Sự kiện khai trương nha khoa là một cột mốc đánh dấu sự khởi đầu và đi vào hoạt động của tổ chức, đây là một cơ hội tốt để đưa hình ảnh của phòng khám đến gần hơn với khách hàng, tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng. Để tổ chức buổi lễ khai trương nha khoa cần chuẩn bị những hạng mục gì? Hãy cùng Tuấn Việt Media đi tìm hiểu nhé!
Mục lục
Tổ chức khai trương nha khoa cần chuẩn bị những gì?
Các thiết bị cần thiết để tổ chức khai trương nha khoa
Sau khi đã có thời gian giúp khách hàng nhận diện thương hiệu của mình, các nha khoa sẽ tổ chức sự kiện khai trương để chính thức đi vào hoạt động. Trong một buổi lễ khai trương nha khoa, ngoài các trang thiết bị về máy móc, dụng cụ của phòng khám thì cần phải chuẩn bị những hạng mục sau:
Sân khấu: Kích thước sân khấu được thi công dựa trên diện tích của khu vực tổ chức sự kiện, sân khấu là nơi diễn ra các nghi thức quan trọng trong buổi lễ như: cắt băng khai trương, khui rượu chúc mừng, đại diện phát biểu…
Bục phát biểu: Bục phát biểu nên được trang trí hoa tươi và dán decal theo bộ nhận diện của nha khoa.
Thảm đỏ: Thảm đỏ bọc sân khấu, trải sàn và trải lối đi sẽ khiến sự kiện khai trương nha khoa trở nên nổi bật hơn.
Âm thanh, ánh sáng (nếu sự kiện diễn ra vào chiều tối): cần lựa chọn những loa có công suất lớn, chống nước, chịu nhiệt tốt nếu địa điểm tổ chức ở ngoài trời, nếu sự kiện diễn ra trong nhà có thể chọn loa có công suất vừa đủ hoặc loa kéo để tiện di chuyển.
Backdrop, standee, banner, thư mời: Backdrop và standee được thiết kế theo bộ nhận diện của nha khoa, có tone màu giống với tone màu chủ đạo của nha khoa. Có thể lồng ghép các hình ảnh liên quan đến lĩnh vực nha khoa vào trong thiết kế như: nụ cười xinh, niềng răng công nghệ mới…
Bộ cắt băng khai trương phòng nha: Đây là hạng mục quan trọng trong tất cả các buổi lễ khai trương, nghi thức cắt băng khai trương đánh dấu sự khởi đầu mới của công ty/ doanh nghiệp. Một bộ cắt băng khai trương sẽ bao gồm: kéo, khay inox, khăn phủ, nơ, dải ruy băng đỏ, trụ đỡ (nếu có PG đứng bê khay thì sẽ không cần trụ đỡ).
Bàn ghế: Thông thường các sự kiện khai trương sẽ sử dụng bàn IBM kèm khăn phủ và ghế banquet có nơ (có thể chọn màu nơ: xanh lá, xanh dương, đỏ, vàng, trắng, cam,…theo tone màu của sự kiện).
Pháo: Có thể dùng pháo điện/pháo trang kim trong các nghi thức quan trọng của buổi lễ.
Quạt/máy sưởi: Tuỳ tình hình thời tiết mà lựa chọn quạt hơi nước/ máy sưởi cho sự kiện.
Ô dù: sử dụng ô lệch tâm, dù tròn để che nắng, che mưa, tránh được rủi ro về thời tiết xấu.
> Tham khảo: Cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện – Tuấn Việt Media
Tùy thuộc vào quy mô sự kiện hoặc địa điểm tổ chức khai trương phòng khám nha khoa mà lựa chọn trang thiết bị phù hợp
Nhân sự trong sự kiện
Nhân sự là một trong những phần rất mực quan trọng khi tổ chức sự kiện. Tổ chức khai trương nha khoa cũng không ngoại lệ, dưới đây là những hạng mục nhân sự bạn cần chú ý bố trí một cách hợp lý:
MC: MC là người kết nối trong tất cả các sự kiện, vì thế nên lựa chọn MC hoạt bát, xử lý tình huống tốt.
PG: PG đón tiếp khách, bê khay cắt băng,…
Đội lân rồng: đội múa lân sẽ giúp không khí của buổi khai trương trở nên sôi động, nhộn nhịp hơn, theo quan niệm thì lân rồng tượng trưng cho sự thịnh vượng và may mắn.
Vũ đoàn nhảy, ca sĩ, DJ… trình diễn các tiết mục trong sự kiện, thu hút người tham gia.
Nhân sự trực sự kiện: cần có nhân sự về mặt kỹ thuật để chỉnh âm thanh, nhân sự điều phối trong sự kiện.
Những nhân sự quan trọng khi tổ chức khai trương nha khoa bạn cần chú ý
Chuẩn bị tiệc chiêu đãi
Khi khai trương nha khoa có thể lựa chọn chuẩn bị tiệc trà để tiếp đãi khách tham dự và mời khách tham dự dùng tiệc mặn khi sự kiện kết thúc. Cần lựa chọn đơn vị cung cấp tiệc uy tín, tham khảo trước menu và cân đối số lượng người tham dự.
> Tham khảo thêm: Thực đơn tiệc trà – Tư vấn và báo giá chi tiết từng menu
Mẫu kịch bản khai trương nha khoa
Kịch bản khai trương nha khoa kèm timeline chi tiết
Để sự kiện khai trương diễn ra thành công, tạo được ấn tượng sâu sắc đến khách hàng thì việc chuẩn bị một kịch bản chi tiết, độc đáo là điều rất mực cần thiết. Dưới đây là mẫu kịch bản khai trương phòng nha kèm timeline chi tiết, mời bạn tham khảo:
Chuẩn bị (8:00 – 9:15)
8:00 – 8:30: Đội ngũ tổ chức kiểm tra tổng quát lần cuối trước khi sự kiện khai trương nha khoa diễn ra.
8:30 – 9:00: Đội ngũ PGs đón tiếp và hướng dẫn khách chụp ảnh checkin
9:00 – 9:15: sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời đến dự sự kiện.
Lễ Khai Trương (9:15 – 10:30)
9:15 – 9:25: Tiết mục múa lân khai trương
9:25 – 9:40: Tiết mục văn nghệ chào mừng khách tham dự đến với sự kiện khai trương phòng nha
9:40 – 9:50: Chủ hoặc lãnh đạo phòng nha giới thiệu đôi nét về thương hiệu nha khoa.
9:50 – 10:00: Thực hiện nghi thức khai trương bao gồm khui rượu champagne, cắt băng khai trương.
10:00 – 10:10: Đội múa lân khai trương lên sân khấu chụp ảnh ngay sau khi cắt băng khai trương.
Phần Văn Nghệ (10:10 – 11:30)
10:10 – 10:40: Trình diễn các tiết mục văn nghệ
10:40 – 11:10: Các trò chơi mini dành cho khách tham gia.
11:20 – 11:30: Trao giải thưởng cho người chiến thắng mini game.
Tiệc và Giao Lưu (11:30 – 12:30)
11:30 – 11:40: Khai tiệc với đồ ăn và thức uống đã chuẩn bị trước.
11:40 – 12:20: Tiếp tục các hoạt động giao lưu văn nghệ và trò chơi nhẹ nhàng.
12:20 – 12:30: Kết thúc bằng lời cảm ơn và mời khách mời tham gia phần bế mạc.
Bế Mạc (12:30 – 13:00)
12:30 – 12:40: Phát biểu kết thúc của đại diện ban tổ chức.
12:40 – 12:50: Các hoạt động chụp ảnh lưu niệm trước khi bế mạc
12:50 – 13:00: Tiễn đưa khách mời và kết thúc sự kiện khai trương phòng khám nha khoa
Đến với Tuấn Việt, quý khách sẽ được tư vấn kịch bản khai trương nha khoa hấp dẫn, đặc biệt và tạo nhiều ấn tượng
Lưu ý khi viết kịch bản khai trương nha khoa
Dưới đây là 4 lưu ý quan trọng nhất khi viết kịch bản khai trương phòng khám nha khoa:
Xác định mục tiêu: Điều này rất quan trọng để định hình chiến lược tổ chức sự kiện. Bạn cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện khai trương, có thể là tạo ấn tượng với khách hàng, giới thiệu dịch vụ mới, hoặc tăng cường uy tín thương hiệu. Khi hiểu rõ mục tiêu, bạn có thể chọn lựa các hoạt động và tiết mục phù hợp để đạt được mục tiêu đó.
Chia bố cục hợp lý: Phân chia kịch bản thành các phần như chuẩn bị, lễ khai trương, phần văn nghệ, mini game, đãi tiệc và bế mạc giúp tổ chức sự kiện mạch lạc và hiệu quả. Mỗi phần cần được thiết kế sao cho phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách mời, đồng thời tạo ra trải nghiệm thú vị và đáng nhớ cho họ.
Tạo điểm nhấn: Để thu hút sự chú ý và ghi nhớ của khách mời, cần có ít nhất một hoạt động, tiết mục hoặc nghi thức đặc biệt. Ví dụ như nghi thức cắt băng khai trương, tiết mục văn nghệ sáng tạo, trò chơi mini thú vị hoặc một phần đãi tiệc độc đáo. Điểm nhấn này sẽ tạo ra ấn tượng mạnh mẽ và độc đáo cho sự kiện.
Đảm bảo tính linh hoạt: Sự kiện có thể đối mặt với nhiều tình huống không mong muốn như thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật hoặc thay đổi trong lịch trình. Do đó, cần phải có kế hoạch dự phòng và sẵn sàng điều chỉnh nhanh chóng để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và thành công.
Kịch bản khai trương phòng khám nha khoa là một yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của sự kiện
Những lưu ý này sẽ giúp bạn viết kịch bản khai trương nha khoa một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và đáp ứng được mong đợi của mọi người tham dự.
Bạn có nên tự tổ chức khai trương phòng khám nha khoa?
Để tổ chức một sự kiện khai trương cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ về các trang thiết bị kỹ thuật mà còn về ý tưởng của chương trình. Do đó các nha khoa nên lựa đơn vị tổ chức sự kiện khai trương trọn gói uy tín để giúp tiết kiệm được thời gian chuẩn bị và nguồn nhân lực. Thay vào đó, các phòng khám nha khoa nên tập trung vào phần quảng bá thương hiệu của mình, đưa thương hiệu của phòng khám đến gần hơn với khách hàng, dành thời gian để chuẩn bị các kiến thức về chuyên môn, máy móc để phục vụ khách hàng.
Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương nha khoa trọn gói tại Tuấn Việt Media
Tuấn Việt Media là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội, với uy tín và kinh nghiệm hơn 12 năm trong lĩnh vực tổ chức khai trương. Cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, Tuấn Việt Media cam kết mang đến cho khách hàng những sự kiện khai trương nha khoa đẳng cấp và ấn tượng.
Điểm mạnh của Tuấn Việt Media là sự sáng tạo và linh hoạt trong việc thiết kế và thực hiện các chương trình khai trương. Đội ngũ chuyên viên sự kiện tại đây luôn tìm kiếm những ý tưởng mới lạ và độc đáo để tạo ra không gian trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng, từ việc trang trí, phối hợp âm nhạc, ánh sáng đến việc lên ý tưởng các hoạt động văn nghệ và mini game hấp dẫn.
Không chỉ vậy, Tuấn Việt Media còn cam kết đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả cho mỗi sự kiện, từ việc lên kế hoạch chi tiết, điều phối công việc, đến việc thực hiện và kiểm soát chất lượng sự kiện. Đối với các phòng khám nha khoa, việc lựa chọn Tuấn Việt Media là đối tác tin cậy giúp họ tạo ra dấu ấn độc đáo trong lòng khách hàng.
Hãy liên hệ ngay với hotline của chúng tôi 0985 444 859 để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết về dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương phòng khám nha khoa, Tuấn Việt luôn có nhân viên trực 24/7 hỗ trợ giải đáp thắc mắc cho quý khách hàng.
> Xem thêm: Tổ chức khai trương trọn gói – Tư vấn & báo giá chi tiết – Tuấn Việt Media
> Tham khảo: Sự kiện khai trương nha khoa VIP Dentist – Tuấn Việt Media
Tìm hiểu cách marketing trước khi khai trương nha khoa
Nếu nha khoa của bạn là cơ sở đầu tiên, trước hết bạn cần giúp khách hàng nhận diện được thương hiệu của mình bằng cách truyền thông trên mạng xã hội. Bạn có thể sử dụng mạng xã hội Facebook, Tiktok, Instagram để quảng bá thương hiệu của mình, vì hiện nay mạng xã hội là công cụ tiếp cận người dùng nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Bước 1: Lập fanpage của phòng khám trên các trang mạng xã hội.
Bước 2: Đăng bài viết có nội dung liên quan đến lĩnh vực nha khoa. VD: Liệu bạn có đang chăm sóc răng miệng đúng cách?; Muốn có nụ cười xinh hãy đến…
Bước 3: Đăng thông tin về sự kiện khai trương (thời gian, địa điểm, chương trình ưu đãi…). Đối với mạng xã hội tiktok sẽ đăng bài dưới hình thức video, xây dựng những video chứa content hài hước, hướng khách hàng tới trải nghiệm dịch vụ của phòng khám.
Nếu nha khoa của bạn tổ chức sự kiện khai trương cơ sở thứ 2, thứ 3…thì có thể đăng thông tin về sự kiện khai trương trên fanpage đã có sẵn của phòng khám, gửi thông tin về sự kiện, chương trình ưu đãi tới những khách hàng cũ và mời họ đến trải nghiệm.
Ngoài các hình thức quảng bá trực tuyến, các nha khoa cũng có thể sử dụng các banner quảng cáo treo ngoài đường và phát tờ rơi về các chương trình khuyến mãi của phòng khám.
