Media với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề và đã trải qua nhiều tình huống “dở khóc dở cười” đúc kết được một số bài học trong việc hạn chế và xử lý sự cố phát sinh sau:
Lên kế hoạch chương trình bài bản, chi tiết, có sự thống nhất giữa các khâu làm việc, các bên đối tác với những hạng mục diễn ra trong sự kiện.
Luôn chuẩn bị thêm các phương án dự phòng dựa trên kinh nghiệm hoặc tư vấn để đảm bảo chương trình diễn ra trơn tru, thành công tốt đẹp.
Liên tục kiểm tra cẩn thận khâu lắp đặt trang thiết bị, sân khấu. Thực hiện tổng duyệt chương trình khi đông đủ nhân sự sự kiện.
Sử dụng công tác an ninh, nhân viên hướng dẫn, bảo vệ đảm bảo không để đối tượng lạ mặt xâm nhập trái phép.
Cần có sự giám sát liên tục giữa các khâu tổ chức trước và trong sự kiện để phát hiện và xử lý kịp thời.
> Có thể bạn quan tâm: Những kỹ năng mà một chuyên viên tổ chức sự kiện cần có – Tuấn Việt Media
Trên đây, Tuấn Việt Media đã đưa ra những vấn đề có thể phát sinh ngoài ý muốn khi tổ chức một chương trình, sự kiện. Mong rằng, các bạn có thể tham khảo và trang bị thêm những kinh nghiệm xử lý rủi ro, đảm bảo chương trình thành công rực rỡ.
Tuấn Việt Media với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề và được hơn 1000 khách hàng lớn nhỏ lựa chọn là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu Miền Bắc tự hào có thể đem đến cho khách hàng những sự kiện trọn vẹn với chi phí tối ưu nhất.
> Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói – Tuấn Việt Media
Liên hệ hotline: 0985 444 859 ngay hôm nay để sử dụng dịch vụ tổ chức tiệc tất niên, hội nghị khách hàng trọn gói, giá tốt tại Hà Nội với chiết khấu SIÊU HOT lên đến 30%.
