Để sự kiện được tổ chức một cách hợp pháp, thì việc nắm bắt được quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện là điều kiện cần thiết, đặc biệt với các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện.
Với kinh nghiệm 12 năm hoạt động trong ngành, tổ chức trọn gói thành công hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ, Tuấn Việt Media xin chia sẻ đến bạn đọc chi tiết các bước, quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện năm 2024 theo quy định của Pháp Luật.
Mục lục
Giấy phép tổ chức sự kiện là gì? Khi nào cần xin giấy phép tổ chức sự kiện
Giấy phép tổ chức sự kiện là cơ sở pháp lý để một sự kiện được diễn ra một cách hợp pháp, và đảm bảo các vấn đề an toàn, an ninh. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ là người chịu trách nhiệm xin giấy phép. Nếu sự kiện không được cấp phép mà vẫn cố tình tổ chức thì sẽ bị xử phạt theo quy định của Pháp luật.
Tuy nhiên, không phải sự kiện nào cũng cần xin giấy phép. Các chương trình mang tính nội bộ cá nhân như đám cưới, sinh nhật, liên hoan, khai trương cửa hàng nhỏ, các sự kiện 20/10, 8/3 nội bộ… đều có thể tổ chức mà không cần xin giấy phép.
Một số sự kiện phổ biến cần phải xin giấy phép hiện nay bao gồm triển lãm tác phẩm nghệ thuật, họp báo, tổ chức biểu diễn nghệ thuật, thời trang, cuộc thi sắc đẹp, sự kiện quảng bá sản phẩm, hoặc các sự kiện tổ chức ở những địa điểm đặc biệt. Do đó trước khi quyết định tổ chức một sự kiện nào đó, cần nắm rõ các thủ tục và quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện để tránh bị phạt và ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp.
Tham khảo chủ đề liên quan:
Cách lập bảng dự trù kinh phí trong tổ chức sự kiện – Đầy đủ chi tiết nhất
Đơn vị nào có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện?
Tuỳ thuộc vào loại hình sự kiện mà cơ quan tiếp nhận, có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện sẽ khác nhau.
- Thủ tướng Chính phủ: có thẩm quyền cấp phép các hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao, các sự kiện liên quan đến chính trị, tôn giáo, an ninh quốc phòng, nhân quyền, bí mật quốc gia.
- Thủ trưởng cơ quan Nhà nước ở TW, địa phương: có thẩm quyền cấp phép các hội nghị, sự kiện quốc tế của địa phương.
- Cơ quan TW của các tổ chức nhân dân: có thẩm quyền cấp giấy phép với các sự kiện, hội nghị theo quy định của Bộ Chính trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng.
- Bộ/Sở thông tin truyền thông: có thẩm quyền cấp phép cho các sự kiện họp báo, công bố, tuyên truyền, sự kiện có sự tham gia của đơn vị, cá nhân ngoài phạm vi lãnh thổ.
- Bộ/Ban chỉ huy quân sự/Bộ tư lệnh công binh/Tổng Cục (Cục) An ninh: có thẩm quyền cấp phép các sự kiện có sử dụng đèn trời, pháo hoa, khinh khí cầu, các sự kiện có Chính phủ tham gia.
- Sở văn hóa và thể thao du lịch/Cục nghệ thuật biểu diễn/Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: có thẩm quyền cấp phép cho các sự kiện giải trí, ca nhạc, liveshow, khánh thành, khai trương, tiệc thành lập…
- Trung tâm bảo vệ quyền tác giả: có thẩm quyền cấp phép cho các sự kiện có sử dụng âm nhạc do nhạc sĩ sáng tác và có đăng ký bản quyền.
Chi tiết quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện
Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện cần tuân thủ theo quy định của Pháp luật, mọi thủ tục đều phải đảm bảo tính trung thực và hợp pháp.
Chuẩn bị hồ sơ
Thời gian
Tuỳ thuộc vào tính chất của sự kiện và cơ quan cấp phép mà sẽ có thời gian tiếp nhận hồ sơ khác nhau. Với những sự kiện cần duyệt phác thảo sẽ phải nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức trước ít nhất 30 ngày, còn lại những sự kiện khác thường ít nhất là 10 ngày trước khi sự kiện diễn ra.
Các giấy tờ cần chuẩn bị
Về cơ bản sẽ bao gồm:
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc văn bản chứng nhận tư cách pháp lý của đơn vị tổ chức sự kiện.
- Bản chính có dấu đỏ đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.
- Bản chính có dấu đỏ kịch bản nội dung sự kiện hoặc kế hoạch, đề án tổ chức sự kiện.
- Bản chính có dấu đỏ của văn bản cam kết thực thi đầy đủ các quy định của pháp luật về quyền tác giả hoặc bản sao hợp đồng với tác giả hoặc chủ sở hữu quyền tác giả.
- Bản sao công chức hợp đồng thuê địa điểm tổ chức (nếu có).
- Hợp đồng thuê tổ chức sự kiện nếu thuê ngoài đơn vị tổ chức sự kiện.
- Giấy ủy quyền của bạn cho đơn vị tổ chức sự kiện (nếu doanh nghiệp thuê công ty dịch vụ tổ chức sự kiện tổ chức).
- Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt đối với các chương trình sự kiện có quân nhạc, văn công, có lực lượng địa phương tham gia. Chuẩn bị 03 bản: 01 bản nộp Cục Tác quyền, 01 bản nộp Sở Văn hóa Thể thao & Du lịch, 01 bản doanh nghiệp giữ.
- Các giấy tờ liên quan khác theo từng loại hình sự kiện.
Bước chuẩn bị giấy tờ này rất quan trọng trong quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện. Nếu không có kinh nghiệm, đơn vị rất có thể gặp trường hợp chuẩn bị sai, thiếu giấy tờ, phải bổ sung sửa đổi nhiều lần, làm kéo dài thời gian được cấp phép.
> Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện – Đầy đủ, chuẩn xác nhất 2024
> Mẫu hợp đồng cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện – Chi tiết, mới nhất 2024
Nộp hồ sơ và lệ phí xin giấy phép tổ chức sự kiện đến cơ quan có thẩm quyền
Có thể nộp qua 3 hình thức chính:
- Nộp trực tiếp.
- Chuyển phát nhanh.
- Nộp Online qua Cổng Dịch Vụ Công.
Chờ cơ quan có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu (nếu cần thiết).
- Đợi kết quả: Sau khi nộp hồ sơ xin giấy phép, bạn sẽ phải chờ cơ quan có thẩm quyền xem xét, kiểm tra xem hồ sơ của bạn có đầy đủ thông tin, thủ tục theo quy định hay không.
- Bổ sung hồ sơ (nếu cần): Nếu hồ sơ của bạn còn thiếu hoặc chưa rõ ràng, cơ quan sẽ yêu cầu bạn bổ sung thêm các giấy tờ cần thiết. Bạn cần chuẩn bị và nộp lại những giấy tờ này để quá trình xét duyệt được tiếp tục.
Nhận giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền, kết thúc quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện.
- Kết quả cuối cùng: Sau khi hồ sơ của bạn được duyệt hoàn tất và đáp ứng đủ các yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp cho bạn giấy phép tổ chức sự kiện. Giấy phép này là bằng chứng cho phép bạn được tổ chức sự kiện theo đúng nội dung đã đăng ký.
- Hoàn tất thủ tục: Việc nhận được giấy phép đánh dấu sự kết thúc quá trình xin giấy phép tổ chức sự kiện.
Tuấn Việt Media – đơn vị chịu trách nhiệm xin giấy phép tổ chức và tổ chức sự kiện trọn gói
Với thời gian 12 năm hình thành và phát triển, Tuấn Việt Media đã tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ, trong đó có rất nhiều sự kiện mang tính chất đặc biệt, cần xin cấp giấy phép mới được phép tổ chức.
Với những doanh nghiệp, đơn vị lần đầu tổ chức sự kiện thì việc làm này có thể tốn nhiều công sức, nhưng với những kinh nghiệm đúc rút được và kiến thức vững vàng về quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện, chúng tôi hoàn toàn có thể hoàn thành thủ tục này một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Ngoài hỗ trợ xin giấy phép tổ chức sự kiện, hiện nay Tuấn Việt Media còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm:
- Lập kế hoạch, phối hợp với khách hàng lên ý tưởng kịch bản, trang trí sân khấu, bố trí không gian.
- Cung cấp đầy đủ trang thiết bị cho sự kiện, bao gồm bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, thiết bị che nắng, làm mát, sưởi ấm, cổng chào, thảm đỏ, gian hàng hội chợ, băng cắt khai trương.
- Cung cấp nhân sự: MC, PG, ca sĩ, vũ công, ban nhạc, đội xiếc, chú hề, múa lân, ảo thuật, book KOLs sự kiện, đội kỹ thuật âm thanh ánh sáng, đội media, nhân sự chạy sự kiện và hỗ trợ khắc phục sự cố.
- Tổ chức tiệc sự kiện theo yêu cầu, chuẩn bị mâm cúng khai trương, khánh thành…
- Dịch vụ khác: in tờ rơi, hashtag, standee quảng cáo sự kiện.
Với hệ thống kho bãi phủ rộng khắp các quận của Hà Nội, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tâm huyết, Tuấn Việt Media cam kết sẽ mang đến những sự kiện hoàn hảo nhất với giá tốt nhất. Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện, xin giấy phép tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số Hotline 0975.88.93.98 để được tư vấn miễn phí và cơ hội nhận chiết khấu đến 30% giá trị đơn hàng.
Tham khảo:
> Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói – Chiết khấu lên tới 30% kèm nhiều ưu đãi khác
> Gợi ý quy trình tổ chức sự kiện từ A-Z – Tuấn Việt Media
