Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong việc tổ chức khai trương công ty trọn gói và là đối tác thường xuyên của nhiều công ty, doanh nghiệp lớn như: VinGroup, Thu Cúc TCI, VTV, ĐXMB, Kickfit Sport, SHB … . Tuấn Việt hiểu rằng lễ khai trương công ty là sự kiện vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Vậy nên, mọi công tác chuẩn bị cần phải hết sức chỉn chu, bài bản. Trong bài viết ngày hôm nay, Tuấn Việt sẽ chia sẻ cùng bạn “tất tần tật” những việc cần chuẩn bị để buổi lễ khai trương của quý công ty sẽ thật thành công và thu hút. Mời bạn cùng đón đọc nhé!
Mục lục
- 1 Khai trương công ty cần chuẩn bị những gì?
- 2 Cúng khai trương công ty – Việc làm quan trọng không thể bỏ qua
- 3 Những lưu ý khi tự tổ chức lễ khai trương công ty
- 4 Dịch vụ tổ chức khai trương công ty trọn gói tại Tuấn Việt Media
- 5 Một số sự kiện khai trương tiêu biểu Tuấn Việt Media đã tổ chức
- 6 Tham khảo thêm bài diễn văn khai trương công ty mẫu
Khai trương công ty cần chuẩn bị những gì?
Việc lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp cho công tác tổ chức khai trương diễn ra một cách thuận lợi, lường trước được rủi ro, tránh sai sót trong quá trình tổ chức. Từ đó, giúp cho buổi “ra mắt” của công ty thêm phần suôn sẻ, dễ dàng tạo dựng ấn tượng tốt trong mắt đối tác, khách hàng.
Các công tác chuẩn bị cho buổi lễ khai trương của công ty thường gồm những việc sau:
Lên kế hoạch tổ chức khai trương công ty
Như Tuấn Việt đã đề cập bên trên, một kế hoạch chi tiết sẽ giúp cho công tác tổ chức lễ khai trương thêm dễ dàng và thuận lợi hơn. Dưới đây là các bước chi tiết để lên kế hoạch tổ chức khai trương cho công ty :
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện.
Lên danh sách, số lượng khách mời, quy mô của sự kiện.
Lập bảng dự trù kinh phí
Xây dựng ý tưởng, chủ đề của sự kiện.
Thiết kế ấn phẩm sự kiện
Lên kế hoạch truyền thông
Xây dựng kịch bản sự kiện
Lên danh sách thiết bị, nhân sự cần cho sự kiện
Xin giấy phép tổ chức sự kiện
Bên cạnh follow theo các bước nêu trên, bạn cần lập một danh sách to-to list để dễ dàng quan sát được tiến độ công việc. Với mỗi đầu việc, cần có các tên nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện. Từ đó, dễ dàng điều phối hoặc hối thúc tiến độ những công việc đang chậm trễ.
Chuẩn bị thiết bị và nhân sự cần thiết cho buổi lễ khai trương
Việc liệt kê danh sách các thiết bị và nhân sự sự kiện cho ngày lễ khai trương của công ty là điều không thể thiếu. Việc này không những giúp bạn tránh được thiếu sót thiết bị, nhân sự trong quá trình chuẩn bị. Mà còn giúp bạn lên được dự trù kinh phí một cách chính xác, ít phát sinh nhất. Tùy thuộc vào quy mô, nhu cầu sự kiện mà khâu chuẩn bị thiết bị, nhân sự có khác nhau. Dưới đây là danh sách thường có khi bạn tổ chức lễ khai trương cho công ty:
Thiết bị sự kiện
Bàn ghế sự kiện: Thông thường sẽ sử dụng bàn IBM và ghế banquet, đối với sự kiện có đãi tiệc sẽ sử dụng bàn tròn, ghế banquet. Hoặc đãi tiệc đứng sẽ sử dụng bàn ghế bar/cocktail.
Âm thanh ánh sáng: Tùy thuộc vào quy mô sự kiện mà lựa chọn hệ thống âm thanh phù hợp, đúng công suất.
Chuẩn bị khu vực sân khấu: thi công lắp ráp sân khấu, backdrop sân khấu, bục phát biểu và các phụ kiện cần thiết.
Chuẩn bị khu vực check in, trải thảm đỏ sự kiện khai trương
Đạo cụ khai trương: Bộ cắt băng khai trương, pháo tràng kim, rượu champagne
Ô dù che sự kiện: Tùy thuộc quy mô và không gian tổ chức sự kiện mà lựa chọn cho phù hợp. Một số loại ô dù che phổ biến hiện nay: ô lệch tâm, dù tròn, nhà bạt rút, nhà bạt không gian, … .
- …
Chuẩn bị tiệc chiêu đãi
- Bao gồm nhiều loại hình như: tiệc trà, tiệc finger food, tiệc mặn theo menu tùy chọn.
Tuấn Việt Media cung cấp đa dạng và đầy đủ các loại hình tiệc thịnh hành nhất hiện nay
Nhân sự sự kiện
MC, ca sĩ, PG, nhóm nhảy nhóm múa, đội lân sư rồng khai trương, … .
Và các nhân sự sự kiện khác như đạo diễn sự kiện, KTV âm thanh ánh sáng, nhân sự setup, nhân viên phục vụ tiệc, … .
Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp tại Tuấn Việt Media
> Có thể bạn quan tâm: Cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói – Tuấn Việt Media
Viết kịch bản khai trương công ty thu hút
Trước đây, kịch bản khai trương công ty thường tối giản, gói gọn và tập trung vào phần lễ. Tuy nhiên, giữa thời buổi hiện đại và sự cạnh tranh giữa các thương hiệu ngày một gay gắt. Thì các công ty, doanh nghiệp luôn tận dụng tối đa mọi cơ hội để gây ấn tượng với khách hàng và lễ khai trương chính là một trong những cơ hội tuyệt vời đó. Vì thế, kịch bản khai trương hiện đại sẽ không còn chỉ tập trung vào phần lễ, mà còn phải sáng tạo, đầu tư vào những yếu tố giải trí như văn nghệ, minigame, phần tiệc chiêu đãi khách, … .
Các yếu tố giải trí được chú trọng nhiều hơn trong các buổi lễ khai trương hiện đại
Dưới đây là mẫu kịch bản khai trương công ty và timeline tham khảo, bạn có thể tận dụng và sắp xếp lại sao cho hợp lý dựa trên nội dung chương trình của mình.
17:00 – 17:30: Tiếp đón khách
Đội ngũ PG chuyên nghiệp mặc đồ đồng phục sẽ đứng ở cửa ra vào để chào đón và hướng dẫn khách hàng.
Dàn nhạc nhẹ hoặc nhạc nền tạo không khí ấm cúng và chào đón.
17:30 – 18:15: Lễ khai trương chính thức bắt đầu
Múa lân khai trương, chào mừng quan khách đến tham dự buổi lễ.
Tiết mục văn nghệ mở màn cho buổi lễ khai trương công ty.
CEO hoặc người đại công ty có bài phát biểu ngắn về sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của công ty.
Tổ chức lễ cắt băng với sự tham gia của ban lãnh đạo công ty, khách mời quan trọng và đối tác. (Đội múa lân sư rồng quay lại sân khấu trong thời gian cắt băng khai trương)
Khui rượu champagne để khai tiệc chiêu đãi.
18:15 – 20:15 Tiệc khai trương và trình diễn văn nghệ
Chiêu đãi tiệc với các món ăn và đồ uống đã chuẩn bị từ trước
Đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp sẽ điều phối việc phục vụ, lên xuống món ăn theo như menu.
Các tiết mục văn nghệ đã chuẩn bị trước lần lượt diễn ra.
Nếu còn nhiều thời gian, có thể cho khách mời tham dự góp vui bằng các tiết mục song ca, đơn ca.
20:15 – 20:45: Chương trình mini game trúng thưởng
Mini game trúng thưởng với các phần quà hấp dẫn như sản phẩm của công ty hoặc các phiếu quà tặng.
20:45 – 21: 00: Kết thúc sự kiện
Lời cảm ơn từ CEO hoặc người đại diện cho công ty đến tất cả khách mời và đối tác đã tham gia. Hẹn gặp lại trong các sự kiện sắp đến của công ty.
Cùng nhau chụp ảnh lưu niệm.
Đội ngũ tổ chức sự kiện sẽ hướng dẫn khách ra về.
Toàn cảnh buổi lễ khai trương công ty QH Nam Phát với kịch bản hấp dẫn đáp ứng trọn vẹn phần lễ và phần hội
Cúng khai trương công ty – Việc làm quan trọng không thể bỏ qua
Chuẩn bị mâm cúng khai trương công ty
“Có thờ có thiêng, có kiêng có lành” vốn là quan niệm tâm linh sâu sắc của người dân ta. Vậy nên, việc chuẩn bị mâm cúng khai trương công ty một cách chỉn chu, thành tâm được xem là một việc làm quan trọng. Dưới đây là danh sách những món lễ vật thường có trong mâm cúng khai trương công ty. Tuy nhiên, bạn cũng có thể “linh động” thêm bớt hoặc thay đổi đôi chút tùy vào đặc trưng vùng miền cũng như quan điểm tâm linh của từng cá nhân. Hãy nhớ rằng, điều quan trọng nhất vẫn là sự thành tâm của bạn.
Đồ cúng khai trương dành cho công ty thường bao gồm những lễ vật sau:
Bộ tam sên: 1 miếng thịt heo luộc, tôm luộc và trứng gà hoặc hột vịt luộc.
Bình hoa (tốt nhất là có hoa cúc hoặc đồng tiền)
Mâm trái cây gồm ít nhất 5 loại quả khác nhau. Khuyến khích có quả dừa.
Bánh ngọt, muối, gạo
Nhang: 3 nén
Đèn cầy: 2 cây
Cau trầu: 1 dĩa
Rượu trắng, nước, thuốc lá, trà.
Xôi: 3 chén (Xôi cúng nên dùng là xôi đậu xanh, xôi gấc hay xôi dừa – đây được xem là biểu trưng về điều may mắn và thành công. Bạn không nên dùng xôi đỗ đen hay xôi lắc bởi các biểu trưng về điều không may mắn)
Chè: 3 chén
Gà luộc hay heo sữa quay
Vàng mã khai trương (Tiền vàng, bộ quan phục đầy đủ gồm cả hài, mũ, tất và một thanh kiếm trắng): 1 bộ
Bài cúng khai trương công ty
Sau khi đã chuẩn bị mâm cúng chu đáo và đầy đủ lễ vật, tín chủ (là người đại diện công ty) phải đọc văn khấn khai trương công ty sau đó thắp nhang và tiếp tục khấn vái theo mong ước riêng. Dưới đây là bài cúng khai trương công ty được trích từ sách: Văn khấn cổ truyền Việt Nam, mời bạn cùng tham khảo nhé!
Những lưu ý khi tự tổ chức lễ khai trương công ty
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các hạng mục Tuấn Việt nếu trên, thì bạn có thể bắt tay vào quá trình tổ chức khai trương. Tuy nhiên việc tự tổ chức khai trương cho công ty cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Dưới đây là một vài lưu ý dành cho bạn nếu công ty tự tổ chức lễ khai trương.
Một vài lưu ý chung
Hãy đảm bảo rằng các ý tưởng bạn đưa ra phù hợp với điều kiện công ty bạn: thời gian, địa điểm tổ chức, số lượng khách mời tham dự chương trình … .
Lên một kế hoạch hoàn hảo để tổ chức và lường trước được rủi ro có thể xảy ra. Kế hoạch càng chi tiết sẽ giúp bạn đáng kể đấy!
Xin giấy phép là một trong những hạng mục cần thiết quyết định bạn có được tổ chức sự kiện khai trương công ty mình hay không. Hãy tìm một công ty uy tín, đầy đủ giấy tờ pháp lý để thực hiện hạng mục này cho bạn nếu bạn chưa thật sự nắm được quy trình xin giấy phép cụ thể.
Kiểm tra tổng quan trước khi sự kiện diễn ra
Nếu sự kiện khai trương của công ty bạn kết hợp với ra mắt sản phẩm, hay bán hàng… hãy đảm bảo các sản phẩm đã được trưng bày và sắp xếp đúng cách. Bố trí nhân sự phù hợp để giới thiệu sản phẩm đến khách hàng.
Trước khi sự kiện diễn ra bạn hãy chắc chắn các thiết bị đã được setup đầy đủ, hạng mục in ấn rõ ràng, khách mời đã được đến đông đủ, nhân sự sự kiện cũng sẵn sàng để có thể bắt đầu chương trình đúng giờ.
Nếu tổ chức sự kiện ngoài trời, cần có những phương án dự phòng rủi ro nếu gặp tình trạng thời tiết xấu.
Dịch vụ tổ chức khai trương công ty trọn gói tại Tuấn Việt Media
Nhiều công ty cho rằng việc tự tổ chức khai trương sẽ giúp tiết kiệm chi phí hơn so với việc sử dụng dịch vụ tại các đơn vị tổ chức sự kiện. Nhưng sự thật hoàn toàn ngược lại. Vì nếu thiếu kinh nghiệm tổ chức, bạn sẽ khó xác định chính xác số lượng thiết bị và nhân sự cần thiết để chuẩn bị. Kể cả khi xác định chính xác, bạn sẽ phải làm việc với các bên cho thuê khác nhau, việc này càng khiến bạn tốn thêm chi phí và mất nhiều thời gian làm việc hơn.
Để giải quyết những khó khăn nêu trên, cũng như giúp bạn chuẩn bị chỉn chu mọi thứ để buổi lễ khai trương công ty diễn ra trọn vẹn nhất có thể. Tuấn Việt Media mang đến cho quý khách dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói. Tuấn Việt Media tự tin cung cấp dịch vụ tốt nhất với chi phí hợp lý nhất tại Hà Nội.
Tùy thuộc vào nhu cầu, quy mô sự kiện khai trương mà Tuấn Việt Media sẽ tư vấn và đưa ra những gợi ý phù hợp với ngân sách của quý công ty. Các chương trình của chúng tôi cung cấp đều có nội dung đặc sắc, nổi bật, mang dấu ấn riêng của từng công ty. Quy mô sự kiện dù lớn hay nhỏ đều được chuẩn bị chỉn chu, chuyên nghiệp, đảm bảo an toàn lao động và tính thẩm mỹ cho sự kiện. Đặc biệt với dịch vụ tổ chức khai trương cho công ty trọn gói, quý khách hàng sẽ nhận chiết khấu khủng lên đến 30%. Nhanh tay liên hệ hotline 0985 444 859 để nhận ngay ưu đãi từ Tuấn Việt quý khách nhé.
> Tham khảo thêm: Tổ chức khai trương trọn gói – Tuấn Việt Media
Một số sự kiện khai trương tiêu biểu Tuấn Việt Media đã tổ chức
Dưới đây là một số sự kiện khai trương tiêu biểu do Tuấn Việt Media thực hiện:
Tham khảo chi tiết:
Tham khảo thêm bài diễn văn khai trương công ty mẫu
Diễn văn khai trương công ty cũng là một yếu tố không nhỏ góp phần tạo nên sự thành công của buổi lễ khai trương. Dưới đây là mẫu tham khảo bài phát biểu khai trương công ty do Tuấn Việt Media biên soạn. Tùy vào nội dung kịch bản, hoặc ý đồ riêng của BTC mà có thể tinh chỉnh lại nội dung sau một cách phù hợp nhất.
“Kính thưa quý vị đại biểu,
Kính thưa toàn thể nhân viên của công ty,
Kính thưa các đối tác, bạn bè thân quyến gần xa và quý khách có mặt trong ngày hôm nay.
Thay mặt ban lãnh đạo tập đoàn/công ty/doanh nghiệp … (tên công ty), tôi (tên và chức danh) xin gửi đến quý vị lời chào trân trọng và sâu sắc nhất. Chúng tôi chân thành cảm ơn sự hiện diện của quý vị tại sự kiện quan trọng này, đánh dấu bước khởi đầu mới của cửa hàng/công ty … (tên công ty).
Công ty … (tên) đã được thành lập vào ngày … với hơn … năm kinh nghiệm trong lĩnh vực … (hoạt động chính) phục vụ cho đối tượng khách hàng ….
Mục tiêu của chúng tôi là … và định hướng phát triển dài hạn là ….
Đến ngày hôm nay, chúng tôi tự hào về những thành công đã đạt được, như … (Kể tên những thành tựu nổi bật, liên quan đến hoạt động kinh doanh).
Với tinh thần tiếp nối thành công đó, hôm nay, tôi – đại diện Ban lãnh đạo của công ty … (tên công ty), xin trân trọng thông báo: khai trương cửa hàng … (tên)/chi nhánh thứ (n) của công ty … (tên) tại địa chỉ …
Chúng tôi mong được sự chứng giám và phù hộ từ trời đất cùng với sự ủng hộ và tin tưởng lớn mạnh từ các đối tác, bạn bè và khách hàng.
Xin chân thành cảm ơn quý vị đã dành thời gian và sự quan tâm đến sự kiện này, và chúng tôi mong rằng bạn sẽ cùng chúng tôi tạo nên những khoảnh khắc đáng nhớ và thành công mới.
Trân trọng.”
