Năm nào cũng phải ăn tất niên, nhưng năm nào cũng mắc đi mắc lại một trong những sai lầm không đáng có khi tổ chức tiệc tất niên, đó là vấn đề Tuấn Việt Media thường hay nghe khách hàng tâm sự mỗi khi dịp Tết cận kề. Vậy những sai lầm thường gặp khi tổ chức tiệc tất niên là gì? Cần phải làm gì để tránh được chúng cũng như phải giải quyết chúng ra sao? Hãy cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Những sai lầm thường gặp khi tổ chức tất niên
Tiệc tất niên là một trong những sự kiện thường niên quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, đây là khoảnh khắc lắng đọng để mọi người có thời gian nhìn lại hành trình sau một năm đồng hành cùng nhau. Tuy nhiên việc tổ chức tiệc tất niên trọn gói tự túc hoặc đối với những doanh nghiệp mới tổ chức lần đầu tiên không thể nào tránh được những sai sót. Những sai lầm phổ biến thường thấy có thể là:
Lựa chọn sai địa điểm tổ chức
Một trong những sai lầm phổ biến đó là chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Địa điểm tổ chức có thể là trong nhà hoặc ngoài trời, nội bộ hoặc thuê ngoài, điều này phụ thuộc rất nhiều vào ngân sách của chương trình và văn hoá của doanh nghiệp. Việc lựa chọn sai địa điểm tổ chức có thể khiến cho mọi người không được thoải mái và ảnh hưởng đến không khí của buổi tiệc.
Xây dựng chương trình không phù hợp với văn hoá doanh nghiệp
Kịch bản chương trình chính là thứ gắn kết mọi người lại cùng với nhau, một chương trình hoành tráng, có nhiều tiết mục biểu diễn hay một bữa tiệc ấm cúng, khép kín hoàn toàn có thể ảnh hưởng đến cảm xúc của khách mời và quyết định độ nhiệt tình của mọi người trong bữa tiệc. Đây là yếu tố rất quan trọng để tạo nên ấn tượng của khách mời về doanh nghiệp của bạn.
> Xem thêm: Chủ đề Year End Party hấp dẫn – Gợi ý những chủ đề hot – trending và văn minh
Dự trù ngân sách chưa tối ưu
Chương trình sẽ được xây dựng như thế nào một phần bị chi phối bởi ngân sách của sự kiện, nếu chưa bao giờ tổ chức tất niên hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm, có thể bạn sẽ bị hao tốn ngân sách vào những hạng mục thừa mà tốn kém, thay vào đó những hạng mục quan trọng lại bị xem nhẹ và không được đầu tư xứng đáng, làm cho sự kiện tuy tốn nhiều ngân sách nhưng lại không được tươm tất như mong muốn.
> Tham khảo thêm: Chi phí tổ chức tất niên – Liệt kê từng hạng mục và hướng dẫn cách tối ưu
Không lường trước những rủi ro có thể xảy ra trong chương trình
Trong quá trình lên danh sách hạng mục cần thực hiện, nhiều người thường bỏ quên đi mục dự trù rủi ro trong chương trình dẫn đến khi có vấn đề xảy ra sẽ không kịp xử lý nữa dẫn đến sự kiện không được thành công.
Lựa chọn đơn vị tổ chức chưa phù hợp
Điều quan trọng nhất khi tổ chức tiệc tất niên chính là lựa chọn được một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, nhiệt tình để gửi gắm sự kiện của bạn. Vì đơn vị tổ chức sự kiện sẽ chịu trách nhiệm cho tất cả hạng mục trong sự kiện của bạn, để chương trình mượt mà thì vai trò của đơn vị sự kiện chính là một trong những yếu tổ quyết định.
Làm sao tránh các rủi ro về thời gian, chi phí và chất lượng
Hiểu rõ về doanh nghiệp của bạn
Việc đầu tiên cần làm để tránh những rủi ro là hiểu rõ về truyền thống, văn hoá của doanh nghiệp mình, điều này sẽ quyết định đến rất nhiều yếu tố khác như địa điểm, concept chương trình, các hoạt động sẽ diễn ra,…..
Ví dụ như doanh nghiệp của bạn trẻ, thích sự sôi động thì cần xây dựng chương trình nhiều mini games, cuộc thi cạnh tranh có yếu tố sáng tạo,….
Hoặc nếu doanh nghiệp của bạn gồm nhiều độ tuổi, tuy nhiên mọi người thường ưa thích không gian ấm cúng, riêng tư thì có thể tổ chức ngay tại khuôn viên công ty (nếu có điều kiện),…..
Có kế hoạch tránh những rủi ro không đáng có
Khi lên những hạng mục cần làm, dự trù rủi ro là việc bắt buộc phải làm nếu muốn sự kiện diễn ra được mượt mà, các yếu tố rủi ro có thể là thời tiết, phát sinh thêm đồ, các yếu tố chủ quan như thay đổi số lượng người tham gia, thay đổi lượng ngân sách,….. cần dự trù những rủi ro này để không bị động trong việc xử lý.
Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Để việc lên kế hoạch và quản lý sự kiện được diễn ra đúng tiến độ, ít sai sót nhất, việc lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là điều cần thiết, đơn vị đó cần đạt được những tiêu chí cơ bản:
Có nhiều ý tưởng sáng tạo và kinh nghiệm tổ chức dày dặn
Có năng lực cung cấp thiết bị, nhân sự lớn, chất lượng
Nhiệt tình, chuyên nghiệp trong cách làm việc và xử lý phát sinh.
Bí quyết xử lý các tình huống bất ngờ trong buổi tiệc
Tìm hiểu kỹ để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp
Dựa trên những hiểu biết về doanh nghiệp của bạn cần tìm hiểu kỹ về địa điểm dự kiến để tổ chức sự kiện. Ví dụ công ty nhiều các bạn trẻ, năng động, có thể tổ chức sự kiện ngoài trời, YEP kết hợp du lịch hoặc tổ chức tại địa điểm có thể tổ chức team building,…
Ngược lại, nếu công ty có nhiều người lớn tuổi, thích sự riêng tư, có thể tổ chức tại các nhà hàng, khách sạn, trung tâm tiệc cưới, hoặc ở trong khuôn viên của công ty bạn.
Ngoài ra bạn cũng cần trao đổi rõ với đơn vị quản lý địa điểm để nhận được sự hỗ trợ 100% từ nhân sự bên địa điểm, đảm bảo chất lượng chương trình.
Chuẩn bị tất cả những phương án dự phòng cho những rủi ro đã có thể nhìn thấy trước
Khi đã lên kế hoạch kỹ về những rủi ro có thể xảy ra, bạn có thể chuẩn bị phương án dự phòng trước để không bị bất ngờ. Ví dụ như ô, dù,… đề phòng khi trời mưa. Hoặc chuẩn bị tiệc tất niên dư/bớt dựa theo dự đoán về số lượng khách mời sẽ tham gia.
Phối hợp chặt chẽ với đơn vị tổ chức sự kiện mà bạn đã lựa chọn
Quá trình làm việc với đơn vị tổ chức sự kiện cần có sự liên kết chặt chẽ và liên tục để cả hai bên nắm được các thông tin kịp thời, từ đó có thể giải quyết các tình huống xảy ra một cách trơn tru và giúp cho chương trình diễn ra thành công tốt đẹp.
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp trọn gói
Tuấn Việt Media là đơn vị tổ chức tiệc tất niên trọn gói uy tín, có kinh nghiệm trên 12 năm về tổ chức tất niên tại Hà Nội, chúng tôi là đơn vị tổ chức tất niên đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn như Đất Xanh Miền Bắc, Klever Fruit, VNPT, Hapam, Viettel,….
Tư vấn ý tưởng chương trình: với kinh nghiệm nhiều năm tổ chức YEP, Tuấn Việt sở hữu một kho đồ sộ những ý tưởng tổ chức YEP siêu hấp dẫn, độc đáo dựa trên văn hóa doanh nghiệp của bạn, đem đến một đêm tiệc bùng nổ.
Trang thiết bị số lượng lớn: chúng tôi là một trong những đơn vị sở hữu hệ thống kho bãi và lượng thiết bị lớn, cung cấp cho những sự kiện lên đến hàng nghìn người.
Nhân sự chất lượng: đội ngũ nhân sự đến từ Tuấn Việt Media đều có ngoại hình trẻ trung, phong thái làm việc chuyên nghiệp và đã từng chạy rất nhiều chương trình lớn. Chúng tôi tự tin cung cấp nhân sự chất lượng từ kỹ thuật vận hành đến nghệ sĩ biểu diễn.
Nhiệt tình, tận tâm: ekip của Tuấn Việt Media luôn theo sát khách hàng trong từng bước đi để đảm bảo chương trình diễn ra trên cả sự mong đợi của quý khách hàng.
> Tham khảo thêm: Dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói – Tuấn Việt Media
Hãy để Tuấn Việt Media đồng hành cùng bạn, hạn chế tối đa những sai lầm thường mắc phải khi tổ chức sự kiện tất niên bằng cách gọi ngay đến hotline 0985 444 859 để được tư vấn và báo giá miễn phí. Tuấn Việt Media đang có nhiều chương trình ưu đãi đầy hấp dẫn với mức chiết khấu lên đến 30%.
Tham khảo thêm một số nội dung hữu ích khác:
> Kế hoạch tổ chức tất niên – Tư vấn chi tiết từ A-Z
> Cách trang trí tất niên đẹp – Gợi ý những cách trang trí tất niên thu hút
> Phông nền tất niên 2024 – Tuấn Việt Media
