TUẤN VIỆT MEDIA - TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI
Previous
Tiếp theo

Điểm Danh Những Lỗi Cơ Bản Người Làm Nghề Event Hay Mắc Phải

những lỗi hay mắc phải của eventer

Ngành tổ chức sự kiện (event) là một trong những lĩnh vực năng động nhưng đầy thử thách, đòi hỏi sự sáng tạo, linh hoạt và tỉ mỉ. Chính vì vậy, người làm sự kiện không thể tránh khỏi những sai lầm gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng chương trình. Tại bài viết này, Tuấn Việt Media sẽ điểm danh những lỗi cơ bản người làm nghề event hay mắc để giúp công việc làm sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

những lỗi hay mắc phải của eventer
Sự kiện kỷ niệm 40 năm thành lập Dream International LDT - Thực hiện bởi Tuấn Việt Media

Không tìm hiểu rõ ràng về khách hàng

Một sai lầm lớn là bạn không dành đủ thời gian để hiểu khách hàng và mục tiêu của sự kiện. Nếu bạn không nắm rõ đối tượng mục tiêu, sở thích và mong đợi của họ, rất có thể bạn sẽ tổ chức một sự kiện không phù hợp, không tạo được sự gắn kết hay ấn tượng.

Bạn có thể khắc phục điều này bằng cách dành nhiều thời gian thảo luận chi tiết với khách hàng về kỳ vọng của họ, nghiên cứu thị hiếu của đối tượng khách mời để thiết kế chương trình phù hợp.

eventer tìm ý tưởng ở đâu
Tìm hiểu ý đồ khách hàng là khâu rất quan trong của người làm nghề event

Không quản lý thời gian hiệu quả

Nhiều người làm event thường mắc phải lỗi ước lượng thời gian không chính xác, trong khi đây là một yếu tố quan trọng nhất nhì trong tổ chức sự kiện. Bạn cần tính toán chính xác từ thời gian setup, thời gian chạy chương trình đến thời gian giải quyết các vấn đề phát sinh. Nếu không, sự kiện có thể bị kéo dài, gây mệt mỏi cho khách mời hoặc không đủ thời gian cho các hoạt động chính.

những lỗi hay mắc phải của eventer
Đội ngũ Tuấn Việt Media đang kiểm tra thiết bị trước sự kiện

Không lên phương án dự phòng

Việc thiếu phương án dự phòng là một trong những sai lầm nghiêm trọng nhất mà người làm event có thể mắc phải. Một sự kiện luôn có thể gặp phải các tình huống bất ngờ như thời tiết xấu, thiết bị hỏng hóc, hoặc nhân sự quan trọng đến trễ hoặc không đủ. Tuy nhiên, nhiều eventer lại không chuẩn bị các phương án dự phòng một cách chu đáo.

Để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ, bạn cần phải có ít nhất một đến hai phương án backup cho từng tình huống có thể xảy ra. Ví dụ như chuẩn bị thêm thiết bị, dự trữ thời gian, và sắp xếp nhân sự dự phòng v.v…

eventer tìm ý tưởng ở đâu
Trong tất cả mọi sự kiện đều phải lên phương án dự phòng để tránh những sự cố bất ngờ

Không kiểm tra địa điểm trước khi tổ chức sự kiện

Một số người tổ chức sự kiện chỉ tập trung vào việc chọn địa điểm đẹp mà quên kiểm tra kỹ các yếu tố thực tế như vị trí, thiết bị hỗ trợ, khả năng lan truyền âm thanh, diện tích thực tế phù hợp với quy mô sự kiện hay chưa v.v.. Điều này dẫn đến việc gặp khó khăn trong khâu setup hoặc không điều chỉnh kịp thời các vấn đề phát sinh.

Chính vì vậy, bạn phải luôn có buổi khảo sát thực tế trước sự kiện để đảm bảo địa điểm tổ chức đáp ứng được mọi yêu cầu về không gian, kỹ thuật và phương án an toàn.

những lỗi hay mắc phải của eventer
Đội ngũ Tuấn Việt Media đang kiểm tra trang thiết bị trước giờ G

Không kiểm soát ngân sách chặt chẽ

Một trong những lỗi phổ biến tiếp theo mà người làm nghề event mắc phải là không theo sát ngân sách đã đặt ra. Điều này dẫn đến việc chi tiêu vượt quá mức, gây ra tình trạng thiếu hụt tài chính hoặc không đủ ngân sách để hoàn thiện các phần còn lại của sự kiện.

Người làm sự kiện cần có khả năng kiểm soát ngân sách chặt chẽ bằng cách lên kế hoạch chi tiêu cụ thể cho từng hạng mục. Việc kiểm tra thường xuyên các khoản chi tiêu sẽ giúp bạn đảm bảo rằng sự kiện không bị lãng phí và các nguồn lực được sử dụng một cách hợp lý.

sự kiện ngày hội văn hóa đa quốc gia PTIT 2024
Quản lí ngân sách chặt chẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn

Thiếu kế hoạch truyền thông sự kiện

Một sự kiện không có kế hoạch truyền thông hiệu quả sẽ không thể thu hút được sự quan tâm của công chúng mục tiêu cũng như khách hàng tiềm năng. Điều này khiến sự kiện của bạn không đạt được hiệu quả như kỳ vọng, dẫn đến những tổn thất không mong muốn về kinh tế. 

Bạn nên xây dựng chiến lược truyền thông rõ ràng, sử dụng đa dạng các kênh truyền thông từ online đến offline để tăng cường hiệu quả quảng bá, thu hút sự chú ý của khách mời.

eventer tìm ý tưởng ở đâu
Sự kiện khi được quản bá truyền thông tốt sẽ được nhiều người biết đến hơn

>> Tham khảo: Top những chiến lược quảng bá sự kiện hiệu quả – Độc đáo, thu hút khách hàng

Không nắm bắt xu hướng mới

Ngành tổ chức sự kiện thay đổi nhanh chóng với nhiều xu hướng mới xuất hiện hàng ngày. Nếu bạn không cập nhật các xu hướng mới dễ dẫn đến việc sự kiện trở nên lỗi thời hoặc không đáp ứng được mong đợi của khách hàng.

Ví dụ, trong vài năm gần đây, xu hướng tổ chức sự kiện trực tuyến hoặc kết hợp giữa trực tuyến và trực tiếp đang trở nên phổ biến để tăng độ phủ chương trình tốt hơn. Những người tổ chức sự kiện không nắm bắt kịp thời các xu hướng này có thể bỏ lỡ cơ hội được nhiều khán giả biết đến hơn đó nhé.

những lỗi hay mắc phải của eventer
Tổ chức sự kiện trực tiếp kết hợp Livestream trực tuyến

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ không đáng tin cậy

Chọn nhà cung cấp không uy tín, thiếu kinh nghiệm hoặc không có khả năng đáp ứng các yêu cầu đặc thù như thiết bị không đảm bảo, không giao hàng đúng hẹn, tạo vấn đề để có thêm chi phí phát sinh,… Những điều như vậy sẽ làm đảo lộn kế hoạch trước đó, khiến khán giả cũng như khách mời có những trải nghiệm tồi tệ với sự kiện, dẫn đến ấn tượng xấu với doanh nghiệp bạn. 

Một lời khuyên chân thành mà Tuấn Việt Media dành cho bạn, bạn nên lựa chọn nhà cung cấp dựa trên những đánh giá thực tế, những sự kiện họ đã từng tổ chức trước đó, kiểm tra kỹ càng dịch vụ, yêu cầu hợp đồng rõ ràng và cam kết đúng thời gian để tránh rủi ro không đáng có.

eventer tìm ý tưởng ở đâu
Tuấn Việt Media- Đơn vị tổ chức sự kiên uy tín số 1 Hà Nội

>> Tham khảo: Lí do nên chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Tuấn Việt Media

Không đánh giá sau sự kiện

Việc đánh giá và rút kinh nghiệm sau mỗi sự kiện là rất quan trọng để cải thiện chất lượng cho những lần tổ chức tiếp theo. Tuy nhiên, nhiều người làm event lại bỏ qua bước này hoặc chỉ thực hiện một cách qua loa, không thực sự đánh giá được hiệu quả và những vấn đề cần khắc phục.

Điều này khiến họ khó nhận ra những sai lầm mình đã mắc phải, từ đó không có bài học để cải thiện trong tương lai. Sau khi kết thúc chương trình, bạn cần tổ chức các buổi họp với đội ngũ nhân sự và thu thập phản hồi từ khách hàng để có cái nhìn tổng quan về sự kiện.

những lỗi hay mắc phải của eventer
Đội ngũ Tuấn Việt Media đang thảo luận team để cùng đánh giá sau sự kiện

Trên đây là 9 lỗi sai cơ bản người làm event rất hay mắc phải mà Tuấn Việt Media đã tổng hợp lại cho bạn. Bạn cần hiểu, sai lầm trong tổ chức sự kiện là điều khó tránh khỏi, nhưng nếu có kiến thức và sự chuẩn bị chu đáo, bạn sẽ dễ dàng khắc phục những lỗi sai này. Đồng thời điều đó sẽ giúp bạn trở thành một người làm nghề event dày dặn kinh nghiệm, chuyên nghiệp hơn. Với sự cẩn thận và tâm huyết, chúng tôi tin bạn sẽ tổ chức thành công được nhiều sự kiện đáng nhớ.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín với hơn 12 năm kinh nghiệm, hãy liên hệ ngay với Tuấn Việt Media theo số hotline 0985 444 859 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí nhé!

Để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ tốt nhất, vui lòng liên hệ Tuấn Việt Media. Đến với chúng tôi quý khách hàng hoàn toàn yên tâm về chi phí và chất lượng dịch vụ.

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG TUẤN VIỆT

Trụ sở chính: 76, Hoàng Văn Thái, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

Email: sukientuanviet@gmail.com   

HOTLINE: 0985.444.859 / 0964.797.202