Lập thành công một Proposal sự kiện hoàn chỉnh là bước quan trọng để thuyết phục đối tác đồng ý triển khai theo kế hoạch của bạn. Proposal cần thể hiện rõ ý tưởng, kế hoạch chi tiết, giúp khách hàng đánh giá được tiềm năng thực hiện sự kiện đó. Tuy nhiên, nếu bạn chưa biết bắt đầu như thế nào, hãy cùng theo dõi cách làm proposal sự kiện chuyên nghiệp mà Tuấn Việt Media sẽ chỉ bạn ngay tại bài viết dưới đây.
Mục lục
- 1 Proposal sự kiện là gì? Proposal trong tổ chức sự kiện có ý nghĩa như thế nào?
- 2 Cách làm proposal event chuyên nghiệp, hấp dẫn
- 3 Lưu ý quan trọng khi làm Proposal trong tổ chức sự kiện
- 4 Ví dụ về mẫu proposal sự kiện thu hút
- 5 Một số sự kiện được đấu thầu và tổ chức thành công bởi Tuấn Việt Media
Proposal sự kiện là gì? Proposal trong tổ chức sự kiện có ý nghĩa như thế nào?
Proposal sự kiện là một tài liệu trình bày cụ thể kế hoạch tổ chức một sự kiện, bao gồm các thông tin về mục tiêu, chủ đề, đối tượng tham gia, thời gian, địa điểm, chương trình và ngân sách.
Mục đích của proposal là thuyết phục các bên liên quan, như nhà tài trợ/ ban lãnh đạo tin tưởng vào kế hoạch để tham gia hỗ trợ hoặc đồng ý bàn giao cho đơn vị tổ chức.
Chính vì vậy, Proposal Event cần đáp ứng những tiêu chuẩn khắt khe, phản ánh đúng thực tế diễn ra bằng những dẫn chứng thuyết phục.
Cách làm proposal event chuyên nghiệp, hấp dẫn
Nghiên cứu kỹ lưỡng đối tượng
Trước khi bắt đầu viết proposal, bạn cần nắm bắt thông tin về sự kiện, và hiểu rõ đối tượng nhận là ai: nhà đầu tư, khách hàng doanh nghiệp, hay đối tác. Mỗi nhóm sẽ có những yêu cầu và kỳ vọng riêng:
Nhà đầu tư: quan tâm đến khả năng sinh lời, chi phí đầu tư và lợi ích tài chính từ sự kiện.
Khách hàng doanh nghiệp: muốn biết cách sự kiện sẽ giúp họ tiếp cận thị trường, quảng bá sản phẩm và nâng cao thương hiệu.
Đối tác: quan tâm đến cơ hội hợp tác và khả năng phối hợp trong sự kiện
Hiểu rõ đối tượng sẽ giúp bạn xây dựng được đúng nội dung phù hợp, nhấn mạnh đúng những gì họ quan tâm.
Xây dựng ý tưởng
Để xây dựng ý tưởng hay, chạm đến cảm xúc đối tác, bạn cần nắm chắc mục đích tổ chức sự kiện và thông điệp khách hàng hướng tới. Ý tưởng sáng tạo là yếu tố cốt lõi để thu hút và tạo nên sự khác biệt cho sự kiện. Hãy đảm bảo rằng ý tưởng độc đáo đó phản ánh được mục tiêu và nhu cầu của khách hàng.
Bạn có thể áp dụng nghệ thuật kể chuyện lồng ghép vào ý tưởng Proposal. Những chi tiết nối tiếp nhau được kể lại một cách hấp dẫn bao giờ cũng thu hút người nghe hơn những gạch đầu dòng cứng nhắc. Điều này có thể cuốn khách hàng vào trong proposal của bạn và giúp họ hiểu được thông điệp một cách tự nhiên.
Lập kế hoạch chi tiết và trình bày proposal chuyên nghiệp
Kế hoạch càng chi tiết càng tốt, bao gồm mọi khía cạnh từ địa điểm, thời gian, nhân sự sự kiện, thiết bị sự kiện, bữa tiệc, quà tặng, đến các hoạt động nhỏ nhất.
Hãy đảm bảo rằng proposal được sắp xếp logic, rõ ràng. Sử dụng tiêu đề phụ, bảng biểu, hình ảnh minh họa để làm rõ các ý tưởng.
Một Proposal Event chuyên nghiệp cần đảm bảo tối thiểu có 4 phần nội dung chính dưới đây:
Trang bìa
Trang bìa cần thiết kế ấn tượng và chứa thông tin cơ bản như:
Tên sự kiện
Tên công ty tổ chức
Thời gian, địa điểm dự kiến
Logo công ty và đối tác (nếu có)
Giới thiệu tổng quan về đơn vị bạn và tổng quan ý tưởng
Đây là phần đầu tiên người đọc sẽ xem qua, nó quyết định đến việc họ có hứng thú đọc tiếp hay không, vì vậy cần viết ngắn gọn, súc tích và hấp dẫn. Bạn cần cho người xem biết được đơn vị bạn là ai, lý do tại sao có sự kiện này, mục đích là gì. Từ đó hãy nêu bật ý tưởng chủ đạo và lý do tại sao nó đáng để thực hiện.
Phần này bạn cũng có thể đưa thêm một số thông tin chi tiết về:
Thời gian biểu chi tiết
Địa điểm tổ chức, lý do chọn địa điểm.
Số lượng khách mời dự kiến
Danh sách và vai trò của nhân viên tham gia tổ chức
Thông tin liên hệ với doanh nghiệp bạn
Giải quyết những nỗi đau mà khách hàng đang gặp phải
Đây là một phần vô cùng quan trọng giúp bạn nắm chắc cơ hội được duyệt proposal hay không. Ở phần này bạn cần thể hiện cho đối tác biết là “Bạn thực sự hiểu những gì họ muốn và biết cách làm thế nào để đạt được điều đó”.
Trong phần này bạn có thể khai thác chuyên sâu một số nội dung như: Phân tích chân dung khách hàng mục tiêu của đối tác, các yếu tố tác động đến sản phẩm cũng như quyết định của khách hàng mục tiêu, hiểu được mong muốn sẽ mang đến cho khách hàng mục tiêu điều gì sau sự kiện và những giải pháp bạn có thể cung cấp,…
Trình bày chi tiết về những ý tưởng và đề xuất của bạn
Phần này có thể được xem là linh hồn chính của Proposal Event, nơi phác thảo chi tiết về sự kiện. Mục tiêu chính là bạn cần diễn giải để đối tác thấy được những giải pháp, ý tưởng bạn đưa ra là những ý tưởng mới mẻ và hoàn toàn khắc phục được những vấn đề của họ một cách thực tế, đồng thời đáp ứng được chính xác mục đích sự kiện.
Bạn cần trình bày các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện, diễn giả đề xuất, timeline và ý nghĩa từng hoạt động. Đây là cơ hội để thể hiện hết chuyên môn và kinh nghiệm tổ chức sự kiện của doanh nghiệp bạn.
Mọi sự kiện đều cần ngân sách đồng thời có tiềm ẩn rủi ro. Vậy nên, để tăng sự ấn tượng, bạn hãy đề xuất thêm ngân sách dự kiến cho từng hạng mục (như chi phí thuê địa điểm, thuê thiết bị sự kiện, nhân sự sự kiện, ăn uống, quà tặng,….), cùng theo đó là các biện pháp giảm thiểu rủi ro (như: rủi ro thời tiết, các sự cố kỹ thuật, bảo đảm an ninh và an toàn cho khách tham dự…).
Ngoài ra, bạn có thể lên một kế hoạch truyền thông bài bản, gồm:
Kênh truyền thông: Mạng xã hội, email marketing, báo chí, truyền hình,…
Chiến lược quảng bá: Các chiến dịch trước, trong và sau sự kiện.
Trình bày thế mạnh chuyên môn, thành tích đơn vị bạn
Ở phần 3.2 khách hàng đã nắm được một số thông tin tổng quan nhất để nhận biết về công ty bạn, tuy nhiên không tránh khỏi những lo lắng, nghi ngờ. Vì vậy, ở phần này bạn cần tạo niềm tin tuyệt đối cho đối tác.
Bạn nên trình bày thật chi tiết về những điểm mạnh của đơn vị bạn so với những đơn vị khác cũng đang đấu thầu dự án này, trình bày ưu điểm về đội ngũ nhân sự tài năng, những dự án của các doanh nghiệp lớn mà bạn đã phụ trách, những kết quả sau sự kiện mà các doanh nghiệp đó có được… Những dẫn chứng thể hiện dưới dạng con số, bảng biểu sẽ là những bằng chứng thuyết phục nhất cho sự uy tín của đơn vị bạn.
Lưu ý quan trọng khi làm Proposal trong tổ chức sự kiện
Khi lập một proposal event chuyên nghiệp bạn cần lưu ý những yếu tố sau:
Ngắn gọn và súc tích: tránh việc kéo dài nội dung không cần thiết. Hãy viết ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin cần thiết, đảm bảo dễ hiểu và trực tiếp vào trọng tâm.
Cung cấp số liệu cụ thể: nếu có thể, hãy sử dụng số liệu và thông tin từ các sự kiện trước đó để chứng minh hiệu quả của kế hoạch.
Tạo sự khác biệt: hãy nghĩ đến các ý tưởng mới lạ để làm nổi bật sự kiện, gây ấn tượng với đối tác để cạnh tranh với hàng trăm đơn vị tổ chức sự kiện ngoài kia.
Ví dụ về mẫu proposal sự kiện thu hút
Mời bạn cùng tham khảo mẫu proposal đơn giản và đẹp mắt dưới đây:
Mẫu Proposal sự kiện đơn giản với tone xanh lá
Một số sự kiện được đấu thầu và tổ chức thành công bởi Tuấn Việt Media
Sự kiện khai trương Vintech – Thực hiện bởi Tuấn Việt Media
Kỷ niệm 50 năm thành lập khoa thiết bị bệnh viện Bạch Mai – Thực hiện bởi Tuấn Việt Media
Lễ mở bán Vinhome Smart City – Thực hiện bởi Tuấn Việt Media
> Mời bạn tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Tuấn Việt Media
Trên đây là 4 bước để lập thành công proposal event chuyên nghiệp và ví dụ cụ thể mà Tuấn Việt Media gửi đến bạn. Hy vọng những kiến thức trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về proposal và dễ dàng mang được dự án về cho doanh nghiệp mình.
Tham khảo một số nội dung cần thiết trước khi tổ chức sự kiện:
> Những rủi ro trong tổ chức sự kiện và cách giải quyết hiệu quả
> Kế hoạch tổ chức sự kiện
> Event Agency Là Gì? – Lựa chọn Event Agency cần dựa trên những tiêu chí gì?
