Cách Tổ Chức Khai Trương Showroom Doanh Nghiệp Nên Biết

Khai trương showroom là cột mốc đánh dấu bước khởi đầu của doanh nghiệp cho sự phát triển, thịnh vượng về sau. Vì thế cần có kế hoạch, kịch bản tổ chức chương trình sao cho chỉnh chu, đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và hiệu quả. Hãy cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu qua bài viết chia sẻ này.

Các việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức khai trương showroom

Với mong muốn đem lại ấn tượng tốt cho khách mời và khách hàng, lễ khai trương showroom cần chuẩn bị kỹ lưỡng tất cả các hạng mục. Sau đây, Tuấn Việt Media gợi ý cho showroom các danh sách công việc cần thực hiện trước ngày khai trương:

Chuẩn bị hàng hóa đầy đủ trước khi lễ khai trương showroom diễn ra

Trước ngày khai trương diễn ra, showroom cần chuẩn bị, setup đầy đủ hàng hóa. Mục đích của công tác chuẩn bị này để khách mời và khách hàng trải nghiệm đầy đủ các dịch vụ của showroom. Đồng thời việc trang hoàng đầy đủ sản phẩm khẳng định được quy mô tầm cỡ và quảng bá thương hiệu, hình ảnh.

Xác định quy mô để chuẩn bị thiết bị và nhân sự

Tiếp theo, xác định quy mô sự kiện để doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch, kịch bản… dự trù ngân sách cho phù hợp. Trong tổ chức lễ khai trương showroom, thiết bị và nhân sự là hai yếu tố quan trọng.

Cần lập danh sách các loại thiết bị cần thuê để phục vụ cho sự kiện. Trước đó, hãy kiểm định lại showroom có thiết bị đó hay chưa? Nếu có, mà lại đạt được tiêu chuẩn chất lượng thì hãy tận dụng để tiết kiệm ngân sách. Các trang thiết bị cần chuẩn bị cho sự kiện đó là:

• Khu vực cổng chào lắp đặt cổng hơi, hoặc rối rơi.
• Ở khu vực lối đi trải thảm đỏ, bố trí hoa tươi hoặc các loại cây kiểng.
• Khu vực lễ chính thì dựng bạt, sân khấu, treo backdrop, trải thảm đỏ, bố trí bàn ghế khách mời.

Còn nhân sự phục vụ cho lễ khai trương bao gồm MC, đội múa lân sư rồng, vũ đoàn, lễ tân, ban quản lý, đội kỹ thuật… Nếu showroom có được nguồn nhân lực có kinh nghiệm trong việc dẫn dắt chương trình hay quản lý hậu cần thì sử dụng. Còn không, hãy thuê bên ngoài để chất lượng sự kiện được hoàn hảo, mang tới sự yên tâm cao hơn.

Xem ngày giờ tốt để khai trương

Theo quan niệm tâm linh “đầu xuôi đuôi lọt”, vì thế xem ngày khai trương showroom là việc làm cần thiết và bắt buộc. Chọn ngày khai trương hợp tuổi chủ doanh nghiệp giúp cho công việc kinh doanh gặp nhiều thuận lợi. Ngoài ý nghĩa tâm linh, việc chọn ngày khai trương cũng nên ưu tiên cuối tuần, để kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng.

Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời trước 1 tuần để khách mời sắp xếp

Khách mời là yếu tố quan trọng quyết định tới quy mô tổ chức lễ khai trương showroom. Cần lập danh sách khách mời cụ thể để tiện lợi cho việc tính toán tiệc chiêu đãi, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu.

Thể hiện sự trân trọng và chuyên nghiệp, thiệp mời cần thiết kế chỉnh chu, đầy đủ thông tin về chương trình và truyền tải nội dung của sự kiện. Hơn nữa, gửi thiệp mời trước 1 tuần để khách mời sắp xếp thời gian tới tham dự.

Treo băng rôn trước showroom và khu vực lân cận

Băng rôn là một ấn phẩm không thể thiếu trong ngày khai trương. Việc treo băng rôn trước showroom và khu vực lân cận là một trong các chiến lược quảng cáo thương hiệu. Yêu cầu băng rôn thiết kế bắt mắt, độc đáo và sang trọng để nâng tầm đẳng cấp thương hiệu.

Cùng với đó, trên băng rôn cần có chiến lược marketing giảm giá cực sốc, 30-50%, mua 1 tặng 1… Đây được xem là một trong các cách thức thu hút khách hàng tới mua sắm.

> Xem thêm: Backdrop khai trương đẹp, lạ và chuyên nghiệp – Tuấn Việt Media

> Xem thêm: Banner khai trương – [Ấn tượng và thu hút khách hàng] – Tuấn Việt Media

Chạy quảng cáo truyền thông trước ngày khai trương

Sẽ không có khách hàng nào biết tới sự kiện khai trương showroom, nếu như doanh nghiệp không có chiến lược truyền thông, chạy quảng cáo trước đó. Hãy tận dụng các kênh online hiện hành hoặc viết bài PR, ghim bài trên các hội nhóm… về thời gian, địa điểm tổ chức cũng như giới thiệu có sự tham dự của người nổi tiếng để thu hút sự quan tâm của khách hàng. Hoặc chọn hình thức quảng cáo roadshow triển khai các chiến dịch giới thiệu sản phẩm trước ngày khai trương cũng rất hiệu quả.

> Tham khảo: 4 Cách marketing cho ngày khai trương hiệu quả và ấn tượng – Tuấn Việt Media

Lên kế hoạch, timeline tổ chức khai trương showroom

Để sự kiện khai trương được hoàn hảo, doanh nghiệp cần có kế hoạch và kịch bản thật chi tiết và bài bản. Trong buổi lễ cần có điểm nhấn, kết hợp một số hoạt động như ca nhạc, mini game, bốc thăm trúng thưởng… tăng sức hút, tránh sự nhàm chán. Việc xây dựng một timeline cụ thể giúp cho chương trình được diễn ra đúng kế hoạch, không bị “phá vỡ”.

Lập bảng dự trù kinh phí

Sau khi đã xác định được quy mô tổ chức, doanh nghiệp cần thiết lập một văn bản đầy đủ các hạng mục cần chi tiêu, nằm trong khoản dự trù kinh phí. Thông thường, khai trương showroom có các khoản cần chi như sau:

• Chi phí trang trí showroom.
• Chi phí in ấn thiệp mời, standee, backdrop, băng rôn…
• Chi phí cho nhân sư bao gồm MC, vũ đoàn, đội múa lân sư rồng.
• Chi phí thuê hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng.
• Chi phí chiêu đãi tiệc tùng.
• Và các khoản phát sinh khác đi kèm.

Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương showroom

Để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi và hiệu quả, sau đây Tuấn Việt Media tiếp tục chia sẻ các kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương showroom. Đó là:

Hoàn thiện bố trí, trưng bày tại showroom

Bố trí đẹp mắt, chỉn chu các sản phẩm trưng bày tại showroom gây ấn tượng mạnh cho khách hàng. Đồng thời ở hạng mục này cần thiết kế gian hàng sao cho thể hiện được thương hiệu, nâng tầm đẳng cấp của showroom.

Công tác truyền thông, marketing tại lễ khai trương

Một buổi lễ khai trương được nhiều người chú ý và biết tới được xem là sự thành công nhất định. Vì thế, công tác, chiến lược truyền thông trong ngày lễ khai trương rất quan trọng.

Muốn truyền thông tốt thì doanh nghiệp cần có một số kênh quảng bá hữu ích. Có thể tận dụng các kênh truyền thông online hiện hành như Facebook, Tiktok… để livestream sự kiện. Đây được xem là hình thức giúp cho sự kiện khai trương showroom truyền tới nhiều khách hàng trong thời đại 4.0 phát triển vượt bậc.

Nếu showroom có tiềm năng về nguồn vốn, có thể thuê KOL cho ngày khai trương. Xu hướng này hiện đang được phát triển, được các brand nội địa áp dụng.

Một hình thức truyền thông cho ngày khai trương showroom là trình diễn tiết mục múa lân khai trương. Ngoài ý nghĩa xua đuổi tà ma, múa lân và các tiết mục văn nghệ còn tạo hiệu ứng đám đông, làm cho khách đi đường cũng phải ngoái nhìn.

Sẽ trở nên sôi nổi và náo nhiệt hơn khi sự kiện khai trương tổ chức các trò chơi mini game. Hãy nghiên cứu và thiết kế trò chơi sao cho đặc sắc, gợi ý: quay số, phi tiêu, rút thăm… Quà tặng của các trò chơi có thể là móc khóa, thú nhồi bông, ly sứ… có in logo thương hiệu của showroom.

Bán hàng tại lễ khai trương, tại sao không?

Để thu hút khách hàng ngày khai trương, showroom tổ chức bán hàng ở các khung giờ vàng, tung ra thị trường các chương trình khuyến mãi. Đây là hình thức quảng bá thương hiệu, kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng.

Chuẩn bị tiệc cho khách mời và đối tác

Chiêu đãi tiệc tùng là hạng mục không thể thiếu trong sự kiện tổ chức khai trương. Tùy theo nhu cầu, nguồn ngân sách mà showroom lựa chọn tiệc mặn hay ngọt. Bữa tiệc ở Tuấn Việt Media đa dạng set menu, tiện cho việc chọn lựa, đồng thời được trang trí bắt mắt và hấp dẫn.

Công tác hậu cần và dự phòng rủi ro

Cuối cùng, trong tổ chức sự kiện không thể thiếu nhân sự hậu cần. Cần thiết lập, bàn giao các nhiệm vụ để công tác hậu cần dễ dàng nắm vững, từ đó quản lý cho đạt hiệu quả cao.

Ngoài ra, để sự kiện thành công cần phải lên phương án dự phòng những rủi ro có thể xảy ra. Cho dù chuẩn bị kỹ đến nào cũng có một số tình huống phát sinh, vì thế cần có các biện pháp xử lý kịp thời, linh hoạt để ngày khai trương showroom được hoàn hảo.

Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức khai trương showroom uy tín và chuyên nghiệp

Việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện khai trương là giải pháp tối ưu giúp cho chương trình diễn ra chuyên nghiệp và thành công. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, hiện nay có nhiều đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói, trong số đó phải kể tới Tuấn Việt Media. Tuấn Việt Media là đơn vị được khách hàng Hà Nội và khu vực lân cận đánh giá cao, tin tưởng sử dụng dịch vụ là nhờ vào các điểm nổi bật như sau:

• Quy trình tổ chức lễ khai trương showroom bài bản, chuyên nghiệp và khoa học từ khâu tiếp nhận thông tin, nhu cầu khách hàng, phác họa ý tưởng, kịch bản, set up các hạng mục…
• Đặc biệt hơn nữa, Tuấn Việt Media với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức hàng ngàn sự kiện có quy mô lớn, nhỏ khác nhau.
• Nhân sự được đào tạo giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm, tận tâm và tận tình với nghề.
• Trang thiết bị phục vụ sự kiện hiện đại, tối tân, truyền tải âm thanh rõ ràng và hình ảnh chân thật.
• Chất lượng dịch vụ cam kết thực hiện đúng bản hợp đồng, đúng tiến độ cho khách hàng ngay cả khi Hà Nội bước vào thời điểm cuối năm tất bật với nhiều sự kiện.
• Chi phí thực hiện sự kiện cạnh tranh, ưu đãi trên thị trường, có thể so sánh với các đơn vị khác.

> Xem thêm: Báo giá tổ chức lễ khai trương [Gói cơ bản chỉ từ 5 triệu đồng]– Tuấn Việt Media

Tổ chức lễ khai trương showroom là sự kiện quan trọng, yêu cầu công tác chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo để tạo ấn tượng tốt cho khách mời và khách hàng. Luôn đặt chữ “Tâm” lên hàng đầu, Tuấn Việt Media đem đến chất lượng dịch vụ tốt nhất, hoàn hảo nhất. Nếu khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0985 444 859 để được hỗ trợ tận tình và chu đáo nhất.