Thị trường trà sữa tại Việt Nam luôn là một chảo lửa cạnh tranh vô cùng khốc liệt nhưng cũng mang lại tiềm năng lợi nhuận vô cùng lớn, chính vì thế mà ngày càng nhiều quán trà trà sữa được khai trương mỗi năm.
Tuấn Việt Media là đơn vị có kinh nghiệm dày dặn trong việc tổ chức khai trương quán trà sữa trọn gói tại Hà Nội. Vậy quy trình lập kế hoạch khai trương quán trà sữa như thế nào? Trong sự kiện cần có những hạng mục cơ bản gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
- 1 Những hạng mục cơ bản được sử dụng trong sự kiện khai trương quán trà sữa
- 2 Quy trình tổ chức khai trương quán trà sữa
- 3 Những lưu ý khi tổ chức khai trương quán trà sữa
- 4 Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức khai trương quán trà sữa uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội
Những hạng mục cơ bản được sử dụng trong sự kiện khai trương quán trà sữa
Lễ khai trương tuy đơn giản nhưng cần sự tỉ mỉ, chỉn chu để đánh dấu một khởi đầu mới thuận lợi. Cũng giống như bao sự kiện khai trương khác, một lễ khai trương quán trà sữa cũng bao gồm những hạng mục cơ bản sau:
Các thiết kế của sự kiện
Các ấn phẩm tại sự kiện sẽ là hình ảnh tạo ấn tượng mạnh với khách hàng và khách mời tham dự, những ấn phẩm như backdrop khai trương, standee, banner,…. cần được lên kế hoạch thực hiện sớm và chỉnh sửa đúng với ý đồ, tinh thần và nội dung mà bạn muốn truyền tải.
Thiết bị sự kiện
Để biến những ý tưởng về không gian sự kiện thành hiện thực thì các hạng mục về thiết bị phải được lựa chọn kỹ càng và theo một concept thống nhất, các hạng mục thiết bị cơ bản sẽ có trong sự kiện khai trương quán trà sữa bao gồm:
- Sân khấu – backdrop sự kiện: là nơi chủ cửa hàng ra mắt với khách mời và cũng diễn ra nghi lễ cắt băng quan trọng đánh dấu sự đi vào hoạt động của quán.
Lưu ý lựa chọn phong cách trang trí sân khấu – backdrop phù hợp với tinh thần của thương hiệu
- Hệ thống âm thanh: đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc điều tiết nhịp độ, cảm xúc của khách mời để mang đến những ấn tượng tốt dành cho quán.
- Bàn ghế sự kiện: Bàn ghế dành cho sự kiện khai trương thường là bàn ghế banquet lịch sự dành cho đại biểu, khách mời, đối tác hoặc là những khách hàng vãng lai may mắn ghé thăm quán của bạn.
Ghế banquet và bàn IBM là hai “gương mặt” thường xuất hiện nhiều tại các buổi lễ khai trương
- Đạo cụ cắt băng khai trương: tùy vào nhu cầu bạn có thể sử dụng nhiều hình thức để thực hiện nghi lễ cắt băng khai trương như dùng bộ cắt băng, khui rượu vang, cắt bánh,….
Nhân sự sự kiện
MC sự kiện: MC sự kiện là người điều phối sự kiện trên sân khấu vì thế cần lựa chọn những MC giàu kinh nghiệm, trẻ trung và ngoại hình sáng.
PG sự kiện: là người hỗ trợ đón khách cũng như hỗ trợ nghi thức cắt băng, khiến cho sự kiện trở nên sang trọng và chuyên nghiệp hơn.
- Múa lân khai trương: là một hạng mục không thể thiếu trong mỗi sự kiện khai trương, đội lân sư rồng sẽ tạo không khí hân hoan, sôi động cho sự kiện đồng thời màn múa lân xông đất cũng là yếu tố tâm linh đem lại may mắn cho cửa hàng.
- Ca sĩ/nhóm nhảy/nhóm múa/…..: góp phần tạo không khí vui vẻ hân hoan và mãn nhãn phục vụ cho khách mời tham gia sự kiện, tạo thiện cảm đầu tiên của cửa hàng đối với khách hàng.
Ngoài ra còn có những hạng mục khác giúp tạo điểm nhấn độc đáo tạo dấu ấn riêng cho cửa hàng của bạn, để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách hàng.
Hoa sự kiện
Tiệc trà
Quà tặng cho khách mời
- Trang trí không gian sự kiện,…
Quy trình tổ chức khai trương quán trà sữa
Kế hoạch tổ chức khai trương quán trà sữa cần được lên kế hoạch từ sớm để có thời gian chuẩn bị tốt nhất giúp cho sự kiện diễn ra thành công. Quy trình tổ chức khai trương quán trà sữa thường bao gồm những bước sau:
Xác định ngày giờ – địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức khai trương thường là chính tại cửa hàng với ý nghĩa cầu tài lộc cho tiệm đồng thời để khách hàng có cơ hội tham quan không gian và trải nghiệm dịch vụ ngay ngày đầu mở hàng.
Việc lựa chọn ngày tổ chức khai trương cũng vô cùng quan trọng, hầu hết liên quan đến việc xem ngày – giờ phù hợp với tuổi của gia chủ.
Lập danh sách khách mời tham dự
Sau khi xác định được thời gian tổ chức, bạn cần lập danh sách khách mời tham dự sự kiện và gửi lời mời sớm đến khách mời để họ có thời gian chuẩn bị và sắp xếp lịch tới tham gia đúng giờ.
Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Đây là bước vô cùng quan trọng quyết định đến sự thành công của sự kiện, bạn cần có sự tham khảo kỹ càng để lựa chọn được đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để cùng đồng hành trong sự kiện. Khi lựa chọn được đơn vị tổ chức sự kiện bạn cần thống nhất được những công việc sau:
Lập danh sách hạng mục cần thiết trong sự kiện và thống nhất chi phí
Để giúp bạn có cái nhìn tổng quát về sự kiện, bạn cần liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện trực tiếp qua khảo sát mặt bằng và tư vấn các hạng mục cần thực hiện sao cho phù hợp với mặt bằng để vừa tối ưu được chi phí, vừa đảm bảo thẩm mỹ cho không gian sự kiện.
Xây dựng chủ đề sự kiện và kịch bản sự kiện
Chủ đề và kịch bản của sự kiện sẽ tùy thuộc nhiều vào yêu cầu cụ thể của bạn và điều mà bạn muốn truyền tải thông qua sự kiện đến với khách hàng về cửa hàng của mình. Chính vì vậy bạn cần thật kỹ lưỡng và tỉ mỉ để xây dựng được một kịch bản chỉn chu và không thiếu phần sáng tạo.
Kịch bản thu hút – timeline khoa học là những yếu tố tạo nên thành công của buổi lễ khai trương
> Xem thêm: Kịch bản khai trương chi tiết – Tuấn Việt Media
Xây dựng phương án phòng trừ rủi ro
Các yếu tố khách quan như thời tiết, phát sinh đồ đạc, nhân sự,… là những yếu tố khó có thể kiểm soát trong quá trình lên kế hoạch, chính vì thế cần phải lên phương án dự trù cho những rủi ro này để không bị động khi có vấn đề xảy ra.
Xin giấy cấp phép tổ chức sự kiện
Cuối cùng khi đã chốt hết được tất cả thông tin, bạn cần xin giấy cấp phép tổ chức để sự kiện được diễn ra đúng theo kế hoạch. Giấy cấp phép cần được được nộp lên cơ quan chức năng ít nhất 10 ngày trước khi sự kiện diễn ra.
Những lưu ý khi tổ chức khai trương quán trà sữa
Một số lưu ý tuy nhỏ nhưng lại rất quan trọng trong quá trình lên kế hoạch và tổ chức khai trương quán trà sữa có sự quyết định đến sự thành công của sự kiện có thể là:
-
Cần đảm bảo lên kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ và mọi ý tưởng đều phù hợp với thời gian, địa điểm tổ chức, sản phẩm của cửa hàng và mong muốn của chủ cửa hàng
-
Tự tổ chức sự kiện sẽ gặp nhiều rủi ro do như không nắm rõ về thiết bị hoặc không có khả năng điều phối chương trình, vì thế cần thiết phải lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, trọn gói phụ trách khâu setup và vận hành chương trình.
-
Phòng ngừa những rủi ro về thời tiết càng cẩn thận chi tiết càng tốt, bạn nên nhờ đến sự tư vấn của những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
-
Nếu sự kiện khai trương có các hoạt động liên quan đến trưng bày, khuyến mại, bán sản phẩm,… cần đảm bảo chuẩn bị kỹ lưỡng.
-
Các sự kiện tổ chức ngoài trời cần xin phép chính quyền địa phương để được phép sử dụng vỉa hè và âm thanh trong thời gian cho phép.
Ngoài ra bạn cũng cần lưu ý khâu vận hành và tiếp đón khách hàng nhân dịp khai trương
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức khai trương quán trà sữa uy tín, chuyên nghiệp tại Hà Nội
Tuấn Việt Media tự hào là đơn vị tổ chức khai trương trọn gói chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu Hà Nội, đặc biệt là khai trương quán trà sữa nói riêng. Chúng tôi đem đến những thiết bị chất lượng tốt cùng dịch vụ cung cấp nhân sự nhiệt tình và giỏi chuyên môn.
Không phải tự nhiên mà Tuấn Việt Media trở thành một trong những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu Hà Nội, đội ngũ Tuấn Việt luôn không ngừng cập nhật các xu thế mới để xây dựng những chương trình chất lượng mà không mất đi tính truyền thống của một lễ khai trương quán trà sữa cơ bản.
Dưới đây là những gì quý khách nhận được khi làm việc cùng Tuấn Việt Media:
Quy trình làm việc rõ ràng, đơn giản: Khi gọi tới hotline của chúng tôi, khách hàng sẽ được làm việc trực tiếp với nhân viên kinh doanh, tốc độ trả lời tin nhắn nhanh và luôn có nhân viên trực số hotline để có thể hỗ trợ khách hàng bất cứ lúc nào.
Tận tâm, nhiệt tình: một nhân viên kinh doanh duy nhất sẽ làm việc với bạn từ đầu đến cuối sự kiện, theo sát từng công đoạn của sự kiện, để đảm bảo tối thiểu những rủi ro có thể xảy ra
Giá cả phải chăng: Tuấn Việt tự tin là một trong những đơn vị tổ chức khai trương tiệm cắt tóc giá tốt nhất tại Hà Nội, đồng thời khi thuê đồ với số lượng lớn hoặc sử dụng các dịch vụ trọn gói, chúng tôi có nhiều chính sách giảm giá, ưu đãi hỗ trợ để tối ưu chi phí cho khách hàng
Cam kết chất lượng và số lượng: Tuấn Việt được đảm bảo cung cấp đủ số lượng mà khách hàng yêu cầu, đúng giờ và hỗ trợ khách hàng setup khi bàn giao đồ.
Một số hình ảnh khai trương quán trà sữa – khai trương quán cà phê – quán nước do Tuấn Việt Media thực hiện:
> Tham khảo thêm: Tổ chức sự kiện khai trương trọn gói – Tuấn Việt cung cấp báo giá và tư vấn chi tiết từng hạng mục
Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay hotline 0985 444 859 để được tư vấn tốt nhất.
