Một mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành đúng chuẩn, chuyên nghiệp đem đến sự thành công mỹ mãn cho chương trình. Cùng đồng hành với Tuấn Việt Media qua bài viết này để có được kế hoạch, timeline cụ thể và tỉ mỉ để lễ khánh thành được thành công ngoài mong đợi.
Mục lục
- 1 Kế hoạch tổ chức lễ khánh thành bao gồm những gì?
- 1.1 Xác định quy mô
- 1.2 Phác thảo nội dung, ý tưởng chủ đạo của buổi lễ
- 1.3 Lên danh sách khách mời
- 1.4 Xác định thời gian và địa điểm tổ chức lễ khánh thành
- 1.5 Lập kịch bản lễ khánh thành
- 1.6 Xác định nguồn nhân lực và phân công công việc
- 1.7 Tổng hợp những việc cần làm trước khi buổi lễ diễn ra
- 1.8 Dự trù kinh phí
- 2 Một số điều cần lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành
- 3 Đơn vị tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp Tuấn Việt Media
Kế hoạch tổ chức lễ khánh thành bao gồm những gì?
Lễ khánh thành được xem là sự kiện có ý nghĩa quan trọng, đánh dấu bước ngoặt lớn cho một khởi đầu mới của công ty, doanh nghiệp. Vì thế để buổi lễ được diễn ra thành công, mang dấu ấn đặc biệt cần có kế hoạch cụ thể và chi tiết.
Xác định quy mô
Điều đầu tiên phải xác định quy mô tổ chức sự kiện như thế nào. Nếu muốn chuyên nghiệp, quảng bá thương hiệu hình ảnh công ty thì chương trình được tổ chức với quy mô lớn là điều hiển nhiên. Tuỳ vào quy mô sẽ có dự toán cụ thể từng hạng mục.
Phác thảo nội dung, ý tưởng chủ đạo của buổi lễ
Cần dựa vào mục đích của doanh nghiệp mà phác họa nội dung, ý tưởng sao cho phù hợp. Nội dung của buổi lễ cần tạo điểm nhấn để thu hút sự chú ý và quan tâm của khách mời. Bên cạnh đó, chủ đề của lễ khánh thành phải truyền tải được thông điệp, mong muốn và mục tiêu của doanh nghiệp hướng tới khách hàng.
Lên danh sách khách mời
Trong kế hoạch tổ chức lễ khánh thành cần tính toán kỹ số lượng khách mời tham dự. Nên xem xét tầm ảnh hưởng nhất định của khách mời để nâng cao chất lượng sự kiện. Thông qua buổi lễ có thể quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty tới khách hàng một cách tự nhiên nhất.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức lễ khánh thành
Để đảm bảo khách mời tham dự đủ, doanh nghiệp nên chọn cuối tuần, nhưng cũng xét theo yếu tố tâm linh chọn ngày lành giờ tốt. Còn địa điểm tổ chức thì ngay chính nơi xây dựng công trình.
Lập kịch bản lễ khánh thành
Thông thường, kịch bản trong kế hoạch tổ chức lễ khánh thành theo các hạng mục như sau:
- Đón tiếp và ổn định vị trí chỗ ngồi cho khách mời
- Múa lân sư rồng chào mừng.
- MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
- Đại diện doanh nghiệp phát biểu.
- Nghi thức cắt băng khánh thành.
- Tiến hành tham quan công trình.
- Văn nghệ biểu diễn.
- Tiệc tùng và tặng quà khách mời.
- Bế mạc sự kiện.
> Xem thêm: Kịch bản lễ khánh thành chi tiết – Tuấn Việt Media
Xác định nguồn nhân lực và phân công công việc
Thống nhất số lượng, vị trí và nhiệm vụ của từng nhân sự đảm nhận sự kiện tổ chức lễ khánh thành. Mỗi người đảm bảo thực hiện đúng phạm vi công việc của mình. Phân công công việc mỗi người yêu cầu phải phù hợp với khả năng. Trong kế hoạch tổ chức lễ khánh thành nhân sự bao gồm: MC, nhân viên lễ tân, phục vụ, đội kỹ thuật viên, bộ phận an ninh.
Tổng hợp những việc cần làm trước khi buổi lễ diễn ra
Đồng thời trước khi buổi lễ diễn ra, công ty cần thực những việc như sau:
- Xin giấy phép tổ chức để sự kiện được diễn ra dưới sự kiểm soát của cơ quan thẩm quyền liên quan.
- Hình thức truyền thông trước sự kiện để quảng bá hình ảnh thương hiệu và tăng độ nhận diện trên các kênh như mạng xã hội, thông cáo báo chí…
- Thiết kế, in ấn backdrop, thiệp mời.
- Chuẩn bị trang thiết bị phục vụ lễ khánh thành.
- Thuê bộ cắt băng khánh thành.
- Thuê đội ngũ nhân sự.
- Chuẩn bị tiệc trà hay tiệc mặn tùy theo nhu cầu của công ty.
Dự trù kinh phí
Cần phải hoạch định, tính toán mức kinh phí bỏ ra để tổ chức sự kiện là bao nhiêu. Cần phải phân bổ nguồn ngân sách cho các hạng mục một cách phù hợp để lễ khánh thành diễn ra thuận lợi, đó là chi phí thiết bị, chi phí nhân sự, chi phí tiệc… và các chi phí phát sinh khác.
Một số điều cần lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành
Khi lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành cần lưu ý một số điều như sau:
Dự trù những rủi ro thường gặp khi tự tổ chức lễ khánh thành
Khi tự tổ chức lễ khánh thành thường gặp một số rủi ro, ảnh hưởng tới chất lượng chương trình, đó là:
Địa điểm tổ chức không bằng phẳng, không có kinh nghiệm hoặc thuê đội ngũ san lấp không đủ tiêu chuẩn, khó khăn trong việc dựng nhà bạt.
Một rủi ro khác thường gặp khi tự tổ chức là sắp xếp nhân sự không chuyên nghiệp. Không có một bảng cụ thể từng bộ phận đảm nhận từng hạng mục khác nhau của chương trình. Từ đó chất lượng sự kiện không được đảm bảo, để lại ấn tượng xấu cho khách mời tham dự.
Chắc chắn một rủi ro khác khi các doanh nghiệp không biết cách tổ chức lễ khánh thành làm cho nguồn tài chính bị thâm hụt. Nguyên nhân là do không nắm được quy trình thực hiện, không biết địa điểm nào cung cấp thiết bị uy tín, an toàn và chi phí phải chăng.
Pháo điện, pháo trang kim, hiệu ứng khói… giúp cho sự kiện được hoành tráng, tạo cảm giác kích thích cho khách mời tham dự. Tuy nhiên, khi tự tổ chức, nhân sự công ty không nắm rõ nguyên tắc hoặc lắp đặt không đúng hiệu ứng sân khấu dễ gây nên sự cố rủi ro.
Bên cạnh đó, trong mẫu kịch bản kế hoạch tổ chức lễ khánh thành thường có hạng mục chiêu đãi tiệc tùng. Trường hợp nhân sự tự tổ chức thì sẽ không có kinh nghiệm setup menu, chưa kể tới khâu chế biến đảm bảo ngon, an toàn.
Nên xây dựng timeline chi tiết cho chương trình diễn ra suôn sẻ
Trước khi buổi lễ khánh thành được diễn ra, công ty cần lên kịch bản chương trình cụ thể chi tiết, trước thời gian tổ chức ít nhất 2-3 tháng. Trong kịch bản kế hoạch tổ chức lễ khánh thành cần chỉ định, phân công rõ ràng từng nhân sự đảm nhận công việc và dĩ nhân phải có deadline cụ thể.
Tốt nhất, quý công ty cử ra một đội quản lý để checklist công việc của các nhân sự, đảm bảo không bị “phá vỡ” kế hoạch, “bể” thời gian tổ chức. Lợi ích của việc lên timeline giúp bám sát vào kế hoạch tổ chức lễ khánh thành.
Xây dựng chiến lược marketing hiệu quả cho lễ khánh thành
Trong kế hoạch tổ chức lễ khánh thành cần xây dựng chiến lược marketing để buổi lễ được thành công tốt đẹp. Có rất nhiều hình thức quảng cáo, công ty có thể tham khảo như sử dụng tờ rơi, đặt poster… sử dụng mạng xã hội…
Cân nhắc thật kỹ có nên tự tổ chức lễ khánh thành không?
Lễ khánh thành là sự kiện trọng đại của công ty, vì thế cần được đầu tư kỹ lưỡng đem lại sự thành công tốt đẹp. Nhiều công ty đang băn khoăn có nên tự tổ chức lễ khánh thành hay không? Thực tế, dựa vào điều kiện khách quan nếu nhân sự công ty có đủ kinh nghiệm trong việc lên kế hoạch, timeline, setup từ cổng chào, cho tới khu vực tổ chức lễ, tiệc tùng… thì hãy tận dụng ưu điểm đó để tự tổ chức.
Trường hợp không có kinh nghiệm mà tự tổ chức lễ khánh thành, chắc chắn rủi ro khá cao, trong đó có các thiệt hại như sau:
- Sự không chuyên nghiệp trong khâu lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành để lại ấn tượng xấu cho quan khách, tác động tới thương hiệu và hình ảnh của công ty.
- Thông thường tự tổ chức lễ thì chi phí sẽ cao hơn rất nhiều, so với dự định trong bảng kế hoạch bị “đôn” lên khoảng 30%, dẫn tới thâm hụt nguồn ngân sách.
- Ngoài ra những trang thiết bị, máy móc gặp sự cố phát sinh trong quá trình sự kiện được diễn ra. Bộ phận nhân sự thiếu hoặc không có kinh nghiệm để xử lý kịp thời các sự cố đó, dễ gây nên sự nguy hiểm cho quan khách tham dự sự kiện.
Các rủi ro được mô tả ở trên chắc chắn xảy ra khi tự tổ chức mà lại không có một chút kinh nghiệm nào, ảnh hưởng rất lớn tới thương hiệu, hình ảnh công ty. Để cho sự kiện được thuận lợi, trơn tru và thành công mỹ mãn, lời khuyên cho công ty nên sử dụng dịch vụ của các đơn vị chuyên lĩnh vực tổ chức sự kiện.
Đơn vị tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp Tuấn Việt Media
Ở Hà Nội, có nhiều đơn vị tổ chức lễ khánh thành trọn gói, chuyên nghiệp và uy tín, trong đó phải nhắc tới Tuấn Việt Media. Tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện chất lượng với các ý tưởng đột phá cùng với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm cam kết đến cho khách hàng chất lượng chương trình hoành tráng, độc đáo.
Tuấn Việt Media cung cấp trang thiết bị âm thanh, ánh sáng chất lượng, phục vụ cho quá trình tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, còn cung cấp đầy đủ đội ngũ nhân sự như MC, nhóm nhảy, ca sĩ, ảo thuật gia… đầy sự chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm.
Quy trình làm việc ở Tuấn Việt Media chuyên nghiệp, khoa học và bài bản bao gồm tiếp nhận thông tin khách hàng, tư vấn, gửi báo giá, lên ý tưởng kịch bản kế hoạch tổ chức lễ khánh thành, thỏa thuận, ký kết hợp đồng, triển khai theo kế hoạch…
Chúng tôi cung cấp các gói dịch vụ tổ chức lễ khánh thành phù hợp với tất cả các khách hàng. Tùy theo từng hạng mục cũng như yêu cầu của khách hàng mà chi phí tổ chức ở mức giá khác nhau. Thế nhưng, điểm đặc biệt ở Tuấn Việt Media, nếu khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói sẽ hưởng được ưu đãi chiết khấu 30%.
> Xem thêm: Dịch vụ Tổ chức lễ khánh thành – Tuấn Việt Media
Trên đây là các thông tin chia sẻ về mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành chi tiết và tỉ mỉ giúp cho chương trình được thành công, mỹ mãn. Nếu khách hàng đang có nhu cầu tổ chức lễ khánh thành nói riêng và sự kiện nói chung liên hệ Tuấn Việt Media qua số hotline 0985 444 859 để được hỗ trợ tư vấn nhiệt tình và cụ thể.
