Lập bảng dự trù kinh phí trong tổ chức sự kiện luôn là một trong những bước quan trọng của bất kỳ đơn vị nào trước khi triển khai sự kiện. Một bảng dự trù kinh phí chính xác không chỉ giúp bạn dự báo các chi phí phát sinh mà còn đảm bảo việc quản lý tài chính nằm trong kế hoạch của doanh nghiệp bạn. Nhưng không phải ai cũng biết cách lâp bảng sao cho thật thông minh, tối ưu.
Trong bài viết này, Tuấn Việt Media sẽ chia sẻ cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết từ A-Z. Cùng tìm hiểu ngay dưới đây nhé!
Mục lục
Xác định mục tiêu và quy mô sự kiện
Trước khi lập bảng dự trù kinh phí, việc đầu tiên cần làm là xác định rõ mục tiêu và quy mô của sự kiện. Điều này bao gồm:
Loại hình sự kiện: Bạn cần xác định rõ sự kiện của mình là hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc cưới, sinh nhật, lễ ra mắt sản phẩm, hay một loại hình khác. Mỗi loại hình sự kiện sẽ có những yêu cầu và đặc thù riêng về ngân sách.
Quy mô sự kiện: Quy mô của sự kiện phụ thuộc vào số lượng khách mời, diện tích không gian cần sử dụng, thời gian diễn ra sự kiện. Việc này giúp bạn xác định rõ các yếu tố như: cần bao nhiêu bàn ghế, có cần thuê thêm các thiết bị hỗ trợ không, v.v.
Mục tiêu sự kiện: Bạn cần hiểu rõ mục tiêu của sự kiện là gì, chẳng hạn như tạo cơ hội giao lưu, quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm mới. Điều này sẽ giúp bạn phân bổ ngân sách một cách hợp lý và hiệu quả, tập trung vào các hạng mục quan trọng nhất để đạt được mục tiêu đề ra.
> Có thể bạn quan tâm: Kế hoạch tổ chức sự kiện từ A-Z | Tuấn Việt Media
Lập danh sách chi phí cần thiết cho sự kiện
Sau khi xác định mục tiêu và quy mô sự kiện, bước tiếp theo là lập danh sách các chi phí cần thiết. Các chi phí này thường được chia thành các hạng mục chính sau:
Chi phí địa điểm: gồm chi phí thuê hội trường, sân khấu, âm thanh, ánh sáng. Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến tổng ngân sách của sự kiện.
Chi phí thiết kế và trang trí: gồm các chi phí cho băng rôn, backdrop, hoa, bàn ghế, trang thiết bị. Mỗi sự kiện đều cần có một không gian đẹp mắt và phù hợp với chủ đề.
Chi phí nhân sự: tiền lương cho MC, nhân viên phục vụ, bảo vệ, kỹ thuật viên. Đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ cần có một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và tận tâm.
Chi phí truyền thông và quảng bá: Bao gồm thiết kế và in ấn, quảng cáo, quay phim, chụp ảnh. Một chiến dịch quảng bá hiệu quả sẽ thu hút nhiều người tham dự và nâng cao uy tín của sự kiện.
Chi phí ăn uống: tiệc buffet, đồ uống, bánh kẹo. Đảm bảo thực đơn phong phú và phù hợp với đối tượng khách mời.
Chi phí quà tặng và giải thưởng: quà lưu niệm, giải thưởng cho các hoạt động trong sự kiện. Quà tặng là một cách để tạo ấn tượng và ghi dấu trong lòng khách mời.
Chi phí dự phòng: dành một khoản ngân sách dự phòng cho các chi phí phát sinh ngoài dự kiến để đảm bảo sự kiện không bị gián đoạn vì thiếu hụt tài chính.
> Tham khảo: Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết – Tuấn Việt Media
Tính toán chi phí cụ thể cho từng hạng mục
Để bảng dự trù kinh phí chính xác, bạn cần tính toán cụ thể chi phí cho từng hạng mục. Dưới đây là một số gợi ý:
Chi phí địa điểm: tham khảo giá thuê địa điểm từ nhiều nguồn khác nhau để có mức giá tốt nhất. Đừng quên hỏi chi tiết đến các chi phí phát sinh như điện, nước, vệ sinh.
Chi phí thiết kế và trang trí: liệt kê chi tiết các vật dụng cần thiết và tham khảo giá từ nhiều nhà cung cấp để tìm được chi phí phù hợp với chủ đề và quy mô sự kiện.
Chi phí nhân sự: xác định số lượng nhân sự cần thiết và tham khảo mức lương thị trường. Đừng quên tính thêm chi phí ăn uống và hỗ trợ cho nhân viên.
Chi phí truyền thông và quảng bá: tính toán chi phí cho từng hoạt động quảng bá như thiết kế, in ấn, quảng cáo trên mạng xã hội, quay phim, chụp ảnh.
Chi phí ăn uống: lựa chọn nhà cung cấp uy tín và so sánh giá. Đảm bảo thực đơn phong phú và phù hợp với đối tượng khách mời.
Chi phí quà tặng và giải thưởng: lựa chọn các quà tặng và giải thưởng phù hợp với chủ đề sự kiện và ngân sách.
Lập bảng dự trù kinh phí chi tiết
Sau khi đã tính toán chi phí cho từng hạng mục, bạn cần lập bảng dự trù kinh phí chi tiết. Một bảng dự trù kinh phí chi tiết bao gồm các thông tin sau:
Tên hạng mục: Liệt kê tất cả các hạng mục chi phí.
Số lượng: Số lượng cần sử dụng cho mỗi hạng mục.
Đơn giá: Giá của mỗi đơn vị.
Tổng chi phí: Số lượng nhân với đơn giá.
Ghi chú: Các thông tin bổ sung nếu cần.
Kiểm tra và điều chỉnh ngân sách
Sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí, bạn cần kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo không có sai sót. Hãy xem xét các hạng mục chi phí để đảm bảo chúng hợp lý và phù hợp với ngân sách. Nếu cần, hãy điều chỉnh lại các khoản chi để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ mà vẫn trong tầm kiểm soát về tài chính.
Theo dõi và cập nhật
Trong quá trình tổ chức sự kiện, hãy luôn theo dõi và cập nhật bảng dự trù kinh phí. Ghi lại các khoản chi phát sinh và so sánh với bảng dự trù ban đầu để có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính. Điều này giúp bạn dễ dàng điều chỉnh kế hoạch và dễ dàng tổng kết lại tất cả chi phí sau sự kiện để so sánh với dự kiến ban đầu.
Lập bảng dự trù kinh phí trong tổ chức sự kiện càng chi tiết, càng chính xác, bạn sẽ càng kiểm soát tối đa được ngân sách và tránh được những rủi ro tài chính không đáng có.
Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách lập bảng dự trù kinh phí trong tổ chức sự kiện chi tiết từ A-Z.
Nếu doanh nghiệp bạn đang có ý tưởng tổ chức sự kiện mà chưa biết lên kế hoạch và lập bảng chi phí như thế nào, hãy liên hệ ngay với Tuấn Việt Media qua hotline 0985 444 859 để được tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết từng hạng mục với mức chi phí vô cùng ưu đãi nhé.
Nội dung liên quan:
> Xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay – Tuấn Việt Media
