Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là một sự kiện quan trọng, giúp doanh nghiệp có cơ hội giới thiệu sản phẩm của mình đến công chúng và tiếp cận được nhiều nguồn khách hàng tiềm năng, tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả? Hãy cùng Tuấn Việt Media đi tìm hiểu về cách xây dựng kế hoạch chi tiết cho sự kiện này nhé!
Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là cách hiệu qua để tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng
Mục lục
- 1 Lý do nên xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm chi tiết
- 2 Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm
- 2.1 Xác định mục đích sự kiện hướng tới
- 2.2 Xác định đối tượng tham gia sự kiện
- 2.3 Xác định thời gian, địa điểm trong kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm
- 2.4 Xây dựng ý tưởng, chủ đề của sự kiện
- 2.5 Dự trù kinh phí cho sự kiện
- 2.6 Xây dựng kế hoạch marketing ra mắt sản phẩm mới
- 2.7 Lên timeline dự kiến cho sự kiện ra mắt sản phẩm
- 2.8 Lập bảng checklist các hạng mục
- 2.9 Triển khai thực hiện tổ chức
Lý do nên xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm chi tiết
Trước khi thực hiện bất kỳ dự án nào cũng cần lên kế hoạch cụ thể và khoa học, để thuận tiện trong việc triển khai cũng như phòng tránh những rủi ro không đáng có. Đặc biệt là đối với sự kiện ra mắt sản phẩm mới, cần sự chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng trước khi ra mắt với công chúng, vì thế việc lên kế hoạch tổ chức là rất cần thiết.
Khi xây dựng được kế hoạch cụ thể, bạn có thể dễ dàng xác định được các mục tiêu sự kiện hướng tới, đối tượng khách hàng cụ thể, kinh phí dự kiến và các tình huống rủi ro có thể xảy ra.
Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm
Xác định mục đích sự kiện hướng tới
Để xây dựng được các hoạt động trong sự kiện và thuận tiện trong việc lên ý tưởng chương trình, cần xác định được mục tiêu mà sự kiện hướng tới, ví dụ sự kiện ra mắt sản phẩm mới với mong muốn đưa sản phẩm tiếp cận gần hơn với người tiêu dùng và nguồn khách hàng tiềm năng, thì cần có những hoạt động cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm, đưa những thông tin chi tiết về sản phẩm và gửi tặng những phần quà ưu đãi giá trị cho khách hàng.
Xác định đối tượng tham gia sự kiện
Bước tiếp theo của kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm là xác định đối tượng tham dự, điều này giúp doanh nghiệp có thể đưa những thông tin và hoạt động phù hợp với mọi lứa tuổi. Ví dụ về sự kiện ra mắt sản phẩm sữa tăng chiều cao, đối tượng tham dự thường là những đại lý, nhà bán lẻ, các bậc phụ huynh, do đó các thông tin cần nêu bật được thành phần của sữa, những lợi ích của sữa giúp cho sự phát triển của trẻ nhỏ,…
Xác định thời gian, địa điểm trong kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm
Cần lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp để có thể thu hút được nhiều khách tham dự và tăng độ nhận diện của sản phẩm:
Về thời gian: Nên lựa chọn tổ chức vào thời điểm cuối tuần hoặc các dịp lễ, bởi đây là khoảng thời gian được nghỉ của đối tượng khách hàng, họ có nhu cầu đi chơi và mua sắm nhiều hơn, do đó khách mời có thể sắp xếp thời gian tham dự được chương trình.
Về địa điểm: Địa điểm cần đáp ứng đủ cơ sở vật chất phục vụ cho sự kiện như không gian phù hợp với quy mô khách tham dự, nếu không có sẵn hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, sân khấu thì cần có khu vực riêng để setup các hạng mục đó, nên tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới tại các địa điểm gần nơi sinh sống của khách tham dự, hoặc các địa điểm có đông người qua lại như trung tâm thương mại, trung tâm hội nghị,…
> Có thể bạn quan tâm: Địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội – Tuấn Việt Media
Xây dựng ý tưởng, chủ đề của sự kiện
Một sự kiện có thật sự ấn tượng và mang lại hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào chủ đề của sự kiện, do đó đây là bước quan trọng trong quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm. Chủ đề cần thể hiện được rõ thông điệp về sản phẩm mà doanh nghiệp muốn truyền tải, ví dụ:
Chọn chủ đề tính năng sản phẩm khi muốn làm nổi bật tính năng, thông số của sản phẩm.
Chọn chủ đề công dụng, lợi ích của sản phẩm khi muốn khách hàng hiểu rõ hơn về những lợi ích họ nhận được khi sử dụng.
Chọn chủ đề về những cải tiến, biến đổi khi muốn giới thiệu bản nâng cấp của sản phẩm mới, có sự so sánh với sản phẩm đời trước đó để thấy sự cải tiến mới.
Đối với việc ra mắt sản phẩm mới, một trong những ý tưởng không thể bỏ qua là mời khách hàng trải nghiệm trực tiếp sản phẩm tại sự kiện
Dự trù kinh phí cho sự kiện
Bước tiếp theo của kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm là lên dự trù kinh phí, lên dự trù càng chi tiết sẽ giúp việc thu chi trong sự kiện trở nên dễ dàng hơn và tránh được những chi phí phát sinh đáng kể.
Bạn cần tính toán đến một số chi phí như sau: thuê địa điểm, thuê thiết bị sự kiện (âm thanh, ánh sáng, màn LED, bàn ghế,…), chi phí cho việc truyền thông sự kiện, chi phí tiệc, chi phí cho nhân sự, chi phí quà tặng,….
> Tham khảo thêm: Báo giá chi phí tổ chức sự kiện – Tuấn Việt Media
Xây dựng kế hoạch marketing ra mắt sản phẩm mới
Thiết kế ấn phẩm, bộ nhận diện của sản phẩm, sản xuất các TVC, video quảng cáo ngắn để lấy tư liệu truyền thông.
Để việc truyền thông sản phẩm hiệu quả hơn, cần chia ra làm 4 giai đoạn:
Chuẩn bị: Lên kế hoạch truyền thông bao gồm nội dung các bài đăng về sản phẩm, tạo các kênh truyền thông mạng xã hội.
Trước ngày ra mắt: Đẩy mạnh việc quảng bá sản phẩm trên các nền tảng để tăng độ nhận diện thương hiệu, mở đơn đặt hàng để thu thập thông tin, số liệu khách hàng quan tâm.
Ngày ra mắt: Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, đăng tải nhiều thông tin trong sự kiện, tổ chức trải nghiệm sản phẩm cho khách hàng.
Sau khi ra mắt: Theo dõi tình hình thị trường và triển khai tiếp các chiến dịch để thúc đẩy tăng doanh thu bán hàng.
Tham khảo 8 bước lập kế hoạch marketing ra mắt sản phẩm mới dưới đây:
Lên timeline dự kiến cho sự kiện ra mắt sản phẩm
Dưới đây là timeline sự kiện ra mắt sản phẩm bạn có thể tham khảo, có thể điều chỉnh thời gian sự kiện vào buổi sáng hoặc buổi chiều sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Thời gian | Nội dung |
13h30 – 14h30 | – Đón tiếp khách mời |
14h30 – 14h35 | – MC Voice off mời khách di chuyển vào khu vực tổ chức để chương trình chuẩn bị diễn ra |
14h35 – 14h40 | – Văn nghệ chào mừng |
14h40 – 14h45 | – MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu |
14h45 – 14h50 | – Đại diện doanh nghiệp lên phát biểu khai mạc |
14h50 – 15h10 | – Doanh nghiệp trình bày về sản phẩm mới: Tính năng, cải tiến, công dụng, cách sử dụng…. |
15h10 – 15h40 | – Mời khách hàng lên trải nghiệm sản phẩm |
15h40 – 16h10 | – Thảo luận, hỏi đáp về sản phẩm |
16h10 – 16h30 | – Mini game, tặng quà cho khách mời |
16h30 – 16h40 | – MC gửi lời cảm ơn tới khách mời, chào kết chương trình |
> Tham khảo thêm: Bài giới thiệu ra mắt sản phẩm mới – Tuấn Việt Media
Lập bảng checklist các hạng mục
Checklist hạng mục là bước quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, việc làm checklist sẽ giúp việc kiểm đồ dễ dàng hơn và tránh thiếu xót trong sự kiện.
Triển khai thực hiện tổ chức
Đây là bước cuối cùng trong kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, đảm bảo việc setup các hạng mục được hoàn thành trước sự kiện diễn ra ít nhất 3 tiếng, nhân sự vào vị trí và chuẩn bị đón khách, kiểm tra checklist cẩn thận và đảm bảo mọi thứ sẵn sàng.
Trên đây là kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới mà Tuấn Việt chia sẻ, Tuấn Việt hy vọng rằng với những thông tin bổ ích này, bạn có thể tự xây dựng kế hoạch cho chương trình của doanh nghiệp mình.
Đối với một sự kiện ra mắt sản phẩm mới, các doanh nghiệp cần triển khai rất nhiều các hạng mục, từ chiến dịch marketing sản phẩm, chuẩn bị các chương trình ưu đãi, tập trung hoàn thiện sản phẩm… Do đó để tiết kiệm thời gian và công sức, các doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và có chuyên môn để tổ chức, bởi họ đã có nhiều kinh nghiệm và ý tưởng về loại hình sự kiện này.
Hiểu được tâm lý của khách hàng, Tuấn Việt Media đã xây dựng gói tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp với kế hoạch bài bản và ý tưởng sáng tạo. Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, liên hệ ngay hotline 0985 444 859 để được tư vấn và báo giá chi tiết nhất về các dịch vụ tại Tuấn Việt Media nhé!