Sự kiện tất niên không chỉ là dịp để tổng kết một năm nỗ lực không ngừng nghỉ, mà còn là khoảnh khắc kết nối, tri ân và tạo động lực cho năm mới đầy hứa hẹn. Để buổi tiệc tất niên diễn ra suôn sẻ, việc lập kế hoạch và checklist kỹ lưỡng các hạng mục trước sự kiện là điều vô cùng quan trọng. Nhưng không phải ai cũng biết phải kiểm tra những hạng mục nào để hạn chế tối thiểu những rủi ro. Hiểu được điều đó, Tuấn Việt Media sẽ chỉ bạn chi tiết các hạng mục cần kiểm tra, giúp bạn có một bữa tiệc tất niên trọn vẹn nhất ngay dưới đây.
Mục lục
- 1 Kiểm tra ngân sách
- 2 Kiểm tra địa điểm tổ chức
- 3 Kiểm tra trang thiết bị
- 4 Kiểm tra nhân sự
- 5 Kiểm tra nội dung chương trình
- 6 Kiểm tra danh sách khách mời
- 7 Kiểm tra quà tặng
- 8 Kiểm tra dịch vụ ăn uống
- 9 Kiểm tra truyền thông sự kiện
- 10 Kiểm tra phương án dự phòng
- 11 Chạy chương trình trước sự kiện
- 12 Dọn dẹp sau sự kiện
Kiểm tra ngân sách
Ngân sách là yếu tố chủ chốt quyết định đến quy mô và chất lượng sự kiện. Vì vậy, điều đầu tiên bạn cần làm là rà soát lại ngân sách đã lập từ trước, đảm bảo tất cả các khoản chi cho địa điểm, thiết bị, nhân sự, quà tặng và các chi phí khác đều nằm trong phạm vi an toàn của ngân sách đó. Việc đối chiếu giữa dự toán và thực tế sẽ giúp bạn tránh các khoản chi phí vượt mức cho phép. Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị một khoản dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh bất ngờ như thay đổi số lượng khách mời, cần mua thêm dụng cụ hay trang thiết bị….
> Tham khảo thêm: Chi phí tất niên cuối năm – Tuấn Việt Media
Kiểm tra địa điểm tổ chức
Địa điểm là yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời, quyết định đến sự thành công của sự kiện. Vì vậy, bạn cần xác nhận rằng địa điểm đáp ứng đầy đủ tiêu chí theo yêu cầu đã được đặt cọc và phải thường xuyên kiểm tra các hạng mục như hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng, máy lạnh, khu vực diễn ra hoạt động chính, khu vực vệ sinh, lối thoát hiểm,… Đừng quên đảm bảo khu vực đậu xe rộng rãi và lối đi thuận tiện để tạo sự thoải mái cho tất cả khách tham dự.
Kiểm tra trang thiết bị
Trước ngày tổ chức, bạn cần kiểm tra kỹ hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình trình chiếu, máy chiếu, laptop cũng như các thiết bị khác, đảm bảo tất cả vẫn đang hoạt động trơn tru. Những hạng mục trang trí sự kiện như backdrop, banner, bàn ghế, hoa tươi… cũng phải được sắp xếp hoàn thiện, ngăn nắp. Nếu có bất kỳ thiết bị nào bị lỗi, hãy sửa chữa hoặc thay thế ngay lập tức để tránh tình huống khó xử hoặc làm gián đoạn không khí bữa tiệc trong quá trình sự kiện diễn ra.
> Mời bạn tham khảo: Checklist thiết bị cần thiết cho buổi tiệc tất niên – Tuấn Việt Media
Kiểm tra nhân sự
Nhân sự sự kiện cần được phân công cụ thể và hiểu rõ vai trò của mình. Hãy đảm bảo rằng MC, nhân viên lễ tân, kỹ thuật viên, đội phục vụ, đội quay chụp sự kiện đều nắm rõ kịch bản và nhiệm vụ của mình.
Với những sự kiện lớn, việc tổ chức một buổi họp để hướng dẫn và điều phối nhân sự là điều rất cần thiết, qua đó bạn có thể kiểm tra công tác nghiệp vụ, đào tạo và bố trí nhân lực sao cho phù hợp với thế mạnh riêng của họ. Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị một danh sách nhân sự dự phòng để thay thế trong trường hợp có người vắng mặt hoặc phát sinh công việc ngoài dự kiến.
Kiểm tra nội dung chương trình
Bạn cần kiểm tra lại một lượt các hoạt động chính trong kịch bản chương trình đã đầy đủ chi tiết hay chưa, ví dụ như tiết mục văn nghệ xen kẽ, bài phát biểu tiệc tất niên cuối năm của ban lãnh đạo, trò chơi, hoạt động tri ân,… Hãy tổ chức buổi luyện tập trước với MC, đội biểu diễn hoặc các nhân sự liên quan để đảm bảo mọi người đều sẵn sàng. Ngoài ra, thời gian biểu của chương trình nên được phân bổ hợp lý, tránh việc kéo dài khiến khách mời mệt mỏi hoặc rút quá ngắn làm mất đi các phần quan trọng.
Kiểm tra danh sách khách mời
Danh sách khách mời cần được kiểm tra kỹ lưỡng để không bỏ sót ai, điều này sẽ giúp việc chuẩn bị khẩu phần ăn và quà tặng chính xác nhất có thể. Sau khi có được danh sách khách mời, bạn cần gửi lời mời chính thức qua email, thư mời giấy hoặc tin nhắn. Đối với các sự kiện quan trọng, hãy gọi điện nhắc nhở trước để chắc chắn khách mời sẽ tham dự.
Ngoài ra, việc sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời VIP cũng cần được chú ý để họ cảm thấy được tôn trọng, điều này chắc chắn sẽ gây được ấn tượng về sự chuyên nghiệp đối với họ.
Kiểm tra quà tặng
Trước sự kiện, bạn cần kiểm tra số lượng quà tặng theo danh sách khách mời để đảm bảo đủ cho tất cả mọi người tham dự, đặc biệt là khách VIP để giúp quá trình phân phát diễn ra suôn sẻ và tránh tình trạng thiếu sót. Ngoài ra, bao bì quà tặng cũng nên được thiết kế đẹp mắt, phù hợp với hình ảnh doanh nghiệp.
> Xem thêm: Quà tặng tất niên dành cho công ty – Tuấn Việt Media
Kiểm tra dịch vụ ăn uống
Bạn nên lựa chọn thực đơn phù hợp với đa số khách mời và đảm bảo rằng các món ăn được chế biến an toàn, hợp vệ sinh. Nếu sử dụng dịch vụ catering, hãy làm việc chặt chẽ với đơn vị cung cấp để kiểm tra chất lượng và số lượng món ăn. Đội ngũ phục vụ cũng cần được hướng dẫn rõ ràng về thứ tự lên món để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách mời.
Kiểm tra truyền thông sự kiện
Truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc lan tỏa thông điệp của sự kiện. Vì vậy, bạn cần rà soát lại kế hoạch truyền thông bao gồm nội dung đăng tải trên mạng xã hội, thông cáo báo chí và các hình ảnh, video liên quan. Trong ngày sự kiện, đội ngũ quay phim và chụp ảnh cần có mặt đúng giờ để ghi lại những khoảnh khắc ấn tượng theo đúng kịch bản. Quan trọng là sau sự kiện cần có kế hoạch tiếp tục cập nhật hình ảnh và video lên các nền tảng để duy trì hiệu ứng truyền thông.
> Có thể bạn quan tâm: Menu tất niên công ty – Tuấn Việt Media
Kiểm tra phương án dự phòng
Phương án dự phòng sẽ giúp bạn kịp thời ứng phó với những tình huống bất ngờ như mất điện, thiết bị hỏng hóc hoặc thời tiết xấu. Hãy chuẩn bị các kịch bản xử lý rủi ro một cách cụ thể, đồng thời phân công đội ngũ hỗ trợ nhanh để can thiệp kịp thời. Nếu sự kiện có quy mô lớn, bạn có thể cân nhắc mua bảo hiểm sự kiện để giảm thiểu tổn thất trong trường hợp có sự cố ngoài ý muốn.
Chạy chương trình trước sự kiện
Một buổi chạy thử chương trình là cần thiết để phát hiện và khắc phục các sai sót kịp thời. Hãy kiểm tra lại toàn bộ kịch bản từ đầu đến cuối, đồng thời thử nghiệm hệ thống âm thanh, ánh sáng và các thiết bị khác. Buổi chạy thử còn giúp các nhân sự liên quan làm quen với sân khấu, tiến trình chương trình, góp phần tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng trong ngày chính thức.
Dọn dẹp sau sự kiện
Công tác dọn dẹp sau sự kiện là bước cuối cùng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Việc này không chỉ giúp bạn giữ được mối quan hệ tốt với đơn vị cho thuê địa điểm mà còn để lại ấn tượng tích cực trong mắt khách mời.
Vì vậy bạn cần phân công chi tiết bộ phận, nguồn lực đảm nhận đầu việc này. Đừng quên tổ chức một buổi họp rút kinh nghiệm sau sự kiện để ghi nhận ý kiến và cải thiện cho những lần tổ chức tiếp theo.
Trên đây là những hạng mục Checklist cần kiểm tra trước sự kiện mà Tuấn Việt Media đã tổng hợp dành cho bạn. Hy vọng những thông tin hữu ích trên giúp bạn tổ chức thành công một sự kiện chuyên nghiệp và đáng nhớ!
> Tham khảo: Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên tại Hà Nội – Tuấn Việt Media
Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức một sự kiện tất niên chuyên nghiệp với chi phí hợp lý, hãy liên hệ ngay với Tuấn Việt Media qua số hotline 0985 444 859 để được báo giá và tư vấn chi tiết nhé.
