Kế hoạch khai trương cụ thể và chi tiết để sự kiện được thành công, mỹ mãn

Việc thu hút khách hàng tới công ty để trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ là “chìa khóa” thành công của doanh nghiệp. Vì thế việc khai trương mở bán rất quan trọng, do đó cần có kế hoạch khai trương cụ thể, ấn tượng và độc đáo để thu hút sự chú ý và quan tâm của khách hàng tới công ty ngày càng đông, tăng doanh thu và lợi nhuận.

Lập kế hoạch chi tiết trước khi tổ chức khai trương

Để ngày khai trương diễn ra thuận lợi, cần lập kế hoạch chi tiết các hạng mục như sau:

Xác định thời gian tổ chức khai trương

Việc lựa chọn thời gian tổ chức khai trương rất quan trọng, đảm bảo về yếu tố tâm linh, phong thủy đồng thời thuận lợi cho các vị khách tới tham dự sự kiện. Để tạo điều kiện tốt nhất, trong bản kế hoạch khai trương doanh nghiệp nên lựa chọn ngày tốt trùng với ngày cuối tuần để khách mời tới tham dự đầy đủ, tạo nên độ hoành tráng của sự kiện.

Lên danh sách khách mời

Ngày khai trương dĩ nhiên sẽ có sự tham dự của đại diện ban lãnh đạo. Ngoài ra còn có sự tham gia của các đối tác và những người nổi tiếng (nếu cần) để cho buổi lễ khai trương được biết đến rộng rãi, là cơ hội để quảng bá hình ảnh thương hiệu tốt nhất. Tùy theo quy mô mà đối tượng khách mời được lọc rõ ràng, xác định vai trò quan trọng đầu tiên.

Dự trù ngân sách

Khi lập kế hoạch khai trương một trong những việc mà doanh nghiệp không thể bỏ qua là dự trù ngân sách. Việc dự trù kinh phí phải được thiết lập thành một văn bản, ghi rõ các hạng mục cần chi để có được một bản kế hoạch hợp lý. Ngoài ra, một văn bản cụ thể và chi tiết được gửi lên cấp trên để phê duyệt có được kinh phí kịp thời và nhanh nhất có thể.

Lập kế hoạch chuẩn bị nhân sự

Để sự kiện khai trương được thành công, mỹ mãn, cần phải tuyển dụng đầy đủ bộ phận nhân sự đảm bảo phục vụ tốt nhất cho chương trình. Do đó, doanh nghiệp cần lập danh sách cụ thể, mỗi người đảm nhận từng nhiệm vụ để dễ quản lý, đồng thời tránh sai sót cho buổi lễ khai trương.

Tuy nhiên nhiều công ty đang băn khoăn không biết nên chọn nhân sự nội bộ hay thuê ngoài. Lời khuyên là nên thuê dịch vụ, bởi đội ngũ của đơn vị chuyên tổ chức sự kiện được đào tạo bài bản, nhanh chóng xử lý các tình huống phát sinh.

Chọn phương án thuê thiết bị tổ chức

Và dĩ nhiên trong ngày khai trương cần có sự hỗ trợ của các thiết bị hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng như bàn ghế, quạt điều hòa… Chính vì vậy, trong bản kế hoạch khai trương cần có lập danh sách cụ thể các thiết bị, dụng cụ để buổi lễ được thành công. Ở hạng mục này khuyến khích công ty nên thuê dịch vụ trang thiết bị trọn gói sẽ tiết kiệm chi phí hơn là thuê riêng lẻ.

Chọn mẫu thiệp mời, thiết kế các ấn phẩm in ấn

Sự kiện khai trương cần có theme, concept độc đáo và ấn tượng. Vì thế để nổi bật thương hiệu, chủ doanh nghiệp cần phải lên ý tưởng, để các ấn phẩm được trưng bày ở ngày khai trương thu hút sự quan tâm của khách mời. Thông thường các ấn phẩm in ấn trong bản kế hoạch khai trương phải gắn liền với văn hóa, các sản phẩm và dịch vụ mà công ty đang kinh doanh.

Bên cạnh đó, thiệp mời khai trương phải thiết kế độc đáo, thể hiện đầy đủ thông tin, Doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp tới cá nhân, tập thể hoặc bằng thư điện tử được thiết kế theo form sẵn để tiết kiệm thời gian và công sức. Đồng thời ở thiệp mời nên thể hiện phần sơ đồ khu vực tổ chức để khách mời tham dự dễ dàng nắm bắt thông tin.

> Xem thêm: 50+ Mẫu thiệp mời khai trương đẹp và ấn tượng – Tuấn Việt Media

Trang trí khai trương

Một hạng mục không thể bỏ qua khi lên mẫu kế hoạch khai trương là khâu trang trí. Doanh nghiệp chú ý trang trí khu vực bên ngoài và bên trong công ty, cửa hàng…. Bên ngoài thiết kế cổng hơi, nổi bật dòng chữ mừng khai trương kèm theo standee. Còn khu vực bên trong setup, trang trí sân khấu với thảm trải sang trọng, hoa tươi… khuyến khích theo phong cách trang nhã, lịch sự.

> Xem thêm: 30⁺ Mẫu banner khai trương ấn tượng và thu hút khách hàng – Tuấn Việt Media

Chuẩn bị bài cúng và lễ vật

Trong văn hóa người Việt, lễ cúng khai trương là nghi lễ quan trọng, cầu mong việc kinh doanh thuận lợi, suôn sẻ và gặp nhiều may mắn. Trong kế hoạch khai trương, chủ doanh nghiệp dâng lên thần linh lòng thành để cầu mong các vị thần, ông bà tổ tiên chứng giám và phù hộ. Tùy theo kinh tế mà lễ vật có thể nhiều hay ít, nhưng việc chuẩn bị văn khấn là điều rất quan trọng, cần chu đáo.

> Xem thêm: Cách cúng khai trương chu toàn và thành tâm nhất – Tuấn Việt Media

Tiệc trà

Hiện nay, trong ngày khai trương, tiệc trà trở thành nét văn hóa, cơ hội để mọi người kết nối với nhau gần hơn. Khi lựa chọn tiệc trà cho kế hoạch khai trương phải đảm bảo số lượng, hình thức và chất lượng. Tùy theo kinh phí mà cân đối bữa tiệc trà sao cho phù hợp.

Giám sát

Trong quá trình thực hiện buổi lễ khai trương, cần có đội ngũ nhân viên giám sát để mọi thứ được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi. Mục đích của việc giám sát là đảm bảo cho sự kiện khai trương được thực hiện đúng theo kịch bản, đồng thời đội ngũ giám sát nắm bắt được tình hình, nếu có phát sinh sự cố sẽ nhanh chóng xử lý, đưa ra phương án cho hợp lý.

Cách marketing cho ngày khai trương

Bên cạnh chuẩn bị các kế hoạch được liệt kê ở trên, mong muốn cho ngày khai trương được thuận lợi cần phải có các cách marketing, quảng cáo sự kiện. Mục đích của việc marketing là quảng cáo thương hiệu, hình ảnh thu hút sự chú ý và quan tâm của khách hàng, kích thích nhu cầu mua sắm và trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ.

Có rất nhiều cách marketing cho kế hoạch khai trương, đó là:

• Thiết kế băng rôn thật ấn tượng, đầy đủ nội dung treo tại cửa hàng, công ty, showroom… trước ngày khai trương khoảng chừng 3 ngày.
• Phát tờ rơi quảng cáo ở khu vực lân cận, một hình thức marketing cũ nhưng lại đem đến hiệu quả bất ngờ.
• Trên website, fanpage của công ty, doanh nghiệp…. quảng cáo sự kiện khai trương, cung cấp đầy đủ thông tin, banner cần đặt ở trang trủ để khách hàng truy cập vào dễ dàng nhìn thấy.
• Mời người nổi tiếng tới tham dự sự kiện khai trương là một trong các hình thức marketing hiệu quả. Trong bản kế hoạch khai trương tùy thuộc vào kinh phí mà mời họ tới tham dự. Phương án này sẽ linh hoạt, tùy thuộc vào kinh phí mà mời người quảng cáo là ai, ở phân khúc nào, và có tầm ảnh hưởng tới fan ra sao.

> Tham khảo chi tiết:

>>> Cách marketing cho ngày khai trương – Tuấn Việt Media

>> Bảng giá thuê KOLs – Tuấn Việt Media

Lên kịch bản tổ chức khai trương

Hầu như các buổi lễ khai trương đều được tổ chức theo một trình tự nhất quán. Kịch bản, kế hoạch khai trương bao gồm các phần chính như sau:

• Chào đón khách mời tham dự.
• Bố trí nhân sự hướng dẫn khách mời ổn định chỗ ngồi.
• Đội lân sư rồng trình diễn tiết mục.
• MC giới thiệu đại biểu, khách mời tham dự.
• Trình chiếu quá trình hình thành, xây dựng của công ty.
• MC mời ban lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu, cảm nghĩ những lời chúc mừng khai trương.
• Tiến hành cắt băng khai trương.
• Khui sâm banh chúc mừng, mời quan khách.
• Trình diễn các tiết mục văn nghệ.
• Chiêu đãi khách tiệc nhẹ.
• Chụp hình giao lưu kết thúc buổi lễ.
• Tặng quà cho khách mời tham dự.
• Bố trí nhân sự tiễn khách, đón xe.
• Kết thúc buổi lễ khai trương.

> Xem thêm: Mẫu kịch bản tổ chức khai trương A-Z

Kế hoạch dự trù rủi ro

Trong mẫu kế hoạch khai trương cần có hạng mục dự trù rủi ro, để nhân sự xử lý kịp thời, giúp cho sự kiện được suôn sẻ và thuận lợi. Một số rủi ro thường gặp trong ngày khai trương, đó là:

Rủi ro về thời tiết: Sự kiện được tổ chức ngoài trời, phương án cần triển khai là chuẩn bị mái che chắc chắn. Ít nhất 7 ngày trước buổi lễ nên cập nhật thời tiết để có sự chuẩn bị hiệu quả hơn.

Rủi ro về sự cố cháy nổ: Với sự kiện tổ chức ngoài trời gặp thời tiết xấu rủi ro từ vấn đề cháy nổ của các thiết bị âm thanh, ánh sáng là chuyện thường tình, dễ để lại hậu quả khôn lường. Do đó, phải chuẩn bị kỹ lưỡng các trang bị chống điện giật, phòng tránh tối đa các trường hợp rủi ro phát sinh.

Rủi ro về an ninh: Khai trương thường tập trung đông người, sẽ có nhiều “thành phần” không tốt xuất hiện tại buổi lễ. Để ngăn chặn tình huống xô đẩy, phía đơn vị tổ chức cần trang bị đội ngũ an ninh, túc trực ở mỗi khu vực diễn ra sự kiện.

Đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp giá tốt Hà Nội

Việc tự mình thực hiện các hạng mục của buổi lễ khai trương không chỉ tốn kém, mà hiệu quả không cao do không có kinh nghiệm. Chính vì thế, sự hỗ trợ đồng hành của đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói, chuyên nghiệp giúp cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp. Trong số đó, Tuấn Việt Media được khách hàng đánh giá cao và tin tưởng sử dụng dịch vụ là nhờ vào ưu điểm:

• Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, giàu sự sáng tạo lên ý tưởng cho ngày khai trương không đụng hàng.
• Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương được thực hiện bài bản, cụ thể và chuyên nghiệp.
• Hệ thống trang thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại, đảm bảo chất lượng, nhân viên kỹ thuật nhiều năm kinh nghiệm, đảm bảo sự kiện khai trương diễn ra thuận lợi, suôn sẻ.Cung cấp đầy đủ đội ngũ nhân sự như MC, ca sĩ, nhóm nhảy, ảo thuật gia… giàu kinh nghiệm, đem đến màn trình diễn chuyên nghiệp.
• Chi phí thực hiện tổ chức sự kiện khai trương trọn gói ưu đãi trên thị trường, có chính sách chiết khấu dành cho khách hàng.

> Xem thêm: Tổ chức khai trương trọn gói [ Chiết khấu LÊN ĐẾN 30% ] – Tuấn Việt Media

Trên đây là các thông tin chia sẻ về mẫu kế hoạch khai trương bao gồm các hạng mục cụ thể và chi tiết giúp sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Khi khách hàng đang có nhu cầu tổ chức sự kiện, liên hệ với Tuấn Việt Media qua số hotline 0985 444 859 để được hỗ trợ tư vấn từ A-Z.