Thuê thiết bị chiếm một phần không nhỏ trong tổng ngân sách tổ chức sự kiện. Vì vậy, nắm được bí quyết tối ưu hoá chi phí khi thuê thiết bị sự kiện sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được kha khá kinh phí và cả nhân công quản lý. Hãy cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu xem đó là những bí kíp nào nhé!
Một số trang thiết bị phổ biến khi tổ chức sự kiện
Mục lục
5 Lưu ý giúp tối ưu hoá chi phí khi thuê thiết bị sự kiện
Xác định rõ nhu cầu về thiết bị của sự kiện
Nhu cầu ở đây là danh mục, số lượng và thời gian cần thuê thiết bị. Trong một sự kiện, tuỳ vào quy mô, tính chất mà sẽ có nhiều đầu mục thiết bị cần phải thuê, trong đó có thể kể đến backdrop, màn hình LED, Tivi, loa đài, đèn chiếu sáng, sân khấu, bàn ghế, thảm đỏ… Nếu ban tổ chức chưa có kinh nghiệm và không thể xác định được chính xác các đề mục và số lượng thiết bị cần thuê thì có thể nhờ bên cho thuê tư vấn.
Chọn địa điểm cho thuê ở gần nơi tổ chức sự kiện
Trong chi phí thuê thiết bị sẽ bao gồm cả phí vận chuyển, lắp đặt, chọn bên cho thuê càng gần nơi tổ chức sự kiện sẽ càng giúp ban tổ chức tiết kiệm được khoản phí phát sinh này. Do đó trước khi tính đến việc thuê thiết bị, chúng ta cần lập được kế hoạch tổng thể về sự kiện, bao gồm cả địa điểm tổ chức.
Làm việc với một đầu mối duy nhất
Trang thiết bị dùng cho một sự kiện rất đa dạng. Nếu làm việc với từng bên nhỏ lẻ thì không chỉ chi phí thuê bị đội lên mà chúng ta cũng sẽ mất nhiều thời gian tìm kiếm đối tác, cũng như mất nhiều nhân sự để quản lý công việc hơn. Vì vậy tốt nhất là tìm những bên cho thuê quy mô lớn, cung cấp đa dạng về chủng loại và số lượng trang thiết bị.
Ưu tiên những tên tuổi uy tín trên thị trường
Những tên tuổi uy tín trên thị trường sẽ có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, họ có thể tư vấn chính xác nhu cầu về trang thiết bị của sự kiện, giúp ban tổ chức tránh được tình trạng thừa hoặc thiếu thiết bị. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể yên tâm về chất lượng thiết bị của họ, bởi hệ thống trang thiết bị chắc chắn sẽ được cập nhật, bảo trì, bổ sung liên tục để bắt kịp các xu hướng của thị trường.
Tuấn Việt Media được khách hàng đánh giá là công ty cho thuê thiết bị và tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp hàng đầu Hà Nội
Kết hợp thuê thiết bị và tổ chức sự kiện trọn gói
Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm cả cho thuê thiết bị cùng các dịch vụ khác như cung cấp MC, PG, ca sĩ, nhóm nhạc, múa lân, tổ chức tiệc… tuỳ thuộc vào nhu cầu của từng sự kiện. Và thường sẽ có chiết khấu cho những đơn hàng tổ chức sự kiện trọn gói như thế này. Việc đó vừa giúp ban tổ chức tiết kiệm được chi phí so với đi thuê từng bên nhỏ lẻ, lại vừa tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nhân sự.
Thuê thiết bị trọn gói hoặc tổ chức sự kiện trọn gói sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều chi phí
Tuấn Việt Media chuyên cho thuê thiết bị sự kiện, tổ chức sự kiện trọn gói
Tuấn Việt Media đang cho thuê những hạng mục thiết bị nào?
Thiết kế và thi công backdrop: bao gồm backdrop in bạt khung sắt, backdrop màn LED, màn sao, Tivi, máy chiếu, trang trí phụ kiện cho backdrop như bóng bay, tiểu cảnh…
Cho thuê sân khấu: với đầy đủ mẫu mã và kích thước như sân khấu chữ U, chữ T, sân khấu 360 độ, chiều cao từ 0.2 đến 1.2m tuỳ vào quy mô sự kiện. Thảm trải sân khấu, váy quây được chọn phù hợp với tone màu tổng thể của sự kiện. Với sân khấu ngoài trời có thể thiết kế thêm mái che, nhà bạt.
Cho thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng: bao gồm đầy đủ các loại hot nhất thị trường như đèn Par Led, Moving Beam, đèn COB, Follow, Blinder, đèn Kino, máy tạo khói, pháo điện, các loại loa, micro không dây, micro cài tai, bàn điều khiển âm thanh chuyên nghiệp có nhân viên kỹ thuật hỗ trợ xuyên suốt sự kiện, mang đến những trải nghiệm tuyệt vời về cả phần nghe và phần nhìn cho khán giả.
Cho thuê bàn ghế với đủ các loại bàn tròn, bàn chữ nhật, bàn đại biểu, bàn Cocktail, ghế Xuân Hoà, ghế Banquet, ghế Bar, ghế nhựa, ghế inox… sẵn sàng đáp ứng cho những sự kiện quy mô từ vài chục đến vài trăm, vài nghìn người.
Cho thuê thiết bị che nắng, làm mát như nhà giàn, nhà bạt hội chợ, ô lệch tâm, dù che nắng, quạt công nghiệp, quạt hơi nước, cây sưởi.
Thiết kế, in ấn và cho thuê các phụ kiện khác: hashtag, giấy mời, tờ rơi, thư cảm ơn, banner, standee, rối hơi, cổng hơi, mascot, hoa trang trí sự kiện, hòm phiếu, cột inox, bộ cắt băng khai trương …
> Tham khảo: Cho thuê thiết bị sự kiện – Tuấn Việt Media
Tuấn Việt Media – Đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện và tổ chức sự kiện trọn gói tại Hà Nội
Tại sao nên thuê thiết bị và tổ chức sự kiện tại Tuấn Việt?
– Kinh nghiệm lâu năm: Tuấn Việt đã có gần 13 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ với các tên tuổi lớn như VNPT, Vingroup, Highlands, Xuân Cầu Holdings, Đất Xanh Miền Bắc, Hapam Việt Nam, UBND các quận huyện, Hội Phụ nữ…
– Tuân thủ thời gian nghiêm ngặt: với tổ chức sự kiện, việc đảm bảo thời gian đúng theo kế hoạch là cực kỳ quan trọng, đặc biệt với những sự kiện có liên quan đến yếu tố tâm linh như khai trương, khởi công, động thổ… Suốt gần 13 năm hoạt động, chúng tôi chưa từng bị khách hàng phàn nàn về yếu tố thời gian, thậm chí trong các sự kiện Tuấn Việt đều đến sớm hơn kế hoạch để đảm bảo chương trình được tổ chức một cách hoàn hảo nhất.
– Hệ thống trang thiết bị đa dạng và hiện đại, được cập nhật liên tục, đón đầu mọi xu hướng trên thị trường. Tất cả thiết bị đều được bảo trì, nâng cấp, thay mới định kỳ và luôn được test trước khi đưa vào sử dụng tại bất kỳ sự kiện nào.
– Hệ thống kho bãi trải dài khắp các quận của Hà Nội, sẵn sàng cung cấp số lượng thiết bị từ nhỏ đến lớn, giúp khách hàng tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian vận chuyển, lắp đặt.
– Dịch vụ trọn gói: Tuấn Việt không chỉ cho thuê thiết bị mà còn cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm cả thuê địa điểm tổ chức, xin giấy phép tổ chức, cung cấp nhân sự từ A đến Z (MC, PG, nhóm nhảy, ca sĩ, ban nhạc, đoàn xiếc, múa lân, múa trống, chụp ảnh quay phim chuyên nghiệp, nhân sự hỗ trợ xuyên suốt sự kiện), tổ chức tiệc mặn, tiệc ngọt theo yêu cầu. Vì thế khách hàng chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất là Tuấn Việt. Quý khách chỉ cần đưa ra ý tưởng và yêu cầu, chúng tôi sẵn sàng biến nó trở thành sự thật.
– Giá cả phải chăng: so với chất lượng, Tuấn Việt tự tin rằng đang cung cấp các dịch vụ giá tốt nhất thị trường. Chúng tôi còn có các chương trình chiết khấu lên đến 30% đối với các sự kiện trọn gói và ưu đãi đặc biệt dành cho các khách hàng thân thiết.
Các sự kiện Tuấn Việt tổ chức trọn gói hoặc cung cấp thiết bị sự kiện trọn gói
> Tham khảo thêm: Tổ chức sự kiện trọn gói – Tuấn Việt Media
Hiện nay, Tuấn Việt Media đang cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị và tổ chức trọn gói tất cả các sự kiện thuộc đủ mọi loại hình như khánh thành, khai trương, cất nóc, động thổ, họp báo, hội nghị, ra mắt sản phẩm, tất niên, khai xuân, sinh nhật, kỷ niệm 8/3, 20/10, 20/11, khai giảng, tốt nghiệp… Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay Hotline 0985 444 859 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá tốt nhất. Xin chân thành cảm ơn!
