Bạn đang dự định khai trương quán cafe, nhưng lại bâng khuâng không biết khai trương quán cafe như thế nào cho chu đáo và thành công như ý. Nếu vậy, đây chắc chắn là bài viết dành cho bạn.
Với 12 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, Tuấn Việt Media đã đúc kết nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình tổ chức khai trương quán cà phê. Để biết cách tổ chức khai trương quán cà phê như thế nào, hãy đọc kỹ bài viết bên dưới nhé.
Mục lục
Kế hoạch khai trương quán cafe
Có rất nhiều công việc cần chuẩn bị khi tổ chức khai trương quán cà phê, bạn cần lên check – list để theo dõi các công việc, tránh những thiếu sót không đáng có. Sau đây là một số công việc cụ thể bạn cần lưu ý:
Hoàn tất các khâu chuẩn bị tại quán cafe
Trước khi tổ chức khai trương quán cà phê và đưa vào hoạt động bạn cần đảm bảo hoàn tất các công việc quan trọng sau:
- Lên menu cho quán: Chốt danh sách các loại nước cũng như đồ ăn vặt nếu bạn có kế hoạch kinh doanh kèm theo. Khi set menu, hãy đa dạng các loại thức uống từ truyền thống đến hiện đại và những món đang hot trend để thu hút nhiều đối tượng khách hàng hơn. Bạn cũng nên tạo ra một số món đặc trưng chỉ có tại quán cà phê của bạn và đặt tên kèm theo với tên thương hiệu để tạo nên sự khác biệt và nổi bật.
- Trang trí không gian quán: Trang trí không gian quán thường bao gồm việc decor và sắp xếp bàn ghế, cũng như các mô hình trang trí khác. Khi bạn đã chốt concept và xác định ý tưởng kinh doanh rõ ràng, hãy bám sát vào ý tưởng đó để trang hoàng không gian quán cà phê. Đây là một việc quan trọng phải hoàn tất trước ngày khai trương bạn nhé.
- Chuẩn bị quầy bar: Hãy chắc chắn bạn đã chuẩn bị đầy đủ nguyên vật liệu pha chế, và sắp xếp quầy bar ngăn nắp, gọn gàng. Hiện nay, quầy bar thường được đặt nơi khách hàng có thể nhìn thấy thay vì phía trong như trước. Việc làm này giúp khách hàng quan sát nhân viên làm việc, đánh giá được chất lượng vệ sinh nước uống. Từ đó gia tăng tỉ lệ khách hàng tiếp tục đến quán cà phê của bạn.
- Nhân sự quán cà phê: Nhân sự cho quán cà phê phải kể đến như: nhân viên phục vụ, bảo vệ, pha chế, quản lý quán. Bạn cần tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên một cách bài bảng, chuyên nghiệp để mang lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất khi quán bước vào hoạt động.
Xác định thời gian và địa điểm
Xác định thời gian khai trương cũng là một việc quan trọng cần được hoạch định từ trước. Khi chốt ngày khai trương từ sớm sẽ mang đến những lợi ích sau:
- Giúp khách mời dễ dàng sắp xếp thời gian tham dự lễ khai trương quán cafe của bạn.
- Bạn sẽ biết được bạn còn bao nhiêu ngày để chuẩn bị cho việc khai trương. Nhờ vậy, bạn sẽ có cách phân bố công việc sao cho hợp lý nhất
Chủ quán cũng nên chú ý đến vấn đề tâm linh. Hãy nhờ các thầy phong thuỷ chọn trước cho bạn ngày lành tháng tốt để cử hành lễ khai trương.
Về địa điểm khai trương chắc chắn sẽ là không gian tại quán cà phê. Bạn cần lưu ý trang trí và bố trí không gian sự kiện chỉn chu và độc đáo. Mang đến sự thu hút và hợp lý để gây ấn tượng tốt nhất đến người tham dự.
Xác định quy mô
Khâu tiếp theo trong kế hoạch khai trương quán cafe là xác định quy mô tổ chức. Việc này giúp bạn có cái nhìn tổng quan để dễ dàng lên kịch bản, ý tưởng cho ngày khai trương. Đồng thời cũng thuận tiện hơn khi lên danh sách khách mời. Tuỳ vào quy mô lớn bé mà số lượng khách mời phù hợp.
Bên cạnh đó, việc xác định quy mô cũng giúp bạn phân bổ chi phí hợp lý hơn cho nhân sự hay thiết bị sự kiện.
Lên kịch bản tổ chức khai trương quán cafe
Bạn hãy lên ý tưởng và lập kịch bản chi tiết cho buổi lễ khai trương quán cafe. Hình dung những điều bạn muốn diễn ra và sắp xếp chúng một cách hợp khoa học nhất. Một kịch bản chi tiết cho ngày khai trương quán cafe sẽ góp phần tạo nên sự thành công
Thuê nhân sự và thiết bị sự kiện
Nhân sự sự kiện là một phần quan trọng nhất nhì để quyết định sự thành công của buổi lễ khai trương. Nếu nguồn nhân lực của bạn có khả năng thì hãy tận dụng để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên đối với những thể loại nhân sự cần chuyên môn và kỹ năng như MC, ca sĩ, đội múa lân sư rồng, … hãy thuê bên ngoài để đảm bảo sự kiện được diễn ra tốt đẹp nhất.
Thiết bị sự kiện thường bao gồm: sân khấu, âm thanh ánh sáng, bàn ghế khai trương, cột chấn inox, … Khi thuê thiết bị bên ngoài sẽ giúp bạn yên tâm hơn vì các công ty sự kiện sẽ gửi kèm kỹ thuật viên lành nghề để vận hành thiết bị.
Lập bảng dự trù kinh phí
Bảng dự trù kinh phí là hạng mục cần chú trọng khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Khi bạn chủ động lên trước danh sách các loại chi phí và phân bổ hợp lý sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể nguồn kinh phí và hạn chế được những khoản phát sinh không muốn.
Quy trình tổ chức khai trương
Dưới đây là quy trình cơ bản của một buổi lễ khai trương quán cafe bạn có thể tham khảo. Hãy tinh chỉnh đôi chút đề phù hợp với điều kiện, quy mô và ý tưởng của bạn nhé:
- Lễ tân tiếp đón khách mời và ổn định chỗ ngồi.
- MC tuyên bố khai mạc và giới thiệu các khách mời tham dự.
- Đại diện chủ cửa hàng tuyên bố khai trương và phát biểu cảm nghĩ.
- Múa lân khai trương mang ý nghĩa tâm linh quan trọng với ý định cầu mong may mắn và việc làm ăn thuận lợi.
- Trình chiếu các thước phim, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của cửa hàng.
- Chủ cửa hàng và các đại biểu thực hiện nghi thức cắt băng khai trương.
- Chương trình văn nghệ khuấy động buổi lễ.
- Mời khách mời vào tham quan quán cà phê.
- Chiêu đãi tiệc teabreak khai trương (hoặc tiệc mặn tuỳ yêu cầu chủ quán).
- Chủ cửa hàng lên sân khấu gửi lời cảm ơn.
- Kết thúc buổi lễ khai trương và tiễn khách.
Những lưu ý khi khai trương quán cà phê bạn cần biết
Khi tổ chức lễ khai trương quán cafe, cần lưu ý một số điều như sau để buổi lễ suôn sẻ, thành công:
Test các món nước và chạy demo quán
Trước khi chính thức khai trương, chủ quán phải kiểm tra mùi vị, cách trang trí thức uống trong menu. Hãy nhờ những người có kinh nghiệm trong ngành pha chế, bạn bè và người thân đánh giá chất lượng của ly nước thông qua hương vị và cách bày trí. Từ đó bạn có thể linh hoạt điều chỉnh sao cho tốt nhất trước ngày khai trương.
Lưu ý về truyền thông quảng bá quán cà phê
Bên cạnh chuẩn bị kỹ lưỡng về nhân sự, trang trí, đồ uống… thì marketing cũng là mấu chốt quan trọng giúp quán cà phê phát triển bền vững. Hãy điểm qua các cách marketing sau đây nhé:
- Treo băng rôn, đặt standee.. trước ngày khai trương quán cafe để thu hút sự chú ý của khách hàng. Bạn cũng có thể tận dụng mạng xã hội để thông báo hoặc chạy quảng cáo.
- Đăng ký bán hàng trên các ứng dụng công nghệ như Baemin, Loship. Việc này giúp thu hút khách hàng tiềm năng, phủ rộng thương hiệu.
- Mời các KOL để quảng bá thương hiệu cũng là một xu thế mới rất hiệu quả.
- Tặng khách đến quán voucher giảm giá hoặc tổ chức các mini game để tăng tương tác.
> Xem thêm: Cách marketing cho ngày khai trương ấn tượng – Tuấn Việt Media
Dự trù rủi ro
Bất kể sự kiện nào cũng tồn động những rủi ro, vì thế việc cần làm là lên trước những việc bất cập có thể xảy ra và từ đó có phương án khắc phục kịp thời.
Để giảm thiểu những rủi ro, bạn cũng có thể nghĩ đến phương án thuê công ty tổ chức sự kiện thay vị tự mình tổ chức. Ngày nay có nhiều công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín với chi phí rất hợp lý.
Tuấn Việt Media – chuyên tổ chức khai trương quán cafe tại Hà Nội
Lễ khai trương là sự kiện quan trọng đánh dấu bước khởi đầu mới thuận lợi cho việc kinh doanh. Nếu tự tổ chức chắc chắn hiệu quả không cao, đôi khi để lại ấn tượng xấu. Nên sử dụng dịch vụ của các công ty tổ chức sự kiện nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất. Tuấn Việt Media – đơn vị cung cấp dịch vụ được khách hàng đánh giá cao là nhờ vào:
- Lên ý tưởng khai trương quán cafe độc đáo. Đồng thời trang trí không gian buổi lễ ấn tượng, lắp đặt sân khấu chắc chắn.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị sự kiện tối tân và hiện đại.
- Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, xử lý tình huống nhanh chóng.
- Tiệc chiêu đãi đa dạng menu thoải mái lựa chọn.
- Chi phí thực hiện phù hợp với mục đích và ngân sách của khách hàng.
- Hơn nữa ở Tuấn Việt Media còn có chính sách ưu đãi, chiết khấu lên tới 30% nếu khách hàng tổ chức sự kiện trọn gói.
> Xem thêm: Tổ chức lễ khai trương trọn gói – Tuấn Việt Media
Khai trương quán cafe là cột mốc đánh dấu sự hiện diện của quán. Hy vọng qua bài viết này, chủ quán có được bản kế hoạch khai trương chi tiết. Cũng như chuẩn bị các hình thức marketing hiệu quả để ngày khai trương được thuận lợi. Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện hãy liên hệ với Tuấn Việt Media qua số hotline 0985 444 859 để được hỗ trợ tường tận từ A-Z.
> Xem thêm: Tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng – [Tuấn Việt Media]
