Khánh thành là sự kiện quan trọng, có ý nghĩa với chủ đầu tư và doanh nghiệp. Vì thế, để sự kiện được tổ chức thành công tốt đẹp cần xây dựng kịch bản lễ khánh thành chỉnh chu, chi tiết và bài bản là điều tất yếu.
Mục lục
- 1 Những điều cần chuẩn bị trước khi lên kịch bản lễ khánh thành
- 2 Kịch bản lễ khánh thành chi tiết
- 2.1 Bước 1: Đón tiếp khách mời và ổn định chỗ ngồi
- 2.2 Bước 2: Chương trình văn nghệ chào mừng
- 2.3 Bước 3: Khai mạc chương trình lễ khánh thành và giới thiệu đại biểu
- 2.4 Bước 4: Giới thiệu về công trình sắp được hoàn thành
- 2.5 Bước 5: Phát biểu của ban lãnh đạo, đối tác và chính quyền địa phương
- 2.6 Bước 6: Thực hành nghi lễ cắt băng khánh thành
- 2.7 Bước 7: Bế mạc buổi lễ
- 3 Dự trù rủi ro và các tình huống xấu phát sinh ảnh hưởng đến buổi lễ khánh thành
- 4 Đơn vị tổ chức lễ khánh thành uy tín và chuyên nghiệp
Những điều cần chuẩn bị trước khi lên kịch bản lễ khánh thành
Lễ khánh thành đánh dấu việc dự án đã được hoàn thành, bắt đầu đưa vào hoạt động. Để buổi lễ được chuyên nghiệp, cần lên mẫu kịch bản sự kiện thật tỉ mỉ và cụ thể.
Lên ý tưởng, chủ đề chính cho buổi lễ
Điều quan trọng ở bất cứ sự kiện nào cũng phải xác định rõ chủ đề cũng như thông điệp. Và sự kiện lễ khánh thành cần tạo ra ý tưởng và nội dung gây ấn tượng độc đáo và thu hút sự quan tâm, chú ý của khách hàng và đối tác.
Dự trù kinh phí, lên ngân sách
Tiếp theo cần phải hạch toán chi phí tổ chức lễ khánh thành là bao nhiêu. Để từ đó doanh nghiệp mới lên được bảng kế hoạch cụ thể từng hạng mục cần phải chi, như nhân sự, các trang thiết bị phục vụ trong buổi lễ. Thông thường, ngân sách của lễ khánh thành được chia thành các hạng mục như sau:
- Chi phí về thiết bị.
- Chi phí nhân sự.
- Chi phí tiệc.
- Và các chi phí phát sinh khác.
Xác định số lượng khách mời
Trong kịch bản lễ khánh thành, doanh nghiệp cần hoạch định, tính toán số lượng khách mời là bao nhiêu. Khách mời là nhân tố quyết định tới quy mô và chất lượng sự kiện. Vì thế, hãy lựa chọn và xem xét tầm ảnh hưởng, vị trí quan trọng của họ để đem lại hiệu quả cao cho buổi lễ.
Ngoài ra cũng mời những đối tác, khách hàng tiềm năng tới tham dự sự kiện để đưa mặt hàng, sản phẩm của công ty tiếp cận họ. Đây cũng được xem là một bí quyết marketing tự nhiên và nhanh chóng nhất.
Khi chuẩn bị thiệp mời cho khách mời cần phải thiết kế ấn tượng. Nên mời trước sự kiện được diễn ra khoảng 7 ngày để khách mời sắp xếp thời gian tham dự.
Rà soát số lượng nhân sự có thể điều động cho sự kiện
Thêm vào đó, trong kịch bản lễ khánh thành cần rà soát lại số lượng nhân sự, bố trí và sắp xếp từng bộ phận đảm nhận từng hạng mục khác nhau của chương trình. Trường hợp, hạng mục nào chưa xong thì có thể sắp xếp thêm nhân sự hoặc điều động từ bộ phận khác sang để hoàn tất quy trình tổ chức sự kiện khánh thành nhanh nhất.
> Mời bạn tham khảo: Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành – Tuấn Việt Media
Kịch bản lễ khánh thành chi tiết
Sau đây là bảng kịch bản chương trình lễ khánh thành chi tiết và cụ thể, công ty có thể tham khảo:
Bước 1: Đón tiếp khách mời và ổn định chỗ ngồi
Ở bước này, công ty cần tạo ấn tượng tốt cho khách mời tham dự. Các công việc cần được thực hiện như sau:
- Tại cổng vào có đại diện đón tiếp khách mời.
- Khoảng 10 PG mặc trang phục áo dài hoặc đồng phục quy định xếp thành hai hàng để đón tiếp quan khách.
- Sắp xếp lễ tân chỉ dẫn khách mời ổn định vị trí chỗ ngồi.
- Bố trí lễ tân tiếp nước tại chỗ cho khách mời.
Bước 2: Chương trình văn nghệ chào mừng
Sau khi khách mời ổn định chỗ ngồi, trong kịch bản lễ khánh thành để tạo không khí náo nhiệt cho sự kiện, cũng như tăng hứng thú cho quan khách, MC giới thiệu các tiết mục văn nghệ mở màn chào mừng chương trình.
Nội dung chi tiết:
- MC giới thiệu chương trình văn nghệ bắt đầu.
- MC tiến hành giới thiệu lần lượt các tiết mục trình diễn.
- Cảm ơn các ca sĩ, nhóm nhảy, vũ công… đã góp phần tạo nên những tiết mục hay, hấp dẫn và khuấy động không khí sôi động của sự kiện.
- Trống chào mừng, đội múa lân sư rồng trình diễn cho buổi lễ khánh thành.
Bước 3: Khai mạc chương trình lễ khánh thành và giới thiệu đại biểu
Tiếp theo trong kịch bản dẫn chương trình lễ khánh thành, MC bắt đầu buổi lễ khai mạc và lần lượt giới thiệu những đại biểu, khách mời tham dự sự kiện.
Nội dung chi tiết như sau:
- MC thu hút sự chú ý và quan tâm của khách mời (Có nhiều cách để dẫn dắt, bằng các câu nói gây sự tò mò, trong kịch bản lễ khánh thành có thể chuẩn bị các câu như sau: “Mọi người cảm thấy hôm nay như thế nào?”, “Vị khách mời hôm nay rất đặc biệt…”)
- MC giới thiệu thành phần khách mời tham dự sự kiện.
- MC giới thiệu khái quát về tổng thể chương trình.
Bước 4: Giới thiệu về công trình sắp được hoàn thành
Sau khi đã giới thiệu xong các thành phần khách mời tham dự, tổng thể chương trình, đại diện chủ đầu tư được MC mời lên sân khấu giới thiệu về công trình sắp được khánh thành.
Nội dung chi tiết như sau:
- Đại diện chủ đầu tư lên sân khấu phát biểu. Trường hợp chủ đầu tư là người nước ngoài, cần phải có MC phiên dịch lại (đã chuẩn bị trước đó).
- Trước khi đại diện bước lên sân khấu phát biểu cần chuẩn bị sẵn nhạc.
- Thời gian cho hạng mục này được diễn ra trong khoảng 15 phút.
Bước 5: Phát biểu của ban lãnh đạo, đối tác và chính quyền địa phương
Trong kịch bản lễ khánh thành, bài phát biểu của ban lãnh đạo, đối tác và chính quyền địa phương là một phần rất quan trọng, cần được lưu ý.
Nội dung chi tiết:
- MC mời đại diện chủ đầu tư lên sân khấu phát biểu cảm xúc, suy nghĩ về buổi lễ.
- Hoặc chủ đầu tư, đơn vị, chủ doanh nghiệp chia sẻ về quá trình thành lập công ty, dịch vụ và sản phẩm…
Bước 6: Thực hành nghi lễ cắt băng khánh thành
Trong kịch bản lễ khánh thành, nghi lễ cắt băng thực sự rất quan trọng, vừa đem đến ý nghĩa may mắn, vừa thể hiện sự khởi đầu của công ty, doanh nghiệp.
Nội dung chi tiết:
- Lễ tân đem dụng cụ cắt băng khánh thành lên sân khấu.
- MC mời đại diện đơn vị, công ty và khách mời tham dự lên sân khấu thực hiện nghi thức cắt băng khánh thành.
- Xếp theo thứ tự khách mời.
- Trong kịch bản lễ khánh thành khi cắt được nửa băng thì pháo điện nổ ngay.
- Ngay khi quy trình lễ cắt băng khánh thành được hoàn tất, MC đề nghị mọi quan khách bên dưới vỗ tay chúc mừng.
- Trong quá trình cắt băng, đội múa lân sư rồng chuẩn bị sẵn sàng. Sau khi hoàn tất nghi thức này, đội múa lân trình diễn.
Bước 7: Bế mạc buổi lễ
Phần cuối cùng trong kịch bản lễ khánh thành là bế mạc buổi lễ.
Nội dung chi tiết:
- MC mời đại diện chủ đầu tư lên sân khấu bế mạc buổi lễ và cảm ơn quan khách dành thời gian tới tham dự sự kiện.
- Lễ tân xếp thành hai hàng để tiễn khách, đồng thời trao quà cho khách khi khách ra về.
Dự trù rủi ro và các tình huống xấu phát sinh ảnh hưởng đến buổi lễ khánh thành
Rủi ro trong việc tổ chức lễ khánh thành là điều không ai mong muốn. Vì thế việc quản lý rủi ro được xem một trong các hạng mục quan trọng, cần có phương án phòng bị trước những phát sinh ngoài ý muốn ảnh hưởng tới chất lượng sự kiện.
Sau đây là một số rủi ro thường gặp nhất trong việc kịch bản lễ khánh thành:
- Với sự kiện được diễn ra ngoài trời, ban tổ chức cần theo dõi, xem trước dự báo thời tiết để lên phương án dự trù phù hợp, tránh gây sự “hỗn loạn” cho khách mời khi trời mưa đột ngột hoặc sấm chớp…
- Rủi ro về mặt kỹ thuật các thiết bị trên sân khấu ảnh hưởng nghiêm trọng tới chất lượng chương trình như chập điện, cúp điện, cháy nổ, giật điện…
- MC đến trễ hoặc dẫn chương trình không chuyên nghiệp làm ảnh hưởng tới chất lượng sự kiện.
- Khách mời tham dự hoặc đại diện ban tổ chức, công ty, doanh nghiệp gặp vấn đề về sức khỏe, không thể tham dự buổi lễ khánh thành.
- Tiệc tùng phục vụ cho sự kiện không đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, gây tình trạng ngộ độc.
- Lễ khánh thành tập trung nhiều khách mời tham dự, lưu ý tới vấn đề an ninh khu vực.
- Rủi ro về việc mất linh kiện, thiết bị máy móc bị hỏng, hay xóc do vận chuyển tới địa điểm tổ chức quá xa so với khoảng cách của đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói.
Đơn vị tổ chức lễ khánh thành uy tín và chuyên nghiệp
Hiện nay ở Hà Nội có nhiều đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, trong số đó phải kể tới Tuấn Việt Media. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện có quy mô lớn, nhỏ khác nhau đã tạo được niềm tin vững chắc cho khách hàng.
- Mỗi sự kiện đều được đội ngũ Tuấn Việt Media tận tâm, nhiệt tình và tâm huyết phác họa ý tưởng tổ chức độc đáo, mới lạ, không riêng gì kịch bản khánh thành, đem đến cho khách hàng những trải nghiệm thú vị và mới lạ.
- Trang thiết bị đều được cập nhật liên tục, cam kết đem đến chất lượng hình ảnh, âm thanh tốt nhất.
- Quy trình tổ chức sự kiện được thực hiện chuyên nghiệp, khoa học và độc đáo.
- Chi phí tổ chức sự kiện cạnh tranh, ưu đãi trên thị trường, khách hàng có thể cho so sánh và tham khảo các đơn vị khác.
- Điểm đặc biệt ở Tuấn Việt Media, khi khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói được hưởng chính sách giảm giá 30%.
> Xem thêm: Tổ chức lễ khánh thành trọn gói – Tuấn Việt Media
Đến với Tuấn Việt Media, khách hàng sẽ được trải nghiệm dịch vụ hoàn hảo nhất, được phục vụ tận tâm và nhiệt tình. Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện, nhanh tay gọi ngay tới số hotline của chúng tôi 0985 444 859 để được hỗ trợ tối đa, từ A-Z.
Trên đây là các thông tin chia sẻ về kịch bản lễ khánh thành chi tết và chuẩn nhất khách hàng có thể tham khảo. Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, Tuấn Việt Media tự tin giúp khách hàng có được kịch bản ấn tượng, hoàn hảo nhất đem đến sự thành công mỹ mãn về sự kiện lễ khánh thành được tổ chức sắp tới.
