TUẤN VIỆT MEDIA - TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI
Previous
Next

Kế Hoạch Tổ Chức Khai Trương Văn Phòng Mới Từ A Đến Z

khai trương văn phòng mới
Backdrop được trang trí với cổng bóng và sân khấu

Khai trương văn phòng là hoạt động đánh dấu sự ra đời và đi vào hoạt động của một doanh nghiệp, công ty, chính vì thế mà tổ chức sự kiện khai trương cần sự chỉn chu và tính toán kỹ lưỡng. Hãy cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu cách lập kế hoạch tổ chức khai trương văn phòng chi tiết như thế nào nhé.

khai trương văn phòng
Khai trương văn phòng là hoạt động cần lên kế hoạch chi tiết

Kế hoạch chuẩn bị tổ chức khai trương văn phòng mới

Các bước lên kế hoạch tổ chức khai trương văn phòng mới thường sẽ bao gồm:

Xác định quy mô tổ chức

Bước đầu tiên của kế hoạch là xác định được quy mô của sự kiện, doanh nghiệp nắm rõ được khu vực tổ chức, số lượng người tham dự, đối tượng khách mời đến là những ai,… đây là bước quan trọng để tiện cho việc lên danh sách khách mời, lên kịch bản và ý tưởng và bảng dự trù kinh phí cho toàn bộ sự kiện.

khai trương văn phòng mới
Xác định quy mô sự kiện là bước đầu tiên của kế hoạch

Xác định ngày giờ tổ chức

Những hoạt động quan trọng như khai trương, động thổ,…đều cần phải xem ngày giờ để xác định được chính xác thời gian tổ chức sự kiện. Ngày giờ tổ chức cần phù hợp với tuổi và mệnh của gia chủ, đây là yếu tố tâm linh quan trọng theo quan niệm của người Á Đông.

khai trương văn phòng mới
Xem ngày giờ là hoạt động tâm linh theo quan niệm của người Á Đông

Ngoài yếu tố về phong thủy, tâm linh, doanh nghiệp cũng cần xem xét thực tiễn để lựa chọn thời gian cho phù hợp, ví dụ như tổ chức vào đầu tuần hay cuối tuần, vấn đề giấy tờ và xin phép chính quyền địa phương.

Hoàn thành các hạng mục trước khi sự kiện diễn ra

Doanh nghiệp cần lên danh sách các hạng mục có trong sự kiện để chuẩn bị, thông thường, khi khai trương văn phòng cần chú ý những hạng mục sau:

Trang trí văn phòng và khu vực tổ chức lễ 

  • Backdrop được thiết kế theo tone màu chủ đạo của sự kiện và có đầy đủ thông tin về doanh nghiệp.
  • Bong bóng trang trí backdrop làm bớt đi cảm giác đơn điệu.
  • Sân khấu và thảm đỏ làm tăng thêm phần trang trọng cho sự kiện.
khai trương văn phòng mới
Backdrop được trang trí với cổng bóng và sân khấu

Chuẩn bị trang thiết bị cho sự kiện

  • Bàn ghế sự kiện thường là bàn ghế đại biểu trang trọng. Ngoài ra những buổi khai trương có sử dụng thêm dịch vụ tiệc trà hay uống vang, khách hàng thường lựa chọn sử dụng thêm bàn cocktail để đặt trong khu vực tổ chức sự kiện.
  • Hệ thống âm thanh ánh sáng được sử dụng trong sự kiện sẽ phụ thuộc nhiều vào quy mô của sự kiện, các tiết mục sẽ trình diễn và hệ thống điện tại văn phòng của khách hàng.
  • Tiệc trà để thể hiện lòng hiếu khách của doanh nghiệp cũng như tri ân đối tác và khách hàng, bao gồm các loại bánh ngọt, hoa quả theo mùa và đồ uống.
  • Các hạng mục khác như standee, banner,…
kế hoạch khai trương văn phòng
Trang thiết bị sự kiện cần được lên danh sách cụ thể

Chuẩn bị nhân sự sự kiện

  • MC dẫn dắt và dẫn chương trình sự kiện.
  • Đội múa lân sư rồng đem lại may mắn và tài lộc.
  • Các nhân sự phục vụ biểu diễn như: nhóm nhảy, ca sĩ,…
  • PG chuyên nghiệp hỗ trợ cắt băng và đón tiếp khách mời.
khai trương văn phòng
Múa lân là tiết mục truyền thống trong lễ khai trương

Chuẩn bị lễ vật và văn khấn cúng khai trương văn phòng

Mâm cúng khai trương sẽ bao gồm:

  • Mâm ngũ quả: bao gồm các loại hoa quả khác nhau.
  • Một bình hoa: có thể chọn hoa hồng, hoa ly hoặc hoa cúc.
  • Trầu cau: 5 quả cau, 5 lá trầu.
  • Vàng hương, bát hương.
  • Nến hoặc đèn cầy: 1 đôi nến cốc hoặc 1 cặp đèn cầy.
  • Gạo, muối.
  • Rượu bia, nước ngọt.
  • Cháo trắng hoặc chè.
  • Nước trắng.
  • Bánh kẹo, lạng chè, bao thuốc, 5 cái oản.
  • Món mặn: bánh chưng hoặc 1 đĩa xôi, một con gà luộc hoặc 1 khoanh giò hoặc 1 đĩa thịt luộc.

Bạn cũng cần chuẩn bị bài văn khấn cúng khai trương để thực hiện lễ cúng một cách tốt nhất.

Lên kịch bản chương trình khai trương văn phòng chi tiết

Kịch bản chương trình sẽ bao gồm lời dẫn và timeline của chương trình, doanh nghiệp có thể tự lên kịch bản hoặc nhờ MC viết kịch bản cho mình để tiết kiệm thời gian và công sức.

khai trương văn phòng mới
MC có thể lên kịch bản chi tiết giúp doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian

Lập kế hoạch marketing cho lễ khai trương

Trước khi sự kiện diễn ra vài ngày, doanh nghiệp cần lên kế hoạch marketing cho sự kiện để quảng bá thương hiệu của mình. Một số hoạt động online doanh nghiệp có thể lựa chọn như tổ chức mini games trên mạng xã hội, chạy quảng cáo cho sự kiện. Các hoạt động offline có thể tiến hành là phát tờ rơi, treo banner ở trước văn phòng.

khai trương văn phòng mới
Doanh nghiệp có thể dùng nhiều phương pháp marketing khác nhau

Lập bản dự trù kinh phí

Khi đã có danh sách các hạng mục cần làm, doanh nghiệp cần lập bản dự trù kinh phí để cân đối lại tài chính mình dành cho sự kiện. Từ đó giúp cho sự kiện không vượt quá ngân sách mà sự kiện vẫn đầy đủ các hạng mục cơ bản.

Những khó khăn khi tự tổ chức khai trương văn phòng và gợi ý cách khắc phục

Thiếu hụt trang thiết bị và nhân sự sự kiện

Đa số các tổ chức khi khai trương văn phòng đều không có sẵn đầy đủ các thiết bị và nhân sự để tự tổ chức sự kiện. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện để hỗ trợ tổ chức khai trương cho mình. Tuy nhiên, việc thuê lẻ từng hạng mục thiết bị và nhân sự riêng lẻ có thể sẽ khiến doanh nghiệp phải chịu chi phí cao và khó quản lý sự kiện, vì thế tốt hơn hết là nên chọn một đơn vị tổ chức trọn gói để dễ quản lý thiết bị và nhân sự hơn.

khai trương văn phòng mới
Tự tổ chức khai trương có thể sẽ thiếu hụt về trang thiết bị và nhân sự

Khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh

Việc tự tổ chức khai trương văn phòng có thể sẽ xảy ra nhiều sai sót do doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, hoặc do thuê các hạng mục lẻ tẻ, không nhất quán, dẫn đến tình trạng rối loạn, không kiểm soát được hết các nhà cung cấp thiết bị và nhân sự. Vì thế mà doanh nghiệp cần thuê thống nhất các hạng mục tại một đơn vị tổ chức sự kiện nhất định và tham khảo kinh nghiệm tổ chức khai trương cũng như sự tư vấn từ những người tổ chức khai trương chuyên nghiệp.

khai trương văn phòng
Đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp sẽ xử lý phát sinh linh hoạt và nhanh chóng

Thiếu chuyên nghiệp, lọng trọng khi tiến hành tổ chức khai trương văn phòng

Khi tự tổ chức khai trương văn phòng, doanh nghiệp nên có buổi tổng duyệt chương trình và setup thiết bị trước 1 ngày trước khi diễn ra khai trương. Nhân sự tham gia tại sự kiện cần được nắm rõ kịch bản cụ thể và biết rõ nhiệm vụ của mình là gì để chủ động triển khai sự kiện. Những nghiệp vụ này sẽ khá khó khăn đối với những doanh nghiệp ít kinh nghiệm hoặc chưa từng tổ chức khai trương lần nào, một đơn vị chuyên nghiệp tổ chức khai trương sẽ là lựa chọn tối ưu để tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp, đồng thời chương trình sẽ diễn ra suôn sẻ và chỉn chu hơn.

khai trương văn phòng
Tổ chức khai trương cần có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng nhân sự

Hiện nay tại Hà Nội có nhiều đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp, Tuấn Việt Media là một trong những cái tên quen thuộc trên thị trường chuyên tổ chức dịch vụ khai trương văn phòng trọn gói với nhiều gói khai trương ưu đãi phù hợp với ngân sách của khách hàng.

Lý do nên chọn Tuấn Việt Media để tổ chức sự kiện khai trương văn phòng

  • Trang thiết bị đa dạng, hiện đại: Với lợi thế cạnh tranh về thiết bị tổ chức sự kiện đã nhiều năm nay với số lượng thiết bị lớn, đa dạng chủng loại và được nâng cấp, bảo dưỡng định kỳ để đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Ngoài ra hệ thống kho bãi phân bố khắp Hà Nội giúp đảm bảo cho quá trình vận chuyển nhanh chóng, đúng giờ tới khách hàng.
  • Nhân sự giàu kinh nghiệm và tận tâm: Đội ngũ nhân sự của Tuấn Việt luôn làm việc với phương châm “đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng”, cùng với sự chuyên nghiệp đã được tôi luyện qua nhiều sự kiện và sự linh hoạt trong cách xử lý tình huống, góp phần vào sự thành công của sự kiện.
  • Chi phí tiết kiệm: Cạnh tranh về giá là một lợi thế của Tuấn Việt Media, bạn sẽ được đội ngũ Tuấn Việt Media tư vấn miễn phí, đồng thời Tuấn Việt cũng có nhiều ưu đãi dành cho khách hàng.

Hiện nay, Tuấn Việt đang có những gói tổ chức khai trương vô cùng hấp dẫn chỉ từ 5 triệu đồng cho gói cơ bản cùng với những gói cao hơn với nhiều hạng mục hơn. Mời bạn tham khảo chi tiết thông qua đường dẫn dưới đây:

> Xem thêm: Báo giá chi phí khai trương – Tuấn Việt Media

Hoặc cách nhanh nhất để được tư vấn và báo giá chi tiết là điện thoại đến hotline 0985 444 859 của Tuấn Việt Media. Tuấn Việt rất hân hạnh khi được đồng hàng cùng quý khách.

Các sự kiện khai trương Tuấn Việt Media từng tổ chức

Mời bạn cùng tham khảo các dự án khai trương Tuấn Việt Media đã thực hiện:

Sự Kiện: Khai Trương Viettien House – 09/04/2023

khai trương văn phòng mới
Tuấn Việt Media chịu trách nhiệm tổ chức khai trương trọn gói shop quần áo Viettien House

Sự Kiện: Khai Trương Nhà Máy Sản Xuất Thép QH Nam Phát – 05/04/2023

khai trương văn phòng mới
Sự kiện khai trương nhà máy sản xuất thép QH Nam Phát là một sự kiện lớn bao gồm nhiều hạng mục khác nhau

Sự Kiện: Khai Trương Thương Hiệu Dược Mỹ Phẩm Dear Nature – 08/03/2023

kế hoạch khai trương văn phòng .
Sự kiện khai trương thương hiệu mỹ phẩm Dear Nature có sự góp mặt của BTV nổi tiếng Ngọc Anh

Sự Kiện: Khai Trương Thương Hiệu Sâm Đến Từ Hàn Quốc Chunho NCare – 31/03/2023

khai trương văn phòng mới
Tuấn Việt đồng hành tổ chức trọn gói sự kiện khai trương Chunho Ncare

Sự Kiện: Khai Trương Kickfit Sport – 11/05/2022

khai trương văn phòng
Khai trương trọn gói phòng gym & yoga Kickfit Sport Trương Định – Hà Nội

Mời bạn tham khảo những dịch vụ khai trương khác tại Tuấn Việt Media:

Khai trương spa & thẩm mỹ viện – Tuấn Việt Media

Khai trương phòng tập gym – Tuấn Việt Media

Tổ chức khai trương quán nhậu – Tuấn Việt Media

Khai trương siêu thị – Tuấn Việt Media

Để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ tốt nhất, vui lòng liên hệ Tuấn Việt Media. Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn yên tâm về chi phí và chất lượng dịch vụ.

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG TUẤN VIỆT

Trụ sở chính: 76, Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

Email: sukientuanviet@gmail.com   

HOTLINE: 0985.444.859 / 0964.797.202 

Bạn có yêu cầu dịch vụ vui lòng đăng ký theo form dưới đây

ĐỊA CHỈ KHO XƯỞNG TẠI HÀ NỘI

Quận HOÀNG MAI : Đường bờ sông KHU ĐÔ THỊ AO SÀO

Quận THANH XUÂN : Số 28 ngõ 93 HOÀNG VĂN THÁI

Quận HÀ ĐÔNG : Ngõ 121 PHÙNG KHOANG

Quận CẦU GIẤY : Sau VIỆN HUYẾT HỌC TRUNG ƯƠNG

Quận HAI BÀ TRƯNG : Ngõ 10 BẠCH MAI

Quận TỪ LIÊM : Ngõ 1 Tân Mỹ, Sau SÂN VẬN ĐỘNG MỸ ĐÌNH