Đánh giá sự kiện sau khi tổ chức là bước vô cùng quan trọng không chỉ giúp nhận diện được những điểm mạnh và yếu của sự kiện đã diễn ra mà còn cung cấp những bài học quý giá để cải thiện cho những lần tổ chức sau. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách đánh giá thế nào cho đúng. Hiểu được vấn đề đó, với hơn 10 năm tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ trên toàn quốc, Tuấn Việt Media sẽ hướng dẫn chi tiết cách đánh giá sau sự kiện chuyên nghiệp, hiệu quả ngay tại bài viết dưới đây. Cùng tìm hiểu nhé.
Mục lục
Chi tiết các bước đánh giá sau khi tổ chức sự kiện
Bước 1. Xác định mục tiêu sau khi đánh giá
Trước khi bắt đầu quá trình đánh giá, bạn cần xác định rõ mục tiêu của việc đánh giá. Mục tiêu này có thể bao gồm:
- Đánh giá sự hài lòng của người tham dự
- Xác định những điểm mạnh và điểm yếu của sự kiện
- Tìm kiếm các phương pháp để cải thiện cho các sự kiện tương lai
- Đánh giá hiệu quả chi phí và lợi ích của sự kiện
Bước 2. Thu thập dữ liệu đánh giá hiệu quả sự kiện
Để có được cái nhìn toàn diện về hiệu quả sự kiện, bạn có thể thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như:
- Phản hồi từ khách hàng, người tham dự: Thông qua khảo sát trực tuyến, phỏng vấn, hoặc bảng câu hỏi.
- Phân tích các số liệu: Số lượng người tham dự, doanh thu, chi phí, thời gian chuẩn bị,…
Để thu thập mức độ hài lòng của khách hàng sau sự kiện, bạn có thể áp dụng 2 phương pháp là sử dụng khảo sát trực tuyến hoặc phỏng vấn chuyên sâu.
Với phương pháp khảo sát trực tuyến, bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau:
- Đặt câu hỏi rõ ràng và cụ thể
- Sử dụng câu hỏi mở và câu hỏi đóng để thu thập cả dữ liệu định lượng và định tính
- Đảm bảo rằng khảo sát không quá dài để người tham dự không cảm thấy mệt mỏi
Với phương pháp phỏng vấn sâu, bạn cần chọn một nhóm nhỏ khách mời để phỏng vấn nhằm có được nhiều thông tin cụ thể và sâu sắc hơn về trải nghiệm của người tham dự.
Bước 3. Phân tích các số liệu
Việc phân tích số liệu sau khi tổ chức sự kiện giúp tổ chức đánh giá, cải thiện, và tối ưu hóa các sự kiện sau, đảm bảo mỗi sự kiện đều mang lại giá trị tối đa cho đơn vị tổ chức và người tham dự. Bạn có thể phân tích số liệu sau sự kiện thông qua các chỉ số có thể đo lường như sau:
- Số lượng người tham dự
- Số người đăng ký: Tổng số người đã đăng ký tham dự sự kiện.
- Số người tham dự thực tế: Tổng số người thực sự tham dự sự kiện.
- Tỷ lệ tham dự: So sánh giữa số người đăng ký và số người tham dự thực tế.
- Hiệu quả chi phí
- Doanh thu: Tổng doanh thu từ bán vé, tài trợ, và các hoạt động liên quan đến sự kiện.
- Chi phí: Tổng chi phí cho tổ chức sự kiện bao gồm: địa điểm, thiết bị, nhân sự, quản trị rủi ro và các chi phí khác.
- Lợi tức nhuận: Tính toán lợi nhuận thu được so với chi phí đã bỏ ra từ sự kiện.
- Mức độ tương tác, tiếp cận và quảng bá
- Lượt thích, chia sẻ, bình luận trên các bài viết liên quan đến sự kiện trên mạng xã hội.
- Lượng câu hỏi và phản hồi từ người tham dự trong và sau sự kiện.
- Số lượt xem và tiếp cận các nội dung quảng bá sự kiện trên các kênh truyền thông.
- Sự gia tăng số lượng người theo dõi trên các nền tảng mạng xã hội sau sự kiện.
Những chỉ số này giúp tổ chức có cái nhìn toàn diện về hiệu quả của sự kiện, từ đó đưa ra các quyết định cải thiện cho các sự kiện tương lai.
Bước 4. Họp tổng kết để nội bộ tự đánh giá hiệu quả sự kiện
Tổ chức một buổi họp tổng kết với tất cả các thành viên trong ban tổ chức để cùng nhau xem xét lại quá trình tổ chức sự kiện. Cần khuyến khích mọi thành viên cởi mở đưa ra ý kiến cá nhân để có sự tổng hợp chi tiết nhất. Một số câu hỏi cần thảo luận trong buổi họp có thể là:
- Những gì đã làm tốt?
- Những gì cần cải thiện?
- Có những vấn đề nào phát sinh và cách giải quyết như thế nào?
- Các bước chuẩn bị có hiệu quả không?
- Những cơ hội tiềm năng để cải thiện sự kiện trong tương lai.
- Những yếu tố tiêu cực có thể ảnh hưởng đến sự kiện trong tương lai.
Bước 5. Đưa ra kết luận và kế hoạch hành động
Đây chính là bước để tổng kết lại tất cả các kết quả đánh giá từ các nguồn khác nhau. Lập báo cáo tổng kết chi tiết về những gì đã học được từ sự kiện.
Dựa trên kết quả đánh giá, bạn có thể xây dựng kế hoạch hành động cụ thể để cải thiện các sự kiện tiếp theo. Kế hoạch này nên bao gồm các mục tiêu cụ thể, các bước thực hiện và thời gian hoàn thành.
Đừng quên chia sẻ kết quả đánh giá và kế hoạch hành động với tất cả các thành viên trong ban tổ chức để đảm bảo mọi người đều hiểu và cam kết thực hiện các cải thiện cần thiết.
Ví dụ bảng đánh giá sau sự kiện “Hội thảo công nghệ 2024”
Tuấn Việt Media sẽ gửi đến bạn một ví dụ nhằm giúp bạn hiểu được chi tiết hơn về cách đánh giá kết quả sau sự kiện ngay dưới đây. (Sự kiện này không có thực, sự kiện được giả lập nhằm giúp bạn đọc hiểu được cách thức triển khai đánh giá).
Bảng Đánh Giá Sự Kiện “Hội Thảo Công Nghệ 2024”
Thông tin chung
- Tên sự kiện: Hội Thảo Công Nghệ 2024
- Ngày tổ chức: 25/07/2024
- Địa điểm: Trung tâm Hội nghị Quốc gia
- Số lượng người tham dự: 500
- Mục tiêu đánh giá: Tổng kết hiệu quả sự kiện và đưa ra những bài học kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.
Tổng hợp dữ liệu thu thập được từ khách tham dự
Phản hồi chi tiết của người tham dự sự kiện
Điểm mạnh của sự kiện:
- “Địa điểm tổ chức rất thuận tiện và hiện đại.”
- “Chất lượng âm thanh và ánh sáng tốt, giúp theo dõi các bài thuyết trình dễ dàng.”
- “Nhân viên phục vụ nhiệt tình và chu đáo.”
Điểm cần cải thiện:
- “Nội dung một số bài thuyết trình còn khá cơ bản, nên bổ sung thêm các chủ đề chuyên sâu hơn.”
- “Khu vực triển lãm hơi chật chội, cần mở rộng không gian.”
2.2 Phản hồi từ phía ban tổ chức
Điểm mạnh:
- Quá trình chuẩn bị diễn ra suôn sẻ, không gặp nhiều khó khăn.
- Sự phối hợp giữa các bộ phận trong ban tổ chức rất tốt.
- Các rủi ro có thể xảy ra đều nằm trong kế hoạch nên xử lý tốt
Điểm yếu:
- Cần cải thiện công tác truyền thông để thu hút nhiều người tham dự hơn.
- Một số vấn đề kỹ thuật nhỏ trong quá trình diễn ra sự kiện cần được khắc phục.
3. Phân tích các số liệu
- Số lượng người đăng ký: 600
- Số lượng người tham dự thực tế: 500
- Doanh thu từ bán vé: 150,000,000 VND
- Chi phí tổ chức: 100,000,000 VND
- Lợi nhuận: 50,000,000 VND
4. Đánh giá, đưa ra kế hoạch hành động
Sau khi tổng hợp những ý kiến, ghi nhận những đóng góp của khách mời tham dự, những vấn đề mà ban tổ chức có thể lên kế hoạch thay đổi như sau:
- Mục tiêu cải thiện nội dung bài thuyết trình: Tìm kiếm và mời các chuyên gia hàng đầu trong ngành để tăng chất lượng các bài thuyết trình.
- Mở rộng không gian triển lãm: Xem xét việc thuê thêm không gian hoặc bố trí lại các gian hàng để tạo sự thoải mái cho người tham dự.
- Tăng cường công tác truyền thông: Sử dụng các kênh truyền thông hiệu quả hơn, như mạng xã hội, email marketing, và quảng cáo trực tuyến.
Hội Thảo Công Nghệ 2024 đã diễn ra thành công với nhiều phản hồi tích cực từ người tham dự. Tuy nhiên, vẫn còn một số điểm cần cải thiện để nâng cao chất lượng cho các sự kiện tiếp theo. Ban tổ chức sẽ dựa trên những kết quả đánh giá này để xây dựng kế hoạch hành động cụ thể, nhằm mang lại những trải nghiệm tốt hơn cho người tham dự trong tương lai.
Như vậy là Tuấn Việt Media đã hoàn thành bài hướng dẫn chi tiết cách đánh giá sau sự kiện hiệu quả, đồng thời đưa ra một ví dụ cụ thể bảng đánh giá kiện được giả lập là “Hội Thảo Công Nghệ 2024”. Hy vọng qua bài chia sẻ trên, bạn đã có cái nhìn toàn diện về đánh giá sau sự kiện, từ đó rút ra những kinh nghiệm quý báu để cải thiện cho các sự kiện tiếp theo.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bạn đang có ý tưởng tổ chức sự kiện mà chưa biết lên kế hoạch triển khai và kế hoạch đánh giá sau sự kiện thế nào , hãy liên hệ ngay với Tuấn Việt Media qua hotline 0985 444 859 để được tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết từng hạng mục với mức chi phí vô cùng ưu đãi nhé.
>>> Tham khảo: Bảng báo giá tổ chức sự kiện [mới nhất 2024 – Tuấn Việt Media]
