Sự kiện tất niên là một trong những sự kiện lớn trong năm cần đầu tư nhiều chi phí của bất kỳ doanh nghiệp nào, giữa vô vàn thiết bị sự kiện, cần lựa chọn làm sao để đáp ứng được tiêu chí phục vụ đầy đủ nhu cầu sử dụng theo chương trình nhưng đi đôi cùng đó cũng là sự tối ưu về chi phí để phù hợp với ngân sách của công ty.
Vậy phải làm thế nào để có thể lựa chọn được thiết bị tổ chức tất niên phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp? Hãy để Tuấn Việt Media giải đáp cho bạn nhé!
Mục lục
Những yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách dành cho danh mục thiết bị trong sự kiện tất niên
Thời gian – Địa điểm tổ chức sự kiện
Nếu là địa điểm thuê ngoài còn cần xem xét đến các yếu tố về di chuyển, các dịch vụ ăn uống tại địa điểm, chi phí phải trả khi mang các hạng mục thiết bị khác bên ngoài vào setup, chi phí thuê thêm thời gian để setup cho sự kiện,..
Thời gian tổ chức tất niên thường là thời điểm cuối năm, vì thế thời điểm đặt thuê dịch vụ cũng như chốt lịch cũng sẽ quyết định một phần đến các chính sách ưu đãi và giảm giá.
Số lượng khách mời dự kiến
Ngoài đối tượng tham dự là cán bộ nhân viên của công ty, khách mời tham dự còn có thể là đối tác, khách hàng, quyết định nhiều đến phần chi phí cho tiệc tối cùng với ngân sách về quà tặng trong chương trình cũng như sau khi kết thúc chương trình.
Concept chính của chương trình.
Yếu tố quyết định phần lớn ngân sách của sự kiện, concept của chương trình sẽ quyết định đến số lượng các hạng mục trong chương trình, vật liệu thi công, chi phí thuê/sản xuất mới các thiết bị được sử dụng trong sự kiện.
Cách lựa chọn các hạng mục để tối ưu chi phí cho tiệc tất niên
Một số điều bạn có thể làm để tối ưu được chi phí có thể là:
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Một địa điểm tiết kiệm chi phí là một địa điểm phù hợp với nhu cầu sử dụng và ngân sách của sự kiện. Chi phí để thuê một địa điểm tổ chức sự kiện – bao gồm cả ăn tiệc và bàn ghế ăn tiệc, thường chiếm đến 50 – 60% chi phí của tổng sự kiện, nhưng các thiết bị được trang bị sẵn tại địa điểm như âm thanh – ánh sáng, backdrop, các hạng mục decor,…. lại không được tận dụng triệt để mà vẫn phải mang từ bên ngoài vào với một mức chi phí charge thêm cho việc chuyển đồ.
> Xem thêm: Tổ chức tất niên tại công ty hay ngoài trời – Phương án nào tối ưu?
Xây dựng concept chương trình dựa trên văn hoá công ty và đối tượng khách mời phù hợp
Đối với khu vực sân khấu
Một chương trình tất niên thường sẽ được xây dựng với chương trình biểu diễn với timeline khá dày, thậm chí còn được đầu tư vô cùng công phu nhưng các tiết mục chủ yếu lại đến từ những người không chuyên. Chính vì thế một sân khấu hoành tráng với màn LED lớn, hình ảnh mượt mà, hệ thống âm thanh “nịnh giọng”, một giàn ánh sáng chuyên nghiệp, lung linh chính là hạng mục xứng đáng để đầu tư và bỏ nhiều kinh phí.
Đối với khu vực check in
Không như nhiều người vẫn nghĩ, khu vực check in lại không phải là nơi tốn nhiều chi phí, bởi những mẫu decor hiện nay trên thị trường có rất nhiều chất liệu và cách thi công khác nhau, đơn giản, thanh lịch nhưng lại không hề tốn kém.
Ngân sách dành cho các hạng mục minigames
Để tiết kiệm chi phí bạn có thể cân nhắc lựa chọn những games có sẵn hoặc games không đạo cụ để đưa vào chương trình. Tuy nhiên list games hiện đang có sẵn trên thị trường đã trở nên đại trà và không còn mới lạ nữa, để cập nhật được những games và quà tặng độc quyền hơn, bạn có thể thuê MC hoặc công ty chuyên tổ chức sự kiện cuối năm tư vấn.
> Tổng hợp 15 trò chơi tất niên cuối năm thú vị hấp dẫn – Tuấn Việt Media
Đối với khu vực tổ chức sự kiện
Ở khu vực khách mời ngồi dự tiệc, cần cân nhắc lựa chọn loại bàn ghế tốt, mẫu mã lịch sự sang trọng. Ưu điểm khi thuê bàn ghế ăn tiệc ngoài đó chính là không bị hạn chế về mẫu mã như trong nhà hàng, bạn có thể lựa chọn được nhiều mẫu bàn ghế với nhiều mức giá khác nhau sao cho phù hợp với ngân sách của bạn.
Lựa chọn dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói
Một giải pháp hiệu quả để tối ưu chi phí và nhanh gọn đó chính là sử dụng dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói tại những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín. Không còn phải đau đầu để cân đo đong đếm các hạng mục sao cho vừa, bạn chỉ cần đưa ra ngân sách và yêu cầu về sự kiện, công ty tổ chức sự kiện sẽ trực tiếp tư vấn, khảo sát và lên báo giá sát với “túi tiền” của bạn nhất có thể.
Tham khảo các chủ đề liên quan khác:
> 9 Ý tưởng tổ chức tất niên cuối năm – Ấn tượng và đặc sắc
> Kịch bản Year end Party hay, có kèm lời dẫn MC – Tuấn Việt Media
Tuấn Việt Media – Công ty cho thuê thiết bị tất niên trọn gói
Tuấn Việt Media là đơn vị cung cấp dịch vụ thiết bị tổ chức tất niên trọn gói với kinh nghiệm trên 12 năm tổ chức sự kiện tất niên tại Hà Nội. Chúng tôi vinh dự được là đối tác nhiều năm tổ chức tất niên trọn gói cho nhiều doanh nghiệp lớn như: Đất Xanh Miền Bắc, KB Fina, Xuân Cầu Holding, Hapam Việt Nam,…. và nhận được nhiều phản hồi cũng như sự tin tưởng của khách hàng.
Chúng tôi tự hào là một trong những đơn vị tổ chức Trung thu dày dặn kinh nghiệm, uy tín hàng đầu tại Hà Nội và sở hữu cho mình:
Đội ngũ nhân sự: giàu kinh nghiệm, ý tưởng sáng tạo, được học hỏi và phát triển để mang lại những sự kiện chuyên nghiệp, ấn tượng nhất.
Trang thiết bị hiện đại: sở hữu hệ thống số lượng lớn thiết bị tại Hà Nội, Tuấn Việt Media luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Quy trình làm việc: chuyên nghiệp, minh bạch trong công việc. Từ quy trình, cách thức triển khai, đến giám sát đều được thực hiện chuyên nghiệp.
Dịch vụ tận tâm, chu đáo: đến với chúng tôi, bạn sẽ được đội ngũ nhân viên tư vấn và hỗ trợ khảo sát địa điểm miễn phí, đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản với tay nghề cao, xử lý tốt sự cố phát sinh.
Tuấn Việt Media đang có nhiều chương trình ưu đãi lớn cuối năm dành cho những khách hàng nhanh tay liên hệ chốt đơn ngay trong tháng 12 năm 2024 mới mức chiết khấu cao lên đến 30%. Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện tiệc tất niên trọn gói vui lòng liên hệ hotline 0985 444 859 để nhận được tư vấn và báo giá sớm nhất.
