Một kế hoạch tất niên cuối năm hoàn chỉnh, chi tiết và đầy đủ các hạng mục cần thiết sẽ góp phần lớn cho sự thành công của tiệc tất niên công ty. Vậy trong kế hoạch tất niên cuối năm công ty bao gồm những gì, chuẩn bị ra sao và có những gì cần lưu ý khi lên kế hoạch? Hãy để Tuấn Việt Media giải đáp giúp bạn tất tần tật những điều thắc mắc trên qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
- 1 Kế hoạch tất niên cuối năm dành cho công ty chi tiết từ A-Z
- 1.1 Xác định mục đích tổ chức
- 1.2 Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
- 1.3 Chủ đề và ý tưởng chương trình tiệc tất niên
- 1.4 Xây dựng kịch bản, timeline chương trình tất niên cuối năm
- 1.5 Lên bảng dự trù chi phí tất niên cuối năm
- 1.6 Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình
- 1.7 Lên menu thực đơn đãi tiệc
- 1.8 Chọn đơn vị tổ chức tất niên cuối năm cho công ty trọn gói
- 1.9 Lập đánh giá sau tiệc tất niên
- 2 Tuấn Việt Media chuyên tổ chức tiệc tất niên trọn gói, giá tốt hàng đầu
- 3 Lưu ý khi lên kế hoạch tất niên cuối năm (Year End Party)
Kế hoạch tất niên cuối năm dành cho công ty chi tiết từ A-Z
Để buổi tiệc Year End Party diễn ra thành công trọn vẹn, bạn cần chú trọng đến các hạng mục sau đây khi lập kế hoạch tổ chức tất niên:
Xác định mục đích tổ chức
Cuối năm là dịp mà công ty nào cũng tổ chức tiệc tất niên. Để chương trình đạt được hiệu quả như mong muốn, bạn cần xây dựng nội dung sự kiện sao cho phù hợp. Hạng mục đầu tiên trong kế hoạch tất niên cuối năm cho công ty là xác định mục đích cụ thể là gì.
Các mục tiêu chung của tiệc tất niên cuối năm thường bao gồm các điều sau:
- Tri ân toàn bộ cán bộ nhân viên công ty, tri ân đối tác khách hàng đã đồng hành thời gian qua.
- Định hướng mục tiêu phát triển của công ty trong thời gian tới.
- Vui chơi, giải trí và liên hoan dịp tổng kết dịp cuối năm.
Tuy nhiên, tùy vào từng năm mà các mục tiêu có thể khác nhau. Bạn có thể tham mưu ý kiến từ BLĐ hoặc bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức tiệc trong việc xác định mục tiêu. Từ đó lựa chọn tập trung phát triển các mục tiêu trọng tâm nào và tối giản mục tiêu phụ.
Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
Trong bảng kế hoạch tất niên cuối năm công ty không thể thiếu hạng mục thời gian, địa điểm. Theo kinh nghiệm, End Year Party nên tổ chức vào ngày cuối tuần, nếu tính lịch âm có thể diễn ra từ ngày 15 tháng chạp. Đây là khoảng thời gian lý tưởng, không khí tràn ngập hương vị Tết đến Xuân về.
Còn địa điểm tổ chức tiệc tất niên nên có nhiều hơn 1 phương án để phòng trừ trường hợp không đáp ứng được yêu cầu. Vì cuối năm là thời điểm nhiều công ty tổ chức nên tình trạng “cháy” địa điểm là chuyện thường tình. Nếu công ty, doanh nghiệp của bạn có sẵn khuôn viên đủ lớn để phục vụ tiệc, bạn có thể tận dụng để vừa tiết kiệm chi phí vừa tạo cảm giác gần gũi, ấm cúng cho nhân viên và đối tác tham dự.
Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện nên lưu ý một số điều như sau:
- Không gian đảm bảo được sức chứa số lượng khách mời tham dự, không quá rộng hoặc quá chật.
- Vị trí địa điểm phải đáp ứng được tiêu chí dễ tìm kiếm, thuận tiện đi lại, đồng thời nên có chỗ để xe hoặc bố trí xe đưa đón…
NOTE: Nếu công ty bạn đang có dự định tìm kiếm những địa điểm tổ chức tiệc tất niên ấn tượng. Hãy tham khảo ngay các địa chỉ do Tuấn Việt gợi ý bên dưới đây nhé!
> Tham khảo: Địa điểm tổ chức tất niên – Bao gồm địa điểm trong nhà và ngoài trời
Chủ đề và ý tưởng chương trình tiệc tất niên
Hạng mục tiếp theo cần khai thác kỹ lưỡng trong kế hoạch tổ chức tất niên đó là chủ đề của đêm tiệc. Chủ đề tất niên có thể follow theo những định hướng phát triển của công ty, doanh nghiệp trong năm hoặc giai đoạn gần đó. Chủ đề cần nên ngắn gọn, mang tính khái quát, chứa đựng đầy đủ các ý tưởng, mục đích, nội dung và hình thức… của sự kiện. Và đặc biệt, chủ đề tất niên cần có sự đột phá và ít nhất là khác biệt so với năm vừa rồi.
Các chủ đề Year End Party hiện hành thường là:
Theo dresscode: Quy định cụ thể màu sắc trang phục như: trắng, đen, xanh, … để tạo sự đồng nhất. Dress code thường được lựa chọn cùng màu với concept chung của sự kiện.
Tiệc pool party: Buổi tiệc được diễn ra tại hồ bơi, phục vụ tiệc đứng cùng với rượu và âm nhạc. Thích hợp dành cho gen Z, giới trẻ và những người thích không khí sôi động
Tổ chức tất niên ngoài trời khác như: kết hợp teambuilding, dã ngoại, picnic, …
Hoặc bạn có thể tham khảo nhiều hơn các chủ đề Year End Party thông qua đường dẫn dưới đây nhé!
> 10 Chủ đề Year End Party – Ấn tượng và hấp dẫn – Tuấn Việt Media
Xây dựng kịch bản, timeline chương trình tất niên cuối năm
Xây dựng kịch bản được cho là một phần trọng tâm trong mẫu kế hoạch tất niên cuối năm. Kịch bản chương trình thường bao gồm kịch bản khái quát và kịch bản chi tiết bao gồm timeline cụ thể.
Kịch bản tổng quát: Tất cả các hạng mục có trong chương trình, đi kèm với từng bộ phận nhân sự riêng đảm nhận nhiệm vụ được giao. Thông thường kịch bản tổng quát có hai phần riêng biệt là lễ và hội. Đặc biệt, bộ phận đón tiếp khách mời và lễ tân cần nắm rõ nhiệm vụ và công việc được giao để điều phối, chỉ đạo chương trình cho chu toàn.
- Kịch bản chi tiết: Thông thường kịch bản này dành cho MC, đội ngũ nhân sự của sân khấu như nhóm nhảy, vũ đoàn, ca sĩ, kỹ thuật viên hệ thống âm thanh, ánh sáng…. để điều phối trung tâm bữa tiệc. Kịch bản chi tiết bao gồm timeline sẽ đảm bảo sự kiện được diễn ra thuận lợi, đúng y như thời gian hoạch định.
Để tham khảo thêm kịch bản tiệc tất niên chi tiết và có lời dẫn MC, bạn có thể tìm đọc ở đường dẫn bên dưới:
> Kịch bản Year End Party kèm lời dẫn chi tiết – Tuấn Việt Media
Lên bảng dự trù chi phí tất niên cuối năm
Trong kế hoạch tổ chức tất niên cuối năm cần xây dựng chi tiết và đầy đủ từng đầu mục cần chi cho sự kiện. Thông thường, trong bảng chi phí tất niên cuối năm sẽ có các hạng mục cần chi như sau:
- Địa điểm tổ chức.
- Dịch vụ ăn uống.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng, trình chiếu.
- Nhân sự bao gồm MC, ca sĩ, nhóm nhảy, vũ đoàn, lễ tân, PG, nhân công setup dàn dựng…
- Bộ phận quay phim, chụp ảnh…
- Thiết kế in ấn, backdrop, thiệp mời…
- Tổ chức trò chơi, quà tặng…
- Phương tiện đưa đón, di chuyển.
- Một số chi phí phát sinh của chương trình.
Việc lên checklist rõ ràng cho từng hạng mục chi phí phải chi giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn. Từ đó, tùy theo mục tiêu sự kiện mà có thể tăng giảm một cách hợp lý cho các hạng mục chi phí. Ví dụ, nếu bạn chỉ tổ chức tất niên theo kiểu đầm ấm và có sự hiện diện của nhân viên, đối tác là đủ. Thì nên tập trung cho các hạng mục ăn uống, quà tặng. Trường hợp muốn tổ chức hoành tráng bạn có thể phân bổ thêm vào chi phí mời MC, ca sĩ, vũ đoàn.
Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình
“Đặc sản” của các buổi tiệc cuối năm là những tiết mục văn nghệ hấp dẫn, lôi cuốn hoặc mang những ý nghĩa và thông điệp mà BLĐ công ty muốn gửi gắm. Ngoài ra còn có các tiết mục khác như: phát biểu từ BLĐ, trao thưởng cho cá nhân – phòng ban có thành tích tốt, tri ân khách hàng thân thiết, bốc thăm trúng thưởng, trò chơi tất niên. Các tiết mục này cũng cần được chuẩn bị rõ ràng và nêu rõ cách triển khai cụ thể trong kế hoạch tất niên cuối năm.
Với từng tiết mục, bạn nên note kỹ những thứ cần chuẩn bị như:
- Đối với tiết mục văn nghệ cần chuẩn bị trang phục gì, đạo cụ ra sao, có cần hiệu ứng sân khấu không, …
- Đối với các tiết mục trao thưởng thì cần chuẩn bị huy chương, bằng khen, cup lưu niệm, quà tặng, .v.v. .
> Xem thêm: Tiết mục văn nghệ độc lạ – Dành cho những buổi tiệc tất niên cuối năm
Sẽ là một sai lầm rất lớn nếu như bỏ qua việc lựa chọn, chuẩn bị menu đãi tiệc trong mẫu kế hoạch tổ chức tất niên. Tùy vào kinh phí, mục tiêu tổ chức mà lựa chọn các set menu gồm nhiều món ăn cao cấp hoặc đơn giản sao cho phù hợp. Tuy nhiên, thực đơn tất niên cần phải đảm bảo đủ các món khai vị, món chính, món tráng miệng. Và đặc biệt phải hợp khẩu vị chung của đa số khách tham dự. Bạn có thể lựa chọn những địa điểm cung cấp tiệc, hoặc tốt hơn là những đơn vị tổ chức tất niên trọn gói. Vì với kinh nghiệm và khả năng, họ sẽ giúp bạn chuẩn bị được những thực đơn ngon và hợp khẩu vị nhất.
Chọn đơn vị tổ chức tất niên cuối năm cho công ty trọn gói
Thực sự, cuối năm là thời điểm mà toàn bộ nhân viên của công ty rất bận để làm việc cho kịp tiến độ. Thế nhưng, bạn lại được cấp trên giao nhiệm vụ đảm đương chương trình tiệc tất niên. Vốn là một nhân viên của công ty không thể nào có kinh nghiệm tổ chức tiệc tùng, những lúc thế này sự hỗ trợ của đơn vị chuyên tổ chức sự kiện là sự lựa chọn lý tưởng để lên kế hoạch tất niên cuối năm chuyên nghiệp và uy tín.
Ngoài ra, các công ty tổ chức tất niên chuyên nghiệp sẽ cung cấp trọn gói các thiết bị cần thiết cho buổi tiệc như: bàn ghế, âm thanh ánh sáng, sân khấu, trang trí tiệc … . Hỗ trợ lên kịch bản tất niên độc đáo và thú vị. Và điều quan trọng hơn, với sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm, các công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn yên tâm hơn và thưởng thức trọn vẹn buổi tiệc tất niên của công ty mà không phải bận tâm “chạy đôn chạy đáo”.
Lập đánh giá sau tiệc tất niên
Cuối cùng, sau khi buổi tiệc đã kết thúc. Nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức tất niên phải lập báo cáo chi tiết để gửi về công ty. Mỗi công ty sẽ có các hình thức văn bản báo cáo khác nhau, tuy nhiên về cơ bản sẽ cần bảo cáo các loại chi phí, đánh giá tổng quan và đúc kết kinh nghiệm.
Việc đánh giá sau tiệc và rút kinh nghiệm giúp cho việc lên kế hoạch tất niên cho năm sau thêm nhẹ nhàng hơn, tối ưu được chi phí hơn.
Tuấn Việt Media chuyên tổ chức tiệc tất niên trọn gói, giá tốt hàng đầu
Dưới đây là những lý do bạn nên tổ chức tất niên 2023 cùng Tuấn Việt Media. Với kinh nghiệm, khả năng và sự tận tâm, Tuấn Việt cam kết mang đến cho quý khách những buổi tiệc Year End Party trọn vẹn nhất.
Kinh Nghiệm và Uy Tín: Tuấn Việt Media có hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, và đây là một yếu tố quan trọng khi khách hàng đưa ra quyết định. Kinh nghiệm lâu dài không chỉ chứng minh sự chuyên nghiệp mà còn đồng nghĩa với khả năng xử lý mọi tình huống và đáp ứng mọi yêu cầu khó khăn từ phía khách hàng. Tuấn Việt sẽ xây dựng một kế hoạch tất niên cuối năm chỉn chu để quý khách dễ dàng theo dõi và an tâm nhất khi hợp tác cùng chúng tôi.
Chất Lượng Dịch Vụ và Sản Phẩm: Tuấn Việt Media cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm và sản phẩm chất lượng cao. Từ việc thiết kế backdrop, trang trí không gian đến các tiết mục văn nghệ, mọi chi tiết đều được chăm sóc và thực hiện với sự tận tâm và sáng tạo. Chất lượng dịch vụ và sản phẩm là ưu tiên hàng đầu để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Chăm Sóc Khách Hàng và Tư Vấn Nhiệt Tình: Đội ngũ chăm sóc khách hàng của Tuấn Việt Media luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn nhiệt tình. Sự chủ động và tận tâm trong việc hỗ trợ khách hàng từ giai đoạn lựa chọn dịch vụ cho đến khi sự kiện diễn ra giúp tạo ra một trải nghiệm khách hàng tích cực và lâu dài.
Chi Phí Hợp Lý và Minh Bạch: Tuấn Việt Media cung cấp bảng báo giá chi tiết và minh bạch, giúp khách hàng dễ dàng hiểu rõ về chi phí và các dịch vụ được bao gồm. Chi phí hợp lý và minh bạch giúp khách hàng cảm thấy an tâm và tin tưởng trong quá trình hợp tác, đồng thời tạo ra một môi trường kinh doanh trung thực và chuyên nghiệp. Đặc biệt, Tuấn Việt đang dành tặng những ưu đãi hấp dẫn nhất đến quý khách hàng khi tổ chức tất niên cuối năm 2023 này.
* Ưu đãi áp dụng từ ngày 15/12/2023 – 01/02/2024 như sau:
– Với gói chi phí khoảng 30 triệu – 50 triệu tặng ngay gói thiết kế các ấn phẩm trị giá 5 triệu
– Với gói chi phí khoảng 40 triệu – 60 triệu tặng ngay gói nhân sự MC trị giá 6 triệu
– Với gói chi phí khoảng 70 triệu – 100 triệu tặng ngay gói nhân sự ca sĩ trị giá 9 triệu
– Với gói chi phí trên 100 triệu tặng ngay gói nhân sự quay phim, chụp ảnh trị giá 12 triệu
Những lý do trên chứng minh rằng Tuấn Việt Media không chỉ là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà còn là đối tác đáng tin cậy cho việc tổ chức buổi tất niên. Hãy liên hệ ngay hotline 0985 444 859 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất nhé!
> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói [Tư vấn chi tiết từng hạng mục] – Tuấn Việt Media
Lưu ý khi lên kế hoạch tất niên cuối năm (Year End Party)
Khi có kế hoạch tổ chức Year End Party, công ty cần lưu ý một số điều như sau:
Càng chi tiết càng tốt
Thật vậy, khi lên kế hoạch tổ chức Year End Party, bạn cần lên kế hoạch càng chi tiết càng tốt. Việc chi tiết và cụ thể hóa từng hạng mục giúp bạn dễ dàng quan sát tổng quát hơn. Từ đó cũng dễ dàng phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến trình. Song có thể đốc thúc những hạng mục nào có khả năng chậm tiến trình hoặc điều động nhân sự hỗ trợ kịp lúc.
Ngoài ra, việc chi tiết hóa mọi thứ giúp bạn tiết kiệm thời gian cho việc chuẩn bị tiệc tất niên, từ đó giảm bớt gánh nặng công việc hơn.
Đừng quên kế hoạch dự trù rủi ro
Điều tiếp theo và cũng là điều quan trọng nhất trong các lưu ý khi lên kế hoạch tất niên cuối năm là dự trù rủi ro. Bất kể buổi tiệc nào cũng tiềm ẩn những rủi ro không mong muốn phát sinh. Việc có bảng kế hoạch dự trù rủi ro giúp bạn đề phòng những trường hợp xấu xảy ra và có phương án back up hợp lý, kịp thời. Để buổi tiệc tất niên có thể diễn ra thuận lợi, trọn vẹn và tạo dựng ấn tượng tốt nhất.
Cho khách mời biết họ là tâm điểm
Ngoài ra, khi tổ chức tiệc tất niên, công ty cần quan tâm, chăm sóc khách mời từ khâu thiệp mời phải thể hiện sự trang trọng. Khi khách mời tới tham dự có đội ngũ nhân viên lễ tân hướng dẫn, ổn định chỗ để xe, cũng như khu vực chỗ ngồi của sự kiện, đồng thời tăng sự tương tác trong quá trình chương trình diễn ra. Như vậy, khách mời cảm nhận họ có vị trí quan trọng với công ty, là tâm điểm. Đây cũng là một cách quan trọng để xây dựng mối quan hệ với khách mời, đối tác thêm bền chặt. Hỗ trợ cho việc làm ăn lâu dài của đôi bên.
Trên đây là các thông tin chia sẻ về kế hoạch tất niên cuối năm của công ty cũng như những lưu ý khi lập kế hoạch. Rất mong sẽ mang đến sự hữu ích dành cho quý khách hàng.
Năm 2023 sắp khép lại, và 2024 cũng dần bước đến. Tuấn Việt biết rằng năm nay là một năm tương đối khó khăn với đại đa số doanh nghiệp Việt Nam vì sự ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn cầu. Trước thềm năm mới, Tuấn Việt Media cung chúc quý khách hàng, quý công ty, doanh nghiệp sẽ có thật nhiều sức khỏe, hạnh phúc và nhiều điều may mắn. Chúc cho việc kinh doanh sẽ thuận lợi và khởi sắc hơn. Kính chúc quý khách sẽ có những buổi tiệc tất niên – Year End Party thật hạnh phúc, bùng nổ và đáng nhớ. Tuấn Việt Media sẽ rất vinh dự khi được đồng hành, tổ chức tất niên 2023 cho quý vị.
