Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức quảng bá thương hiệu tối ưu. Sự kiện này có thể giúp hình ảnh, sản phẩm, dịch vụ của công ty đến gần với khách hàng. Vì thế, tổ chức sự kiện thành công sẽ góp phần rất lớn vào chiến dịch truyền thông, quảng bá. Đặc biệt là tại địa bàn Hà Nội – nơi diễn ra sự cạnh tranh lớn giữa nhiều công ty. Vậy muốn tổ chức sự kiện tại Hà Nội thành công thì cần có kinh nghiệm gì? Hãy cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu trong bài viết sau nhé!
Xem thêm: LỄ KHAI TRƯƠNG CƠ SỞ 3 CỦA HỆ THỐNG Y TẾ THU CÚC TCI PHÍA NAM HÀ NỘI
Mục lục
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện tại Hà Nội chi tiết, cụ thể
Khi tổ chức một sự kiện nào đó, bạn có một kế hoạch phác thảo từ trước. Trong đó có nhiều phương án, tiêu chí khác nhau cho sự kiện để dự trù trước chi phí và rủi ro. Sau đó mới lựa chọn phương án tối ưu, hiệu quả nhất. Các tiêu chí đó bao gồm:
- Quy mô sự kiện, số lượng khách mời, lịch trình cụ thể,…
- Sắp xếp vị trí của đội hình nhân viên phục vụ sao cho hợp lý nhất, vị trí khách mời ngồi ở đâu, MC nên đứng chỗ nào, văn nghệ,….
- Từ đó, bạn sẽ biết được nên thuê bàn ghế như thế nào, khung backdrop ra sao hoặc có nên thuê quạt điều hòa hay không?
Ngay cả âm thanh, ánh sáng cũng phải thật hoàn hảo, ấn tượng từ buổi diễn tập. Ngoài ra, bạn cũng cần quan tâm đến thời gian setup sân khấu, backdrop, treo băng rôn, trang trí sự kiện,… Các tiêu chí càng cụ thể, rõ ràng thì sự kiện càng ấn tượng và thành công.
HOTLINE: 0985.444.859 / 0964.797.202
Chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội phù hợp
Hãy tiến hành khảo sát và chọn địa điểm tổ chức sự kiện càng sớm càng tốt. Điều này sẽ giúp bạn tránh trường hợp thời gian tổ chức sự kiện gần kề mà vẫn chưa thuê được hay địa điểm cần thuê bị thuê mất hoặc sức chứa của địa điểm đó lại không đáp ứng được số lượng khách mời,…
Đây là những vấn đề thường gặp nhất nên bạn cần có sự chuẩn bị trước. Ngoài ra, bạn cần khảo sát thực tế về địa điểm tổ chức, kiểm tra xem có bao nhiêu khách mời tham gia. Đồng thời dự tính đến phương án dự trù để tránh việc mời mà khách không đi. Như vậy sẽ dư chỗ gây lãng phí hoặc khách đi quá đông vượt mong đợi mà lại không đủ sức chứa.
Xem thêm: Tổ chức sự kiện ngoài trời thành công – Các lưu ý
Dự tính chi phí sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện
Để tổ chức sự kiện tại Hà Nội diễn ra tốt đẹp, viên mãn, người phụ trách cần lên danh sách tất cả các hạng mục cần thiết. Hãy tham khảo giá từ nhiều nhà phân phối, cung cấp khác nhau. Điều này giúp bạn có thể dễ dàng dự trù và tối ưu chi phí. Những tính toán chi tiết, cụ thể luôn là giải pháp hiệu quả cho ngân sách của bạn. Hãy ưu tiên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có các tiêu chí sau:
|
|
|
|
|
|
Ước lượng khách mời mục tiêu, luôn có kế hoạch dự trù
Tùy từng mục đích sự kiện mà mục tiêu đối tượng khách hàng sẽ khác nhau. Bạn cần xác định rõ ràng ngay từ đầu về đối tượng khách mời tham gia sự kiện, mục tiêu sự kiện là mở rộng thị trường kinh doanh hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng,….
Điều này giúp đơn vị tổ chức sự kiện lập kế hoạch đón tiếp phù hợp trong chương trình. Một số vấn đề bạn cần lưu ý như:
- Khu vực khách VIP.
- Bố trí ghế ngồi khác mời đại biểu.
- Lời dẫn giới thiệu khách mời chủ chốt, nhân vật quan trọng,…
HOTLINE: 0985.444.859 / 0964.797.202
Ngoài ra, ta có thể thấy một sự kiện dù hoàn hảo mấy cũng có rủi ro. Vì thế, bạn cần dành thời gian lập kế hoạch dự trù trước cho những rủi ro có thể gặp phải. Đồng thời đưa ra các phương án dự phòng khác nhau để khắc phục. Nhờ đó, toàn bộ sự kiện luôn nằm trong kế hoạch, giúp bạn dễ dàng xử lý kịp thời khi có sự cố.
Có thể bạn quan tâm:
LỄ KHAI TRƯƠNG CỬA HÀNG ” HẢI SẢN LÀNG CHÀI ” CƠ SỞ 2 – KDT VĂN PHÚ – HÀ ĐÔNG
LỄ GẮN BIỂN CÔNG TRÌNH CẤP THÀNH PHỐ – TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH
Thuê đơn vị tổ chức sự kiện tại Hà Nội chuyên nghiệp, uy tín
Thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là cách mà nhiều công ty lựa chọn. Điều này giúp sự kiện được quản lý sát sao, nghiêm ngặt và diễn ra thành công. Tuy nhiên, khi chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện, bạn cũng cần quan tâm tới nhiều tiêu chí khác nhau để chọn công ty uy tín, chất lượng. Những tiêu chí này bao gồm:
|
|
|
|
Với 05 kinh nghiệm tổ chức sự kiện tại Hà Nội được nêu trong bài viết. Hy vọng sẽ giúp bạn có một sự kiện hoàn hảo và thành công nhất. Nếu bạn còn bất kỳ vấn đề hay cần được hỗ trợ, hãy liên hệ ngay với Tuấn Việt Media để được hỗ trợ và hướng dẫn chi tiết nhé.
Xem thêm:
Dịch vụ tổ chức quốc tế thiếu nhi 1/6
