Khoảng vài năm trở lại đây, khái niệm Event Management đang trở nên phổ biến và được nhiều người quan tâm. Hãy cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu tất tần tật về Event Management: Event Management là gì, làm những công việc gì, cần những kỹ năng gì, mức lương trung bình là bao nhiêu… trong bài viết này nhé!
Mục lục
Event Management là gì?
Ngày nay, chúng ta gặp rất nhiều những sự kiện như khai trương, khánh thành, khởi công, tiệc tất niên, tiệc trung thu, khai mạc giải bóng, hội nghị, hội thảo, họp báo… Các chương trình đó sẽ được lập sẵn kế hoạch, dự trù chi phí, trang trí sân khấu, âm thanh ánh sáng, bàn ghế, nhân sự… Và người chịu trách nhiệm quản lý, thực hiện chúng chính là Event Management.
Hiểu đơn giản, Event Management dịch ra Tiếng Việt là tổ chức sự kiện – đây là một trong những nghề hot nhất hiện nay. Họ sẽ chịu trách nhiệm tổ chức, giám sát tất cả các khâu hậu cần của một chương trình, bao gồm các yếu tố liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, nhân sự, trang thiết bị, tài chính…
Event Management làm những công việc gì?
Về cơ bản, Event Management sẽ chịu trách nhiệm từ A đến Z về một sự kiện, bao gồm:
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, trao đổi, liên lạc để tìm hiểu chính xác, chi tiết về sự kiện mà khách hàng muốn tổ chức.
Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện theo yêu cầu, bao gồm: thời gian, địa điểm, kịch bản, trang thiết bị, nhân sự, báo giá… và ký kết hợp đồng, tạm ứng với khách hàng.
Khảo sát địa điểm tổ chức trước khi sự kiện diễn ra để sửa đổi (nếu cần) và hoàn thiện phương án thực hiện một cách thực tế nhất.
Đàm phán, ký kết hợp đồng thuê địa điểm với đơn vị cho thuê (nếu cần) sao cho phù hợp với quy mô, kịch bản sự kiện.
Tìm kiếm, liên lạc, đàm phán giá cả, kí kết hợp đồng với nhà cung cấp các trang thiết bị, nhân sự, dịch vụ cần thiết cho sự kiện (chẳng hạn như dịch vụ in ấn, chương trình văn nghệ, tổ chức tiệc …)
Liên hệ với các đơn vị truyền thông, báo chí, KOLs với mục đích quảng bá truyền thông cho sự kiện (nếu cần, theo yêu cầu khách hàng).
Xin giấy phép tổ chức sự kiện nếu cần thiết, thường áp dụng với sự kiện có quy mô lớn, hoặc được tổ chức ở những địa điểm đặc biệt.
Trao đổi thông tin trực tiếp với các diễn giả, khách mời, đại biểu, ban tổ chức, những người phụ trách sự kiện bên phía khách hàng trước khi sự kiện diễn ra.
Quản lý, điều phối tất cả các yếu tố hậu cần trước, trong và sau sự kiện: bố trí nơi đón tiếp khách mời, bãi đỗ xe, trang trí sân khấu, âm thanh, ánh sáng, sắp xếp bàn ghế, trang thiết bị khác, nhân sự chạy sự kiện, khắc phục sự cố, đảm bảo an ninh.
Nghiệm thu, thanh toán, chỉ đạo dọn dẹp địa điểm sau khi sự kiện hoàn thành. Lắng nghe ý kiến đóng góp của khách hàng để cải thiện dịch vụ của doanh nghiệp.
Những công việc của một Event Management
Tuỳ vào quy mô của từng sự kiện mà Event Management có thể là một người hoặc một nhóm người. Sự kiện nhỏ, đơn giản có thể chỉ cần một người chịu trách nhiệm Event Management. Sự kiện lớn, nhiều người tham gia thì tổ chức sẽ phức tạp hơn, và công việc của Event Management sẽ được chia nhỏ thành nhiều mảng do nhiều người phụ trách để đảm bảo hiệu quả và tính chuyên môn cao nhất.
Event Management của các sự kiện lớn thường là một nhóm người
Sự kiện có nhất thiết cần đến Event Management không?
Event Management là người chịu trách nhiệm về sự kiện từ khi mọi thứ mới là ý tưởng, kế hoạch trên giấy tờ, đến tổ chức thực tế và nghiệm thu sau khi hoàn thành. Vì vậy, mọi sự kiện dù lớn hay nhỏ đều cần đến sự góp mặt của người quản lý sự kiện.
Trước đây, thường những chương trình lớn như khánh thành nhà máy, họp báo, hội nghị hội thảo… ban tổ chức mới tìm đến Event Management và các đơn vị tổ chức sự kiện. Tuy nhiên ngày nay, với sự phát triển vượt bậc về kinh tế xã hội, những chương trình đơn giản hơn, dù chỉ ở quy mô vừa và nhỏ, người ta cũng thuê đơn vị tổ chức trọn gói.
Bằng chứng là không chỉ ở thành thị mà ngay cả ở nông thôn, chúng ta cũng dễ dàng bắt gặp một buổi khai trương cửa hàng được tổ chức hoành tráng, múa lân rộn ràng; một bữa tiệc tất niên được trang trí sân khấu với những tiết mục văn nghệ chuyên nghiệp; hay một bữa tiệc trung thu mà người ta không cần phải tìm xem ai sẽ làm chị Hằng, ai đóng vai chú Cuội, vì đã có Event Management lo từ A đến Z.
Event management đang trao đổi nội dung với khách hàng
Có thể nói, nhờ có Event Management mà mọi chương trình sẽ diễn ra chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí hơn. Cũng vì thế mà nghề Event Management ngày càng trở nên phổ biến.
Mức lương trung bình của Event Management là bao nhiêu?
Mức lương của một Event Management, giống như các ngành nghề khác, còn tùy thuộc vào khả năng và kinh nghiệm của từng người. Tuy nhiên, con số này thường dao động trong khoảng 15 – 30 triệu đồng/tháng. Với những người quản lý sự kiện chuyên nghiệp chuyên chạy những chương trình lớn có thể có mức lương lên đến 50 – 70 triệu đồng/tháng, thậm chí không giới hạn.
Mức lương này là hoàn toàn xứng đáng vì rõ ràng là công việc của một Event Management không hề đơn giản, đồng thời cũng chịu rất nhiều áp lực từ nhiều phía.
Các yếu tố cần có ở một Event Management chuyên nghiệp
Để trở thành một Event Management chuyên nghiệp đòi hỏi phải quy tụ nhiều yếu tố, bao gồm:
Đam mê với nghề tổ chức sự kiện. Đây là một nghề khó và vất vả, nếu không có đam mê sẽ rất khó đảm nhiệm được công việc này.
Sức khỏe bền bỉ. Event Management đòi hỏi phải thường xuyên di chuyển đến các địa điểm tổ chức, giám sát xuyên suốt thời gian diễn ra sự kiện, nhiều sự kiện tổ chức ngoài trời dưới điều kiện thời tiết khắc nghiệt như nắng mưa vào mùa hè, gió lạnh vào mùa đông… đòi hỏi người phụ trách phải có sức khoẻ tốt.
Kiến thức liên quan đến các chuyên ngành truyền thông, marketing, báo chí, kế toán, quan hệ công chúng, tổ chức sự kiện… để có thể đảm nhiệm việc xây dựng kế hoạch, viết kịch bản chương trình.
Kinh nghiệm chạy sự kiện, thông thường từ 3-5 năm. Đây là điều kiện bắt buộc vì nếu mọi kiến thức chỉ trên sách vở thì rất khó để tổ chức, giám sát một sự kiện thực tế.
Khả năng sáng tạo, nhạy bén để cập nhật, nắm bắt các xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất.
Kỹ năng đàm phán, giao tiếp để tư vấn, ký kết với khách hàng, nhà cung cấp.
Kỹ năng quản lý ngân sách, phân bổ thời gian, quản lý nhân sự.
Khả năng bình tĩnh, tự tin để xử lý vấn đề, đặc biệt khi xảy ra sự cố.
Event Management điều hành một buổi tiệc khai trương
> Cho thuê trang thiết bị sự kiện – Tuấn Việt Media
> Cho thuê nhân sự sự kiện – Chuyên nghiệp nhanh chóng và tiết kiệm
Tuấn Việt Media – Nơi quy tụ những Event Management xuất sắc
Với 12 năm kinh nghiệm xây dựng và phát triển, từng bước vươn lên từ con số 0 đến số 1 về tổ chức sự kiện, Tuấn Việt Media tự hào là một trong những đơn vị sở hữu đội ngũ Event Management xuất sắc nhất hiện nay.
Các Event Management bước ra từ Tuấn Việt ngoài việc hội tụ đầy đủ những yếu tố cần có của một Event Management chuyên nghiệp còn thường xuyên được nâng cao trình độ chuyên môn thông qua các sự kiện thực tế và các khoá đào tạo ngắn hạn, dài hạn.
Tuấn Việt Media đào tạo các quản lí trẻ trung đầy tìm năng
Với cơ hội hợp tác với hơn 2000 doanh nghiệp lớn nhỏ, là đối tác quen thuộc, làm hài lòng nhiều tên tuổi lớn như Đất Xanh Miền Bắc, Thu Cúc, Việt Tiến, Highlands, Ecolife, Vinhomes, Vinafco… chúng tôi tự tin rằng đội ngũ Event Management của mình sẽ hoàn thành xuất sắc bất cứ sự kiện lớn nhỏ nào.
Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành, khai giảng, tất niên, trung thu, cất nóc, hội nghị, hội thảo, họp báo, ra mắt sự kiện… hãy liên hệ ngay Tuấn Việt Media theo số Hotline 0985 444 859 để được tư vấn miễn phí và cơ hội nhận chiết khấu lên tới 30% giá trị đơn hàng.
Có thể bạn quan tâm:
