Dưới áp lực từ khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2023, nhiều công ty và doanh nghiệp đã phải thực hiện việc cắt giảm chi tiêu, đặc biệt là trong việc tổ chức tất niên. Điều này đặt ra nhiều thách thức và tạo thế khó cho các doanh nghiệp, vì tất niên không chỉ là dịp quan trọng để tổng kết năm, mà còn để tạo động lực cho nhân viên và tri ân khách hàng cũng như đối tác.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang phải đối mặt với tình hình khó khăn này, đừng bỏ qua những bí quyết hữu ích mà Tuấn Việt Media sẽ chia sẻ dưới đây để giúp bạn tổ chức một buổi tiệc tất niên trọn vẹn mà vẫn đảm bảo tối ưu ngân sách.
Mục lục
Các loại chi phí căn bản cần chi cho tiệc tất niên công ty và cách tối ưu?
Việc tổ chức buổi tiệc tất niên cho công ty đòi hỏi một nguồn lực tài chính đáng kể. Để sự kiện diễn ra thuận lợi mà vẫn tối ưu ngân sách, bạn cần phải hiểu rõ các hạng mục chi phí nào bắt buộc phải chi, các hạng mục nào có thể giảm thiểu hoặc cắt bỏ hoàn toàn. Dưới đây là những chi phí căn bản cần phải chi khi tổ chức tất niên:
Chi phí trang thiết bị
Chi phí dành cho trang thiết bị để tổ chức tất niên thường bao gồm những hạng mục quan trọng sau:
- Các chi phí tại khu vực sân khấu: Lắp ráp và trang trí sân khấu, backdrop sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng.
- Chi phí khu vực tiệc bao gồm: bàn ghế ăn cổ, cây sưởi và các thiết bị che chắn như dù tròn, nhà bạt, ô lệch tâm nếu tổ chức tất niên ngoài trời.
- Chi phí tại khu vực check in: Backdrop checkin, bàn ghế lễ tân, các thiết bị trang trí tùy theo yêu cầu như: bóng, hoa, in chữ nổi, trang trí tiểu cảnh xuân, .v.v. . Ngoài ra còn có các thiết bị khác như standee, banner, hashtag cầm tay.
Đây là những hạng mục chi phí cơ bản để chuẩn bị cho sự kiện tất niên, tùy vào tình hình tài chính của công ty mà bạn sẽ có những phương án tối ưu sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhất. Bạn có thể tham khảo một số cách hữu hiệu bên dưới do Tuấn Việt gợi ý nhé:
- Với backdrop sân khấu, bạn có thể sử dụng bạt in truyền thống thay vì màn led hoặc máy chiếu. Các thiết bị hiện đại sẽ khiến việc chi tiêu thêm tốn kém hơn.
- Hệ thống âm thanh ánh sáng: Xác định quy mô tổ chức từ đầu, từ đó lựa chọn gói âm thanh ánh sáng vừa đủ công suất.
- Bàn ghế ăn cỗ: Bạn có thể sử dụng bộ bàn tròn 1,6m cho 10 người cùng với ghế banquet. Bộ đôi bàn ghế này phù hợp tổ chức tất niên bởi sự hiện đại, thẩm mỹ và giá thuê rất hợp lý.
- Đối với khu vực check in: Bạn có thể tối giản bằng với backdrop check in hoặc trang trí thêm bong bóng thay vì các phụ kiện phức tạp và tốn kém.
> Tham khảo thêm: Chi phí tất niên cuối năm – Báo giá từng hạng mục tại Tuấn Việt Media
Chi phí thuê địa điểm tổ chức và đặt tiệc
Chi phí thuê địa điểm tổ chức và đặt tiệc tại nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị thường chiếm khoảng 70% tổng chi phí của buổi tiệc. Ví dụ, nếu bạn dự kiến ngân sách khoảng 300 – 400k/người, chi phí đặt món ăn có thể được ước tính từ 3 – 4 triệu đồng/bàn tròn cho 10 người, với mỗi bàn có thực đơn gồm 4 – 5 món. Đối với một buổi tiệc có khoảng 50 khách, chi phí thực đơn có thể nằm trong khoảng 15 – 20 triệu đồng. Bằng cách tính này bạn có thể xác định chi phí đãi tiệc bằng cách dựa vào số lượng khách tham dự buổi tiệc. Từ đó có thể điều chỉnh ngân sách cho hạng mục này một cách hợp lý nhất.
Trong quá trình chọn lựa nhà hàng, bạn cần hỏi rõ về giá thực đơn và xem liệu nó đã bao gồm chi phí thuê địa điểm, phí phục vụ tiệc hay chưa. Bạn cũng cần xác định ngân sách cho nước uống, thường là nước ngọt, bia hoặc rượu.
Lưu ý: Bạn nên chủ động thuê sớm và đặt cọc từ trước để được giá tốt. Vì đây là mùa sự kiện và các địa điểm cho thuê thường trong tình trạng “cháy hàng”.
Chi phí thuê nhân sự sự kiện
Dưới đây là danh sách những nhân sự cần thiết cho đêm tiệc tất niên thêm bùng nổ và hấp dẫn hơn. Tuy nhiên, bạn có thể tự loại bỏ những hạng mục nhân sự không thật sự cần thiết và không phù hợp với ngân sách của bạn để tối ưu chi phí nhất:
- MC, ca sĩ và nhóm nhảy.
- PG hỗ trợ sự kiện
- KTV âm thanh ánh sáng
- Giám sát sự kiện
- Camera man
- Nhân sự setup không gian tiệc
- Nhân sự phục vụ tiệc
Bạn có thể tận dụng nhân sự của công ty cho các hạng mục nhân sự nêu trên, tuy nhiên đối với những nhóm nhân sự cần tính chuyên môn cao thì việc thuê ngoài tại các dịch vụ chuyên nghiệp là hết sức cần thiết. Việc này sẽ đảm bảo chất lượng của buổi tiệc được giữ trọn vẹn hơn.
Chi phí quà tặng nhân viên, đối tác
Trong kế hoạch ngân sách tất niên, không thể thiếu các khoản chi dành cho việc vinh danh nhân viên có thành tích xuất sắc trong năm cũng như dành tặng hoặc tri ân khách hàng, đối tác thân thiết với công ty.
Tuy vào thâm niên, thành tích và cũng như định hướng của công ty, mà hạn mục chi phí này có thể tùy chỉnh sao cho hợp lý. Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo tương xứng với sự cống hiến, sự đồng hành từ phía nhân sự và đối tác, khách hàng của công ty.
Ngân sách hạn chế nên tổ chức như thế nào?
Khi ngân sách có hạn, ngoài thực hiện các phương án tối ưu chi phí nêu trên, bạn còn có thể áp dụng những chiến lược sau:
- Xác định mục tiêu rõ ràng: Đặt ra mục tiêu cụ thể cho buổi tiệc, như: tăng tinh thần đồng đội, tri ân nhân viên và tối tác, hoặc tạo kỷ niệm cuối năm. Điều này giúp bạn tập trung nguồn lực vào những yếu tố quan trọng nhất.
- Tận dụng tài năng nội bộ: Nếu có nhân viên có khả năng nghệ thuật, âm nhạc, hoặc MC, hãy tận dụng tài năng nội bộ để giảm chi phí thuê ngoài.
- Tiết kiệm trong trang trí: Chọn cách trang trí đơn giản nhưng sáng tạo, có thể tái sử dụng từ các sự kiện trước để giảm chi phí.
Một cách tối ưu ngân sách tổ chức hiệu quả khác là sử dụng các dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói tại các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Thông thường các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có bảng giá niêm yết rõ ràng cho từng hạng mục cụ thể từ đó bạn có thể lựa chọn gói tổ chức sao cho phù hợp với ngân sách của công ty. Bạn có thể chủ động hỏi xem đơn vị đó có thể linh hoạt và điều chỉnh theo nhu cầu của công ty bạn không?
Với các kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp, các công ty chuyên nghiệp sẽ tư vấn giúp bạn gói tổ chức phù hợp với nguồn lực tài chính của bạn. Thay vì bạn phải loay hoay tính toán từng khoản một vừa tốn kém thời gian, vừa khó cho hiệu quả cao khi bạn không có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện.
Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp chi phí tối ưu – Tuấn Việt Media
Tuấn Việt Media hiểu rằng: 2023 là năm khó khăn đa ngành và hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều phải đối mặt với khủng hoảng kinh tế toàn cầu này. Vì thế, trên tinh thần đồng hành và hỗ trợ quý khách tổ chức tất niên 2023 một cách trọn vẹn với ngân sách tối ưu nhất. Tuấn Việt mang đến dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói với nhiều ưu đãi cực kỳ hấp dẫn. Cụ thể như sau:
- Với gói chi phí khoảng 30tr – 50tr tặng ngay gói thiết kế các ấn phẩm trị giá 5tr
- Với gói chi phí khoảng 40tr – 60tr tặng ngay gói nhân sự MC trị giá 6tr
- Với gói chi phí khoảng 70tr – 100tr tặng ngay gói nhân sự ca sĩ trị giá 9tr
- Với gói chi phí trên 100tr tặng ngay gói nhân sự quay phim, chụp ảnh trị giá 12tr
> Tham khảo chi tiết: Tổ chức tất niên – Dịch vụ trọn gói uy tín, chuyên nghiệp
Bên cạnh giá tốt và chương trình khuyến mãi hấp dẫn, khi đến với Tuấn Việt, quý khách còn nhận được những lợi ích như sau:
- Dịch vụ chất lượng: Tuấn Việt luôn cố gắng mang đến những dịch vụ tốt nhất. Chúng tôi không chỉ hướng đến việc đáp ứng mong muốn của bạn mà còn luôn nỗ lực để vượt qua sự mong đợi. Chất lượng dịch vụ là ưu tiên hàng đầu của Tuấn Việt Media, từ không gian đến thực đơn, từ sự phục vụ đến trải nghiệm tổng thể.
- Nhân sự tận tâm, chuyên nghiệp: Lựa chọn Tuấn Việt Media để tổ chức tất niên, quý khách sẽ được làm việc cùng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm tận tình và đã được đào tạo bài bảng. Tuấn Việt luôn cố gắng để mang đến sự hài lòng trọn vẹn nhất dành cho quý khách.
- Hệ thống trang thiết bị hiện đại: Với hệ thống trang thiết bị hiện đại, được nhập khẩu mới nhất. Tuấn Việt tin chắc sẽ tạo nên những không gian sự kiện đẳng cấp, hoành tráng vừa ý quý khách nhất.
Liên hệ ngay hotline của Tuấn Việt Media qua số 0985 444 859 để được tư vấn tốt nhất. Tuấn Việt rất hy vọng được đồng hành cùng quý khách kiến tạo nên những sự kiện chất lượng và đáng nhớ nhất.
Tham khảo các chủ đề tất niên khác tại đây:
