Lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật bài bản quyết định 70% thành công của sự kiện. Từ việc chọn địa điểm, thiết kế trang trí, đến việc lên kế hoạch cho thực đơn và giải trí, mỗi chi tiết đều quan trọng và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Đây vừa là một ngày kỷ niệm và cũng là dịp để xây dựng hình ảnh, quảng bá thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Tuấn Việt Media chia sẻ tới bạn cách lên kế hoạch tổ chức sự kiện sinh nhật ấn tượng. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Mục lục
Hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật
Ý tưởng tổ chức sự kiện sinh nhật
Ý tưởng là bước đầu tiên và có vai trò quan trọng trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện sinh nhật. Điều này đảm bảo sự liền mạch và thống nhất của sự kiện. Một sự kiện thành công là một sự kiện có ý tưởng tốt. Với cá nhân thì sự kiện sinh nhật mang ý nghĩa là một ngày kỷ niệm. Thế nhưng, đối với công ty thì là ngày đánh dấu một công ty hay doanh nghiệp được thành lập, đánh dấu một chặng đường hình thành và phát triển. Do vậy ngoài việc tổ chức một buổi lễ kỷ niệm thì có thể tổ chức kết hợp Teambuilding, Gala Dinner…
Đối với những buổi tiệc sinh nhật tầm cở hoặc những buổi tiệc sinh nhật công ty, doanh nghiệp thì luôn đòi hỏi ý tưởng tổ chức sinh nhật phải thật độc đáo, khác biệt và thu hút
Thời gian và địa điểm tổ chức sinh nhật
Thời gian và địa điểm tổ chức sinh nhật cũng là yếu tố quan trọng tạo nên thành công của sự kiện. Cần đảm bảo thời gian và địa điểm thuận lợi để thu hút sự tham gia của khách mời. Một số tiêu chí để bạn có thể lựa chọn được thời gian cũng như địa điểm đẹp như:
Thời gian
Hạn chế và tránh vào thời gian làm việc. Khoảng thời gian hợp lý nhất để tổ chức tiệc sinh nhật thường vào buổi tối từ 19h đến 23h. Điều này đảm bảo được bạn sẽ có cả ngày để chuẩn bị cho sự kiện và khách mời cũng có thời gian và chắc chắn hơn để tham gia vào sự kiện.
Địa điểm
Đối với tiệc sinh nhật cá nhân thì có thể tổ chức tại nhà với số lượng không quá lớn. Ngoài ra các địa điểm như nhà hàng, khách sạn hay không gian ngoài trời cũng là những địa điểm được lựa chọn tùy theo yêu cầu của chủ tiệc.
Đối với sự kiện sinh nhật của công ty, doanh nghiệp thì việc lựa chọn địa điểm còn tùy theo ý tưởng, cách thức tiến hành tổ chức và kinh phí dự trù để lựa chọn địa điểm thích hợp là tổ chức trong nhà hay ngoài trời. Thông thường, nếu tổ chức sinh nhật như một lễ kỷ niệm thì các nhà hàng, khách sạn có không gian rộng là lựa chọn lý tưởng. Với sự kiện kết hợp teambuilding, gala dinner… thì không gian rộng, thoáng mát như resort, bãi biển lại là sự lựa chọn tối ưu hơn cả.
Ngoài ra, việc lựa chọn địa điểm cũng cần cân nhắc đến yếu tố vị trí địa lý, không quá xa trung tâm để thuận tiện trong việc di chuyển. Trong trường hợp tổ chức kết hợp đi du lịch, cần sắp xếp xe đưa đón và chỗ nghỉ chu đáo cho khách mời.
> Xem thêm: Địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội
Danh sách khách mời
Việc lên danh sách khách mời đầy đủ sẽ giúp chủ tiệc dự trù được phần kinh phí và chuẩn bị chu đáo trong công tác gửi thiệp mời và đón tiếp. Tiệc sinh nhật cá nhân, khách mời chủ yếu là gia đình, bạn bè, đồng nghiệp thân thiết. Còn đối với doanh nghiệp là nhân viên, đối tác, khách hàng thân thiết.
Dự trù kinh phí
Đây là khâu rất quan trọng trong việc lên kế hoạch tổ chức sinh nhật hay bất cứ sự kiện, chương trình nào khác. Việc tính toán chi phí tổ chức để sắp xếp, phân bổ, cân đối thu chi trong từng bước, tránh tối đa các khoản phát sinh sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị phù hợp với ngân sách ban đầu. Để làm được như vậy, bạn cần lên danh sách liệt kê hết tất cả các hạng mục, sau đó khảo giá các đơn vị cung cấp dịch vụ để có chi phí chi tiết nhất. Một kế hoạch dự trù kinh phí chi tiết sẽ giúp bạn tổ chức buổi tiệc sinh nhật đầy đủ, trọn vẹn và hiệu quả chi phí.
Tùy thuộc vào quy mô và mục đích tổ chức, bạn cần lựa chọn menu tiệc sao cho phù hợp. Với sự kiện quy mô nhỏ thì tiệc nhẹ như: Teabreak và finger food là hai lựa chọn tốt nhất để vừa trang trí cho không gian bữa tiệc thêm phần trang trọng với cách bày trí theo phong cách Châu Âu, vừa mang đến cho khách mời tiệc trà với đồ ăn nhẹ và bánh ngọt khi sinh nhật diễn ra.
Teabreak và finger food trang trí theo phong cách Châu Âu
Ngược lại, với sự kiện sinh nhật quy mô lớn, bạn cần chuẩn bị và phục vụ khách mời với các bàn tiệc kiểu truyền thống hoặc buffet. Bữa tiệc đầy đủ với các món khai vị, món chính, món tráng miệng và đồ uống được phục vụ chu đáo, chiêu đãi khách hàng với sự lựa chọn món ăn đa dạng.
Lưu ý: Khi lựa chọn menu tiệc cần cân nhắc các món ăn phù hợp với nhiều khẩu vị khác nhau, số lượng các món ăn có thể ít hoặc nhiều hơn tùy theo khả năng tài chính của chủ tiệc.
Chuẩn bị thiết bị sự kiện cần thiết
Cụ thể chi tiết vào từng hạng mục, bạn cần lên danh sách chi tiết các thiết bị, vật dụng ở từng khu vực:
Khu vực check-in
Backdrop check-in
Hashtag cầm tay
Lựa chọn hoa, bóng bay trang trí theo concept của sự kiện.
Khu vực khách mời
Bàn tròn 1m6 (từ 6-8 người) cùng ghế banquet màu sắc theo chủ đề sự kiện .
Bàn cocktail hay ghế tiffany cũng được lựa chọn nếu là sự kiện ngoài trời.
Khu vực sân khấu
Bục sân khấu
Backdrop, màn hình led
Âm thanh, ánh sáng và các thiết bị hỗ trợ sân khấu khác (máy tạo khói, pháo điện,…)
Vật dụng trang trí: Bóng bay, hoa, thảm đỏ, bục phát biểu,…
Với các sự kiện quy mô lớn, đặc biệt là sự kiện tổ chức ngoài trời thì cần có kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng các thiết bị: Ô dù lớn, máy phát điện… để đảm bảo giải quyết các vấn đề phát sinh như: thời tiết xấu, sự cố điện. Thiết bị làm mát: quạt điều hoà, quạt công nghiệp hoặc cây sưởi tuỳ điều kiện thời tiết.
Các thiết bị sự kiện thường được decor cùng một tone màu. Thường sẽ cùng màu chủ đạo với logo hoặc theo một concept nhất định
> Có thể bạn quan tâm: 60+ Mẫu backdrop sinh nhật đẹp nhất – Tuấn Việt Media
Nhân sự sự kiện
Trong tiệc sinh nhật cá nhân hay công ty doanh nghiệp, tùy vào quy mô của buổi tiệc, các nhân sự được sắp xếp và bố trí hợp lý với các nhân sự không thể thiếu là:
MC: Dẫn chương trình, kết nối khách mời, tạo không khí vui vẻ cho bữa tiệc
Ca sĩ, band nhạc, nhóm nhảy…: với các tiết mục trình diễn ấn tượng, khuấy động chương trình
PG: Lễ tân đón khách, hỗ trợ khách mời cũng như các công tác phục vụ sự kiện
Đội ngũ nhân viên kỹ thuật âm thanh – ánh sáng: Chuyên nghiệp
Đội ngũ quay phim, chụp ảnh: Ghi lại những hình ảnh, thước phim kỷ niệm của buổi tiệc.
Những buổi tiệc sinh nhật tầm cở, quy mô lớn đòi hỏi phải đảm bảo nhân sự về chất lượng lẫn số lượng
Lập kế hoạch dự phòng giải quyết rủi ro
Trong kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật, không thể thiếu được bước lên kế hoạch dự phòng rủi ro. Kế hoạch này bao gồm: dự đoán các rủi ro có thể xảy ra (thiết bị, nhân sự, thời tiết, các sự cố phát sinh khác), phương án giải quyết và người chịu trách nhiệm trong từng tình huống. Việc này giúp đảm bảo người điều hành sự kiện sẽ xử lý và giải quyết nhanh chóng các sự cố diễn ra trong quá trình tổ chức. Đồng thời, lập bản kế hoạch rủi ro chỉn chu.
> Xem thêm: Tổ chức sự kiện thường gặp những rủi ro gì? – Cách xử lý hiệu quả và nhanh chóng – Tuấn Việt Media
Thử nghiệm chương trình
Với các sự kiện sinh nhật quy mô lớn, việc thử nghiệm chương trình sẽ giúp bạn nắm được lộ trình và phát hiện những điểm chưa hợp lý để hoàn chỉnh kịch bản chương trình tốt nhất.
Quy trình các bước tổ chức sinh nhật ấn tượng
Đối với tổ chức sinh nhật công ty, doanh nghiệp
Tiệc sinh nhật đối với công ty, doanh nghiệp là sự kiện quan trọng, đánh dấu một cột mốc phát triển của công ty nên thường có quy mô lớn, được tổ chức hoành tráng với sự tham gia của đông đảo các khách mời tham dự. Do vậy để chuẩn bị tốt khi lên kế hoạch tổ chức sinh nhật chỉn chu nhất cho sự kiện sẽ đảm bảo truyền tải và lan tỏa được nội dung, thông điệp, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty, doanh nghiệp. Quy trình tổ chức sự kiện sinh nhật cho công ty, doanh nghiệp gồm các bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị trước sự kiện
Gửi thiệp khách mời
Set up sân khấu, âm thanh, ánh sáng …
Thử nghiệm chương trình
Bước 2: Đón tiếp khách mời
Đón tiếp và hỗ trợ khách tại cổng sự kiện
Hướng dẫn chụp ảnh, check-in
Hỗ trợ khách vào phía trong trong sự kiện
Bước 3: Tổ chức sự kiện
Video chúc mừng sinh nhật
Phát biểu chúc mừng sinh nhật của đại diện công ty
Phát biểu chúc mừng sinh nhật của đại diện khách mời
Nghi thức chúc mừng sinh nhật (Cắt bánh, rượu…)
Khai tiệc
Văn nghệ
Các trò chơi gắn kết
Mini game, bốc thăm trúng thưởng
Bước 4: Bế mạc
Tuyên bố bế mạc
Chụp ảnh kỷ niệm
Bước 5: Dọn dẹp sau tiệc
Thu dọn
Bàn giao mặt bằng
Quy trình tổ chức tiệc sinh nhật công ty, doanh nghiệp có phần phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị công phu hơn
Mời quý khách cùng xem lại toàn cảnh buổi tiệc sinh nhật lần thứ 15 của Kickfit Sports do Tuấn Việt Media thực hiện qua video toàn cảnh dưới đây:
Toàn cảnh buổi tiệc sinh nhật lần thứ 15 Kickfit Sports tổ chức bởi Tuấn Việt Media
Đối với tiệc sinh nhật của cá nhân
Tiệc sinh nhật của cá nhân các bước sẽ đơn giản hơn. Tùy vào yêu cầu và mục đích của chủ tiệc, quy mô cũng như concept của buổi tiệc sẽ mang đến sự độc đáo, cá tính và phong cách hơn. Cũng giống như tổ chức sự kiện sinh nhật của tổ chức, doanh nghiệp, đây cũng là các bước cơ bản để tạo nên một sự kiện sinh nhật đáng nhớ với mỗi cá nhân:
Bước 1: Chuẩn bị trước sự kiện
Chuẩn bị các vật dụng cần thiết
Trang trí không gian tiệc theo chủ đề
Bước 2: Đón tiếp khách mời
Chủ tiệc sẽ trực tiếp đón khách mời
Chụp ảnh và hướng dẫn khách mời
Bước 3: Tổ chức tiệc
Nghi thức chúc mừng sinh nhật (Cắt bánh, ước và thổi nến)
Khai tiệc
Bước 4: Kết thúc tiệc
Cảm ơn và hướng dẫn khách ra về
Bước 5: Dọn dẹp
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức tiệc sinh nhật chuyên nghiệp.
Tại Tuấn Việt Media, chúng tôi tự hào là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tổ chức tiệc sinh nhật tại Hà Nội. Mang đến sự hài lòng cho khách hàng là tiêu chí được đặt lên hàng đầu khi làm việc với Tuấn Việt. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo và tận tâm, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một trải nghiệm hoàn hảo nhất, một sự kiện đánh dấu hành trình tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ!
Bên cạnh đó khi lựa chọn Tuấn Việt Media tổ chức sự kiện trọn gói, bạn chỉ cần lên đồ thật xinh đẹp để hòa mình vào bữa tiệc, từ việc lên ý tưởng cho đến thực hiện và hoàn thiện mọi chi tiết đã có Tuấn Việt lo. Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện sinh nhật, Tuấn Việt Media còn cung cấp các dịch vụ khác: Tổ chức khai trương, hội nghị, hội thảo, Gala dinner …
> Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sinh nhật trọn gói – Tuấn Việt Media
Trên đây là cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật ấn tượng 2024. Hy vọng những chia sẻ trên của Tuấn Việt sẽ giúp các bạn trả lời câu hỏi: Làm thế nào để tổ chức một sự kiện sinh nhật độc đáo và ghi dấu ấn trong lòng mỗi khách mời tham dự? Hãy để Tuấn Việt Media tạo nên sự ấn tượng trong buổi tiệc sinh nhật của bạn. Liên hệ với chúng tôi ngay qua hotline 0985 444 859 để được tư vấn và báo giá nhé!
