Ưu điểm của việc tổ chức sự kiện ngoài trời là tận dụng tối đa không gian rộng rãi tại địa điểm sự kiện diễn ra. Cũng như tạo được sự thoải mái cho khách tham dự sự kiện, vì thế nhiều công ty, doanh nghiệp hiện có xu hướng tổ chức sự kiện bên ngoài thay vì nhà hàng, khách sạn. Tuy nhiên, rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời cũng tiềm ẩn nhiều nếu như bạn không nắm vững kinh nghiệm tổ chức, dự phòng phát sinh. Cùng tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết sau cùng Tuấn Việt Media nhé.
Mục lục
- 1 Một số loại hình sự kiện thường được tổ chức ngoài trời
- 2 Lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
- 3 Những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời và cách xử lý
- 4 Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời
- 5 Báo giá tổ chức sự kiện ngoài trời tại Tuấn Việt Media
- 6 Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói
- 7 Sự kiện ngoài trời được tổ chức bởi Tuấn Việt Media
Một số loại hình sự kiện thường được tổ chức ngoài trời
Tùy thuộc vào yêu cầu hoặc mục đích của sự kiện hướng tới mà BTC có thể quyết định tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời. Tuy nhiên, dưới đây là những loại hình sự kiện thường xuyên được tổ chức ngoài trời nhất:
Concert, chương trình âm nhạc
Tổ chức hội thao, chạy bộ
Sự kiện trung thu, tết thiếu nhi
Các ngày hội việc làm, chào đón tân sinh viên
Sự kiện khai trương, khánh thành
Sự kiện khởi công – động thổ
Chương trình trình diễn thời trang
Sự kiện cưới hỏi
Các sự kiện ngày hội văn hóa doanh nghiệp, hội chợ thương mại, … .
- …
Tham khảo một số loại hình sự kiện thường được tổ chức ngoài trời
Lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời bị chi phối bởi nhiều yếu tố như: chi phí, mục đích, nội dung chương trình, thời tiết, … . Vì thế, để việc tổ chức sự kiện ở ngoài trời được trọn vẹn, trơn tru bạn cần lưu ý những điều dưới đây:
Lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Về địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn có thể lựa chọn như công viên, resort, phố đi bộ, khu vực công cộng, … . Để lựa chọn địa điểm phù hợp, bạn cần xác định nội dung sự kiện, đối tượng và số lượng khách mời, an ninh, vị trí đỗ xe, tiện di chuyển hay không, thủ tục thuê địa điểm ra sao, … .
Đối với những địa điểm đặc thù cần phải thuê trước, bạn nên chốt hợp đồng thuê địa điểm với đơn vị cho thuê từ sớm (trung bình từ khoảng 10-15 ngày) để đảo bảo sự kiện được diễn ra như đúng kế hoạch.
Lựa chọn trang thiết bị phù hợp
Về cơ bản các thiết bị dùng cho sự kiện ngoài trời cũng sẽ tương tự như sự kiện diễn ra trong nhà, điển hình như: hệ thống âm thanh ánh sáng, bàn ghế sự kiện, sân khấu, backdrop, … . Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần chuẩn bị thêm một số thiết bị khác đặc biệt nghiên về che chắn, lót sàn. Quy mô cũng như công xuất thường sẽ lớn hơn đối với việc tổ chức sự kiện trong nhà.
Đối với một số thiết bị đặc thù, bạn cần lựa chọn loại sử dụng cho sự kiện ngoài trời và có những phương án thi công phù hợp, cụ thể như sau:
Màn led sử dụng cho sự kiện ngoài trời phải là loại outdoor, có độ phân giải và độ sáng cao để đáp ứng hiển thị đối với không gian ngoài trời.
Hệ thống âm thanh ánh sáng cần phải có công suất lớn.
Sân khấu ngoài trời thường được gia cố chắc chắn, có độ cao từ 0,6m trở lên để hạn chế việc bị khuất tầm nhìn khách tham dự.
Tùy vào nhu cầu của BTC mà lựa chọn dù tròn, nhà bạt hay nhà giàn để che chắn cho sự kiện. Tuy nhiên phải đảm bảo thi công chắc chắn, chịu được những tác động trong tình hình thời tiết có diễn biến xấu.
> Xem thêm: Cho thuê nhà bạt sự kiện – Đa dạng mẫu mã và cung cấp SLL – Tuấn Việt Media
Đảm bảo yếu tố pháp lý cho sự kiện
Bên cạnh các hợp động thuê thiết bị và nhân sự sự kiện bạn đã ký kết với công ty tổ chức sự kiện. Bạn còn phải lưu ý đến việc xin giấy phép tổ chức sự kiện bên ngoài trời. Tùy vào loại hình sự kiện khác nhau mà sẽ có những cơ quan có thẩm quyền cấp phép. Ví dụ, nếu bạn muốn tổ chức hợp báo hoặc sự kiện tuyên truyền bạn phải xin giấy phép tại bộ/sở thông tin truyền thông. Về vấn đề này, khi làm việc cùng Tuấn Việt Media, bạn sẽ được support tối đa các vấn đề pháp lý.
> Có thể bạn quan tâm: Hợp đồng tổ chức sự kiện – Cập nhất mới và chuẩn nhất 2024 – Tuấn Việt Media
Đảm bảo vệ sinh, an ninh cho sự kiện
Doanh nghiệp nên thuê đơn vị hỗ trợ vệ sinh, an ninh để đảm bảo mỹ quan, trật tự khi tổ chức sự kiện ngoài trời, đây cũng là điểm cộng lớn đối với người tham dự. Đặc biệt, với những sự kiện ngoài trời có quy mô lớn, thì nhân sự cho vấn đề an ninh và vệ sinh cần được thắt chặt và bố trí nhiều hơn. Để tạo sự thoải mái và an toàn nhất cho khách tham dự, hạn chế tối thiểu những vấn đề mong muốn xảy ra.
Nhân viên an ninh hỗ trợ việc giữ gìn trực tự, giúp khách tham dự yên tâm và thoải mái tận hưởng sự kiện
Đề phòng diễn biến thời tiết xấu
Một lưu ý quan trọng khác khi tổ chức sự kiện ngoài trời là bạn phải quan tâm sát sao đến tình hình thời tiết. Hạn chế tổ chức các sự kiện ngoài trời vào mùa mưa gió, bão hoặc quá buốt rét. Tuy nhiên, nếu sự kiện bắt buộc phải diễn ra trong những thời điểm nêu trên bạn nên chủ động theo dõi dự báo thời tiết để hạn chế tối đa những ảnh hưởng do thời tiết xấu. Ngoài ra, nên chuẩn bị đầy đủ các thiết bị che chắn Tuấn Việt đã nêu trên. Đặc biệt, phải lựa chọn đơn vị thi công chuyên nghiệp, kinh nghiệm để các gia cố thiết bị chắc chắn, chịu được tình hình thời tiết cực đoan.
Lựa chọn hình thức đãi tiệc phù hợp
Khi tổ chức sự kiện trong nhà hoặc không gian kín, bạn có thể dễ dàng lựa chọn trong số nhiều hình thức đãi tiệc khác nhau như: tiệc buffet, tiệc mặn đãi bàn theo menu hoặc tiệc finger food, tiệc teabreak. Tuy nhiên, khi tổ chức sự kiện ngoài trời thì điều kiện về cơ sở vật chất để đãi tiệc sẽ có phần hạn chế hơn so với nhà hàng, khách sạn hay các trung tâm hội nghị. Chính vì thế, bạn phải cân nhắc kỹ lưỡng lựa chọn hình thức đãi tiệc phù hợp với quy mô, cơ sở vật chất, thiết bị sẵn có.
Những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời và cách xử lý
Mặc dù sự kiện ngoài trời tạo bầu không khí sôi động, thoáng đãng nhưng luôn thường trực nhiều rủi ro bất ngờ, không đáng có. Trước sự kiện, bạn cần lên phương án đề phòng cho các trường hợp có thể xảy ra như:
Rủi ro về thời tiết xấu, không thuận lợi – thường xuyên xảy ra nhất. Ví dụ như: nắng nóng thì sẽ khiến người tham dự ngột ngạt hay mưa bão sẽ ảnh hưởng đến thiết bị sự kiện, không khí có thể trở nên hỗn loạn. Để phòng tránh tình huống này, bạn nên xem kỹ dự báo thời tiết, chuẩn bị một số phương án như: lắp đặt nhà giàn không gian, dù tròn, ô lệch tâm, bình nước đối trọng, khung sắt,…
Rủi ro khi sức nóng của người tham dự, bạn nên bố trí thêm bộ phận y tế, an ninh sẵn sàng tiếp ứng cho người tham dự.
Sự cố hỗn loạn, chảy nổ có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Do đó, bạn hãy sẵn sàng các phương án đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy hay đội ngũ an ninh, biển chỉ dẫn để hướng dẫn cho khách mời.
> Tham khảo chi tiết hơn: Rủi ro khi tổ chức sự kiện – Liệt kê cụ thể và tư vấn cách giải quyết
Các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời
Chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời đối với trang thiết bị
Không gian ngoài trời đòi hỏi nhiều sự chuẩn bị về cơ sở vật chất, thiết bị chỉn chu hơn sự kiện trong nhà, các thiết bị cần phải gia cố chắc chắn, cụ thể như:
Bục sân khấu: sân khấu ngoài trời thường cao từ 0.6m trở lên, sân khấu cần được lắp đặt cẩn thận, an toàn, chịu được trọng tải lớn
Backdrop in kích thước lớn, chất liệu sử dụng: hiflex đế ghi chống xuyên sáng, formex,… Ngoài ra, backdrop nên được gia cố với khung sắt, giàn truss,…để đảm bảo an toàn.
Màn hình Led giúp truyền tải hình ảnh chân thực đến với khách hàng.
Nhà giàn không gian, dù tròn sự kiện với hệ thống giàn, cột truss chắc chắn, đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi, tránh thiệt hại do thời tiết.
Hệ thống âm thanh ánh sáng đủ lớn, nếu vào buổi tối thì cần thêm hệ thống ánh sáng cho khu vực hội trường, tổ chức sự kiện
Bàn ghế sự kiện chắc chắn, chịu được điều kiện thời tiết ngoài trời.
Thiết bị làm mát, sưởi ấm như quạt điều hoà, quạt công nghiệp, cây sưởi,….
Một số thiết bị quan trọng cần có khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà bạn cần nắm rõ
Chi phí thuê nhân sự sự kiện
Sự kiện ngoài trời thường có số lượng người tham dự đông hơn so với sự kiện trong nhà, chính vì vậy nhân sự cần có kỹ năng chuyên nghiệp, tác phong nhanh nhẹn, có kinh nghiệm xử lý phát sinh kịp thời. Bên cạnh đó, bạn nên lập kế hoạch phân công công việc cụ thể, để nhân sự nắm rõ nhiệm vụ của mình.
Đội ngũ nhân sự chu đáo không thể thiếu khi tổ chức sự kiện ngoài trời bao gồm:
Đội ngũ PG, PB, Lễ tân đón tiếp khách mời, tiễn khách ra về, thực hiện các nhiệm vụ khác theo kịch bản chương trình.
MC dẫn dắt chương trình, gieo cảm xúc cho người tham dự
Đội ngũ kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, thiết bị hỗ trợ tại chương trình
Nhân viên an ninh, đội ngũ y tế đảm bảo an ninh cho sự kiện, sức khỏe cho người tham dự.
Đạo diễn sự kiện, điều phối viên giúp chương trình được chỉn chu, diễn ra thuận lợi từ đầu tới cuối.
Nghệ sĩ biểu diễn: ca sĩ, nhóm múa, nhóm nhảy, band nhạc acoustic,… góp phần tạo không khí cho chương trình.
- …
Báo giá tổ chức sự kiện ngoài trời tại Tuấn Việt Media
Tùy thuộc vào quy mô và mục đích của sự kiện mà chi phí tổ chức sẽ khác nhau. Tuy nhiên, với kinh nghiệm hơn 12 năm hoạt động Tuấn Việt Media – chúng tôi sẽ tư vấn giúp bạn những phương án tổ chức hiệu quả và tối ưu chi phí nhất. Mặc khác, Tuấn Việt Media là đơn vị trực tiếp sở hữu đầy đủ số lượng lớn trang thiết bị sự kiện, điều này đồng nghĩa quý khách sẽ được thuê thiết bị trực tiếp, không qua trung gian với giá thành ưu đãi nhất. Và đặc biệt hơn hết, khi lựa chọn Tuấn Việt Media để tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói, quý khách sẽ nhận ngay khuyến mãi lên đến 30%. Hãy nhanh tay liên hệ hotline 0985 444 859 để được tư vấn tận tình và chi tiết nhất.
Mời bạn tham khảo chi phí tổ chức sự kiện cho từng hạng mục tại đây:
> Báo giá tổ chức sự kiện 2024 – Tuấn Việt Media
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói
Trong suốt hơn 12 năm qua, Tuấn Việt Media đã và đang tổ chức nhiều sự kiện ngoài trời như: ca nhạc, lễ hội văn hoá, sự kiện thể thao; hội thao, giải chạy bộ, giải đá bóng… với quy mô từ nhỏ tới lớn, đa dạng ý tưởng, concept tổ chức khác nhau. Chúng tôi tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội và nhiều tỉnh lân cận tại phía Bắc và nhận được sự tin tưởng của khách hàng trong nhiều năm qua bởi:
Bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực, nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm, giỏi tay nghề.
Thiết bị sự kiện chất lượng, thường xuyên được kiểm tra, đổi mới.
Hệ thống kho bãi trải dài tại quận nội thành Hà Nội, xe vận chuyển có sẵn, sẵn sàng hỗ trợ khách hàng mọi lúc mọi nơi.
Quy trình làm việc nhanh chóng, thủ tục hợp đồng cam kết rõ ràng.
Giá cả phải chăng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng
Đặc biệt, Tuấn Việt Media đang chạy chương trình “ƯU ĐÃI KHỦNG lên tới 30%” dành cho tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói của chúng tôi.
Liên hệ ngay 0985 444 859 để nhận ưu đãi và báo giá chi tiết nhất.
> Xem thêm: Tổ chức sự kiện trọn gói – Tuấn Việt Media tư vấn chi tiết nhất
Sự kiện ngoài trời được tổ chức bởi Tuấn Việt Media
Và giờ hãy cùng Tuấn Việt Media nhìn lại những sự kiện ấn tượng đã được Tuấn Việt tổ chức nhé!
Ngày hội công nghệ số – Open Steam Day 2024 – Trường FPT Hà Nam
Year End Party Đảo Dừa 2023 – Tuấn Việt Media
Sinh nhật lần thứ 15 thương hiệu phòng gym cao cấp Kickfit Sport
Lễ khánh thành nhà máy UJU Vina Thái Nguyên
Lễ hội văn hóa thường niên VNPT – Chiến Binh Số – Hạt Nhân Phát Triển VNPT
Lễ khởi công dự án điện mặt trời ốp máy ICT
