Tổ chức sự kiện với nguyên tắc 5W và 1H

“5W và 1H” được coi là nguyên tắc cơ bản mà bất cứ người tổ chức sự kiện nào cũng cần “nằm lòng”.

Tổ chức sự kiện là một công việc thú vị và đầy tính thử thách. Để một sự kiện diễn ra thành công không hề dễ dàng tuy nhiên vẫn luôn có những nguyên tắc cơ bản để bạn có thể tổ chức được một chương trình như mong muốn. 5W (Why, What, When, Where) và 1H (How) là một trong những nguyên tắc đó!

Why: Mỗi sự kiện đều có những mục đích khác nhau. Có sự kiện được tổ chức với mục đích quảng bá hình ảnh thương hiệu, chương trình lại nhằm mục tiêu tăng doanh thu, bán sản phẩm/dịch vụ cho công ty, sự kiện cộng đồng, xã hội…Chính vì vậy việc xác định câu trả lời tại sao bạn phải tổ chức sự kiện này sẽ giúp cho việc lập kế hoạch, xác định mục tiêu đúng hứng và đảm bảo mục tiêu được hoàn thành, tránh lãng phí các yếu tổ như nhân lực, thời gian, chi phí…

to-chuc-le-khai-truong-tttm-da-nang

What: Sau khi biết được mục đích của sự kiện, bạn cần nắm rõ được những việc mình cần làm trong sự kiện gồm những gì. Những công việc không thể bỏ qua như tên của sự kiện, chủ đề, khách mời là những ai, số lượng, lưu ý dành cho họ khi tới chương trình, thực đơn phù hợp, thông tin cơ bản khác như thời gian, đơn vị tổ chức, quà tặng, chiến dịch truyền thông sự kiện, lịch trình, các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình như thế nào, ngân sách cho từng hạng mục, đối với mỗi đầu công việc thì ai sẽ là người phụ trách chính…Đó là những thông tin bạn cần trả lời và nắm rõ được trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện.

When: Thời gian diễn ra sự kiện cần đảm bảo sự thuận lợi cho khán giả tới tham gia cũng như hạn chế việc trùng lịch với các sự kiện lớn khác để đảm bảo hiệu quả nhất định cho chương trình. Bên cạnh đó, việc theo dõi thời tiết cũng rất quan trọng nếu như sự kiện của bạn diễn ra ngoài trời.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:

– Dịch vụ cho thuê bàn ghế giá rẻ, uy tín

Tổ chức tiệc cưới trọn gói chuyên nghiệp, ấn tượng

to-chuc-su-kien-khoi-cong

Where: Sự kiện sẽ được tổ chức tại đâu? Nơi đó có thuận lợi cho khách mời? Có bãi đỗ xe tiện lợi?

Who: Chương trình của bạn hướng đến đối tượng nào: khách hàng thân thiết, đối tác, nhà tài trợ…Nên xác định rõ ràng đối tượng mục tiêu của sự kiện sẽ giúp  việc mời nhà tài trợ cho việc tổ chức sự kiện trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.

How: Sự kiện sẽ được diễn ra như thế nào? Tùy vào tính chất của chương trình: có thể là chương trình kỷ niệm thành lập công ty, lễ ra mắt sản phẩm mới, khai trương cửa hàng, chương trình ca nhạc, hội nghị khách hàng…chủ đề, ý tưởng sẽ khác nhau và không có bất kì chuẩn chung nào.

Rate this post

Leave a Reply