Tiệc tất niên là sự kiện thường niên của mỗi doanh nghiệp, tạo nên nét đẹp trong văn hoá doanh nghiệp, không gian kết nối và quảng bá hình ảnh thương hiệu. Vậy, một sự kiện quan trọng, hoành tráng như vậy cần phải chuẩn bị thiết bị sự kiện gì, sắp xếp thiết bị ra sao. Cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu trong bài viết sau nhé.
Toàn cảnh quá trình setup thiết bị tổ chức tất niên 2023 cho Xuân Cầu Holdings của Tuấn Việt Media
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp tại Hà Nội. Trong suốt hơn 12 năm qua, chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm các sự kiện lớn nhỏ tại khu vực miền Bắc.
Mục lục
Lưu ý khi lựa chọn thiết bị cho sự kiện tất niên
Xác định ý tưởng, chủ đề cho sự kiện cuối năm
Ý tưởng giúp bạn định hướng mọi hoạt động của chương trình, chính vì vậy ngay từ ban đầu bạn cần xác định ý tưởng, màu sắc, chủ đề sự kiện rõ ràng, không cần quá cầu kỳ, tuy nhiên cần sự sáng tạo, độc đáo. Đội ngũ nhân sự Tuấn Việt Media cùng khách hàng thiết kế chương trình phù hợp với văn hóa, mong muốn và ngân sách cho chương trình.
> Xem thêm: Ý tưởng tổ chức tất niên độc đáo – Tuấn Việt Media
Khảo sát địa điểm tổ chức
Khảo sát địa điểm tổ chức giúp bạn có những hình dung chi tiết nhất, nắm bắt được kích thước để từ đó xác định số lượng thiết bị, kế hoạch bố trí thiết bị sao cho phù hợp nhất. Để khảo sát được chính xác nhất, bạn có thể nhờ đơn vị cung cấp.
Lập kế hoạch lắp đặt thiết bị phù hợp
Dựa trên tình hình khảo sát thực tế, chủ đề chương trình, bạn có thể lập bảng checklist các hạng mục thiết bị cần có cho chương trình kèm với đó là sơ đồ sắp xếp vị trí thiết bị tại sự kiện. Từ đó, bạn có thể hình dung rõ ràng nhất về không gian tổ chức cũng như có kế hoạch cho đón tiếp khách mời, tổ chức các hoạt động trong sự kiện.
Không gian nơi diễn ra sự kiện cũng sẽ tác động nhiều đến việc lựa chọn và bố trí thiết bị sự kiện
Lựa chọn nhà cung cấp thiết bị uy tín
Tổ chức tất niên là sự kiện thường niên, luôn đòi hỏi những ý tưởng mới lạ, mỗi năm một sự khác biệt. Dần dần, các công ty có xu hướng tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện để họ tư vấn. Đồng thời, họ cũng sở hữu thiết bị sự kiện, cung cấp dịch vụ trọn gói, mang tới gói dịch vụ chất lượng, giá cả phải chăng. Hơn nữa, bạn nên lựa chọn các đơn vị có nhiều kinh nghiệm, đội ngũ nhân sự giỏi chuyên môn, tư vấn tận tâm, có khả năng lường trước được phát sinh có thể xảy ra để lên phương án dự phòng, đảm bảo bữa tiệc tất niên chất lượng nhất.
Thiết bị sự kiện cần thiết tổ chức sự kiện tất niên
Một buổi tiệc tất niên trở nên sơ sài nếu không có sự góp mặt của thiết bị sự kiện cần thiết. Cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu những thiết bị cơ bản cho buổi tiệc tất niên nhé.
Thiết bị sự kiện tại khu vực đón tiếp, chụp ảnh
Photobooth chụp ảnh: Photobooth chụp ảnh thường bao gồm bục sân khấu cao khoảng 0,1m kết hợp với backdrop thiết kế theo chủ đề sự kiện. Backdrop chụp ảnh có thể sử dụng chất liệu Hiflex, formex,… Ngoài ra, để photobooth thêm phần ấn tượng, bạn có thể trang trí thêm tiểu cảnh formex, cổng bóng nghệ thuật, hoa tươi, hộp chữ nổi formex,….
Bàn tiếp đón khách mời: Tại khu vực này, bạn có thể bố trí nhân sự, PG đón tiếp khách, tặng quà, phiếu bốc thăm trúng thưởng,… cho khách mời. Bàn lễ tân thường là bàn chữ nhật IBM 0,4m x 1,6m, khăn trắng/đen, quây màu đỏ, vàng, xanh lá. xanh dương. Ghế banquet áo trắng, đen, nơ nhiều màu. Về màu sắc bàn ghế, bạn có thể lựa chọn màu sắc bàn ghế dựa trên màu sắc chủ đề sự kiện, màu nhận diện thương hiệu.
Cổng chào đón khách kết hợp thảm đỏ, cột inox dây nhung để tăng thêm phần trang trọng cho khu vực này.
Các thiết bị khác như: bandroll, banner truyền thông về chương trình, hashtag để chụp ảnh,….
> Có thể bạn quan tâm: Backdrop tất niên đẹp – Tuấn Việt Media
Trang thiết bị tại khu vực sân khấu chính
Sân khấu tất niên được ví như linh hồn của sự kiện, tập trung toàn bộ hoạt động của chương trình, chính vì vậy nó cần được đầu tư, chuẩn bị chỉn chu.
Bục sân khấu: Bục sân khấu ván gỗ, khung sắt được sử dụng nhiều nhất hiện nay bởi sự chắc chắn, an toàn, không trơn trượt. Bạn có thể phối bục sân khấu với quây, thảm đỏ, xanh dương, xanh lá, đen,…. Tuỳ thuộc vào tính chất sử dụng, quy mô địa điểm, số lượng người, bạn có thể thiết kế bục sân khấu cho phù hợp. Kích thước thông thường là 5m x 3m, 6m x 4m, 8m x 4m,… Nếu chương trình bạn có tổ chức trình diễn thời trang,… bạn có thể cân nhắc đến sân khấu hình tròn, sân khấu chữ T,…
Màn hình Led: thường được sử dụng trong tiệc tất niên bởi thông qua màn hình Led, bạn có thể trình chiếu hình ảnh, video, thước phim về doanh nghiệp,… Màn hình Led sẽ giúp không gian sân khấu trở nên sang trọng hơn bởi những hiệu ứng được truyền tải sắc nét qua màn hình.
- Backdrop cũng là lựa chọn cho vị trí sân khấu chính này. Backdrop với chất liệu Hiflex, formex,. cùng thiết kế độc đáo cũng tạo nên sự ấn tượng cho sân khấu. Kích thước backdrop thường được dựa vào kích thước sân khấu để tính toán cho phù hợp. Ví dụ, sân khấu có kích thước 6m x 4m, kích thước backdrop có thể là 6m x 3m.
- Hệ thống âm thanh ánh sáng: Sự kiện tất niên có sự góp mặt của đông người, các tiết mục văn nghệ, minigame,… nên âm thanh ánh sáng cần được lựa chọn đầy đủ. Gói âm thanh từ 10 loa, đèn led, đèn beam moving, đèn follow,… được lựa chọn dựa trên quy mô, không gian tổ chức. Để thêm phần chuyên nghiệp, các thiết bị sân khấu có thể được treo lên giàn truss bố trí xung quanh sân khấu.
- Các thiết bị khác như: bục phát biểu gắn logo formex, mic cổ ngỗng, pháo điện, pháo tràng kim tạo hiệu ứng cho những tiết mục quan trọng hoặc khai tiệc, máy tạo khói cho tiết mục văn nghệ,…
> Xem thêm: Kế hoạch tổ chức tất niên công ty – Tuấn Việt Media
Thiết bị tại khu vực hội trường tổ chức sự kiện
Hội trường tổ chức sự kiện là nơi dành cho các vị khách mời của chúng ta, cũng là vị trí mang lại cảm tình cho người tham dự.
- Bàn ghế sự kiện: Tất niên thường có yếu tố tiệc nên bàn tròn được ưu tiên sử dụng. Bàn tròn kích thước 1,2m cho 6-8 người, kích thước 1,6m cho 8-10 người ngồi. Ghế banquet tiêu chuẩn khách sạn, kính xoay đi kèm bàn tròn. Về màu sắc, bạn hoàn toàn có thể phối giữa khăn bàn màu trắng, đèn, quây/nơ ghế màu đỏ, vàng, xanh lá, xanh dương.
- Nếu bạn lựa chọn tiệc đứng cho chương trình, bạn cũng có thể cân nhắc đến bàn cocktail – ghế bar, phong cách bàn ghế hiện đại hiện nay. Bên cạnh đó, bàn cocktail được dùng để trưng bày sản phẩm, quà tặng cho người tham dự.
- Thiết bị che mưa, nắng: Nếu sự kiện bàn tổ chức ngoài trời thì đừng bỏ qua nhà giàn không gian, dù che sự kiện hay ô lệch tâm, bởi những thiết bị này sẽ giúp bạn tránh được phát sinh về thời tiết đó.
Dù tròn hoặc nhà bạt sự kiện là các thiết bị không thể thiếu khi tổ chức tất niên ngoài trời
Thiết bị làm mát, sưởi ấm: Để không gian thoáng mát bớt ngột ngạt, bạn có thể bổ sung quạt công nghiệp, quạt điều hoà. Ngoài ra, ở miền bắc, khi tổ chức tất niên, thời tiết lạnh, bạn có thể lựa chọn cây sưởi ấm cho người tham dự.
- Các thiết bị khác như: standee quảng cáo về chương trình, doanh nghiệp, thùng phiếu bốc thăm may mắn được làm từ mica, biển quà tặng formex, giấy chứng nhận, kỷ niệm chương, quà tặng cho người tham dự, đạo cụ chơi game theo kịch bản chương trình,…
Ngoài ra, bạn có thể kết hợp với đơn vị tổ chức sự kiện hoặc khách sạn để lựa chọn thực đơn tất niên cho phù hợp. Các hình thức đãi tiệc thường được áp dụng nhiều hiện nay như tiệc mặn theo menu, tiệc buffet, tiệc teabreak, tiệc finger food, … .
Tuấn Việt Media – Đơn vị cung cấp thiết bị sự kiện tất niên trọn gói, giá cả tốt tại Hà Nội
Với kinh nghiệm hơn 12 năm trong lĩnh vực sự kiện, đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, Tuấn Việt Media đã và đang là đối tác cung cấp thiết bị sự kiện cho nhiều sự kiện lớn nhỏ tại khu vực miền Bắc. Chúng tôi tự tin đem đến khách hàng sản phẩm tốt cùng dịch vụ chất lượng cao.
Chất lượng sản phẩm luôn được ưu tiên hàng đầu: Thiết bị sự kiện của chúng tôi luôn được kiểm tra định kỳ, đổi mới nếu có hỏng hóc, sản phẩm đến tay khách hàng luôn là tốt nhất. Bên cạnh đó, chúng tôi luôn cập nhật thiết bị theo xu hướng sự kiện, mang đến khách hàng những sự kiện ấn tượng.
Trang thiết bị hiện đại, có sẵn tại kho, cung cấp cho khách hàng trực tiếp, không qua trung gian.
Hệ thống kho bãi trải khắp Hà Nội, xe vận tải có sẵn, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu khách hàng.
Nhân sự tận tâm, chăm sóc khách hàng chu đáo, cam kết lắp đặt đúng thời gian yêu cầu.
- Cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói, đầy đủ thiết bị, nhân sự, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí đáng kể.
> Tham khảo: Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói – Bao gồm cung cấp đầy đủ trang thiệt bị – Tuấn Việt Media
Nếu bạn đang cần tư vấn tổ chức tất niên ấn tượng, hãy liên hệ Tuấn Việt Media 0985 444 859 để được tư vấn và báo giá chi tiết nhất.
Hình ảnh các sự kiện tất niên Tuấn Việt Media đã tổ chức
Nào, hãy cùng nhìn lại một số sự kiện tất niên được tổ chức bởi Tuấn Việt Media nhé.
Sự kiện: Year End Party của Tuấn Việt Media năm 2023
Sự kiện Tất niên 2023 – Xuân Cầu Holdings
Sự kiện: Tất niên 2023 của Anxu Group
Sự kiện: Year End Party 2023 – FC Italiano
Sự kiện: Year End Party – Vinhomes Ocean Part – Phân khu Đảo Dừa
Sự kiện: Kỷ Niệm 10 Năm Thành Lập Hapam Việt Nam
Sự kiện: Kỷ Niệm 10 Năm Triển Khai Ngày Hội Văn Hóa VNPT Thủ Đô
> Tham khảo thêm: Kịch bản chương trình tất niên chi tiết – Tuấn Việt Media
