Bảng kế hoạch tổ chức hội nghị cụ thể và chuyên nghiệp

Bảng kế hoạch tổ chức hội nghị được xem là “kim chỉ nam” giúp cho hoạt động của chương trình được triển khai hợp lý và khoa học. Vì vậy, cùng đồng hành Tuấn Việt Media xây dựng bảng kế hoạch tổ chức chương trình chi tiết, cụ thể và chuyên nghiệp để đem đến sự thành công nhất định cho sự kiện.

Kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết và chỉnh chu nhất

Tổ chức hội nghị thành công không phải là chuyện đơn giản, yêu cầu cần chuẩn bị kỹ lưỡng và chỉnh chu các bước trong bảng kế hoạch.

Xác định mục tiêu tổ chức và chủ đề hội nghị

Điều đầu tiên khi tổ chức hội nghị cần xác định mục tiêu là gì. Thông thường, các sự kiện thường được tổ chức nhằm tri ân khách hàng, bên cạnh đó còn kết hợp ra mắt sản phẩm hay dịch vụ mới của công ty.

Xây dựng và phác thảo ý tưởng tổ chức hội nghị

Sau khi đã xác định được mục đích tổ chức và chủ đề hội nghị, bước tiếp theo cần xây dựng và phác thảo ý tưởng để sự kiện được diễn ra thành công, mỹ mãn và độc đáo. Đây là hạng mục cần lưu ý trong bảng kế hoạch tổ chức hội nghị của doanh nghiệp.

> Xem thêm: Top 10 mẫu backdrop hội nghị chuyên nghiệp – Tuấn Việt Media

Xác định thời gian và lựa chọn địa điểm tổ chức

Mốc thời gian sự kiện được diễn ra rất quan trọng. Để thuận tiện cho khách mời tham dự nên tổ chức hội nghị vào những ngày cuối tuần. Đây là khoảng thời gian mà đối tác và khách mời dễ dàng sắp xếp tới dự sự kiện.

Lập danh sách khách mời

Về danh sách khách mời không được bỏ sót các đối tượng quan trọng. Ở khâu này, yêu cầu ban tổ chức phải rà soát nhiều lần trước khi in ấn số lượng thư mời. Trường hợp khách mời ban đầu chưa đủ, gần cận kề thời gian hội nghị được diễn ra, phía ban tổ chức linh hoạt xử lý ngay lập tức bằng cách gửi thư mời điện tử.

Viết kịch bản hội nghị

Để chương trình được ấn tượng, đặc sắc trong bảng kế hoạch tổ chức hội nghị cần xây dựng kịch bản sáng tạo, mang đậm dấu ấn văn hóa doanh nghiệp. Thông thường, kịch bản tổ chức hội nghị được triển khai theo timeline như sau:

• Đón tiếp khách mời tham dự.
• Bố trí, ổn định vị trí chỗ ngồi cho khách mời.
• Mở đầu trình diễn các tiết mục văn nghệ.
• Tuyên bố lý do tổ chức hội nghị.
• Giới thiệu các thành phần tham dự.
• Đại diện doanh nghiệp, công ty lên phát biểu khai mạc sự kiện.
• Nội dung chính của chương trình bao gồm: giới thiệu sản phẩm, chia sẻ kiến thức…
• Văn nghệ, trò chơi mini, bốc thăm trúng thưởng khuấy động không khí chương trình.
• Bế mạc.

Tùy theo mục đích mà trong bảng kế hoạch tổ chức hội nghị có thể thay đổi kịch bản sao cho phù hợp. Có thể sáng tạo, thêm hay cắt bớt hoạt động để kịch bản chương trình tổ chức hội nghị được mới lạ, độc đáo và sáng tạo hơn.

Dự trù kinh phí tổ chức

Hạng mục tiếp theo trong bảng kế hoạch tổ chức hội nghị là dự trù nguồn ngân sách. Cần cụ thể chi tiết các khoản cần chi để dễ dàng quản lý chi phí giúp cho chương trình được hiệu quả hơn, hạn chế những khoản phát sinh ngoài ý muốn.

Những hạng mục cần lưu ý và quan tâm đó là:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị.
• Chi phí thiết kế ý tưởng, banner, bandroll…
• MC, nhóm nhảy, ca sĩ…
• Thư mời khách hàng, poster.
• Hoa, quà tặng tri ân khách mời.
• …

Marketing quảng bá cho hội nghị

Một trong những yếu tố quyết định tới sự thành công của hội nghị là hình thức truyền thông, marketing. Trong bảng kế hoạch tổ chức hội nghị ở hạng mục này, công ty có thể thuê dịch vụ quay phim, mời các cánh nhà báo, viết bài PR sự kiện, phát tờ rơi, treo banner hoặc mời những khách mời có tầm ảnh hưởng lớn tới cộng đồng mạng…. Nếu sử dụng dịch vụ truyền thông trên báo điện tử, trước khi phát hành thông tin, cần phải kiểm duyệt kỹ lưỡng, đảm bảo nội dung không bị sai lệch, không ảnh hưởng tới hội nghị.

Bên cạnh đó, các kênh truyền thông online hiện nay được nhiều người tiếp cận phải kể tới Tik Tok, Youtube, Facebook… Tận dụng ưu điểm đó, ban tổ chức hội nghị cần xây dựng nội dung bắt mắt, hấp dẫn truyền tải thông tin tới các kênh này thu hút sự quan tâm và chú ý của khách hàng.

Chuẩn bị quà lưu niệm cho khách mời

Quà tặng là một lời tri ân, cảm ơn khách mời đã dành thời gian tới tham dự sự kiện của doanh nghiệp. Trong bảng kế hoạch tổ chức hội nghị khi chuẩn bị quà tặng cho khách hàng cần tinh tế và chu đáo, lưu tâm tới công dụng và kinh phí. Gợi ý một số món quà ý nghĩa, công ty có thể in ấn logo trên vật phẩm như ly sứ, bình đựng nước, đồng hồ… rất thiết thực.

Tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm

Sau khi hội nghị kết thúc, doanh nghiệp cần nhìn lại, đánh giá và tổng kết những điều làm được và chưa được để các sự kiện được tổ chức lần sau thành công hơn. Công ty có thể đánh giá sự kiện thông qua hình thức khảo sát ý kiến khách mời tham dự để đo lường được mức độ thành công hội nghị ra sao.

Một số lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị

Hội nghị là hoạt động cần thiết của công ty, là cơ hội giao lưu với khách mời, cũng như xây dựng quảng bá hình ảnh thương hiệu. Vì thế khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị cần lưu ý một số vấn đề như sau:

Lưu ý về nhân sự

Nhân sự tổ chức hội nghị tự công ty sắp xếp hay thuê ngoài? Nếu tự sắp xếp nhân sự chắc chắn đem lại hiệu quả không cao, phát sinh nhiều rủi ro. Thứ nhất họ không có kinh nghiệm trong việc tự lên ý tưởng hội nghị. Thứ 2 không có kinh nghiệm xây dựng kịch bản, timeline, rồi đảm nhận từng hạng mục khác nữa… Mọi thứ trở nên ngổn ngang làm cho chất lượng hội nghị diễn ra kém hiệu quả, để lại ấn tượng xấu cho khách mời tham dự.

Lưu ý về trang thiết bị

Thêm vào đó, một lưu ý trong bảng kế hoạch tổ chức hội nghị là trang thiết bị. Nếu công ty tự chuẩn bị trang thiết bị chắc chắn sẽ không đủ, nếu mua thì tốn kém, chưa kể tới máy móc không phù hợp với sự kiện. Chính vì thế, thuê trọn gói trang thiết bị tổ chức sự kiện ở các đơn vị chuyên lĩnh vực là lựa chọn đúng đắn. Phía đơn vị sẽ tự setup, hướng dẫn bố trí cách sắp xếp, hoạt động ra sao để chương trình được diễn ra thuận lợi.

Lưu ý việc chạy thử chương trình

Cho dù sự kiện có quy mô nhỏ hay lớn, để tránh sai sót, trong bảng kế hoạch tổ chức hội nghị yêu cầu chạy thử chương trình. Tránh việc mất thời gian, yêu cầu các bộ phận cần chạy riêng, sau đó trước vài ngày diễn ra hội nghị chạy thử toàn bộ chương trình. Mục đích của việc chạy thử chương trình để dễ dàng đưa ra các tình huống phát sinh, sau đó có được phương án xử lý kịp thời.

Lưu ý, dự phòng các rủi ro khi tự tổ chức sự kiện

Nhiều công ty tự tổ chức hội nghị, điều này dễ phát sinh các rủi ro dẫn tới sự thất bại đáng tiếc, đó là hệ thống âm thanh ánh sáng bị trục trặc, chập điện, thời gian thực hiện chương trình dài dòng, lê thê, kịch bản thì lại không bài bản… Tự tổ chức chương trình dễ để lại điểm xấu trong mắt đối tác, khách mời do không có kinh nghiệm. Chính những rủi ro nghiêm trọng này nên sự hỗ trợ cần thiết của đơn vị chuyên lĩnh vực tổ chức sự kiện trọn gói được xem là hoàn hảo.

Dịch vụ tổ chức hội nghị trọn gói tại Tuấn Việt Media chất lượng và chuyên nghiệp

Tự hào là một trong các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hàng đầu ở Hà Nội và khu vực lân cận, Tuấn Việt Media luôn cố gắng đem đến cho khách hàng sự hài lòng về chất lượng, đáp ứng mọi nhu cầu. Với mỗi chương trình sự kiện, chúng tôi dựa vào nhu cầu khách hàng, xây dựng chủ đề và triển khai kế hoạch tổ chức hội nghị sao cho phù hợp với văn hóa mỗi doanh nghiệp.

Tuấn Việt Media cam kết đem lại giá trị tốt nhất cho khách hàng khi sở hữu đội ngũ nhân sự trẻ, năng động và giàu nhiệt huyết. Chúng tôi luôn cập nhật xu hướng mới của thị trường đem đến sự kiện chất lượng nhất, thành công và mỹ mãn.

Hơn nữa, chi phí thực hiện sự kiện ở Tuấn Việt Media cạnh tranh, ưu đãi trên thị trường, khách hàng có thể so sánh với các đơn vị khác. Điểm đặc biệt, khi sử dụng dịch vụ trọn gói ở chúng tôi, quý khách được hưởng chương trình chiết khấu 30%. Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện hãy liên hệ với Tuấn Việt Media qua số hotline 0985 444 859 để được nhân viên hỗ trợ, tư vấn cụ thể và chi tiết.

> Xem thêm: Công ty tổ chức hội nghị hội thảo – Tuấn Việt Media

Trên đây là các thông tin chia sẻ về bảng kế hoạch tổ chức hội nghị tỉ mỉ và chi tiết từng hạng mục. Việc chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp cho công ty rút ngắn thời gian chuẩn bị, tối ưu hóa chi phí cũng như đem đến sự thành công nhất định cho chương trình.