Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo là một phần thiết yếu trong kế hoạch tổ chức. Vậy, chi phí tổ chức hội nghị hội thảo là bao nhiêu và bao gồm những hạng mục quan trọng nào?
Nếu bạn vẫn còn đang băn khoăn những vấn đề trên, hãy đọc kỹ bài viết dưới đây nhé. Tuấn Việt Media sẽ tổng hợp cho bạn những hạng mục chi phí khi tổ chức hội nghị hội thảo và cách tối ưu hiệu quả nhất. Đồng thời chúng tôi cũng gửi đến bạn báo giá tổ chức hội nghị hội thảo tại Tuấn Việt Media, để bạn lựa chọn gói tổ chức phù hợp nhất.
Mục lục
Bảng báo giá các gói chi phí tổ chức hội nghị hội thảo tại Tuấn Việt Media
Tuấn Việt Media gửi đến bạn bảng báo giá chi phí tổ chức hội nghị hội thảo mới nhất và được chia thành các gói khác nhau bao gồm: gói cơ bản, gói chất lượng và gói VIP.
Gói chi phí tổ chức hội nghị hội thảo cơ bản
Gói chi phí tổ chức hội nghị hội thảo chất lượng cao
Gói chi phí tổ chức hội nghị hội thảo VIP
Trên đây là bảng kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo tại Tuấn Việt Media. Chúng tôi đã chủ động chia nhỏ các gói tổ chức hội nghị hội thảo khác nhau với mong muốn mang lại dịch vụ tổ chức chuyên nghiệp và chỉn chu nhất, đến với nhiều đối tượng khách hàng hơn. Thông qua bảng báo giá trên, quý khách có thể dựa vào tình hình tài chính và quy mô sự kiện để lựa chọn phù hợp.
Bên cạnh đó, Tuấn Việt Media sẵn sàng thiết kế các gói tổ chức theo yêu cầu của quý khách. Tuấn Việt Media có đủ nguồn nhân lực và trang thiết bị để phục vụ những hội nghị hội thảo có quy mô lớn. Quý khách hàng có nhu cầu tổ chức hội nghị hội thảo vui lòng liên hệ qua hotline bên dưới.
> Liên hệ Hotline 0985 444 859 để được nhân viên tư vấn và nhận ngay chiết khấu LÊN ĐẾN 30%.
Các hạng mục chi phí tổ chức hội nghị hội thảo
Dưới đây là những hạng mục thiết yếu bạn cần quan tâm khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo:
Chi phí thuê địa điểm tổ chức
Nếu công ty có phòng họp riêng hoặc phòng hội nghị thì tận dụng để tổ chức cuộc họp mang tính chất nội bộ. Còn với quy mô lớn, tính chất sự kiện trọng đại, mời các đối tác, khách mời thì nên cân nhắc thuê địa điểm bên ngoài.
Khi có ý định thuê địa điểm tổ chức bên ngoài, cần cân nhắc kỹ các yếu tố như sau:
- Không gian chứa tối đa số lượng bao nhiêu.
- Chất lượng dịch vụ như thế nào.
Sau khi chọn được địa điểm tổ chức ưng ý, bước tiếp theo bạn phải cọc một khoản để giữ chỗ. Khi sự kiện kết thúc, phần chi phí còn lại phải thanh toán ngay theo quy định hợp đồng và tiến hành trả mặt bằng.
Giá thuê địa điểm tổ chức ở mỗi thời điểm khác nhau. Nếu bạn thuê vào thời gian cuối năm, hoặc cuối tuần hay mùa cao điểm thì tất nhiên chi phí cao hơn so với bình thường.
Chi phí trang trí hội nghị hội thảo
Việc trang trí là hạng mục cần thiết để tăng tính thẩm mỹ cho sự kiện. Phần trang trí hội nghị hội thảo bao gồm các khoản như sau: backdrop, banner, poster, thiệp mời, sân khấu, thảm đỏ… Tùy thuộc vào quy mô, tính chất sự kiện mà chi phí tổ chức hội nghị hội thảo liên quan tới hạng mục này cần chi tiêu cho hợp lý.
Chi phí thuê thiết bị cho việc tổ chức hội nghị hội thảo
Âm thanh, ánh sáng phục vụ sự kiện bao gồm: màn hình led, máy chiếu, mic, loa đài, bộ chỉnh âm… Nếu bạn tổ chức ở trung tâm hội nghị, khách sạn… khoản chi phí thuê thiết bị gộp vào hạng mục thuê địa điểm. Ngược lại, nếu bạn có không gian tổ chức riêng thì phải cân nhắc, phân bổ ngân sách cho phù hợp ở hạng mục thuê thiết bị.
Ngoài ra, kinh phí thuê bàn ghế sự kiện cũng phải được tính toán kỹ lưỡng. Số lượng bàn ghế bao nhiêu sẽ phụ thuộc vào quy mô và số lượng khách tham dự. Ngoài ra, nếu sự kiện được tổ chức ngoài trời, bạn cần có kế hoạch chi tiêu hợp lý cho việc thuê ô dù, nhà bạt…
> Xem thêm: Cho thuê bàn ghế hội nghị hội thảo – Tuấn Việt Media
Chi phí cho nhân sự sự kiện
Dù quy mô sư kiện lớn hay nhỏ thì nhân sự luôn là yếu tố “cốt lõi” tạo nên sự thành công cho hội nghị, hội thảo. Bộ phận nhân sự bao gồm: giám sát, setup, phục vụ sự kiện, MC, ca sĩ vũ đoàn… Nếu công ty, doanh nghiệp có sẵn nhân sự dẫn dắt chương trình hay đảm bảo được khâu vận hành chương trình thì hãy tận dụng, để tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị hội thảo. Hoặc khi thuê ngoài, Tuấn Việt Media khuyến khích bạn sử dụng các dịch vụ nhân sự trọn gói thay vì thuê lẻ. Thông thường bạn sẽ được chiết khấu khi sử dụng trọn bộ dịch vụ. Bằng việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí, thời gian và công sức hơn.
Chi phí tiệc trà teabreak
Tiệc trà teabreak hay tiệc ngọt là một phần quan trọng không thể thiếu trong các hội nghị hội thảo. Đây dành cho khoảng thời gian giải lao, khách mời có cơ hội tiếp xúc vào trao đổi nhiều hơn với nhau.
Tiệc trà thường bao gồm: các loại bánh ngọt, hoa quả tươi, nước uống các loại… Tùy theo ngân sách, sở thích và quy mô mà doanh nghiệp lựa chọn menu tiệc trà cho phù hợp. Thông thường, chi phí tổ chức hội thảo cho hạng phục tiệc trà dao động từ 65.000 vnđ tới 135.000 vnđ/ suất.
Các lưu ý để tối ưu hoá chi phí tổ chức hội nghị hội thảo khi tự tổ chức
Trong bối cảnh nền kinh tế đầy biến động và gặp phải nhiều khó khăn như hiện nay. Các công ty doanh nghiệp luôn dành sự quan tâm lớn đến các vấn đề tài chính. Tuy nhiên khi tổ chức hội nghị hội thảo thì trải nghiệm khách tham dự cũng là một điều quan trọng đáng lưu tâm. Với 3 gợi ý cách tối ưu chi phí dưới đây, chắc chắn giúp bạn cân bằng được chi phí tổ chức mà vẫn đảm bảo sự hài lòng của khách tham dự.
Lưu ý xác định mục tiêu của hội nghị hội thảo
Xác định mục tiêu là việc quan trọng nhất để bạn tối ưu hoá chi phí tổ chức hội nghị hội thảo. Khi xác định rõ mục tiêu của sự kiện, bạn sẽ biết nên chọn địa điểm như thế nào cho phù hợp, chọn lựa nhân sự cần tập trung vào khâu nào. Hoặc nếu cần thuê MC sự kiện, ca sĩ bạn cũng sẽ biết được lựa chọn ai cho phù hợp.
Bên cạnh đó, khi xác định rõ quy mô, quý doanh nghiệp còn có thể chủ động thêm hoặc bớt các hạng mục để góp phần tối ưu hoá chi phí.
Lưu ý về việc lên trước danh sách khách mời
Khi đã xác định quy mô thì bạn nên bắt tay vào việc lên danh sách khách mời. Khi bạn dự trù được bao nhiêu người sẽ tham dự sự kiện của mình, bạn sẽ biết phải thuê bao nhiêu bộ bàn ghế, đặt trước bao nhiêu suất ăn cho tiệc ngọt và chuẩn bị bao nhiêu phần quà.
Một lưu ý nhỏ dành cho bạn: bạn nên chủ động tăng số lượng suất ăn lên từ 10 – 20 phần thay vì đặt đúng như số lượng khách mời đã ước tính trước. Khoản trừ hao này không tốn quá nhiều chi phí nhưng lại rất hữu ích nếu số lượng khách tham dự phát sinh ngoài dự tính.
Cân nhắc kỹ có nên tự tổ chức hay không?
Tuấn Việt Media rất khuyến khích bạn tự tổ chức nếu như đảm bảo được các vấn đề về thiết bị, nhân sự cũng như kinh nghiệm điều hành một chương trình. Tuy nhiên, Tuấn Việt Media cũng hiểu rằng đa số công ty doanh nghiệp đều có những việc kinh doanh, hoạt động riêng. Công tác chuẩn bị và duy trì công việc khi diễn ra song song sẽ gây ra khó khăn. Chưa kể nếu khâu chuẩn bị sơ sài, thiếu kinh nghiệm sẽ khiến bạn phải tốn nhiều chi phí hơn. Tệ hơn nữa là dẫn đến sự thất bại của một sự kiện quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến bộ mặt và thương hiệu của quý công ty.
Ngày nay có nhiều công ty tổ chức sự kiện uy tín với giá thành tổ chức rất hợp lý. Và Tuấn Việt Media là lựa chọn tiêu biểu trong số đó mà bạn có thể tin tưởng.
>> Xem thêm: Lưu ý khi tổ chức sự kiện trong khách sạn
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo đáng tin cậy tại Hà Nội
Đến với Tuấn Việt Media, quý khách sẽ được trải nghiệm các ưu điểm nổi bật như sau:
- Tuấn Việt Media khẳng định vị thế đầu ngành với kinh nghiệm tổ chức sự kiện trên 12 năm.
- Nhân sự trẻ, năng động và nhiệt huyết với nghề. Điều này mang đến cho khách hàng những ý tưởng sự kiện độc đáo, mới mẻ.
- Hệ thống trang thiết bị hiện đại, tối tân. Giúp truyền tải đầy đủ nội dung và hình ảnh sự kiện tới khách mời tham dự.
- Kho bãi phủ rộng khắp các quận, huyện Hà Nội, thuận lợi cho việc vận chuyển trang thiết bị.
- Giá thành tổ chức sự kiện tối ưu, tốt nhất, có thể so sánh với các đơn vị khác.
- Đặc biệt, Tuấn Việt Media còn có chương trình ưu đãi lên tới 30% dành cho các khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói.
> Mời bạn tham khảo: Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo trọn gói – Tuấn Việt Media
Trên đây là các thông tin chia sẻ về các chi phí tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết. Tuấn Việt Media tự hào là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện. Chắc chắn mang đến cho khách hàng sự hài lòng cao nhất khi trải nghiệm dịch vụ. Mọi thông tin chi tiết liên hệ với Tuấn Việt Media qua số hotline 0985 444 859 để được nhân viên chúng tôi tư vấn tường tận từ A-Z.
