Để một sự kiện thành công cần có một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, rõ ràng. Việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện là một quy trình quan trọng và không thể thiếu khi tiến hành làm sự kiện. Ở bài viết này, Tuấn Việt Media sẽ gợi ý cho bạn các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả mà bạn có thể tham khảo.
Mục lục
- 1 Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện
- 1.1 Bước 1: Xác định loại hình và mục tiêu sự kiện hướng đến
- 1.2 Bước 2: Xác định đối tượng tham dự
- 1.3 Bước 3: Xác định concept, theme chủ đạo của sự kiện
- 1.4 Bước 4: Xác định địa điểm và thời gian diễn ra sự kiện
- 1.5 Bước 5: Lên dự trù kinh phí cho sự kiện
- 1.6 Bước 6: Lên timeline chương trình
- 1.7 Bước 7: Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
- 1.8 Bước 8: Thiết kế ấn phẩm, bộ nhận diện cho sự kiện
- 1.9 Bước 9: Lên kế hoạch và phương án quản trị rủi ro trong sự kiện
- 1.10 Bước 10: Lên kịch bản chương trình và phân công vị trí nhân sự
- 2 Những lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
- 3 Lên kế hoạch tổ chức sự kiện tại Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Bước 1: Xác định loại hình và mục tiêu sự kiện hướng đến
Bước đầu tiên của kế hoạch tổ chức sự kiện là việc xác định loại hình sự kiện và mục tiêu mà sự kiện đó hướng đến là gì, nếu làm tốt ở bước này thì có thể dễ dàng xây dựng được nội dung chương trình ở bước sau. Cụ thể:
Loại hình sự kiện: Đa dạng các loại hình sự kiện có thể kể đến như: hội nghị, hội thảo, sự kiện văn hoá, sự kiện thể thao, hội chợ, triển lãm, lễ khai trương, lễ kỷ niệm thành lập, lễ ra mắt,… loại hình sự kiện sẽ liên kết đến việc xác định đối tượng tham dự, quy mô sự kiện, ngân sách dự kiến.
Mục tiêu sự kiện: đây là bước quan trọng trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện, mục tiêu sự kiện có thể là giới thiệu sản phẩm mới, tăng độ nhận diện thương hiệu, kỷ niệm cột mốc phát triển, gây quỹ từ thiện…Khi xác định đúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới có thể xây dựng được kịch bản sự kiện chi tiết.
Xác định rõ loại hình và mục tiêu của sự kiện là bước đầu trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Bước 2: Xác định đối tượng tham dự
Dựa vào mục tiêu mà sự kiện hướng đến sẽ xác định được đối tượng người tham gia cụ thể: khách hàng, đối tác, nhà tài trợ, cán bộ nhân viên…
Ví dụ: Đối với sự kiện lễ ra mắt sản phẩm, đối tượng tham dự chủ yếu là khách hàng tiềm năng và các nhà phân phối, đại lý sản phẩm.
Sau khi xác định được đối tượng người tham gia, cần lên danh sách thông tin liên lạc, vai trò… để dễ dàng liên lạc và quản lý trong sự kiện.
Bước 3: Xác định concept, theme chủ đạo của sự kiện
Bước tiếp theo của kế hoạch tổ chức sự kiện là việc xác định được concept và theme chủ đạo, đây là bước khá quan trọng của kế hoạch, bởi concept chính sẽ xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện, liên quan đến bộ nhận diện thương hiệu, thông điệp muốn truyền tải… Ở bước này cần chú ý xây dựng thông điệp ngắn gọn, dễ hiểu, tránh lan man.
Bước 4: Xác định địa điểm và thời gian diễn ra sự kiện
Sau khi đã xác định được mục tiêu, loại hình, đối tượng tham dự và concept chính, ta sẽ dựa vào đó để lựa chọn thời gian tổ chức hiệu quả và địa điểm tổ chức hợp lý.
Lưu ý về thời gian tổ chức: Cần quan tâm tới yếu tố mục tiêu, lịch trình của đối tượng tham dự, nên lựa chọn khoảng thời gian mà khách mời có thể tham dự được đông nhất để sự kiện diễn ra thành công và truyền tải được thông điệp mong muốn. Ngoài ra, cần chú ý thời gian chuẩn bị và thời gian tổ chức, cách khoảng 2-4 tuần, nếu là sự kiện lớn và quan trọng, thời gian chuẩn bị có thể kéo dài khoảng 2-3 tháng.
Lưu ý về địa điểm tổ chức: Xem xét quy mô của sự kiện để lựa chọn địa điểm tổ chức, chú ý đến các yếu tố về sức chứa, cơ sở vật chất và khoảng cách địa lý phù hợp với tính chất sự kiện.
> Tham khảo thêm: Các địa điểm tổ chức sự kiện cực HOT tại Hà Nội – Tuấn Việt Media
Bước 5: Lên dự trù kinh phí cho sự kiện
Việc lên ngân sách dự trù là bước quan trọng của kế hoạch tổ chức sự kiện, lên kinh phí chặt chẽ sẽ hạn được chi phí phát sinh trong sự kiện.
Khi lên dự trù kinh phí, bạn cần tổng hợp các hạng mục có trong sự kiện, đặc biệt những hạng mục cố định như: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn LED, nhân sự vận hành…ngoài ra còn một số chi phí khác như phí thuê địa điểm, phí truyền thông sự kiện, phí vận chuyển, các hạng mục khác (bàn ghế, bục phát biểu, backdrop, hoa tươi…)
Tạo một bảng tính kinh phí dự trù, và đừng quên hàng “chi phí phát sinh”, sẽ chiếm khoảng 10% trên tổng số dự trù.
Bước 6: Lên timeline chương trình
Timeline là các mốc thời gian và hoạt động diễn ra trong sự kiện, giúp người làm chương trình cũng như khách mời nắm được tổng quan chương trình có những hoạt động gì, từ đó nhân sự quản lý sự kiện dễ dàng phân bổ vị trí nhân lực phù hợp.
Bước 7: Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Tổ chức sự kiện là một cách để PR cho sản phẩm, cho nhãn hàng, do đó cần phải lên kế hoạch truyền thông cụ thể để đạt được hiệu quả mong muốn. Cần phải xác định được phương tiện truyền thông như: truyền thông qua báo chí, qua các kênh social media, qua truyền hình…
Ngoài ra, có một số sự kiện nội bộ sẽ không được truyền thông rộng rãi, vì thế khi làm sự kiện cần lưu ý những vấn đề này để tránh mắc phải sai sót.
Bước 8: Thiết kế ấn phẩm, bộ nhận diện cho sự kiện
Đây là bước bắt buộc phải có trong quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, ấn phẩm trong sự kiện gồm có: Thư mời, standee, banner, backdrop, Visual Led (nếu có), logo…khi thiết kế ấn phẩm cần chú ý đến mục tiêu, thông điệp mà người làm sự kiện muốn truyền tải, các thiết kế phải có sự đồng nhất với concept và theme chủ đạo, các hình ảnh phải phù hợp với tiêu chí của sự kiện.
> Xem thêm: Thiệp mời tham dự sự kiện – Tuấn Việt Media
Bước 9: Lên kế hoạch và phương án quản trị rủi ro trong sự kiện
Để sự kiện diễn ra thành công và hạn chế được những sai sót nhất định, cần có kế hoạch đề phòng và phương án xử lý kịp thời.
Một số rủi ro trong sự kiện có thể kể đến như:
Rủi ro về thời tiết (đối với sự kiện ngoài trời): Đây là yếu tố khách quan không thể lường trước, tuy nhiên vẫn có thể xử lý được. Có thể sử dụng thêm dù, ô, mái che để tránh được thời tiết xấu như mưa, nắng. Tuy nhiên nếu đã được dự báo từ trước là thời tiết rất xấu như bão, thì ưu tiên chuyển địa điểm sự kiện vào trong nhà hoặc bất khả kháng thì phải dời lịch tổ chức.
Rủi ro về nhân lực: Thường rủi ro về nhân sự sẽ hiếm khi xảy ra, tuy nhiên vẫn có những trường hợp bất ngờ như nhân sự bị ốm, gặp vấn đề giao thông, gia đình có đại sự…lúc này cần có nhân sự khác thay thế, do đó đội ngũ vận hành sự kiện bắt buộc phải nắm rõ nhiệm vụ của các vị trí để kịp thời hỗ trợ khi có vấn đề xảy ra.
> Tham khảo thêm: Rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách khắc phục hiệu quả
Bước 10: Lên kịch bản chương trình và phân công vị trí nhân sự
Đây là bước cuối trong quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện trước khi chạy chương trình. Cần lập một kịch bản chương trình chi tiết gồm có cả kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, LED, phân công vị trí nhân sự…khi chạy chương trình cần bám sát với kịch bản để tránh mắc sai sót trong quá trình vận hành.
Trên đây là các bước trong quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện mà Tuấn Việt Media chia sẻ, mong rằng với những chia sẻ này của Tuấn Việt sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm sự kiện.
Những lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Để lên được một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh và đem lại hiệu quả cao cho quá trình vận hành sự kiện, cần lưu ý một số yếu tố sau: xác định rõ mục tiêu mà sự kiện hướng đến, lên dự trù kinh phí chặt chẽ và lập phương án dự phòng các vấn đề rủi ro có thể gặp phải trong sự kiện.
Để lên kế hoạch tổ chức sự kiện và vận hành sự kiện thì cần có sự am hiểu kiến thức về lĩnh vực này, lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian trong quá trình chuẩn bị cũng như lên ý tưởng
Toàn cảnh quá trình chuẩn bị và set up cho sự kiện kỷ niệm 40 năm thành lập công ty Dream International Ltd của Tuấn Việt Media
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện tại Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
Tại Tuấn Việt Media, khi nhận được yêu cầu từ khách hàng, chúng tôi sẽ lên kế hoạch tổ chức sự kiện theo các bước trên, quan trọng nhất là việc tìm hiểu thông tin khách hàng để lựa chọn concept sao cho phù hợp. Tuấn Việt hy vọng với những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ, bạn cũng có thể lên được kế hoạch tổ chức cho sự kiện của mình.
Tuấn Việt Media – Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp và uy tín với hơn 12 năm kinh nghiệm
Nếu còn băn khoăn và chưa biết lên kế hoạch như thế nào, hãy liên hệ với Tuấn Việt để được hỗ trợ tận tình nhất. Là một đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Tuấn Việt Media đã có cơ hội hợp tác với nhiều khách hàng để tổ chức nhiều sự kiện khác nhau, đa dạng loại hình như: lễ kỷ niệm thành lập công ty, lễ ra mắt sản phẩm, lễ khai trương, lễ khánh thành, hội thao, giải chạy, giải bóng, tiệc tất niên, tết trung thu… Chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân sự có chuyên môn và tác phong làm việc chuyên nghiệp, đặc biệt, Tuấn Việt Media có số lượng lớn hệ thống trang thiết bị sự kiện hiện đại, do đó khách hàng cứ yên tâm về chi phí tại Tuấn Việt, chúng tôi luôn đảm bảo đem lại trải nghiệm về dịch vụ tốt nhất cho khách hàng và chi phí phải chăng.
Quý khách hàng có thể tham khảo Bảng Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói mới nhất tại Tuấn Việt Media, chúng tôi dành tặng ƯU ĐÃI lên tới 30% cho dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, liên hệ hotline 0985 444 859 để được tư vấn và báo giá chi tiết nhất!
