TUẤN VIỆT MEDIA - TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI
Previous
Next

Cách lên kế hoạch khởi công xây dựng hoàn chỉnh nhất 2023

kế hoạch tổ chức lễ khởi công
Thực hiện nghi thức khởi công công trình

Tổ chức lễ khởi công, động thổ là nghi thức tâm linh quan trọng, cần được tổ chức chỉn chu và cận thận với ước mong gia chủ thịnh vượng, phát tài. Vì thế, để lễ khởi công được thành công cần có bảng kế hoạch cụ thể. Vậy làm sao để lên bảng kế hoạch bài bản, hãy cùng Tuấn Việt Media tham khảo qua bài viết chia sẻ dưới đây.

Kế hoạch tổ chức lễ khởi công xây dựng bao gồm những hạng mục nào?

Tổ chức lễ khởi công, động thổ là nghi thức tín ngưỡng dân gian xa xưa nhằm xin phép thần linh được chạm đến thổ mạch, cầu cho mọi sự suôn sẻ khi xây dựng nhà ở, công trình. Ngày nay nghi thức này còn mang ý nghĩa thông báo cho đối tác, khách hàng cũng như mọi người về dự án công trình sắp triển khai.

Chính vì những ý nghĩa đặc biệt trên, công tác tổ chức sự kiện lễ khởi công cần được chuẩn bị chu đáo, nghiêm ngặt và cẩn trọng, bao gồm:

Xin giấy phép xây dựng

Lễ khởi công được tổ chức thành công, tốt đẹp cần đảm bảo về vấn đề pháp lý. Chủ đầu tư cần làm đơn và hoàn tất các thủ tục, giấy tờ theo quy định để cơ quan chức năng đồng ý thì công trình mới được thực thi, xây dựng và hoàn thành.

kế hoạch tổ chức lễ khởi công
Trong kế hoạch cần phải xin giấy phép xây dựng đảm bảo công trình được xây dựng theo đúng quy định của pháp luật

Lên kịch bản chương trình lễ khởi công xây dựng

Thông thường, kịch bản của buổi lễ khởi công bao gồm 3 phần chính, đó là:

Phần Mở đầu:

  • Đón tiếp khách mời và ổn định vị trí chỗ ngồi trước khi bắt đầu chương trình.
  • Trình diễn các tiết mục văn nghệ mở màn.
  • MC thông báo, giới thiệu các khách mời đại biểu tham dự.

Phần nghi lễ:

  • Đại diện chủ doanh nghiệp tuyên bố chính thức lễ khởi công dự án.
  • Trình diễn múa lân sư rồng mang ý nghĩa may mắn, thuận lợi, cầu cho dự án được khởi công xây dựng thuận lợi và trọn vẹn.
  • Thực hiện nghi thức khởi công động thổ.

Phần hội:

  • Lân xông đất quanh khu vực khởi công công trình.
  • Văn nghệ biểu diễn khuấy động không khí chương trình.
  • MC thông báo kết thúc lễ khởi công và cảm ơn khách mời tham dự.
tổ chức lễ khởi công kịch bản chi tiết
Lên kịch bản, timeline chương trình để sự kiện được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ

Lên danh sách khách mời và xác định thời gian địa điểm tổ chức

Trong bảng kế hoạch cần lên danh sách khách mời cụ thể, kỹ lưỡng, nhất là những quan khách quan trọng.

Sau khi đã lên xong danh sách, cần bố trí và sắp xếp chỗ ngồi khách mời sao cho hợp lý. Khâu chuẩn bị thiệp mời và các công việc đón tiếp cần thực hiện một cách chu đáo thể hiện sự chuyên nghiệp của chủ đầu tư cũng như tạo ấn tượng tốt cho khách mời.

kế hoạch tổ chức lễ khởi công
Danh sách khách mời cần lập cụ thể và kỹ lưỡng trong bảng kế hoạch

Thiết kế bộ ấn phẩm sự kiện khởi công

Thiết kế, lên ý tưởng là các hạng mục cần thực hiện cho buổi lễ khởi công, đó là sân khấu, backdrop, standee, thiệp mời, cổng chào… Khâu thiết kế yêu cầu thẩm mỹ, cần tạo điểm nhấn đồng thời quảng bá hình ảnh của công trình.

Xác định nhân sự sự kiện

Khi lên kế hoạch, cần xem xét yếu tố nhân sự. Tiến hành bố trí và sắp xếp nhân lực, đảm nhận từng vị trí phù hợp với chuyên môn để triển khai chương trình được hiệu quả. Cần tính toán và lên danh sách nhân sự cụ thể tránh việc dư thừa số lượng cũng như giúp chủ đầu tư tiết kiệm được nguồn ngân sách.

Tuấn Việt Media cung cấp đầy đủ nhân sự sự kiện cho lễ khởi công – động thổ gồm:

  • Cung cấp MC với profile chuyên nghiệp, có kinh nghiệm “cầm mic” dẫn dắt trong các sự kiện khởi công – động thổ, có kỹ năng xử lý các tình huống phát sinh nếu có. 
  • Cung cấp PG, lễ tân chuyên nghiệp tại các sự kiện lớn, ngoại hình ưa nhìn, đảm nhận công việc theo kịch bản có sẵn như đón tiếp khách mời, nghi thức khởi công – động thổ,…
  • Cung cấp ca sĩ, vũ đoàn biểu diễn, ban nhạc, trống hội phục vụ tổ chức lễ khởi công – động thổ trọn gói, khuấy động không khí sự kiện.
  • Cung cấp đội thần tài, ông địa giúp xông đất, rước lộc may mắn cho gia chủ trong ngày tổ chức lễ khởi công, động thổ.
  • Ngoài ra, chúng tôi còn đặc biệt cung cấp đội ngũ quay phim, chụp ảnh lưu giữ lại những khoảng khắc đáng nhớ, tạo nguồn tư liệu truyền thông hữu ích trên các kênh cho doanh nghiệp.
kế hoạch tổ chức lễ khởi công
Xác định cụ thể và chính xác số lượng nhân sự thực hiện, đảm nhận chương trình lễ khởi công dự án

Chuẩn bị trang thiết bị sự kiện

Trang thiết bị sự kiện đóng vai trò quan trọng trong sự kiện khởi công – động thổ, tạo không gian sang trọng, lịch sự, thu hút sự chú ý và sự hài lòng của khách mời. Với hệ thống kho bãi trải dài khắp nội thành Hà Nội cùng số lượng lớn thiết bị, Tuấn Việt Media cung cấp đầy đủ cho quý khách hàng hệ thống trang thiết bị hiện đại phục vụ từ A-Z cho buổi lễ khởi công, động thổ, bao gồm:

Khu vực sân khấu và nhà lễ

– Bục sân khấu ván gỗ kết hợp với thảm màu đỏ/đen/xanh/ghi,… tạo tính thẩm mỹ, sự an toàn cho sân khấu.

– Backdrop: Chất liệu backdrop phổ biến hiện nay như: hiflex, decal, formex hay backdrop màn hình Led. Một lưu ý nho nhỏ khi thiết kế backdrop là thông tin quan trọng về chương trình cần được đặt tại nơi trung tâm, người xem dễ nhìn, dễ nắm bắt thông tin về thương hiệu, công trình; dựa vào kích thước sân khấu để xác định chiều cao, chiều ngang backdrop cho phù hợp. 

– Hệ thống âm thanh với các thiết bị âm thanh, ánh sáng không cần phải quá lớn, chỉ cần đủ công suất và hiệu suất để phục vụ cho chương trình. Gói âm thanh thường được sử dụng cho lễ khởi công như: bộ âm thanh 2 loa hoặc 4 loa, bàn mixer, thiết bị kết nối, nhân viên kỹ thuật điều chỉnh. 

– Bộ nghi thức khởi công động thổ gồm: hộc cát, có bo vải đỏ xung quanh; xẻng được quấn ruy băng trắng/đỏ, xanh/đỏ theo tone màu sự kiện, gắn hoa tại tay xẻng; bản để lễ gồm khay đựng mũ bảo hộ trắng, găng tay trắng. Dựa vào số lượng khách mời tham gia nghi thức, chúng tôi chuẩn bị bộ dụng cụ phù hợp, tránh lãng phí. 

– Ngoài ra để khu vực sân khấu trở nên ấn tượng, bạn có thể trang trí kèm các thiết bị khác như: bục phát biểu, pháo điện/pháo tràng kim, hoa tươi,…

– Bàn ghế đại biểu, bàn ghế lễ tân đón tiếp: Với tính chất của lễ khởi công – động thổ, bộ bàn chữ nhật IBM – ghế banquet hay bộ bàn ghế Xuân Hoà đều là những lựa chọn tối ưu. Sự kết hợp khăn trải bàn trắng/đen cùng quây nhiều màu như đỏ/vàng gold/xanh dương/xanh lá tạo nên một không gian sang trọng, thể hiện màu nhận diện của thương hiệu.

tổ chức lễ khởi công bàn ghế sang trọng

Thiết bị làm mát trong sự kiện như: quạt điều hòa, quạt công nghiệp, máy sưởi,…với công suất lớn khi thời tiết quá nóng hoặc quá lạnh

Thiết bị che nắng/mưa: Lễ khởi công – động thổ thường được tổ chức ngoài trời, nên những thiết bị như nhà giàn không gian, ô lệch tâm, dù tròn,… giúp bạn hạn chế rủi ro do thời tiết gây nên.

kế hoạch tổ chức lễ khởi công
Chuẩn bị mũ bảo hộ, găng tay để thực hiện nghi lễ khởi công công trình
kế hoạch tổ chức lễ khởi công
Thực hiện nghi thức khởi công công trình

Tại khu vực đón tiếp:

– Cổng chào đón khách với nhiều mẫu mã, kích thước đa dạng, chất liệu Formex hay cổng hơi sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng.

– Thảm đỏ trải lối đi với khổ ngang 2m kết hợp với cột inox dây nhung tăng thêm sự trang trọng cho buổi lễ.

– Bàn check in, đón tiếp khách mời: Bạn có thể lựa chọn bàn chữ nhật kết hợp với ghế banquet. Tại đây, khách hàng có thể đặt hoa cài ngực cho khách tham dự hoặc những khung tranh/ảnh giới thiệu về dự án, công trình,..

Chuẩn bị tiệc

Hiện nay, ở mỗi sự kiện tùy theo quy mô, tính chất và số lượng khách mà lựa chọn loại hình tiệc sao cho phù hợp. Các loại hình tiệc phổ biến hiện nay phải kể tới tiệc buffet, tiệc trà, tiệc theo menu, tiệc Finger food…

tổ chức lễ khởi công cùng tiệc Teabreak sang trọng

Trong đó, tiệc mặn theo hình thức menu được nhiều sự kiện chọn lựa và trong đó có lễ khởi công. Trong bảng kế hoạch, tiệc mặn theo menu là hình thức phục vụ theo thực đơn cố định, số lượng món có thể là 5, 7 hay 9 món tùy theo nhu cầu, số lượng khách. Nguyên tắc chọn món là món khai vị kích thích vị giác, tới các món chính, cuối cùng là món tráng miệng.

Kiểm tra tổng thể các hạng mục trước khi lễ khởi công xây dựng diễn ra

Quan trọng trong khâu lên kế hoạch tổ chức lễ khởi công không thể bỏ qua bước kiểm tra tổng duyệt giúp cho sự kiện được thành công và tốt đẹp. Việc kiểm tra tổng duyệt này cần thực hiện càng sớm càng tốt, để kịp thời phát hiện những sai lầm từ đó có hướng điều chỉnh sao cho phù hợp.

kế hoạch tổ chức lễ khởi công
Kiểm tra toàn bộ trước khi thực hiện nghi lễ khởi công xây dựng

Một số lưu ý khi lập kế hoạch

Khi lập kế hoạch tổ chức cho buổi lễ khởi công cần lưu ý một số vấn đề như sau:

Xác định quy mô

Lễ khởi công là một trong các hình thức quảng bá thương hiệu của chủ đầu tư cũng như sự chuyên nghiệp của nhà thầu. Vì thế để buổi lễ thật chuyên nghiệp và hoành tráng trong bảng kế hoạch cần xác định quy mô như thế nào, từ đó lên kịch bản cho phù hợp. Nếu tổ chức với quy mô lớn, yêu cầu phải có kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ từng hạng mục để không bỏ sót bất cứ mục nào ví dụ như dự trù kinh phí, chuẩn bị nhân sự và trang thiết bị sự kiện…

tổ chức lễ khởi công tỉ mỉ
Trong bảng kế hoạch cần xác định rõ quy mô như thế nào, để xác định số lượng khách mời, trang thiết bị sự kiện

Dự trù rủi ro

Bên cạnh đó, khi tổ chức thường hay gặp một số rủi ro, ảnh hưởng tới chất lượng sự kiện đó là:

  • Chương trình thiếu chuyên nghiệp, kịch bản bị “phá vỡ” không tuân theo bảng kế hoạch được lập trước đó.
  • Rủi ro về thiết bị sự kiện chẳng hạn như đèn thiết bị gặp sự cố, không hoạt động… là vấn đề thường gặp trong kế hoạch.
  • Gặp thời tiết mưa gió đột ngột làm cho các trang thiết bị sự kiện bị gián đoạn, ảnh hưởng tới chất lượng chương trình.
  • Nhiều trường hợp nhân sự hay khách mời gặp vấn đề về sức khỏe.
  • Sự cố cháy nổ từ pháo điện, pháo trang kim, hiệu ứng khói…
  • Sự kiện thường tập trung đông người, nên lưu ý về vấn đề an ninh…
kế hoạch tổ chức lễ khởi công
Lễ khởi công dự án chắc chắn sẽ tiềm ẩn những rủi ro đi kèm

Những sự cố này thường hay xảy ra nếu chủ đầu tư tự tổ chức. Để khắc phục và tránh các rủi ro không mong muốn, cách tốt nhất nên nhờ sự hỗ trợ của đơn vị chuyên tổ chức sự kiện trọn gói, chắc chắn đem lại sự hài lòng tuyệt đối về chất lượng dịch vụ.

Đơn vị tổ chức khởi công xây dựng trọn gói – Tuấn Việt Media

Tuấn Việt Media là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp ở Hà Nội và khu vực lân cận.

tổ chức khởi công trọn gói chuyên nghiệp nhất Hà Nội
Tuấn Việt Media đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp và chất lượng
  • Hơn 12 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Tuấn Việt đã thực hiện thành công hơn 10.000 chương trình có quy mô lớn nhỏ khác nhau.
  • Đội ngũ nhân sự của Tuấn Việt Media trẻ, năng động, sáng tạo và nhiệt huyết với nghề, phác họa ý tưởng và lên kế hoạch ấn tượng, độc đáo.
  • Hệ thống kho bãi của Tuấn Việt phủ rộng khắp các quận huyện Hà Nội, thuận tiện cho việc vận chuyển trang thiết bị tới địa điểm tổ chức chương trình.
  • Chi phí thực hiện tổ chức sự kiện ở Tuấn Việt Media cạnh tranh, ưu đãi trên thị trường chắc chắn đem đến cho khách hàng mức giá tốt nhất đi kèm với chất lượng tốt nhất.
  • Điểm đặc biệt ở Tuấn Việt Media khi khách hàng chọn gói tổ chức sự kiện trọn gói hưởng được chương trình chiết khấu 30%.
  • Nếu khách hàng đang có nhu cầu tổ chức lễ khởi nói riêng và sự kiện nói chung hãy liên hệ với Tuấn Việt Media qua số hotline 0985 444 859 để được hỗ trợ, tư vấn nhiệt tình và chi tiết.

> Mời bạn tham khảo: Tổ chức lễ khởi công động thổ – Tuấn Việt Media

Hy vọng qua bài viết này các doanh nghiệp có được kế hoạch chi tiết và cụ thể từng hạng mục để sự kiện được diễn ra thành công. Để đảm bảo buổi lễ thành công ngoài mong đợi, tiết kiệm thời gian và công sức thì hãy liên hệ ngay với Tuấn Việt Media, đơn vị sẽ hỗ trợ “tất tần tật” mọi khâu chắc chắn sự kiện được diễn ra mỹ mãn và tốt đẹp.

Để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ tốt nhất, vui lòng liên hệ Tuấn Việt Media. Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn yên tâm về chi phí và chất lượng dịch vụ.

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG TUẤN VIỆT

Trụ sở chính: 76, Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

Email: sukientuanviet@gmail.com   

HOTLINE: 0985.444.859 / 0964.797.202 

Bạn có yêu cầu dịch vụ vui lòng đăng ký theo form dưới đây

ĐỊA CHỈ KHO XƯỞNG TẠI HÀ NỘI

Quận HOÀNG MAI : Đường bờ sông KHU ĐÔ THỊ AO SÀO

Quận THANH XUÂN : Số 28 ngõ 93 HOÀNG VĂN THÁI

Quận HÀ ĐÔNG : Ngõ 121 PHÙNG KHOANG

Quận CẦU GIẤY : Sau VIỆN HUYẾT HỌC TRUNG ƯƠNG

Quận HAI BÀ TRƯNG : Ngõ 10 BẠCH MAI

Quận TỪ LIÊM : Ngõ 1 Tân Mỹ, Sau SÂN VẬN ĐỘNG MỸ ĐÌNH