Lễ ra mắt sản phẩm mới là một dấu ấn quan trọng, không chỉ là bộ mặt của công ty, doanh nghiệp mà còn mang nhiều ý nghĩa quyết định đối với công chúng truyền thông và tệp khách hàng tiềm năng của công ty. Vậy làm thế nào để buổi lễ tạo được nhiều tiếng vang tích cực hãy cùng Tuấn Việt Media khám phá ngay quy trình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp qua bài viết dưới đây!
Mục lục
- 1 Mục đích của việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
- 2 Quy trình tổ chức lễ ra mắt, giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp
- 2.1 Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của quý khách hàng
- 2.2 Xây dựng ý tưởng, kịch bản và kế hoạch tổ chức
- 2.3 Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
- 2.4 Báo giá chi tiết, rõ ràng
- 2.5 Tư vấn, trao đổi và hoàn thiện hợp đồng
- 2.6 Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới theo đúng kế hoạch
- 2.7 Tổng kết, nghiệm thu và thanh toán hợp đồng
- 3 Các yếu tố giúp sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công
- 4 Tuấn Việt Media- Đơn vị tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới trọn gói
Mục đích của việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
Dựa vào từng công ty, doanh nghiệp sẽ có những mục đích tổ chức riêng khác nhau, Tuấn Việt Media điểm qua một số mục đích phổ biến dưới đây:
Giới thiệu, công bố chính thức sự ra đời của sản phẩm hay thương hiệu mới tới rộng rãi công chúng, cộng đồng và xã hội.
Khuyến khích dùng thử sản phẩm, tăng khả năng mua hàng, thu hút tệp khách hàng tiềm năng.
Tăng độ nhận diện thương hiệu, tạo hiệu ứng truyền thông là hình thức Marketing hiệu quả, để lại nhiều ấn tượng về hình ảnh thương hiệu cũng như những tính năng, tinh thần của sản phẩm trong thị trường, nâng cao lợi thế cạnh tranh.
Tạo cơ hội trải nghiệm trực tiếp tới cho khách hàng, giúp khách hàng cập nhật đầy đủ thông tin về sản phẩm mới, đồng thời giúp cho công ty, doanh nghiệp có thể tiếp nhận những ý kiến đóng góp khách quan, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.
Bên cạnh đó, công ty có thể kết hợp với mục đích tri ân khách hàng, đối tác đã đồng hành cùng thương hiệu, thể hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình, chu đáo.
Lễ ra mắt sản phẩm mới mang nhiều ý nghĩa quan trọng với công ty, doanh nghiệp
Quy trình tổ chức lễ ra mắt, giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, Tuấn Việt Media đưa ra gợi ý về quy trình tổ chức lễ ra mắt, giới thiệu sản phẩm chuyên nghiệp, bài bản, để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp với khách mời tham gia cũng như trong công chúng, cộng đồng:
Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của quý khách hàng
Để kế hoạch có thể được xây dựng, giữa khách hàng và công ty tổ chức sự kiện cần làm rõ mong muốn của khách hàng về: nội dung chương trình, mục đích, mục tiêu tổ chức, những yêu cầu về âm thanh, ánh sáng cũng như ngân sách tổ chức phù hợp.
Thông tin càng cụ thể, quá trình hợp tác diễn ra càng thêm suôn sẻ và đạt được nhiều thành công rực rỡ.
Xây dựng ý tưởng, kịch bản và kế hoạch tổ chức
Sau khi tiếp nhận đầy đủ thông tin, công ty doanh nghiệp tiến hành xây dựng ý tưởng tổ chức, kế hoạch cũng như phân công công việc, bố trí nhân sự phù hợp, đảm bảo tiến độ công việc đúng theo thời gian hoạch định.
Với mỗi mục đích khác nhau, kịch bản cũng được xây dựng khác nhau, thể hiện sự sáng tạo mà không kém phần chuyên nghiệp và truyền tải đầy đủ thông điệp chương trình.
> Tham khảo: Kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới – Kèm lời dẫn MC chi tiết
Ngoài phần giới thiệu sản phẩm, còn phải có các tiết mục hấp dẫn khác để thu hút khách tham dự
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
Dựa vào đối tượng khách mời, công ty doanh nghiệp có thể lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp:
Khách mời tham dự là tệp khách hàng cụ thể, công ty doanh nghiệp có thể cân nhắc tổ chức trong tuần hoặc vào các buổi tối.
Với khách mời là đông đảo công chúng, lễ ra mắt có thể được sắp xếp tổ chức vào cuối tuần để thu hút sự tham gia, tạo hiệu ứng truyền thông rộng rãi.
Địa điểm tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới có thể là nhà hàng, khách sạn, những địa điểm gần trung tâm, đáp ứng được các yêu cầu an toàn, giao thông thuận tiện, thể hiện được quy mô, mục đích của buổi lễ.
Dựa vào quy mô, số lượng khách mời tham dự để lựa chọn không gian, địa điểm tổ chức phù hợp
Báo giá chi tiết, rõ ràng
Để tổ chức thành công sự kiện ra mắt sản phẩm mới, khâu báo giá cần được thực hiện chi tiết rõ ràng và minh bạch, giúp khách hàng nắm được ngân sách cần chi trả cũng như những điểm cần bổ sung hoặc sửa đổi, cân đối kế hoạch tổ chức.
Tư vấn, trao đổi và hoàn thiện hợp đồng
Ký kết hợp đồng là một cột mốc đánh dấu sự hợp tác cũng như thống nhất ý kiến về các hoạt động tổ chức có trong kế hoạch dưới sự bảo hộ của pháp luật, đúng theo quy định của pháp luật và được thực hiện sau khi 2 bên trao đổi, thống nhất ý kiến.
Bất kỳ những điều cần bổ sung hay sửa đổi trong hợp đồng đều phải có sự đồng ý từ 2 phía mới được tính là hợp lệ.
Chuyên nghiệp, minh bạch, rõ ràng là những điều được đội ngũ Tuấn Việt Media trú trọng
Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới theo đúng kế hoạch
Một số công việc cần chuẩn bị cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới:
Lên danh sách, số lượng khách mời tham dự
Thiết kế, in ấn sản phẩm truyền thông, backdrop, standee,…
Xây dựng kế hoạch truyền thông (nếu cần)
Xây dựng kịch bản tổ chức, timeline chương trình
Lựa chọn đội ngũ nhân sự, lên kế hoạch phân công công việc phù hợp
Liên hệ các nhà cung cấp nguyên vật liệu thi công sân khấu, trang thiết bị, hệ thống âm thanh ánh sáng
Kiểm tra, tổng duyệt trước chương trình
Hoàn thiện đầy đủ các thủ tục, hồ sơ cần thiết theo đúng quy định của pháp luật
Khách tham dự lễ ra mắt sản phẩm mới trực tiếp trải nghiệm sản phẩm và dịch vụ
Tổng kết, nghiệm thu và thanh toán hợp đồng
Đây là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, là thời điểm để nhìn lại, đánh giá hiệu quả kế hoạch và toàn bộ quá trình làm việc. Đồng thời, hai bên tiến hành bàn giao cũng như hoàn thiện những phần còn lại của hợp đồng, thực hiện rút kinh nghiệm nội bộ và đưa ra phương án phát triển hơn trong những sự kiện sắp tới.
Các yếu tố giúp sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công
Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm
Con người là yếu tố hàng đầu góp phần tạo nên thành công của một chương trình. Chương trình chuyên nghiệp, ấn tượng được tạo nên bởi đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, kinh nghiệm, giàu sức sáng tạo, có khả năng xử lý linh hoạt những rủi ro phát sinh đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
MC chương trình giữ vai trò dẫn dắt, kết nối mạch cảm xúc xuyên suốt toàn bộ sự kiện, tạo sự tương tác giữa khách hàng với những sản phẩm được ra mắt, công bố.
Gương mặt đại diện, đại sứ chương trình, KOLs, KOCs cùng hình ảnh được quan tâm yêu thích, thể hiện được đúng tinh thần của sản phẩm cũng như thông điệp truyền thông của chương trình
Nghệ sĩ biểu diễn cũng những tiết mục được kiểm duyệt sát sao, giúp không khí thêm phần sôi động, cảm xúc của khán giả về sản phẩm càng thêm yêu thích, ấn tượng
Đội ngũ PB, PG đón tiếp, hướng dẫn khách hàng tận tình, chu đáo
Đội ngũ chạy sự kiện luôn sát sao công việc, báo cáo liên tục về tình hình chương trình đảm bảo không phát sinh sự cố trong quá trình tổ chức.
Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và hùng hậu tại Tuấn Việt Media
Trang thiết bị hiện đại, ứng dụng nhiều công nghệ mới
Với công nghệ ngày càng phát triển, trang thiết bị dụng cụ, máy móc là trợ thủ đắc lực với mỗi chương trình, sự kiện. Hệ thống âm thanh ánh sáng tạo nhiều hiệu ứng thú vị, đặc sắc, giúp trải nghiệm về phần thị giác, thính giác của khách mời tham dự tăng thêm nhiều cảm xúc thăng hoa.
Sự kết hợp hiệu ứng âm thanh ánh sáng giúp các tiết mục văn nghệ thêm phần độc đáo
Ý tưởng kịch bản sáng tạo, ấn tượng
Ý tưởng chương trình cần hài hoà và sáng tạo từ ấn phẩm thiết kế, màu sắc chủ đạo, bố cục sắp xếp đến nội dung, kịch bản chương trình. Tất cả cần đồng nhất với sản phẩm hoặc thương hiệu chuẩn bị ra mắt giúp tạo điều kiện và tiền đề cho các kế hoạch truyền thông – marketing sắp tới.
Không chỉ vậy, một hoạt động “độc nhất vô nhị” được lên kế hoạch tổ chức cũng tạo nên điểm nhấn đặc biệt, giúp khách mời tham dự thêm phần thích thú, có thêm nhiều ấn tượng tốt đẹp.
Khả năng quản trị và xử lý rủi ro hiệu quả
Một số vấn đề có thể phát sinh trong quá trình tổ chức như: thời tiết, trang thiết bị sự kiện, rủi ro trong quá trình trải nghiệm trực tiếp sản phẩm hay rủi ro về truyền thông đều để lại ảnh hưởng xấu đến hiệu quả ra mắt cũng như hình ảnh thương hiệu. Nặng nề hơn cả là khiến công ty thiệt hại về con người, tài sản và doanh thu.
Bất kì một sự kiện lớn hay nhỏ đều tiềm ẩn những rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện mà không phải nhân sự nào cũng giải quyết được. Vì vậy, ban tổ chức cần lên kế hoạch chuẩn bị nhiều phương án dự phòng, kiểm tra cẩn thận các khâu chuẩn bị, công tác an ninh, an toàn cơ sở vật chất, phòng cháy chữa cháy, thậm chí nhờ đến sự hỗ trợ từ cơ quan chức năng, địa phương để đảm bảo chương trình có thể diễn ra trơn tru, thành công tốt đẹp.
Nhân sự Tuấn Việt Media cùng khách hàng trao đổi về khung thời gian và kịch bản chương trình
Tuấn Việt Media- Đơn vị tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới trọn gói
Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, Tuấn Việt Media tự hào là đối tác thường xuyên, thân thiết của nhiều công ty, doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ: Thu Cúc TCI, SHB, Ngân hàng Agribank, VNPT, GPBank, Vinhomes, Viettel… Tại Tuấn Việt Media quý khách hàng sẽ nhận được:
Kịch bản nội dung chương trình tổ chức ra mắt sản phẩm mới ấn tượng với nhiều hoạt động hấp dẫn: giao lưu văn nghệ sáng tạo, giao lưu với nghệ sĩ, cầu thủ chuyên nghiệp, thu hút nhiều khách mời tham gia.
Hệ thống trang thiết bị hiện đại cùng kho hàng trải rộng khắp các quận huyện tại Hà Nội, đảm bảo chất lượng theo đúng cam kết.
Tư vấn hình thức tổ chức sự kiện, đưa ra ý tưởng độc đáo, sáng tạo và bắt kịp xu hướng ra mắt sản phẩm mới thu hút, hiệu quả
Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, đa dạng chuyên môn và có tâm với nghề: MC sự kiện, PG, PB, nhóm nhảy, ban nhạc biểu diễn, kiểm soát âm thanh ánh sáng, giám sát toàn bộ chương trình,…
> Xem thêm: Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Tuấn Việt Media
Liên hệ Tuấn Việt Media với hotline: 0985 444 859 ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và nhanh chóng nhất và cơ hội nhận chiết khấu SIÊU HOT lên đến 30% cho dịch vụ tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới trọn gói.
Tham khảo các sự kiện ra mắt sản phẩm mới Tuấn Việt Media đã thực hiện:
