Thư mời tham dự sự kiện cho thấy được sự thành ý, tôn trọng của người chủ tọa sự kiện đối với khách mời. Nội dung thư mời phải đảm bảo có đủ các thông tin về thời gian, địa điểm, khái quát nội dung chương trình, sau đó mới đến thiết kế về đặc điểm riêng của từng cá nhân, doanh nghiệp. Liệu bạn đã biết viết thư mời tham dự sự kiện sao cho đúng cách và thiết kế bắt mắt? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Tuấn Việt Media để biết thêm chi tiết nhé!
Mục lục
- 1 Một số mẫu thư mời tham dự sự kiện bạn có thể tham khảo
- 2 Khái quát về thư mời tham dự sự kiện
- 3 Gợi ý cách viết thư mời tham dự sự kiện
- 4 Lưu ý khi thiết kế thư mời tham dự sự kiện
- 5 Lưu ý về cách xưng hô trong thư mời tham dự sự kiện
- 6 Phải làm gì khi gửi thư mời tham dự sự kiện nhưng không nhận được phản hồi xác nhận tham gia?
Một số mẫu thư mời tham dự sự kiện bạn có thể tham khảo
Tổng hợp những mẫu thư mời tham dự sự kiện đẹp bạn có thể tham khảo:
Mốt số mẫu thư mời/thiệp mời tham dự sự kiện khác:
> Thiệp mời tất niên – Tuấn Việt Media
> Thiệp mời khai trương – Tuấn Việt Media
Khái quát về thư mời tham dự sự kiện
Thư mời tham dự sự kiện được coi là công cụ để các cá nhân/doanh nghiệp mời một người hoặc một nhóm người nào đó tới tham gia một sự kiện của cá nhân/doanh nghiệp đó tổ chức, có thể đa dạng các loại hình sự kiện khác nhau như sự kiện mở bán, hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm, lễ ký kết hợp tác…
Thiệp mời tham dự sự kiện gồm có hai phần: phần chữ và phần hình, nội dung bắt buộc cần có: thời gian, địa điểm, tên người được mời tham dự, ngoài ra có thể đính kèm các thông tin mang tính chỉ dẫn như: dress code, sơ đồ chỗ ngồi, lưu ý khi tham dự, chương trình…
Có hai hình thức để gửi thư mời mà bạn có thể tham khảo là mời trực tiếp (gặp mặt và đưa tận tay khách mời) và trực tuyến (gửi thư mời file mềm qua các phương tiện truyền thông như: facebook, zalo, email, viber…). Dù mời bằng hình thức nào thì thư mời cũng cần điều chỉnh nội dung trang trọng, lịch sự, thể hiện được sự tôn trọng và chuyên nghiệp của chủ toạ.
Gợi ý cách viết thư mời tham dự sự kiện
Khi viết thư mời cần đảm bảo có bố cục logic và đầy đủ thông tin chính của sự kiện. Trình bày ngắn gọn và dễ hiểu để người nhận có thể hình dung được khái quát nội dung của sự kiện. Có thể chia bố cục như sau:
- Mở đầu: ngắn gọn, súc tích, thể hiện rõ mục đích của người mời. Ví dụ: Kính gửi:…(tên khách mời); Thư mời tham dự …(tên sự kiện). Ngoài ra có thể thêm phần giới thiệu, chào hỏi và giới thiệu qua một cách ngắn gọn nhằm tạo cảm giác gần gũi cho khách mời.
- Nội dung thư mời tham dự sự kiện: Đây là phần quan trọng nhất của thư mời, phần nội dung nêu lên thời gian diễn ra sự kiện, địa điểm tổ chức. Đây là 2 thông tin cơ bản nhất, ngoài ra cũng nên có những thông tin thêm như agenda chương trình, concept sự kiện, các yêu cầu của ban tổ chức (dress code, phương tiện di chuyển,…).
- Chào kết và lời cảm ơn: Gửi lời cảm ơn và mong muốn nhận được phản hồi sớm từ khách mời để có thể đón tiếp một cách chu đáo nhất. Có thể thêm chữ ký của chủ toạ để thêm phần trang trọng cho tấm thư mời.
Lưu ý khi thiết kế thư mời tham dự sự kiện
Cần xem bộ nhận diện của sự kiện trước khi thiết kế thư mời tham dự sự kiện, thư mời phải được thiết kế đồng nhất với concept chương trình từ màu sắc, ý tưởng, họa tiết…
Tất cả các thư mời cần chèn logo của doanh nghiệp tổ chức sự kiện đó để dễ dàng nhận diện thương hiệu, ngoài ra có thể thêm logo của các nhà tài trợ chương trình và đối tác, đây là một cách để thay cho lời cảm ơn vì đã đồng hành cùng công ty của bạn trong chương trình lần này.
Lưu ý sẽ có hai hình thức gửi thiệp mời tham dự sự kiện là thư mời trực tiếp và thư mời online, do đó khi thiết kế cần lựa chọn định dạng phù hợp để tránh sai sót trong quá trình gửi thư mời. Đối với hình thức gửi trực tiếp, cần thiết kế đúng kích thước và phối màu sắc hợp lý để khi in thư mời không bị chênh lệch quá lớn so với file thiết kế.
Nên sử dụng thêm hình ảnh minh hoạ vào thư mời để bức thư trở nên đẹp mắt và độc đáo, thu hút khách mời tới tham gia sự kiện. Tuy nhiên không nên lạm dụng quá nhiều hình ảnh vào một thư mời, tránh gây khó chịu và rối mắt cho người đọc.
Trình bày theo bố cục: mở – thân – kết một cách mạch lạc và súc tích, ngôn từ lịch sự, trang trọng, font chữ và size chữ phải có sự thống nhất đồng đều với nhau.
Lưu ý về cách xưng hô trong thư mời tham dự sự kiện
Khi gửi thư mời tham dự sự kiện, việc điền đúng tên khách mời là điều rất quan trọng, thể hiện sự tôn trọng của người mời đối với khách tham gia, hơn thế nữa còn tạo được sự gắn kết, gần gũi giữa người gửi và người nhận. Cách xưng hô còn phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người gửi và người nhận, phụ thuộc vào bối cảnh và yếu tố văn hoá của các bên liên quan.
Cụ thể:
Trong môi trường trang trọng, lịch sự (cơ quan nhà nước, các phòng ban, môi trường giáo dục…), cần phải xưng hô đúng tên, và nếu người được mời có chức vụ hoặc học hàm/học vị cũng cần nêu đầy đủ trong thư mời. VD: Kính mời/ Kính gửi Trưởng phòng A, Kính mời Tiến sĩ Trịnh,…
Trong môi trường cởi mở, bạn có thể ghi tên khách mời mà không cần ghi rõ chức vụ, tạo không khí gần gũi và thân thiện như trong cuộc sống thường ngày, không quá trang nghiêm. VD: Thân mời anh B tới tham dự…
Đối với một nhóm người, có thể điền trực tiếp tên của phòng ban/nhóm đó: VD: Kính mời nhóm nhảy G8 tới tham dự chương trình, Kính mời Quý khách, Kính mời Phòng kinh doanh tới tham dự…
Phải làm gì khi gửi thư mời tham dự sự kiện nhưng không nhận được phản hồi xác nhận tham gia?
Việc xác nhận tham gia là việc rất quan trọng, dựa vào phản hồi xác nhận tham gia sự kiện, ban tổ chức sẽ nắm được số lượng người tham dự, để từ đó chuẩn bị kỹ lưỡng cho sự kiện như: đặt tiệc, đặt phần quà tặng, chia đội chơi mini game… Do đó, khi chưa nhận được phản hồi xác nhận tham gia, bạn cần khéo léo nhắc nhở họ phản hồi, bởi đôi khi khách mời quá bận và chưa kịp sắp xếp thời gian phản hồi lại.
Set hạn phản hồi trong thiệp mời tham dự sự kiện
Khi gửi thư mời, bạn cần nêu rõ: “Vui lòng phản hồi trước .. giờ .. ngày .. để chúng tôi có thể chuẩn bị tiếp đón bạn một cách chu đáo nhất!” Khi quá hạn trên mà bạn vẫn chưa nhận được phản hồi từ khách mời, bạn có thể gửi thư để nhắc nhở họ một cách tế nhị và lịch sự.
Gửi thư nhắc nhở khách mời phản hồi xác nhận tham gia sự kiện
Lưu ý khi gửi thư, cần sử dụng ngôn từ khéo léo, tôn trọng khách mời. Hãy nhắn lại thông tin của sự kiện và nói rằng hy vọng họ có thể tham gia, sau đó gửi lại cách thức phản hồi xác nhận tham dự sự kiện.
VD:
Hi Zelda,
Tôi gửi thư này với mong muốn được biết bạn đã nhận được thư mời của tôi cho sự kiện…
Đính kèm email này là thông tin của sự kiện sắp tới, chúng tôi rất hy vọng bạn có thể sắp xếp thời gian tới tham dự.
Để xác nhận tham gia sự kiện, vui lòng truy cập <liên kết đăng ký tham gia> hoặc liên hệ với chúng tôi qua email abc@gmail.com.
Chúng tôi rất mong được chào đón bạn tại sự kiện <tên sự kiện>.
Trân trọng,
<Người gửi>
* * * Mời bạn tham khảo các dịch vụ trọn gói siêu hot với nhiều chương trình khuyến mãi đặc biệt của Tuấn Việt Media:
> Tổ chức sự kiện trọn gói – Tặng ngay 30% chiết khấu
> Cho thuê bàn ghế – Miến phí vận chuyển (Áp dụng tùy đơn hàng)
> Cho thuê khung backdrop – Tặng gói thiết kế miễn phí
