Tổ chức sinh nhật công ty là một hoạt động quan trọng, đánh dấu những cột mốc đáng nhớ trong hành trình phát triển của doanh nghiệp. Sinh nhật công ty không chỉ là dịp để toàn thể nhân viên cùng nhau nhìn lại những thành tựu đã đạt được. Mà còn là cơ hội để hoạch định những kế hoạch mới cho tương lai. Vậy cần chuẩn bị những gì để có thể tổ chức tiệc sinh nhật công ty thành công và ấn tượng? Cùng Tuấn Việt Media tìm hiểu nhé!
Video highlight tiệc sinh nhật công ty của The Light Fitness & Yoga – Tổ chức bởi Tuấn Việt Media
Mục lục
Tại sao nên tổ chức sinh nhật công ty?
Ngoài việc đánh dấu hành trình phát triển của công ty và lên kế hoạch phát triển cho thời gian tiếp theo, tổ chức sinh nhật công ty còn mang trong mình nhiều ý nghĩa và giá trị lâu dài đối với doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên. Cụ thể, việc tổ chức sinh nhật công ty đem lại nhiều lợi ích nổi bật khác như sau:
Tăng cường sự gắn kết: Tiệc sinh nhật công ty không chỉ đơn thuần là một sự kiện giải trí, mà còn là cầu nối giúp các thành viên trong công ty có cơ hội giao lưu, thấu hiểu lẫn nhau hơn. Từ đó, tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên được củng cố, giúp xây dựng môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả.
Tri ân khách hàng, đối tác và nhân viên xuất sắc: Đây còn là dịp để công ty bày tỏ lòng biết ơn đến các đối tác, khách hàng thân thiết đã luôn đồng hành và tin tưởng. Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp chọn khen thưởng các nhân viên xuất sắc, những tập thể đã có đóng góp nổi bật trong thời gian qua.
Góp phần định vị thương hiệu: Buổi tiệc sinh nhật cũng là một công cụ quảng bá thương hiệu tuyệt vời. Sự kiện sinh nhật công ty được tổ chức chuyên nghiệp, sáng tạo cũng góp phần giúp công ty khẳng định vị thế trên thị trường và trong lòng khách hàng.
Kế hoạch tổ chức sinh nhật cho công ty chi tiết
Dưới đây là 6 bước chi tiết để lên kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, mang lại ý nghĩa và giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.
Xác định mục tiêu của sự kiện và đối tượng khách mời
Trước hết, cần xác định rõ mục tiêu của buổi tiệc sinh nhật công ty. Mục tiêu có thể là đánh dấu một cột mốc quan trọng, tri ân khách hàng và đối tác. Hay là gắn kết đội ngũ nhân viên. Hoặc đơn giản là tạo ra một ngày vui vẻ và ý nghĩa cho tất cả mọi người.
Sau khi có mục tiêu rõ ràng, tiếp theo bạn cần xác định đối tượng khách mời: Sự kiện chỉ dành cho nhân viên nội bộ hay mở rộng đến đối tác, khách hàng thân thiết. Việc xác định đối tượng khách mời sẽ giúp công tác chuẩn bị cho buổi tiệc thêm phần chu đáo, góp phần tối ưu ngân sách và mang lại hiệu quả mong muốn.
Dự trù kinh phí tổ chức
Dự trù ngân sách là bước quan trọng, vì kinh phí sẽ quyết định đến quy mô và mức độ đầu tư cho các khâu: trang trí, âm thanh, ánh sáng, đồ ăn thức uống, và quà tặng cho khách mời. Ban tổ chức cần liệt kê cụ thể các khoản chi phí dự kiến cho từng hạng mục và tính toán chi tiết. Điều này giúp bạn kiểm soát ngân sách, tránh các chi phí phát sinh không đáng có, đồng thời đảm bảo buổi tiệc diễn ra thuận lợi và trong khả năng tài chính của công ty. Tuy nhiên cũng cần có một ngân sách dự phòng để ứng phó với những phát sinh không lường trước.
Để dễ dàng hơn cho bạn trong việc lên kế hoạch dự trù chi phí, hãy tham khảo ngay bảng chi phí tổ chức sự kiện chi tiết qua đường dẫn bên dưới:
> Chi phí tổ chức sự kiện – Tuấn Việt Media
Lên ý tưởng tổ chức sinh nhật công ty
Ý tưởng là linh hồn của buổi tiệc, góp phần tạo nên phong cách riêng và dấu ấn cho công ty. Ý tưởng cho buổi tiệc sinh nhật công ty cần phù hợp với văn hóa và bản sắc thương hiệu của doanh nghiệp. Có thể chọn các ý tưởng sáng tạo như: tổ chức sinh công ty theo phong cách retro, tiệc đêm trắng (white party), hoặc tiệc ngoài trời với không gian mở nếu điều kiện cho phép. Một ý tưởng thú vị và độc đáo sẽ tạo nên dấu ấn khó phai trong lòng khách mời.
> Tham khảo chi tiết: 10 Ý tưởng tổ chức sinh nhật công ty – Tuấn Việt Media
Ấn định thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện
Thời gian và địa điểm tổ chức buổi tiệc cũng rất quan trọng. Cần chọn thời gian phù hợp để không ảnh hưởng đến công việc thường nhật và lịch trình của khách mời. Thông thường, các buổi tiệc sinh nhật sẽ được tổ chức vào cuối tuần để khách tham dự thoải mái tận hưởng buổi tiệc mà không phải nghĩ đến việc về sớm.
Về địa điểm, có thể tổ chức tại khuôn viên công ty nếu diện tích cho phép. Hoặc thuê các nhà hàng, khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị phù hợp với quy mô khách mời và chủ đề đã chọn. Địa điểm cần đáp ứng yêu cầu về sức chứa, tiện nghi, đảm bảo tính thẩm mỹ cho sự kiện. Đặc biệt, địa điểm tổ chức sinh nhật công ty được chọn phải dễ dàng di chuyển.
Lên kịch bản chương trình
Kịch bản chương trình cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết. Một kịch bản tiêu chuẩn bao gồm các phần chính như: phát biểu khai mạc, tri ân và khen thưởng, phần tiệc chính, các tiết mục giải trí, trò chơi tập thể và bế mạc sự kiện. Để tăng sự sôi động và hấp dẫn, bạn có thể lồng ghép thêm các hoạt động giao lưu hoặc những phần quà bốc thăm may mắn. Việc lên kịch bản cẩn thận sẽ giúp buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và tạo không khí vui vẻ, thoải mái cho khách mời.
Lên kế hoạch dự trù rủi ro
Dự trù rủi ro là bước không thể thiếu khi lên kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty. Các rủi ro có thể xảy ra như: trục trặc âm thanh, thời tiết xấu (nếu tổ chức ngoài trời), hoặc khách mời đến quá đông so với dự kiến, …. Để giảm thiểu các rủi ro này, bạn nên chuẩn bị các phương án thay thế, ví dụ: kiểm tra kỹ hệ thống âm thanh, ánh sáng trước sự kiện. Dự phòng sẵn không gian trong trường hợp trời mưa hoặc chuẩn bị các thiết bị che chắn như dòn tròn, nhà bạt. Hoặc thuê thêm nhân sự hỗ trợ nếu cần thiết. Bước chuẩn bị này sẽ giúp buổi tiệc diễn ra mượt mà, tạo ấn tượng tốt và tránh ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh công ty.
Một trong những cách dự trù rủi ro tốt nhất là thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vì đa số những công ty chuyên nghiệp sẽ có tiềm lực về thiết bị, nhân sự cũng như kinh nghiệm giải quyết vấn đề hiệu quả, giúp cho sự kiện vẫn có thể tiếp tục một cách suôn sẻ nhất có thể.
Tổ chức tiệc sinh nhật công ty cần chuẩn bị những hạng mục nào?
Để tổ chức một buổi tiệc sinh nhật công ty thành công, các hạng mục chuẩn bị cần được lên kế hoạch chi tiết và chu đáo. Dưới đây là những hạng mục quan trọng mà công ty cần chuẩn bị để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công:
Thiết bị
Thiết bị sự kiện đóng vai trò cốt lõi để tạo nên sự thành công của một sự kiện. Dưới đây là những hạng mục thiết bị cần thiết mà bạn nên xem xét và chuẩn bị cẩn thận khi tổ chức tiệc sinh nhật cho công ty:
Backdrop sân khấu: Backdrop còn đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá sự kiện và hình ảnh của công ty. Vì vậy, backdrop nên được thiết kế hài hòa, nổi bật với logo, thông điệp của công ty, đồng thời phù hợp với chủ đề buổi tiệc.
Sân khấu sự kiện: Sân khấu phải được lắp đặt chắc chắn, phù hợp với không gian sự kiện và số lượng người tham dự. Bạn có thể sử dụng thêm các loại đèn chiếu sáng và phụ kiện để trang trí sân khấu cho đẹp mắt và thu hút.
Hệ thống âm thanh ánh sáng: Âm thanh rõ ràng, “căng đét”, ánh sáng đẹp mắt là yếu tố quyết định thành công của buổi tiệc. Bạn nên lựa chọn hệ thống chất lượng cao và bố trí đội ngũ kỹ thuật viên để hỗ trợ xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
Khu vực check-in: Đây là nơi được đông đảo khách mời chụp ảnh và post lên mạng xã hội. Đây là cách PR miễn phí cho thương hiệu của bạn, vì vậy đừng quên trang trí khu vực check in cho các buổi tiệc sinh nhật công ty thật thu hút nhé.
Bàn ghế sự kiện: Bàn ghế cần được sắp xếp gọn gàng, trang trí đẹp mắt, khăn trải và nơ ghế sẽ đồng bộ về màu sắc và kiểu dáng. Đối với tiệc sinh nhật công ty, thường sẽ sử dụng ghế banquet, ghế Chiavari và bàn tròn. Hoặc sử dụng bàn ghế bar nếu đãi tiệc đứng.
Thiết bị che chắn: Nếu tổ chức sinh nhật công ty ngoài trời cần trang bị dù tròn sự kiện hoặc nhà bạt không gian để hạn chế tối thiểu những rủi ro về thời tiết.
Một số thiết bị khác: Tùy theo quy mô sự kiện, có thể chuẩn bị thêm máy chiếu, màn hình LED. Bổ sung thêm cổng chào để tăng thêm độ hoành tráng và chuyên nghiệp. Ngoài ra, bạn nên chủ động lựa chọn các thiết bị làm mát hoặc sưởi ấm sao cho phù hợp với tình hình thời tiết.
Hình ảnh và video setup thiết bị sự kiện tại sinh nhật lần thứ 40 của công ty Dream International Ltd – Tuấn Việt Media
Nhân sự
Nhân sự là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo mọi hoạt động trong buổi tiệc diễn ra đúng kế hoạch. Các vị trí nhân sự quan trọng cần sắp xếp bao gồm:
MC dẫn chương trình: Một MC chuyên nghiệp sẽ giúp duy trì không khí sôi động, truyền tải đúng tinh thần sự kiện và dẫn dắt chương trình mạch lạc, hấp dẫn.
Nghệ sĩ trình diễn: Ca sĩ chuyên nghiệp, nhóm nhảy hiện đại hoặc các nghệ sĩ trình diễn khác tuỳ thuộc vào kịch bản chương trình.
Nhân viên hỗ trợ: Cần bổ sung đội ngũ phục vụ, hỗ trợ kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, và an ninh để đảm bảo mọi chi tiết được diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, nhân viên lễ tân cần có mặt để chào đón và hướng dẫn khách mời khi đến.
Đội ngũ setup và dọn dẹp sự kiện: Đội ngũ này cần chuẩn bị từ trước sự kiện và dọn dẹp sau khi sự kiện kết thúc để đảm bảo không gian sạch sẽ, ngăn nắp.
Nhân sự sự kiện chuyên nghiệp tại Tuấn Việt Media
Chuẩn bị tiệc chiêu đãi
Một số hình thức tiệc phổ biến hiện nay mà bạn có thể tham khảo để đãi khách trong tiệc sinh nhật công ty như: tiệc mặn theo menu, tiệc đứng, tiệc buffet hoặc tiệc finger food. Lưu ý nên lựa chọn đơn vị cung cấp tiệc uy tín, đảm bảo hợp khẩu vị của số chung cũng như đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.
Chuẩn bị quà tặng cho nhân viên và khách mời
Đây không chỉ là món quà tri ân mà còn là kỷ niệm để khách mời nhớ về buổi tiệc sinh nhật của công ty. Quà tặng cần được chuẩn bị chu đáo, có ý nghĩa và thể hiện sự trân trọng đối với nhân viên và khách mời.
Quà tặng nhân viên: Có thể lựa chọn huy chương, giấy khen hoặc quà tặng cá nhân hóa để vinh danh những cống hiến của nhân viên trong năm qua. Tuỳ vào định hướng của công ty mà lựa chọn giá trị quà tặng sao cho thích hợp.
Quà tặng khách mời: Đối với khách mời, món quà có thể là sản phẩm của công ty, một bộ quà lưu niệm đặc biệt hoặc vật dụng mang logo công ty nhằm gợi nhớ thương hiệu.
Dịch vụ tổ chức sinh nhật công ty trọn gói của Tuấn Việt Media
Bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sinh nhật công ty chuyên nghiệp, chu đáo và ấn tượng? Tuấn Việt Media sẽ là sự lựa chọn sẽ khiến bạn hài lòng về mọi mặt! Chúng tôi tự hào là đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp với hơn 12 năm kinh nghiệm.
Dưới đây là một số lợi ích khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sinh nhật công ty của Tuấn Việt Media:
Thiết kế ý tưởng độc đáo: Tuấn Việt sẽ mang đến những ý tưởng sáng tạo, phù hợp với văn hóa và phong cách riêng của công ty bạn.
Chuẩn bị chu đáo: Đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các hạng mục từ thiết bị sự kiện, trang trí, cho đến thực đơn chiêu đãi và quà tặng.
Đội ngũ chuyên nghiệp: Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong ngành, đội ngũ nhân sự của Tuấn Việt Media cam kết điều phối sự kiện một cách chuyên nghiệp.
Tiết kiệm chi phí: Hiện tại, Tuấn Việt Media đang áp dụng ưu đãi đặc biệt lên đến 30% cho dịch vụ tổ chức sinh nhật công ty trọn gói, giúp bạn tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng sự kiện vượt trội.
Đừng bỏ lỡ cơ hội tổ chức một buổi tiệc sinh nhật công ty đáng nhớ và đầy ý nghĩa với chi phí phải chăng. Hãy liên hệ ngay với Tuấn Việt Media qua hotline 0985 444 859 để được tư vấn chi tiết và nhận ưu đãi đặc biệt nhất ngay hôm nay.
Hãy để Tuấn Việt đồng hành cùng bạn, biến ngày sinh nhật của công ty trở thành cột mốc đáng nhớ, gắn kết tập thể cũng như góp phần khẳng định vị thế của quý công ty trên thị trường.
