Tổ chức sự kiện trong khách sạn là xu hướng được ưa chuộng hiện nay bởi sự tiện lợi, sang trọng. Tuy nhiên, khi tổ chức trong khách sạn bạn cần đặc biệt lưu ý những gì, cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu trong bài viết sau nhé.
Mục lục
- 1 Cần lưu ý gì khi tổ chức sự kiện trong khách sạn?
- 1.1 Lựa chọn khách sạn phù hợp với quy mô tổ chức
- 1.2 Lên chủ đề sự kiện và trang trí không gian phù hợp
- 1.3 Trang trí sảnh nổi bật
- 1.4 Ghi chú cẩn thận địa điểm tổ chức
- 1.5 Cử nhân sự đón tiếp và hướng dẫn tại khách sạn
- 1.6 Trao đổi với địa điểm về kế hoạch thực hiện sự kiện
- 1.7 Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói
- 1.8 Kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện trong khách sạn
- 2 Tuấn Việt Media cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trong khách sạn trọn gói
- 3 Những sự kiện trong khách sạn được tổ chức bởi Tuấn Việt Media
- 4 Báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói trong khách sạn tại Tuấn Việt Media
- 5 Lý do nên lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trong khách sạn tại Tuấn Việt Media
Cần lưu ý gì khi tổ chức sự kiện trong khách sạn?
Lựa chọn khách sạn phù hợp với quy mô tổ chức
Khi tổ chức sự kiện, bạn nên ước tính quy mô, số lượng người tham dự, các hoạt động sẽ triển khai để lựa chọn không gian hội trường phù hợp. Không nên lựa chọn phòng chật hẹp sẽ ảnh hưởng đến chương trình và ngược lại, nếu ít người chọn hội trường rộng sẽ tạo ra độ loãng cho chương trình.
Lên chủ đề sự kiện và trang trí không gian phù hợp
Bạn có thể lựa chọn trang trí không gian sự kiện theo chủ đề chương trình, màu sắc nhận diện thương hiệu qua backdrop sân khấu, quây bàn, nơ ghế, bóng bay hay thậm chí là dresscode của người tham dự
Trang trí sảnh nổi bật
Ở khu vực sảnh, bạn có thể phối hợp cùng nhân sự tại địa điểm tổ chức bố trí sân khấu chụp ảnh, hoa, bóng bay,… giúp khách mời có những bức ảnh đẹp. Và những bức ảnh này như một cách quảng bá thương hiệu doanh nghiệp một cách rộng rãi trên mạng xã hội.
Ghi chú cẩn thận địa điểm tổ chức
Trong khách sạn có nhiều phòng tổ chức, để tránh nhầm lẫn, bạn nên ghi chú cẩn thận trong thiệp mời cho khách mời nắm bắt được thông tin rõ ràng. Đồng thời bạn có thể hướng dẫn cụ thể vị trí gửi xe, đường đi lại,… cho khách mời
Cử nhân sự đón tiếp và hướng dẫn tại khách sạn
Bạn có thể sắp xếp nhân sự hoặc đặt biển báo tại các điểm mấu chốt kết hợp với lễ tân khách sạn để hướng dẫn cụ thể cho khách mời đến tham dự sự kiện. Qua đó, thể hiện được sự chuyên nghiệp và sự tận tình của doanh nghiệp, là điểm cộng trong mắt người tham dự.
Trao đổi với địa điểm về kế hoạch thực hiện sự kiện
Với đặc thù của khách sạn bị giới hạn về thời gian, nhiều khách sạn chỉ cho phép lắp đặt thiết bị trước 2 tiếng sự kiện diễn ra. Chính vì vậy, bạn cần trao đổi kỹ thông tin với khách sạn về thời gian setup, thời gian tổng duyệt, số lượng thiết bị vào đồ, chi phí phát sinh về điện, internet, dịch vụ khác,….để có thể thuận lợi diễn ra chương trình.
Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói
Thông qua đơn vị tổ chức sự kiện trong khách sạn, những công việc như trao đổi với khách sạn về các điều khoản hợp đồng, thời gian, chi phí, hạng mục, thời gian phát sinh nếu có, sẽ giảm gánh nặng công việc cho bạn. Tất cả sẽ được được thảo luận và bàn bạc cụ thể trước từ đầu để tránh phát sinh. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ nhận được chi phí rẻ hơn so với việc bạn làm trực tiếp với khách sạn đó.
Kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện trong khách sạn
– Xác định thời gian lắp đặt, tháo dỡ thiết bị, thời gian tổng duyệt, diễn ra chương trình.
– Lựa chọn menu tiệc mặn, tiệc Teabreak, thời gian lên tiệc với khách sạn
– Thiết kế ấn phẩm sự kiện, sơ đồ sự kiện
– Phân bổ nhân lực phục vụ sự kiện
– Kế hoạch dự phòng các trường hợp xấu xảy ra
Tuấn Việt Media cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trong khách sạn trọn gói
Dựa vào nhu cầu của khách hàng, chúng tôi tư vấn cụ thể chương trình một cách phù hợp nhất:
Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp
Tuấn Việt Media cung cấp đến bạn danh sách hội trường khách sạn phù hợp với số lượng người, quy mô của sự kiện của bạn. Sau khi chốt địa điểm, chúng tôi sẽ tiến hành khảo sát thực tế để cung cấp sơ đồ sự kiện, làm việc về thủ tục hợp đồng, đặt cọc thuê địa điểm,…
Cung cấp thiết bị trọn gói trong sự kiện
Chúng tôi cung cấp đầy đủ các hạng mục thiết bị sự kiện, bao gồm:
– Thi công sân khấu thảm đỏ
– Thiết kế, thi công backdrop, màn hình Led sự kiện
– Cho thuê bàn ghế sự kiện: bộ bàn ghế đại biểu, bàn ghế Xuân Hòa, bàn cocktail – ghế bar, bộ bàn ghế tròn ăn tiệc, bộ bàn ghế eames hội thảo,….
>> Xem thêm: Cho thuê bàn ghế giá tốt Hà Nội
– Cung cấp hệ thống âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp
– Trang trí sân khấu chụp ảnh
– Thiết kế, in ấn bộ nhận diện thương hiệu, standee, bandroll, giấy mời sự kiện, hashtag,…
– Cung cấp thiết bị trình chiếu: máy chiếu – màn hình chiếu, TV, Standee điện tử,…
– Cho thuê các thiết bị khác như: thảm đỏ, bục phát biểu, bộ cắt băng khai trương, biển tên mica, biển chỉ dẫn formex, hoa sự kiện, ……
>> Xem thêm: Cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói – Tuấn Việt Media
Cung cấp nhân sự sự kiện:
Song song thiết bị, nhân sự là nhân tố quan trọng góp phần vào thành công của sự kiện. Để khách mời có những trải nghiệm tuyệt vời, ấn tượng khó phai thì không thể bỏ qua dàn nhân sự chuyên nghiệp, chu đáo, giàu kinh nghiệm, xử lý tốt các tình huống phát sinh.
Chúng tôi cung cấp đầy đủ các hạng mục về nhân sự như:
– Cung cấp MC: MC dẫn chương trình, MC hoạt náo, MC song ngữ,…
– Cung cấp PG: Lễ tân – PG sự kiện, PG cắt băng khánh thành – khai trương, PG ra mắt sản phẩm mới, PG tư vấn bán hàng, PG hội nghị – hội thảo, PG siêu thị,…
– Cung cấp đội múa lân sư rồng, thần tài, ông địa xông đất khai trương – khánh thành
– Cung cấp ca sĩ, nhóm nhạc: ca sĩ nổi tiếng, ca sĩ sự kiện đáp ứng nhiều dòng nhạc, nhóm nhạc Acoustic, nhóm nhạc Flamenco,…
– Cung cấp nhóm múa – nhóm nhảy chuyên nghiệp
– Nhân sự điều phối sự kiện, đạo diễn sự kiện,…
Những sự kiện trong khách sạn được tổ chức bởi Tuấn Việt Media
- Sự kiện: Avatar Inernational Beauty Festival
Địa điểm: Trung tâm sự kiện Louis Palace
- Sự kiện: The Next Power – SHB Finance
Địa điểm: Khách sạn Pan Pacific Hà Nội
>>> Xem thêm: Toàn cảnh sự kiện The Next Power được tổ chức bởi Tuấn Việt Media
- Sự kiện: Đại Tri Ân – The Sailing Quy Nhơn
Địa điểm: Trung tâm hội nghị quốc gia Hà Nội
- Sự kiện: Kỷ niệm 35 năm thành lập Vinafco
Địa điểm: Khách sạn Mường Thanh, Linh Đàm, Hà Nội
- Sự kiện: Lễ mở bán The Sailing Quy Nhơn
Địa điểm: Khách sạn Grand Plaza Hà Nội
Báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói trong khách sạn tại Tuấn Việt Media
Không gian khách sạn lịch sự sang trọng, đa phong cách, vì vậy bạn có thể sử dụng tổ chức nhiều loại hình sự kiện như:
– Sự kiện khai trương, ra mắt sản phẩm mới, hội chợ, triển lãm thương mại,…
– Sự kiện kỷ niệm thành lập công ty, tất niên, year end party
– Sự kiện hội thảo, hội nghị, toạ đàm, giao lưu họp mặt, họp báo
– Sự kiện nghệ thuật, văn nghệ, ca múa nhạc, văn hoá thể thao,…
Xin mời quý khách hàng tham khảo báo giá chi tiết dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại khách sạn cùng ưu đãi lên tới 30% tại đây: Báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói
Liên hệ ngay: 0985 444 859 để nhận ưu đãi hấp dẫn cùng báo giá chi tiết nhất.
Lý do nên lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trong khách sạn tại Tuấn Việt Media
Với kinh nghiệm hơn 12 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cùng sự tư vấn tận tâm, phục vụ tận tình, Tuấn Việt Media nhận được sự tin tưởng của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ khu vực miền Bắc.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trong khách sạn trọn gói, bao gồm tư vấn lên kịch bản khai trương, lựa chọn địa điểm khách sạn tổ chức, cung cấp thiết bị, nhân sự sự kiện,… Tùy vào ngân sách, yêu cầu, Tuấn Việt Media sẽ lập kịch bản chương trình khác nhau, tạo dấu ấn và sự khác biệt cho sự kiện của doanh nghiệp của bạn.
– Nhân sự dày dặn kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện khác nhau, dự trù tình huống phát sinh xảy ra và đưa phương án kịp thời.
– Thiết bị sự kiện hiện đại, thường xuyên được kiểm tra, đổi mới đảm bảo tính thẩm mỹ cho chương trình. Bên cạnh đó, thiết bị của chúng tôi luôn có sẵn tại kho, phương tiện vận tải có sẵn giúp tiết kiệm chi phí cho khách hàng.
– Quy trình làm việc chuyên nghiệp, thủ tục hợp đồng cam kết rõ ràng, có xuất hóa đơn đầy đủ, đảm bảo sự minh bạch đối với khách hàng.
– Thái độ phục vụ tận tâm, luôn đặt khách hàng, chất lượng chương trình lên hàng đầu. Đây được coi là tôn chỉ giúp Tuấn Việt Media từng bước cố gắng phát triển hơn nữa, mang tới sự hài lòng cho khách hàng ngay cả những người khó tính nhất.
Để được báo giá hay tư vấn chi tiết về dịch vụ tổ chức sự kiện trong khách sạn trọn gói, hãy liên hệ ngay với Tuấn Việt Media qua hotline: 0985 444 859. Ưu đãi lên tới 30% dành cho tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ trọn gói của chúng tôi trong tháng này.