Để một sự kiện được tổ chức thành công hẳn là điều không dễ dàng và cần phải có sự kết hợp ăn ý của tất cả các khâu làm việc từ đầu đến cuối chương trình. Vậy như thế nào là quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy cùng Tuấn Việt Media tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Tổ chức sự kiện là gì ?
Tổ chức sự kiện (hay event planning) là quá trình thảo luận, lên kế hoạch thực hiện, tổ chức một hoặc một chuỗi các hoạt động nhằm truyền tải thông điệp có ý nghĩa đến với người tham dự. Các thông điệp ý nghĩa có thể liên quan đến cộng đồng, xã hội hay tri ân nhân viên, đối tác, khách hàng, ra mắt sản phẩm mới, hội thảo, ký kết hợp đồng, … v.v.
> Tham khảo: Thực trạng ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam – Tuấn Việt Media
Tuấn Việt Media hân hạnh đồng hành trong tổ chức các giải đấu chuyên nghiệp
Vai trò của việc lên quy trình tổ chức sự kiện
Việc lập quy trình tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng, quyết định đến sự thành bại của chương trình cũng như các hoạt động có trong chương trình đó, cụ thể:
Giúp công ty, doanh nghiệp nắm bắt được tiến trình tổng quan, xác định thời gian cho phần chuẩn bị và thực hiện các hạng mục, đảm bảo tiến độ triển khai công việc.
Giúp từng cá nhân, bộ phận nắm bắt rõ phân công công việc, vị trí cũng như trách nhiệm của mình trong từng khâu tổ chức. Đồng thời, ban tổ chức có thể dễ dàng quản lý, kiểm tra, đánh giá và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan
Việc thiết lập quy trình tổ chức còn giúp ban tổ chức phát hiện, đề xuất các phương án dự phòng nhằm làm giảm sự ảnh hưởng của các rủi ro do điều kiện khách quan, chủ quan như: thời tiết, trang thiết bị, địa điểm tổ chức,…
Bên cạnh đó, khi có quy trình tổ chức rõ ràng, công ty doanh nghiệp có thể dự trù, cân đối và phân bổ ngân sách hợp lý, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, để lại nhiều ấn tượng trong lòng khách mời tham dự.
Gợi ý quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Giai đoạn trước sự kiện
Ở giai đoạn này là thời gian làm việc giữa ban tổ chức với khách hàng của mình để làm rõ mong muốn, yêu cầu tổ chức cũng như thông điệp truyền tải của chương trình. Từ đó thảo luận, đề xuất các phương án triển khai phù hợp. Quy trình làm việc cụ thể như sau:
Bước 1: Nhận thông tin, nghiên cứu yêu cầu khách hàng
Ban tổ chức nhận yêu cầu (brief) từ khách hàng đối tác, xác định chủ đề, mục tiêu chương trình, đối tượng và số lượng khách mời tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức mong muốn. Cuối cùng là xác định rõ ngân sách tổ chức từ phía khách hàng nhằm đề xuất ý tưởng kịch bản cũng như báo giá phù hợp, tối ưu chi phí.
Với mỗi đối tượng, mục tiêu khác nhau sẽ có những ý tưởng, kịch bản tổ chức phù hợp khác nhau
Bước 2: Đề xuất ý tưởng, kịch bản và kế hoạch tổ chức
Với sự hiểu biết về thương hiệu cũng như thông điệp truyền tải đã thảo luận trước đó, ban tổ chức thực hiện đề xuất ý tưởng (màu sắc chủ đạo, thiết kế poster, banner, setup sân khấu,…v.v), kịch bản triển khai (kịch bản chương trình, kế hoạch MC, kế hoạch truyền thông,…) cũng như ngân sách cụ thể cho từng hạng mục với khách hàng. Hai bên chỉnh sửa, bổ sung thêm các điều khoản cần thiết cũng như tiến hành ký kết hợp đồng.
Backdrop, bục check-in, hashtag được thiết kế theo màu sắc chủ đạo, chủ đề chương trình
Bước 3: Phân công công việc
Sau khi thống nhất thông tin tổ chức, công ty doanh nghiệp tiến hành phân chia đầu mục công việc, nhân sự tiến hành, đảm bảo các khâu phối hợp ăn ý, không làm chậm trễ tiến độ ảnh hưởng chương trình.
Một số công việc cần triển khai như:
Lên kế hoạch, kịch bản, timeline chương trình cụ thể
Thiết kế ấn phẩm chương trình
Dự trù ngân sách, chi phí sự kiện
Liên hệ nhà cung cấp (trang thiết bị, địa điểm,…)
Liên hệ nghệ sĩ, khách mời tham dự, nhà tài trợ
Các hoạt động báo chí truyền thông liên quan(nếu có)
Thuê MC, PG, PB
Thuê đội múa nghệ thuật, múa mở màn, nhảy hiện đại
Hoàn tất các thủ tục cần thiết , đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật
Bước 4: Tổng duyệt chương trình
Phần tổng duyệt là thời chạy thử, cân đối thời gian và điều chỉnh, thống nhất lại các hoạt động sẽ diễn ra tại chương trình chính thức, nhân sự làm quen với vị trí và phần việc của mình. Đồng thời kiểm tra, phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trước khi bắt đầu, đảm bảo cho chương trình diễn ra suôn sẻ.
Đây là một bước rất cần thiết trong quy trình tổ chức sự kiện và thường diễn ra trước chương trình chính 1 ngày.
Đội ngũ giám sát hệ thống âm thanh, ánh sáng sát sao, giúp hạn chế các sự cố phát sinh
Tham khảo quy trình set up trước khi sự kiện diễn ra tại Tuấn Việt Media
Giai đoạn trong sự kiện
Đây có lẽ là giai đoạn quyết định, đánh giá toàn bộ thời gian lên kế hoạch, thiết lập quy trình tổ chức sự kiện có hiệu quả hay không. Vì vậy, yêu cầu nhân sự phải hết sức tập trung, hoàn thành tốt phần việc của mình theo kế hoạch đã lập ra.
Đồng thời, liên tục cập nhật tình tình, quản lý giám sát chặt chẽ cũng như có thái độ chuyên nghiệp, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách mời tham dự.
> Có thể bạn quan tâm: Những kỹ năng cần có của chuyên viên tổ chức sự kiện – Tuấn Việt Media
Giai đoạn sau sự kiện
Sau khi kết thúc sự kiện, ban tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến truyền thông báo chí cũng như trả quyền lợi cho các nhà tài trợ, gửi lời tri ân đến khách hàng, đối tác đã đồng hành cùng chương trình.
Không chỉ vậy, ban tổ chức tiến hành nghiệm thu với khách hàng, đối tác về hiệu quả tổ chức, tiến hành rút kinh nghiệm nội bộ.
Một số hình ảnh ý nghĩa được ghi lại làm tư liệu truyền thông cho chương trình
Một số lưu ý trong quá trình tổ chức sự kiện
Lựa chọn địa điểm hợp lý, thuận tiện cho việc đi lại, cơ sở vật chất cũng như an ninh, an toàn phòng cháy chữa cháy cần được đảm bảo
Rà soát, lên danh sách đối tượng và số lượng khách mời tham gia, tránh tình trạng quá đông hoặc quá ít so với dự kiến, làm ảnh hưởng tới kết quả cũng như mục đích của chương trình.
Tất cả những thay đổi trong kịch bản, ý tưởng tổ chức cần nhận được sự đồng ý cũng như thống nhất giữa các bên khách hàng, tránh phát sinh những tranh chấp trong quá trình thực hiện.
Ban tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ hợp đồng, giấy tờ, thủ tục cần thiết và chữ ký giữa các bên liên quan
Một số rủi ro có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện như: hệ thống âm thanh, ánh sáng gặp sự cố, “cháy timeline”, điều kiện thời tiết không ủng hộ, nghệ sĩ khách mời tới muộn hoặc không tới,… đòi hỏi ban tổ chức cần có kế hoạch dự trù, xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh.
> Xem ngay: Rủi ro khi tổ chức sự kiện – Hướng dẫn cách xử lý chi tiết
Giàn truss, ô dù, ô lệch tâm được Tuấn Việt Media tư vấn chuẩn bị cho các sự kiện ngoài trời
Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp
Hiện nay, ngành tổ chức sự kiện đang nhận được nhiều sự quan tâm từ cộng đồng nên có thể nói các công ty, doanh nghiệp tổ chức nhiều vô kể, như “nấm mọc sau mưa”, khiến cho công tác lựa chọn, gửi gắm niềm tin có nhiều phần bối rối.
Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Tuấn Việt Media tự hào là đối tác thường xuyên, thân thiết của nhiều công ty, doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ: Thu Cúc TCI, SHB, Ngân hàng Agribank, VNPT, GPBank, Vinhomes, Viettel…
Tại Tuấn Việt Media quý khách hàng sẽ nhận được quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu với nhiều điểm mạnh như sau:
Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản, giàu tính sáng tạo với nhiều ý tưởng kịch bản hấp dẫn, ấn tượng
Hệ thống kho bãi rộng, thiết bị sẵn có giúp khách hàng tiết kiệm chi phí vận chuyển đồng thời đáp ứng được số lượng lớn thiết bị cùng lúc
Đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, giàu tính sáng tạo với nhiều ý tưởng kịch bản hấp dẫn. Quy trình làm việc chuyên nghiệp, minh bạch rõ ràng và có tâm với nghề: MC sự kiện, PG, PB, nhóm nhảy, ban nhạc biểu diễn, kiểm soát âm thanh ánh sáng, giám sát toàn bộ chương trình,…
Đặc biệt, chúng tôi có thể tư vấn và đưa ra những phương án giúp khách hàng tối ưu ngân sách tổ chức sự kiện.
> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện – Tuấn Việt Media
Liên hệ ngay Tuấn Việt Media với hotline: 0985 444 859 để được tư vấn miễn phí và nhận chiết khấu SIÊU HOT lên đến 30% cho dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói
Tham khảo ngay sự kiện Avatar vô cùng hoành tráng và đẳng cấp do Tuấn Việt Media thực hiện
