Họp lớp là cơ hội quý giá để những người bạn cũ ôn lại kỷ niệm xưa và hàn gắn lại mối quan hệ sau nhiều năm không gặp. Nhưng để tổ chức một buổi họp lớp thực sự ấn tượng, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chuyên nghiệp. Đây cũng chính là nhiệm vụ của Tuấn Việt Media – đơn vị tổ chức sự kiện họp lớp trọn gói chuyên nghiệp tại Hà Nội. Sau đây là chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức họp lớp chi tiết, ý nghĩa cùng những hạng mục được cung cấp trọn gói bạn có thể tham khảo lựa chọn.
Mục lục
Dịch vụ tổ chức họp lớp gồm những hạng mục nào?
Sử dụng dịch vụ trọn gói luôn mang lại ưu điểm và sự tiện lợi nhất định cho khách hàng. Việc lựa chọn dịch vụ tổ chức họp lớp trọn gói tại Tuấn Việt Media sẽ giúp bạn không chỉ tiết kiệm chi phí tổ chức, tránh lãng phí hay không cần phải liên hệ với nhiều bên cho thuê thiết bị sự kiện và thay vào đó, bạn chỉ cần liên hệ với một bên cung cấp. Điều này giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh và dễ dàng triển khai sự kiện.
Ngoài ra, khi sử dụng dịch vụ tổ chức, các khâu chuẩn bị sẽ được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đảm bảo sự kiện diễn ra một cách chỉn chu và thành công.
Các hạng mục trong dịch vụ tổ chức họp lớp trọn gói mà Tuấn Việt Media sẽ cung cấp, đảm bảo sự cần thiết và tiện lợi nhất cho khách hàng.
- Khu vực check-in: Các sản phẩm như backdrop, standee, băng rôn sẽ được thiết kế thật ấn tượng và tinh xảo, giúp các thành viên dễ dàng lưu giữ kỷ niệm cùng với những người bạn của mình tại khu vực check-in.
- Sân khấu: Đây là trung tâm của mọi sự kiện, nơi diễn ra các tiết mục văn nghệ và giao lưu. Vì thế, Tuấn Việt thực hiện thiết kế và thi công cực kỳ tỉ mỉ, đem đến sự chắc chắn cũng như sự thoải mái cho các chương trình được diễn ra thành công.
- Bàn ghế: Tại Tuấn Việt Media có đầy đủ các mẫu bàn ghế chất lượng để đảm bảo phù hợp với từng loại hình tổ chức họp lớp. Các mẫu bàn tròn, bàn vuông, ghế banquet, ghế Chiavari luôn có sẵn đảm bảo đáp ứng nhu cầu thuê của khách hàng.
- Nhà bạt dù che: Vì một phần sự kiện sẽ được tổ chức ngoài trời, thế nên bạt che là vật dụng không thể thiếu cho buổi họp lớp. Tuấn Việt cung cấp đầy đủ các loại bạt che, đảm bảo có kích thước lớn để che chắn hết toàn bộ khu vực.
MC: Tuấn Việt đã và đang hợp tác với rất nhiều MC chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm dẫn dắt và điều phối sự kiện. Vì vậy quý khách có thể yên tâm và tin tưởng vào đội ngũ MC của Tuấn Việt.
- Các tiết mục văn nghệ: Buổi họp lớp thường kết hợp với các tiết mục văn nghệ để tạo không khí vui tươi và độc đáo. Tuấn Việt cung cấp đầy đủ các tiết mục văn nghệ đa dạng giúp mang đến sự giải trí cũng như để lại ấn tượng cho các thành viên trong lớp.
- Quà tặng: Tiết mục tặng quà trong buổi gặp mặt là không thể thiếu. Vì vậy Tuấn Việt đặc biệt chuẩn bị ra những phần quà ý nghĩa như những bó hoa, quà lưu niệm để dành tặng thầy cô và cả các thành viên trong lớp.
- Tổ chức Tiệc: Trong ngày gặp mặt hội lớp thì không thể không có những bữa tiệc thơm ngon cùng với những món ăn được chuẩn bị cẩn thận, chu đáo. Các món ăn tại Tuấn Việt được lên Menu sẵn và luôn đảm bảo hợp khẩu vị với từng khách hàng. Yếu tố về vệ sinh an toàn thực phẩm luôn được ưu tiên hàng đầu, do vậy quý khách hoàn toàn có thể yên tâm lựa chọn.
Kinh nghiệm, cách tổ chức sự kiện họp lớp
Dưới đây là một số kinh nghiệm và bạn cần tham khảo để tổ chức chức một buổi họp lớp thành công và để lại dấu ấn cho từng thành viên và thầy cô giáo.
Bầu ra ban đại diện tổ chức họp lớp hội khóa
Đây là vấn đề đầu tiên và quan trọng cần phải làm của các thành viên trong hội khóa. Những người đại diện sẽ có trách nhiệm lên kế hoạch, nội dung chương trình, thực hiện chỉ đạo hậu cần, kiểm soát ngân sách. Người đại diện sẽ làm việc trực tiếp với đơn vị tổ chức sự kiện, đồng thời là trung gian gắn kết các thành viên với nhau và cũng là người cung cấp thông tin cần thiết trong sự kiện.
Đề xuất ý tưởng cho sự kiện
Để buổi họp lớp diễn ra thật xúc động và ý nghĩa, làm cho các thành viên cảm thấy gần gũi sau nhiều năm không gặp mặt. Đại diện ban tổ chức có thể lựa chọn những ý tưởng đơn giản như: tổ chức ăn uống tại trường cũ, đến thăm thầy cô giáo cũ, tổ chức một buổi sự kiện chuyên nghiệp có đầy đủ cựu học sinh và thầy cô giáo.
Lên danh sách thành viên
Nắm rõ số lượng thành viên sẽ giúp ban tổ chức lên kế hoạch, dự chi ngân sách tốt hơn. Ngoài ra, khi có danh danh sách thành viên, bạn sẽ dễ dàng liên lạc và trao đổi thông tin với các thành viên, đảm bảo buổi họp lớp diễn ra thật chỉn chu và thu hút đầy đủ thành viên tham dự.
Lựa chọn thời gian và địa điểm
Việc lựa chọn thời gian họp lớp là vấn đề khó, bởi thời gian rảnh của mỗi thành viên là khác nhau. Vì vậy, người đại diện cần có trách nhiệm kết nối mọi người và thống nhất thời gian hợp lý và vẫn đảm bảo đông đủ thành viên. Theo kinh nghiệm từ các sự kiện họp lớp, Tuấn Việt gợi ý nên tổ chức vào những ngày kỷ niệm thành lập trường, ngày Nhà giáo Việt Nam, tết nguyên đán hay các ngày lễ mà mọi người được nghỉ từ 2-3 ngày.
Hầu hết các buổi họp lớp thường được tổ chức ở nhà hàng, vì các thành viên chủ yếu gặp mặt nói chuyện và dùng bữa thân mật. Thế nhưng có rất nhiều cựu học sinh mong muốn được về thăm trường xưa và gặp lại thầy cô giáo cũ. Vì vậy, lựa chọn tổ chức tiệc tại sân trường là một ý tưởng tuyệt vời, giúp hàn gắn lại mối quan hệ giữa các thành viên, mang lại không khí đầm ấm và cảm xúc nhất.
Lên kịch bản chương trình tổ chức họp lớp
Để chương trình họp lớp diễn ra thật ấn tượng và vui vẻ, bạn cần lưu ý các hạng mục sau:
– Trước khi diễn ra sự kiện một ngày:
- Đề cử thành viên đưa đón thầy cô giáo đến địa điểm tổ chức sự kiện họp lớp.
- Rà soát, kiểm tra lại số lượng thành viên tham gia.
- Đề xuất phương án hỗ trợ nếu có thành viên gặp khó khăn trong vấn đề đi lại.
– Trước giờ sự kiện diễn ra:
- Dựng backdrop, treo băng rôn, khung hình check-in cho các thành viên.
- Chuẩn bị đầy đủ ghế ngồi cho thầy cô, khách mời, các thành viên trong lớp.
- Đảm bảo thiết bị âm thanh, ánh sáng hoạt động trơn tru, chuẩn bị bạt che để tránh thời tiết xấu.
- Chuẩn bị quà tặng lưu niệm, quà tặng tri ân để buổi họp lớp thật sự gần gũi và để lại nhiều kỷ niệm.
- Chốt danh sách hạng mục diễn ra trong chương trình với đơn vị tổ chức sự kiện như: video trình chiếu, bài phát biểu tri ân, quà tặng, các tiết mục văn nghệ, trò chơi…
- Kiểm tra thực đơn cho buổi tiệc: đồ ăn mặn, các món tráng miệng, nước ngọt…
– Diễn biến tổ chức trong sự kiện
- Tiếp đón khách mời: Các thành viên trong ban tổ chức, lớp trưởng, bí thư chịu trách nhiệm mời thầy cô, và các thành viên vào bên trong khu vực tổ chức.
- Có các tiết mục văn nghệ: để buổi gặp mặt được sôi động hơn thì nên có thêm các tiết mục hát, đọc thơ tri ân về thầy cô, mái trường.
- Đại diện lớp sẽ phát biểu đôi lời, tuyên bố lý do tổ chức buổi gặp mặt. Đại diện tặng hoa và bày tỏ lòng tri ân đến toàn thể thầy cô giáo cũ đã có công dạy dỗ với các thế hệ học trò.
- Mời đại diện thầy cô giáo lên phát biểu cảm nghĩ.
- Trình chiếu video những hình ảnh thời còn đi học của lớp, cùng ôn lại kỷ niệm xưa.
- MC điều phối và tổ chức một số trò chơi nhỏ để tạo không khí sôi nổi, gắn kết khoảng cách giữa các thành viên với nhau.
- Sau đó, cả lớp sẽ bắt đầu dùng bữa, cùng trò chuyện, chia sẻ cảm xúc.
- Đại diện lớp có thể đề xuất thêm chương trình đóng góp, tặng quà kỷ niệm cho Nhà trường như: tặng bàn ghế đá hoặc tổ chức trồng cây, góp quỹ khuyến học cho học sinh nghèo vượt khó…
Phần kết thúc chương trình họp lớp
- Tổ chức tặng quà lưu niệm cho từng thành viên trong lớp và giáo viên chủ nhiệm.
- Ban tổ chức quyết toán, thu ngân sách.
- Gửi lời chào, lời chúc đến toàn thể thầy cô và các thành viên đã có mặt trong buổi gặp mặt.
Lý do nên chọn dịch vụ tổ chức sự kiện họp lớp tại Tuấn Việt?
Trải qua nhiều sự kiện lớn nhỏ, Tuấn Việt Media tự hào là đơn vị nhận được nhiều sự quan tâm từ quý khách hàng. Tuấn Việt luôn đặt khách hàng lên hàng đầu, vì mục tiêu làm hài lòng khách hàng, giúp khách hàng có trải nghiệm tuyệt vời nhất trong từng sự kiện.
Trong 12 năm qua, Tuấn Việt trở thành đối tác thân thiết với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể kể đến Viettien, Bệnh viện Quốc tế Thu Cúc, Đất Xanh miền Bắc, Bệnh viện Quân y 103 và Ngân hàng SHB.
Đến với Tuấn Việt Media, khách hàng sẽ thấy rõ quy trình làm việc hết sức minh bạch và chu đáo. Tuấn Việt đảm bảo công khai, minh bạch từ khâu báo giá, làm hợp đồng, xuất hóa đơn đầy đủ, đảm bảo mang lại sự tin tưởng cho khách hàng.
Các trang thiết bị được cung cấp đầy đủ, đảm bảo hiện đại, có sẵn cho từng sự kiện. Tuấn Việt Media sở hữu nhiều kho bãi trên khắp Hà Nội nên luôn sẵn sàng đáp ứng quy mô của sự kiện lên đến 1.000 người. Cam kết không qua trung gian, tiết kiệm từng chi phí cho khách hàng.
Chúng tôi luôn đảm bảo đúng thời gian thi công và lắp đặt. Quy trình lắp đặt thiết bị, trang trí đảm bảo hoàn thành trước khi sự kiện diễn ra từ 12-24h, đảm bảo chương trình diễn ra đúng theo kế hoạch.
Trên đây là tất cả những thông tin về dịch vụ tổ chức họp lớp mà Tuấn Việt Media giới thiệu tới các bạn. Nhằm mang lại một buổi họp lớp ấm cúng, chuyên nghiệp, hoàn hảo, đừng ngần ngại gọi ngay cho Tuấn Việt Media qua hotline 0985 444 859.
>>> Tham khảo: Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói [Mới nhất 2023 – Tuấn Việt Media]
