Sự kiện họp lớp là một cơ hội rất tuyệt vời để các khoá học sinh, sinh viên được tụ họp, giao lưu và hàn huyên chuyện cũ. Vậy bạn đã biết cách xây dựng kế hoạch tổ chức họp lớp thật ấn tượng và đáng nhớ? Hãy để Tuấn Việt Media – đơn vị tổ chức sự kiện họp lớp chuyên nghiệp tại Hà Nội chia sẻ cho bạn một số kinh nghiệm để lên kế hoạch tổ chức họp lớp thật hiệu quả. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
- 1 Các bước chi tiết để xây dựng kế hoạch tổ chức họp lớp
- 1.1 Bầu ra ban tổ chức sự kiện họp lớp, họp hội khoá
- 1.2 Xây dựng ý tưởng cho sự kiện họp lớp
- 1.3 Lập danh sách thành viên tham dự khi xây dựng kế hoạch tổ chức họp lớp
- 1.4 Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
- 1.5 Lên timeline chương trình khi xây dựng kế hoạch tổ chức họp lớp
- 1.6 Lập checklist hậu cần trong quá trình lên kế hoạch tổ chức họp lớp
- 1.7 Liên hệ nhà cung ứng dịch vụ
- 1.8 Triển khai tổ chức
- 2 Đơn vị tổ chức sự kiện họp lớp trọn gói chuyên nghiệp tại Hà Nội – Tuấn Việt Media
Các bước chi tiết để xây dựng kế hoạch tổ chức họp lớp
Bầu ra ban tổ chức sự kiện họp lớp, họp hội khoá
Bước đầu tiên của việc lên kế hoạch tổ chức họp lớp là bầu ra ban tổ chức, ban đại diện của sự kiện. Đây thường là những thành viên cốt cán, thuộc ban cán sự ngày xưa của lớp, có thông tin liên lạc và mối liên hệ với các thành viên khác trong lớp.
Những người này sẽ đại diện lớp để lên kế hoạch chi tiết chương trình, liên hệ với các bên cung ứng dịch vụ, gửi thông tin đến các thầy cô và thành viên lớp đến tham gia buổi họp.
Thông thường, phân công công việc cho ban tổ chức theo khả năng, ví dụ: Người thu quỹ và chi tiêu tài chính cho sự kiện; Người phụ trách liên hệ với bên cung cấp dịch vụ; Người phụ trách liên lạc với các thành viên lớp; Người phụ trách các công việc hậu cần, chuẩn bị khác…
Xây dựng ý tưởng cho sự kiện họp lớp
Để buổi họp lớp trở nên đáng nhớ, thì ý tưởng là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình lên kế hoạch tổ chức họp lớp. Bạn có thể làm việc với đơn vị tổ chức sự kiện để cùng đưa ra một ý tưởng thật độc đáo và sáng tạo.
Bạn có thể tham khảo một vài concept sự kiện dưới đây:
Concept: Đi thật xa để trở về
Concept: Ngược thời gian về quá khứ
Concept: Pool Party
Concept: Disco Party
Concept: …(số năm) Năm trở lại mái trường xưa
Concept: Ngày trở về
Dựa vào đặc điểm, sở thích của các thành viên trong khóa học, trong lớp để chọn ra ý tưởng hay và đáng nhớ.
Lập danh sách thành viên tham dự khi xây dựng kế hoạch tổ chức họp lớp
Đối với sự kiện họp lớp:
Đối với sự kiện họp lớp, lớp trưởng có thể liên hệ với các thành viên trong danh sách lớp để mời tham dự, với thời đại công nghệ như hiện nay, các lớp học cũng đều có những nhóm lớp riêng trên các nền tảng mạng xã hội như facebook, zalo. Ngoài ra các thành viên thân thiết trong một lớp cũng có thể liên hệ và rủ nhau cùng tham gia, tạo cơ hội giao lưu và gắn kết các thành viên với nhau.
Đối với sự kiện họp khoá:
Đối với sự kiện họp khoá, có thể lên danh sách tham gia thông qua đầu mối là lớp trưởng, ban cán sự các lớp. Lớp trưởng/ lớp phó các lớp có nhiệm vụ liên hệ với các thành viên trong lớp và báo lại số lượng tham gia với ban tổ chức.
Ngoài các thành viên trong lớp, cần lên danh sách giáo viên, giảng viên đã từng giảng dạy. Mời các thầy cô đến tham gia buổi họp lớp cũng là một cách để tri ân công lao dạy dỗ, giáo dục của thầy cô.
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
Sau khi đã lên được danh sách thành viên tham dự buổi họp lớp thì có thể dễ dàng xác định được địa điểm tổ chức. Địa điểm cần đáp ứng được yêu cầu về quy mô, sức chứa, cơ sở vật chất đảm bảo để phục vụ cho sự kiện.
Thống nhất thời gian tổ chức họp lớp với các thành viên, thông thường sẽ tổ chức vào ngày cuối tuần, ngày nghỉ để mọi người có thể tham gia đông đủ.
Lên timeline chương trình khi xây dựng kế hoạch tổ chức họp lớp
Việc lên kịch bản chi tiết cho chương trình sẽ giúp bạn tổ chức dễ dàng trong việc phân công các vị trí.
Trước sự kiện:
Gửi thư mời tham dự buổi họp lớp cho thầy cô, thành viên lớp
Phân công thành viên phụ trách đón tiếp thầy cô
Kiểm tra kỹ lại số lượng người tham gia
Lên phương án giải quyết những vấn đề phát sinh
Check lại với nhà cung cấp dịch vụ về thời gian setup, thời gian tổ chức
Trước giờ diễn ra sự kiện:
Hoàn tất việc setup các hạng mục: sân khấu, backdrop, decor không gian sự kiện, bàn tiệc,…
Chuẩn bị chu đáo quà cho khách mời
Kiểm tra lại các video, hình ảnh trình chiếu (nếu có)
Kiểm tra lại thực đơn, việc setup tiệc
Chạy thử chương trình: Các tiết mục, phát biểu, tri ân,…
Bắt đầu sự kiện:
Đón tiếp khách mời
Chạy chương trình theo timeline trước đó: MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, phát biểu của BTC, các tiết mục văn nghệ, tri ân, giao lưu….
Tham gia trò chơi team building (nếu có)
Cùng thưởng thức bữa tiệc, giao lưu và trò chuyện
Sau sự kiện:
Gửi lời cảm ơn tới thầy cô và các thành viên đã dành thời gian tham dự
Tổng kết các chi phí sau sự kiện
Gửi bảng thu chi sự kiện cho các thành viên
Một timeline chi tiết, khoa học sẽ giúp cho sự kiện họp lớp thêm phần hấp dẫn hơn
Lập checklist hậu cần trong quá trình lên kế hoạch tổ chức họp lớp
Checklist hậu cần là một hạng mục quan trọng nhất khi lên kế hoạch tổ chức họp lớp. Việc lập checklist hậu cần giúp bạn tổ chức có thể dễ dàng rà soát các hạng mục cần chuẩn bị, tránh sai sót như quên đồ, thiếu đồ…
Liên hệ nhà cung ứng dịch vụ
Một số nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện họp lớp có thể kể đến như: đơn vị thi công sân khấu, backdrop, đơn vị cung cấp nhân sự cho các tiết mục văn nghệ, đơn vị cung cấp trang phục, đơn vị cung cấp tiệc, đơn vị cung cấp địa điểm…
Triển khai tổ chức
Khi đã thực hiện xong các bước ở trên, bạn có thể tiến hành tổ chức họp lớp theo kế hoạch đã đề ra. Chuẩn bị các hạng mục có trong checklist, liên hệ gửi giấy mời tham dự, và liên hệ đặt hàng nhà cung cấp.
Có thể thấy khi tổ chức một sự kiện họp lớp cần chuẩn bị rất nhiều các hạng mục, tuy nhiên với công việc bận rộn thì ban đại diện của lớp lại không có quá nhiều thời gian để chuẩn bị từng hạng mục một. Hiểu được nỗi trăn trở của quý khách hàng, Tuấn Việt Media đã xây dựng dịch vụ tổ chức sự kiện họp lớp trọn gói, đảm bảo quý khách hàng sẽ có một sự kiện thật đáng nhớ và vui vẻ.
Đơn vị tổ chức sự kiện họp lớp trọn gói chuyên nghiệp tại Hà Nội – Tuấn Việt Media
Tuấn Việt Media luôn tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu của lĩnh vực tổ chức sự kiện. Đối với sự kiện họp lớp, chúng tôi cung cấp các dịch vụ sau:
Tư vấn, lên báo giá, xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch tổ chức họp lớp.
Dàn dựng, thi công các hạng mục trong sự kiện: sân khấu, khu vực photobooth để checkin, chụp ảnh, backdrop sân khấu, trang trí không gian sự kiện
Cung cấp thiết bị cho sự kiện họp lớp: bàn ghế, dù che nắng mưa, quạt điều hoà, đạo cụ cần thiết cho sự kiện
Cung cấp nhân sự cho sự kiện họp lớp: MC, Ca sĩ, vũ công,…
Cung cấp tiệc ngọt, tiệc mặn: tiệc là một phần không thể thiếu đối với sự kiện họp lớp, những bữa tiệc là cơ hội để các thành viên giao lưu và kết nối với nhau
> Tham khảo chi tiết: Tổ chức họp lớp – Dịch vụ trọn gói, uy tín và chuyên nghiệp – Tuấn Việt Media
Với đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi luôn đưa ra những ý tưởng độc đáo, sáng tạo cho kế hoạch tổ chức họp lớp, đảm bảo sẽ giúp quý khách hàng có một buổi giao lưu thật đáng nhớ.
Đặc biệt khi sử dụng dịch vụ tổ chức họp lớp tại Tuấn Việt Media, quý khách hàng sẽ nhận được rất nhiều ưu đãi về chi phí, quà tặng cho khách hàng. Tuấn Việt Media luôn có đội ngũ nhân sự trực 24/7, hỗ trợ nhiệt tình mọi thắc mắc của quý khách hàng, và tặng khách hàng gói khảo sát địa điểm, tư vấn miễn phí về chương trình.
Bạn đang cần tư vấn về kế hoạch tổ chức họp lớp? Liên hệ ngay hotline 0985 444 859 để nhận được báo giá và tư vấn chi tiết nhất.
Mời bạn tham khảo các sự kiện họp lớp, các sự kiện dành cho giáo viên và học sinh sinh viên do Tuấn Việt tổ chức:
> Sự kiện họp khóa trường THPT Yên Hòa – 20 năm có hẹn cùng thành xuân
